Để có thể hoàn thành quy trình một cách thuận lợi, các nhân viên trong công ty phải nắm vững các bước thực hiện quy trình, một nhân viên mới sẽ được hướng dẫn chi tiết, cụ thể về các bước thực hiện quy trình, nguyên tắc và các điều cần lưu ý tại mỗi bước sau đó sẽ được hướng dẫn thực hiện với công việc thực tế, từ đó giúp mỗi nhân viên đều nắm bắt được quy trình và cách thức làm việc, đảm bảo công việc được tiến triển thuận lợi.
Bên cạnh đó, công ty cũng có những mối quan hệ với các nhà xuất khẩu, các công ty vận tải, đại lý hãng tàu, công ty bảo hiểm, các cơ quan ban ngành, … giúp cho quá trình thực hiện quy trình nhập khẩu trở lên nhanh chóng và đơn giản hơn. Cụ thể với nhà xuất khẩu, công ty là nhà phân phối độc quyền của 2 nhà xuất khẩu là Millennium Trading Corp và Samhwa F&F giúp cho quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng được diễn ra nhanh chóng và đơn giản hơn. Với các công ty vận tải và đại lý hãng tàu, công ty có mối quan hệ thân thiết và làm việc lâu năm với Công ty giao nhận vận tải Hà Thành (Hanotrans) và Công ty TNHH Giao nhận vận tải Tuấn Thoa, đã giao dịch lâu năm nên các công ty này đã quen thuộc với phong cách và cách thức làm việc của công ty đồng thời cung cấp cho công ty một mức giá phù hợp.
Với những điều kiện thuận lợi đó sẽ hỗ trợ cho quy trình nhập khẩu hàng hoá của công ty diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, rút ngắn thời gian, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
2.5.2. Tính hiệu quả trong việc thực hiện quy trình
Để có thể đánh giá tính hiệu quả của việc thực hiện quy trình một cách cụ thể nhất, ta sử dụng những số liệu kinh doanh của công ty:
Bảng 2.7. So sánh chi phí nhập khẩu và doanh thu của Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam giai đoạn 2017 – 2021
Đơn vị: Nghìn VNĐ
Chi phí NK Tổng chi phí Doanh thu
Chi phí NK / Doanh thu Doanh thu / Chi phí NK
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Từ số liệu trên có thể thấy, tỉ trọng chi phí nhập khẩu trên doanh thu của công ty liên tục giảm trong giai đoạn này. Chi phí nhập khẩu từ chiếm 79.31% năm 2017 thì đến năm 2020 chỉ chiếm 53.64% và đặc biệt trong quý I năm 2021 tỉ lệ này chỉ còn 29.77%. Tỉ trọng này liên tục giảm thể hiện công ty đã thực hiện quy trình rất hiệu quả và liên tục hoàn thiện quy trình để đạt được giảm chi phí.
Về doanh thu trên chi phí nhập khẩu, trong năm 2017, mỗi đồng chi phí nhập khẩu bỏ ra công ty chỉ thu về được 1.261 đồng doanh thu, con số này còn khá nhỏ, khiến công ty không thu được nhiều lợi nhuận dù đạt mức doanh thu lớn. Đến năm 2020, mỗi đồng chi phí nhập khẩu bỏ ra, công ty có thể thu về 1.864 đồng doanh thu, gấp 1.48 lần so với năm 2017. Đặc biệt trong quý I năm 2021 chỉ số này đạt tới 3.359 gấp 2.66 lần so với năm 2017.
Bảng 2.8. So sánh chi phí nhập khẩu và tổng chi phí của Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam giai đoạn 2017 – 2021
Đơn vị: Nghìn VNĐ Chi phí NK Tổng chi phí Doanh thu Chi phí NK / Tổng chi phí Nguồn: Tác giả tự tổng hợp 60
Về chi phí nhập khẩu trên tổng chi phí, dù năm 2017 và 2018 chỉ số này khá cao lên tới hơn 80%, nhưng công ty liên tục cải thiện khiến chỉ số này có xu hướng giảm. Đến năm 2020 chỉ còn 67.05% và trong quý I năm 2021 chỉ còn 59.52%.
Từ các số liệu trên có thể thấy, đến nay quy trình nhập khẩu của công ty đã tương đối hiệu quả, tối ưu được chi phí đồng thời công ty cũng luôn cố gắng hoàn thiện quy trình của mình ngày một tốt hơn.