Để thực hiện được một quy trình nhập khẩu hoàn chỉnh cần có sự phối hợp ăn ýcủa rất nhiều bộ phận liên quan trong công ty như: Ban Giám đốc công ty, bộ phận nhập khẩu, bộ phận kế toán, bộ phận kế toán kho, bộ phận kinh doanh… và các bộ phận này phải có sự hợp tác với nhau để có thể hoàn thành một quy trình nhập khẩu một cách hoàn thiện, tối ưu thời gian và đem lại hiệu quả cho công ty.
Các nhân viên trong công ty luôn luôn tự học hỏi và nâng cao trình độ nghiệp vụ, nắm vững quy trình thực hiện để đảm bảo hoàn thành các bước trong quy trình một cách nhịp nhàng và trôi chảy, tránh sảy ra các sai sót.
Bên cạnh đó, công tác phân công công việc thực hiện các bước, khâu, công đoạn chưa được rõ ràng nhiệm vụ cho từng nhân viên, tình trạng một nhân viên phải kiêm nhiệm đồng thời nhiều công đoạn khó khăn khi thực hiện vẫn còn diễn ra. Bên cạnh đó, số lượng nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu còn không đủ đáp ứng nhu cầu công việc.
2.5.5. Đánh giá chung về thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hoá của công ty
2.5.5.1. Các kết quả đạt được
Thứ nhất, với thời gian tham gia vào thị trường trên 8 năm, công ty đã thiết lập được một mạng lưới khách hàng và nhà cung cấp cùng với các cơ quan tổ chức trong nước rộng khắp. Đặc biệt công ty đã có được vị trí nhà phân phối độc quyền của hai nhà cung cấp nguồn hàng hoá chất lượng cho công ty. Điều này đã giúp cho công ty củng cố được uy tín và vị thế của mình trên thương trường.
Thứ hai, công ty tập trung chuyên sâu về kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nên nhân viên có nhiều điều kiện để thực hiện quy trình nhập khẩu giúp nắm vững được các bước quy trình nhập khẩu hàng hoá và liên tục nâng cao kỹ năng của mình, giúp thực hiện quy trình ngày càng nhanh chóng.
Thứ ba, Công ty đã có thể tự hoàn thành được hầu hết các quy trình xuất nhập khẩu, tiết kiệm nhiều chi phí. Nếu lô hàng được vận chuyển bằng đường hàng không, công ty hầu như không thuê ngoài các công ty làm dịch vụ logistics mà tự làm từ
kiểm tra, chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu, các thủ tục kiểm tra chuyên ngành, các thủ tục hải quan, thông quan cho lô hàng. Còn với lô hàng hương liệu nhập khẩu bằng đường biển, các nhân viên không thể trực tiếp xuống Cảng Hải Phòng làm hàng được nên công ty lựa chọn thuê đối tác hỗ trợ hoàn thành các thủ tục Hải quan nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và công ty sẽ tự hoàn thành các thủ tục còn lại, các quy trình xin giấy phép nhập khẩu như kiểm tra thực phẩm nhập khẩu, tự công bố sản phẩm, kiểm nghiệm sản phẩm sẽ được công ty tự mình thực hiện. Chính vì hầu hết các quy trình nhập khẩu được công ty tự thực hiện, công ty đã tiết kiệm được rất nhiều chi phí thuê ngoài.
Thứ tư, qua thời gian nhiều năm thực hiện quy trình nhập khẩu, đến nay quy trình nhập khẩu của công ty đã tương đối hoàn thiện, mang lại hiệu quả cao đồng thời giảm thiểu thời gian và chi phí thực hiện. Thời gian thực hiện quy trình nhập khẩu của công ty khá ngắn khi so sánh với các đối thủ cạnh tranh trong cùng ngành.
Thứ năm, công ty đã đàm phán được với hai nhà xuất khẩu để có thể thanh toán theo điều kiện TT trả sau 60 ngày kể từ ngày vận chuyển. Việc thanh toán trả sau sẽ giúp công ty không sợ bị thiệt hại trong trường hợp nhà xuất khẩu giao hàng chậm hoặc hàng kém chất lượng đồng thời cũng giúp công ty tránh bị chiếm dụng vốn.
2.5.5.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Những tồn tại do các yếu tố chủ quan gây ra:
Quy trình nghiên cứu thị trường chưa được công ty chú trọng, thậm chí là bỏ qua.
Trên thực tế quy trình nghiên cứu thị trường chưa được chú trọng, chủ yếu được thực hiện bởi các nhân viên nhập khẩu hoặc theo yêu cầu nhập khẩu của ban giám đốc. Do đó việc nghiên cứu thị trường không chuyên sâu, thiếu thông tin và nhân lực để tìm hiểu xu hướng thị trường, nhu cầu của khách hàng và thông tin của đối tác hay đối thủ cạnh tranh chưa được chú trọng. Hoạt động mở rộng thị trường còn chậm, chưa tích cực tìm hiểu thị trường tiềm năng ở các khu vực.
Còn tình trạng “ngủ quên trong chiến thắng” mà không liên tục nghiên cứu, tìm hiểu các đối tác mới
Do là đối tác độc quyền của hai nhà cung cấp cho lượng hàng hoá chất lượng và tương đối ổn định nên công ty đã “bỏ quên” thực hiện nghiên cứu và tìm hiểu các thị trường nhập khẩu mới. Việc này có thể gây ra tổn thất nghiêm trọng đến uy tín và lợi nhuận của công ty nếu một hoặc cả hai nhà cung cấp này gặp trục trặc và không thể cung cấp hàng hoá. Đồng thời việc phụ thuộc vào hai nhà cung cấp này cũng khiến công ty không tập trung tìm kiếm các thị trường mới có chất lượng và giá cả tốt hơn, từ đó bỏ lỡ cơ hội để công ty có mối quan hệ kinh doanh tốt hơn.
Trình độ chuyên môn của nhân viên chưa thực sự cao đồng thời số lượng nhân viên còn chưa đủ đáp ứng nhu cầu xử lý công việc
Trong một số trường hợp, vì trình độ chuyên môn của nhân viên công ty chưa cao, chưa am hiểu về các quy định, các chính sách pháp lý, chưa tìm hiểu được kỹ càng về thủ tục nhập khẩu khiến một số lô hàng mẫu nhập khẩu về nhưng không thể hoàn thành thủ tục nhập khẩu.
Các nhân viên trong công ty dù đã luôn được công ty tạo điều kiện tham gia các khoá học đào tạo tuy nhiên trên thực tế công ty vẫn đang thiếu những nhân viên có kinh nghiệm, thiếu am hiểu về pháp luật. Bên cạnh đó trình độ ngoại ngữ và chuyên môn chung của toàn công ty còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu trong nền kinh tế hội nhập hiện nay.
Đồng thời do số lượng nhân viên của công ty chưa đủ đáp ứng nhu cầu công việc đặc biệt là phòng xuất nhập khẩu, khiến nhiều công đoạn bị tạm thời trì hoãn do các địa điểm thực hiện thủ tục cách xa nhau, hoặc do nhân viên có sự cố đột suất khiến cho thời gian thực hiện quy trình bị kéo dài.
Chưa có đủ khả năng tự thuê phương tiện vận chuyển
Khả năng thuê tàu và các phương tiện vận chuyển chưa tốt chính là lý do mà công ty phải ký kết các hợp đồng nhập khẩu theo điều khoản CIF, hay thậm chí ký kết hợp đồng theo điều khoản FOB thì công ty vẫn phải phụ thuộc vào nhà xuất khẩu trong việc thuê tàu. Việc này chủ yếu gây ra bởi công ty còn chưa có nhiều mối quan hệ với các hàng tàu, hoặc mối quan hệ còn chưa đủ sâu để có thể thuê được tàu với mức giá hợp lý. Việc này khiến công ty mất đi một phần lợi nhuận mà công ty có thể thu được.
Còn thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu hụt hàng hoá do kho hàng của công ty chưa đáp ứng được nhu cầu
Thường xuyên xảy ra tình trạng thiếu hàng dự trữ trong kho mỗi khi nhận được đơn đặt hàng lớn từ các Công ty, cơ sở sản xuất thạch và kem do kho hàng của công ty chưa đáp ứng được yêu cầu. Thực tế công ty thường chỉ dự trữ hàng hóa với số lượng hàng khoảng 3000 kg với khoảng 100 kg – 1000 kg mỗi loại tùy thuộc vào khả năng tiêu thụ của từng loại hương liệu. Mức này là đủ để đáp ứng được hầu hết các khách hàng của công ty. Tuy nhiên, với tần suất khoảng 2 tháng một lần với số lượng lớn hơn từ các công ty sản xuất thạch và kem lớn như Công ty TNHH Long Hải, Công ty Cổ phần Kem Tràng Tiền hoặc Công ty Cổ phần Đầu tư Và Sản xuất Tràng Tiền Plaza là chưa đủ. Các đơn đặt hàng này thường có số lượng từ 3000 kg đến 5000 kg và họ thường yêu cầu công ty phải có hàng trong vòng 15 ngày. Với thời gian như vậy là không đủ khiến cho công ty phải yêu cầu thêm thời gian, khiến cho các khách hàng bị chậm tiến độ sản xuất và mức độ hài lòng của khách hàng tụt giảm.
Đồng thời, cũng chính vì hệ thống kho hàng chưa đáp ứng được nhu cầu khiến cho công ty phải tiến hành nhập khẩu hàng hoá khá thường xuyên, từ 1 – 2 lô hàng nhập khẩu mỗi tháng, điều này sẽ làm tăng khối lượng công việc cho phòng xuất nhập khẩu đồng thời cũng không tối ưu được chi phí.
Những tồn tại do các yếu tố khách quan gây ra:
Các thủ tục hành chính còn phức tạp, rườm rà và có nhiều sự chồng chéo gây khó khăn cho các doanh nghiệp
Thủ tục hành chính chưa gọn gàng, quá trình tiến hành tự công bố và kiểm nghiệm sản phẩm còn nhiều phức tạp, để thực hiện còn tốn nhiều thời gian. Quy trình kiểm tra thực phẩm nhập khẩu còn chưa mang tính áp dụng thực tế khi chỉ thực hiện kiểm tra qua các chứng từ nhập khẩu. Hệ thống khai báo hải quan còn chưa thực sự hoàn thiện, đôi khi xảy ra trục trặc khiến công tác thực hiện quy trình nhập khẩu bị đình trệ. Thêm vào đó, vẫn chưa chấm dứt hoàn toàn được tình trạng quan liêu ở một số dịch vụ công gây ra nhiều khó khăn cho nhân viên khi thực hiện các thủ tục hành chính. Vẫn còn tồn tại các hoạt động tiêu cực cũng khiến cho người dân mất lòng tin đối với Nhà nước.
Các thủ tục hành chính trên Cổng thông tin một cửa quốc gia đã mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp khi rút ngắn thời gian và giảm công sức cho người thực hiện. Tuy nhiên vẫn còn nhiều sự chồng chéo chưa được giải quyết, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Pháp luật hiện hành về xuất nhập khẩu còn nằm rải rác trên nhiều văn bản pháp luật khác nhau gây khó khăn cho doanh nghiệp
Hiện nay các văn bản quy định về lĩnh vực nhập khẩu hàng hoá được quy định trong rất nhiều điều luật, nhiều văn bản, thông tư, nghị định khác nhau, điều này khiến cho các doanh nghiệp không có chuyên môn cao về luật rất khó có thể tìm hiểu các quy định này một cách đầy đủ và chặt chẽ. Từ đó khiến cho quá trình hoàn thành thủ tục rất khó khăn, thậm chí gặp phải các sai phạm vì không tìm hiểu được rõ ràng các quy định.
Chịu sự ảnh hướng khá lớn từ dịch bệnh COVID-19
Ảnh hưởng từ dịch COVID-19 khiến công ty không thể tìm được thị trường xuất khẩu và phải tiêu thụ trong nước. Việc này không chỉ giảm doanh thu của công ty mà còn khiến công ty phải hoàn thành thêm một bước khai báo hải quan chuyển tiêu thụ nội địa cho lô hàng trong quy trình nhập khẩu, làm tăng thêm chi phí nhập khẩu, giảm lợi nhuận của công ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2, từ giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam giúp chúng ta hiểu rõ hơn về quá trình hình thành phát triển, chức năng và lĩnh vực hoạt động, cơ cấu tổ chức và tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó trình bày cụ thể về tình hình nhập khẩu hàng hoá của công ty thể hiện qua các số liệu tổng quan.
Từ các số liệu cụ thể về tình hình kinh doanh, đồng thời phân tích thực trạng thực hiện quy trình và các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện quy trình của công ty, bài khoá luận đưa ra một số đánh giá về công tác thực hiện quy trình qua các tiêu chí đã đề ra tại chương 1 và một số thành tựu cũng như hạn chế mà công ty còn tồn tại.
Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT HƠN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
MILLENNIUM ASIA VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2021 - 2025
3.1. Phương hướng và mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của Công tyCổ phần Millennium Asia Việt Nam