2.3.1.1. Chuẩn bị trước giao dịch ngoại thương và đàm phán ký kết hợp đồng
Vì giữa Công ty và các nhà cung cấp đã có mối quan hệ thân quen, quy trình nhập khẩu đã được thực hiện qua nhiều năm nên việc chuẩn bị trước giao dịch ngoại thương cũng rất đơn giản. Khi lượng hàng hoá còn lại trong kho sắp hết, bộ phận kinh doanh sẽ chuyển số lượng cần nhập khẩu tới bộ phận xuất nhập khẩu. Lúc này bộ phận xuất nhập khẩu sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng theo số lượng được yêu cầu. Các bước liên quan đến nghiên cứu thị trường thường được bỏ qua và trực tiếp đi đến đặt hàng với nhà cung cấp.
2.3.1.2. Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương
Mức giá sẽ được nhà cung cấp đưa ra theo từng tháng, vì vậy khi tiến hành đặt hàng chỉ cần lập đơn mua hàng (PO) và gửi email đặt hàng tới nhà cung cấp.
PO cần thể hiện được các thông tin về nhà xuất khẩu, điều khoản ngoại thương, thông tin về hàng hoá, điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng và điều khoản về chứng từ. Có thể xem thêm về PO tại Phụ lục 6.1. Đơn đặt hàng (Purchase Order).
Công ty thường nhập khẩu theo điều kiện CIF nên Millennium Trading Corp sẽ là bên thuê chuyến bay. Sau khi nhận được PO, nhà xuất khẩu sẽ báo lại các mức phụ phí và các mốc thời gian như: thời gian sản xuất, mốc thời gian gửi bộ chứng từ, mốc thời gian xếp hàng lên máy bay, thời gian hàng đến Nội Bài.
Nếu không có thay đổi gì thì gửi email xác nhận lại cho nhà cung cấp và họ sẽ bắt đầu chuẩn bị hàng và hoàn thành các thủ tục xuất khẩu.
2.3.1.3. Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương
Kiểm tra bộ chứng từ nháp
Trước khi hàng lên máy bay công ty Millennium Trading Corp sẽ gửi bộ chứng từ bản nháp gồm các chứng từ được quy định trong PO, các chứng từ cần có cho việc hoàn thành thủ tục nhập khẩu đối với các lô hàng nhập khẩu quả vanilla:
– Hợp đồng ngoại thương – Hoá đơn thương mại – Phiếu đóng gói
– Chứng thư kiểm dịch của nước xuất khẩu (export) – Chứng thư kiểm dịch của nước xuất khẩu (reexport) – Vận đơn
Xem chi tiết tại Phụ lục 6. Bộ chứng từ nhập khẩu lô hàng 2021-MTC-01
Khi nhận được các chứng từ cần kiểm tra bộ chứng từ đã đủ số lượng các loại chứng từ theo yêu cầu trong PO hay không, sau đó cần kiểm tra nội dung các chứng từ đã đúng chưa để tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu. Các phát sinh xảy ra có thể khiến công ty không thể hoàn thành được thủ tục nhập khẩu lô hàng, khiến lô hàng bị giữ lại và gây ra thiệt hại rất lớn.
Trên thực tế, giữa công ty và nhà xuất khẩu đã tiến hành giao dịch quen thuộc, nên bộ chứng từ các lô hàng rất tương đồng, chỉ thay đổi về các nội dung liên quan đến hàng hoá và vận chuyển. Do đó công ty thường chỉ kiểm tra chứng từ về các điểm liên quan đến thông tin về hàng hoá và vận chuyển vì đây là các điểm khác nhau giữa lô hàng mới và lô hàng cũ.
Khi đã kiểm tra và bộ chứng từ phù hợp, không có sai sót thì cần xác nhận lại với nhà cung cấp xếp hàng lên máy bay và gửi bộ chứng từ chính thức. Đồng thời tại thời điểm này công ty thực tế sẽ sử dụng bộ chứng từ bản nháp để khai Tờ khai hải quan dựa trên các thông tin đã có để tiết kiệm thời gian thực hiện quy trình nhập khẩu.
Đổi Giấy uỷ quyền từ Đại lý hãng hàng không
Để có thể làm thủ tục lấy hàng thì cần có Giấy uỷ quyền (D/O) từ đại lý hãng hàng không. Giấy uỷ quyền được đại lý hãng hàng không phát hành lệnh này để yêu cầu người nắm giữ hàng phải đưa hàng cho người nhận hàng được ghi trên giấy uỷ quyền (doanh nghiệp nhập khẩu).
Khi lô hàng được vận chuyển đến điểm đến, đại lý hãng hàng không sẽ gửi tới công ty Giấy báo hàng đến (Arrival Notice - AN). Khi đó cần chuẩn bị các chứng từ và khoản phí theo yêu cầu ghi trên AN để đổi lấy D/O.
Nộp Đơn đăng ký kiểm dịch thực vật trên Hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia
Theo Thông tư số 30/2014/TT-BNNPTNT quy định đối với các lô hàng nhập khẩu có nguồn gốc từ thực vật cần tiến hành xin giấy phép nhập khẩu, cụ thể với các sản phẩm là quả khô cần có Chứng thư kiểm dịch thực vật mới được phép thông quan cho lô hàng.
“Điều 1. Danh mục vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật 1. Thực vật
Cây và các bộ phận còn sống của cây. 2. Sản phẩm của cây
a) Các loại củ, quả, hạt, hoa, lá, thân, cành, gốc, rễ, vỏ cây; ….”
Quy trình kiểm dịch thực vật được quy định tại Thông tư số 33/2014/TT- BNNPTNT và sửa đổi tại Văn bản hợp nhất số 02/VBHN-BNNPTNT ngày 07/03/2019, Thông tư về quy định trình tự, thủ tục kiểm dịch thực vật nhập khẩu, xuất khẩu, quá cảnh và sau nhập khẩu vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật.
Quy trình thực tế diễn ra như sau:
Trước khi kiểm dịch thực vật cần phải tiến hành nộp đơn đăng ký trực tuyến trên Cổng thông tin một cửa quốc gia để lấy số tiếp nhận và có thể nhận kết quả trực tiếp trên website. Trước đây toàn bộ quy trình thủ tục kiểm dịch thực vật được tiến hành trực tiếp tại Trạm kiểm dịch, tuy nhiên hiện nay các thủ tục dần được trực tuyến hóa, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Công ty thường rút ngắn quy trình bằng cách sao chép đơn đăng ký của lô hàng nhập khẩu trước và sau đó thay đổi các thông tin trên đơn đăng ký cho phù hợp với thông tin của lô hàng mới.
Sau khi nộp đơn đăng ký, hồ sơ sẽ hiển thị Số xác nhận đơn (có dạng 813/21/0502/ĐĐK) và Mã hồ sơ (có dạng BNN2021003433) dùng để điền vào phần giấy phép nhập khẩu khi khai Tờ khai Hải quan.
Truyền Tờ khai hải quan bằng phần mềm ECUS5-VNACCS
Để có thể đưa hàng hoá nhập khẩu vào kinh doanh trong nước, các doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục khai báo hải quan nhập khẩu. Bước đầu tiên của thủ tục hải quan nhập khẩu là kê khai nội dung chi tiết về lô hàng nhập khẩu bằng cách điền đầy đủ thông tin vào Tờ khai hải quan qua phần mềm ECUS5-VNACCS của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Bên cạnh phần mềm của Công ty Thái Sơn còn có một phần mềm khai báo hải quan khác do Công ty FPT thiết kế, cả hai phần mềm này đều đã được Tổng cục Hải quan cấp chứng nhận hợp chuẩn.
Để có thể khai báo một tờ khai hải quan cần điền rất nhiều thông tin, vì vậy công ty thường lựa chọn sao chép các thông tin của lô hàng trước đó và chỉnh sửa lại cho phù hợp.
Một tờ khai sẽ gồm có 5 phần:
o Thông tin chung
o Thông tin chung 2
o Danh sách hàng
o Chỉ thị của Hải quan
o Kết quả xử lý tờ khai
Cần tiến hành nhập vào các dữ liệu được yêu cầu, các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, không cần nhập vào những chỉ tiêu này.
Với hàng quả vanilla khô, công ty sẽ truyền tờ khai thuộc nhóm loại hình sản xuất, xuất khẩu và loại hình E31 sản xuất, xuất khẩu.
Phần văn bản pháp quy và giấy phép là phần sẽ nhập Mã hồ sơ và Số xác nhận đơn đã nhận được khi đăng ký kiểm dịch thực vật trên Cổng thông tin một cửa quốc gia. Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm dịch thực vật trực tiếp tại Trạm kiểm dịch thực vật Nội Bài cần bổ sung thêm Số giấy phép. Chứng thư kiểm dịch thực vật thuộc Mã GP – GF11.
Tại phần Danh sách hàng cần nhập các thông tin về hàng hóa, mã HS (với quả vanilla thuộc mã 09051000. Trong mô tả hàng hóa cần ghi rõ tên loại hàng, mùa vụ, mới 100% hoặc cũ, xuất xứ hàng hóa, khối lượng và số LOT.
Với loại quả vanilla được áp mức thuế suất nhập khẩu là 20% và mức thuế VAT là 5%. Tuy nhiên vì công ty nhập khẩu theo loại hình E31 nên thuế được miễn giảm (mã miễn giảm thuế nhập khẩu: XN210 – nguyên liệu NK để sản xuất, gia công hàng XK; mã miễn giảm thuế VAT: VK120 – nguyên liệu NK để sản xuất, gia công hàng XK)
Sau khi điền các thông tin đầy đủ thì cần sử dụng chữ ký số để tiến hành Khai trước thông tin tờ khai (IDA). Khi đó màn hình sẽ trả về thông tin để xác nhận, cần xác nhận lại các thông tin và tính toán lại số thuế cho chính xác.
Sau khi kiểm tra lại các thông tin đã chính xác thì tiến hành Khai chính thức tờ khai (IDC). Khi đó tờ khai sẽ được truyền về hệ thống và được đưa vào tiến hành cácthủ tục thông quan hàng hóa.
Cuối cùng chọn Lấy kết quả phân luồng, thông quan để lấy kết quả phản hồi từ Hải quan và hệ thống sẽ tự động kiểm tra và phân luồng cho tờ khai. Trên thực tế
các lô hàng nhập khẩu quả vanilla của công ty hầu hết được xếp vào luồng vàng vì vậy cần chuẩn bị trước các chứng từ cần thiết để thông quan.
Làm thủ tục nhận hàng tại kho hàng
Để có thể lấy hàng, công ty cần đổi phiếu xuất kho bằng D/O của Đại lý vận tải. Cần nộp cho kho hàng HAWB, D/O bản gốc và hoàn thành nộp phí, gồm phí xử lý hàng hoá và phí lưu kho nếu có.
Khi đó sẽ nhận được 3 Phiếu xuất kho và HAWB, MAWB có dấu vuông kiểm soát của kho hàng. Các giấy này dùng để xin dấu xác nhận qua khu vực Hải quan giám sát.
Xin xác nhận của Hải quan giám sát kho hàng cho phép xuất hàng lấy mẫu kiểm dịch và bóc bộ chứng từ gốc đi cùng lô hàng
Để có thể hoàn thành thủ tục kiểm dịch thực vật, doanh nghiệp cần có được chứng thư kiểm dịch của nước xuất khẩu bản gốc. Tuy nhiên để tiết kiệm chi phí, nhà xuất khẩu đã gửi chứng từ này đi cùng với lô hàng. Tuy vậy, việc này cũng khiến cho quy trình nhập khẩu trở nên phức tạp hơn vì phải hoàn thành thủ tục để bóc bộ chứng từ đi cùng.
Cần nộp bộ chứng từ cho Cán bộ Hải quan giám sát tại các quầy theo luồng lô hàng được phân. Sau khi cán bộ Hải quan kiểm tra thông tin trên hệ thống, nếu thông tin phù hợp họ sẽ đóng dấu cho phép lô hàng được xuất kho để làm tiếp các thủ tục trước khi thông quan.
Khi đã qua khu vực Hải quan giám sát, cần đến khu vực kho hàng yêu cầu đưa hàng ra. Sau khi lô hàng được chuyển ra thì tiến hành bóc bộ chứng từ đi cùng hàng, lấy Chứng thư kiểm dịch của nước xuất khẩu để làm tiếp thủ tục kiểm dịch thực vật.
Nộp bộ hồ sơ tại Trạm kiểm dịch thực vật và mời cán bộ tới kho hàng lấy mẫu kiểm dịch thực vật
Sau khi đã có đầy đủ các chứng từ cần thiết để làm tiếp thủ tục kiểm dịch thực vật, cần nộp cho trạm kiểm dịch, bao gồm:
– Chứng thư kiểm dịch của nước xuất khẩu: 1 bản gốc – Vận đơn: 2 bản sao y
– Giấy phép KDTV nhập khẩu (nếu có) – Phiếu đóng gói: 1 bản sao y
– Giấy giới thiệu
– Các giấy tờ khác nếu có
Sau đó dẫn cán bộ lấy mẫu kiểm dịch đến lô hàng, tiến hành mở hàng cho cán bộ lấy mẫu sau đó đi về trạm đóng phí kiểm dịch (10.000đ đối với hàng mẫu,
143.000đ đối với hàng hoá mậu dịch). Sau khoảng 2 tiếng sẽ có kết quả trên Cổng thông tin một cửa, khi đó có thể quay lại trạm lấy biên lai nộp phí.
Số lượng mẫu cần lấy được xác định bằng tỉ lệ nhất định trên khối lượng lô hàng. Tuy nhiên, để giảm tổn thất nhất có thể cho công ty, người thực hiện quy trình nhập khẩu thường phải “năn nỉ” các cán bộ lấy mẫu với mong muốn giảm lượng mẫu cần lấy.
Xem chi tiết Kết quả kiểm dịch tại Phụ lục 6.7. Chứng thư kiểm dịch thực
vật Hoàn thành thủ tục hải quan cho lô hàng
Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm dịch thực vật và có kết quả tức là lô hàng đã có đủ các giấy phép kiểm tra chuyên ngành, cần hoàn thành bước kiểm tra chi tiết bộ chứng từ vì lô hàng được phân vào luồng vàng.
Bộ chứng từ cần chuẩn bị:
– Giấy giới thiệu của công ty, căn cước công dân – Tờ khai phân luồng: 01 bản in từ phần mềm Ecus5
– Hợp đồng ngoại thương hoặc PO: 01 bản copy có dấu và chữ ký – Hoá đơn thương mại: 01 bản copy có dấu và chữ ký
– Phiếu đóng gói: 01 bản copy có dấu và chữ ký – HAWB: 01 bản copy có dấu và chữ ký
– Chứng thư kiểm dịch của nước xuất khẩu (Madagascar và USA): 01 bản copy có dấu và chữ ký
– Chứng thư kiểm dịch của Việt Nam: 01 bản in trên Cổng thông tin một cửa Quốc gia khi có kết quả ở bước trên.
Cần mang bộ hồ sơ tới chi cục hải quan đã đăng ký trong tờ khai hải quan để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra chi tiết bộ chứng từ. Nếu bộ chứng từ hợp lệ thì lô hàng sẽ được thông quan.
Sau thông quan, doanh nghiệp cần tiến hành đăng tải toàn bộ các chứng từ của lô hàng lên hệ thống hải quan. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần lưu trữ một bộ chứng từ hoàn chỉnh để phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan.
Sau khi lô hàng được thông quan, hệ thống Hải quan sẽ cấp phép cho lô hàng được phép qua khu vực giám sát, cần vào website Hệ thống dịch vụ công trực tuyến 36a của Hải quan để in Danh sách hàng đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan.
Để có thể qua khu vực giám sát Hải quan, danh sách cần hiển thị đủ số cân, số kiện hàng, nếu danh sách hiện thị 0.0 null thì cần kiểm tra xem số tờ khai đã nhập có đúng là số tờ khai thông quan hay không. Hoặc có thể do hệ thống mạng của Hải quan bị nghẽn, cần chờ thêm.
Hoàn thành thủ tục Hải quan giám sát tại kho hàng
Sau khi có được Danh sách hàng đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan, cần in 3 bản.
Xuất trình Tờ khai thông quan, danh sách hàng, phiếu xuất kho, giấy thông báo nghiệp vụ mà đã có dấu của Hải quan đã hoàn thành trước đó để hoàn thành thủ tục hải quan giám sát. Sau khi có dấu xác nhận của hải quan giám sát thì lô hàng đã có thể xuất kho và đưa về kho của công ty.
Thuê xe vận chuyển lô hàng về kho
Tùy theo số lượng, khối lượng của lô hàng để thuê xe vận chuyển phù hợp. Các lô hàng quả vanilla thường có khối lượng không lớn (khoảng 50 kg) vì vậy có thể thuê xe taxi để đưa hàng về.
Hoàn thành nghĩa vụ thanh toán và thanh lý hợp đồng
Nếu lô hàng không có vấn đề gì cần khiếu nại, khi đến hạn thanh toán, công ty sẽ tiến hành thanh toán cho nhà xuất khẩu. Giữa công ty và nhà xuất khẩu đàm phán thanh toán theo phương thức thanh toán chuyển tiền trả sau 60 ngày tính từ ngày vận đơn. Vì vậy khi đến hạn thanh toán, cần chuẩn bị hồ sơ để phòng kế toán tiến hành mua ngoại tệ và yêu cầu ngân hàng chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của công ty sang tài khoản của nhà xuất khẩu.
Cần chuẩn bị:
• Lệnh chuyển tiền
• Hợp đồng ngoại thương
• Tờ khai hải quan
• Hoá đơn thương mại