Dự trữ hàng hoá là việc cần thiết nhằm thoả mãn nhu cầu hàng hoá của khách hàng. Có cơ chế quản lý dự trữ và kế hoạch dự trữ hàng hoá hợp lý sẽ giúp công ty có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng bằng việc cung cấp đúng những gì khách hàng cần một cách nhanh chóng, tạo sự ổn định của dòng hàng hoá và tránh sự thiếu hụt khi cần thiết. Đồng thời có cơ chế quản lý dự trữ hiệu quả sẽ góp phần giảm chi phí trong kinh doanh.
Như đã nêu trước đó, công ty hiện nay thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng hoá mỗi khi nhận được các đơn hàng lớn từ công các công ty sản xuất thạch, bánh. Các công ty này có tần suất đặt hàng khoảng 2 tháng một lần với số lượng từ 3000 – 5000 Kg, con số này khá lớn dẫn đến quy mô kho hàng của công ty không đáp ứng được. Vì vậy, mỗi khi nhận được các đơn hàng như thế, công ty cần tiến hành đặt hàng và phải mất tới 18 – 25 ngày cho quá trình nhập khẩu. Trong khi đó, khách hàng yêu cầu công ty cung cấp hàng chỉ trong vòng 15 ngày. Điều này dẫn đến công ty luôn phải tiến hành nhập khẩu hàng hoá 1 – 2 lô hàng mỗi tháng, trong khi đó chi phí đặt hàng và nhập khẩu cho mỗi lô hàng cũng không nhỏ (trung bình 280$ mỗi lô). Việc này đã làm tăng chi phí của công ty vì không tối ưu được chi phí vận chuyển và chi phí nhập khẩu.
Chính vì thế, công ty nên có cơ chế dự trữ hàng hoá hiệu quả hơn, tính toán ra một số lượng dự trữ phù hợp, công ty có thể tính toán dựa trên số lượng hàng hoá tiêu thụ trung bình, hoặc có thể tham khảo và áp dụng theo các mô hình dự trữ như mô hình mức đặt hàng tối ưu (EOQ), mô hình mức đặt hàng theo sản xuất (POQ), mô hình dự trữ thiếu (BOQ), mô hình dự trữ theo số lượng (QDM). Sau đó tiến hành thuê thêm kho hàng phù hợp để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm chi phí nhập khẩu, giảm khối lượng công việc cho phòng xuất nhập khẩu.
Ví dụ khi áp dụng mô hình EOQ:
Tính toán dựa trên số liệu kinh doanh của công ty, ta có số liệu trung bình:
• Chi phí lưu kho trung bình H = 12000 VNĐ/kg/năm
• Chi phí đặt hàng trung bình S = 300 USD/lần ~ 6900000 VNĐ/lần Lượng đặt hàng tối ưu trên mỗi lô hàng nhập khẩu:
Q∗=√ Lượng hàng dự trữ trung bình: Q dự trữ= Số lần đặt hàng mỗi năm: D 50000 n = Q∗ = 7583= 6 − 7 lần/năm
Như vậy, theo mô hình này công ty chỉ nên nhập khẩu trung bình mỗi năm 7 lần, và mỗi lần khoảng 7600 kg đồng thời duy trì lượng hàng dự trữ trung bình khoảng 3800 kg. Với số lượng như vậy, công ty sẽ tối ưu được chi phí nhập khẩu và chi phí dự trữ hàng hoá.
Mỗi phương pháp sẽ có ưu nhược điểm riêng, công ty nên tính toán và áp dụng một số lượng phù hợp dựa trên điều kiện kinh doanh thực tế của từng năm. Từ đó sẽ giúp công ty giảm được chi phí, đồng thời đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.