2.4.1. Các yếu tố khách quan
2.4.1.1. Chính sách pháp luật trong nước và quốc tế
Cũng như bao công ty thực hiện nhập khẩu hàng hoá khác, Công ty Cổ phần Millennium Asia Việt Nam khi thực hiện quy trình nhập khẩu cũng cần đảm bảo tuân thủ theo các chính sách pháp luật trong nước và cả các luật pháp quốc tế.
Hầu hết các bước trong quy trình đều chịu sự ảnh hưởng rất lớn từ các chính sách pháp luật điều chỉnh, đặc biệt là bước tổ chức thực hiện hợp đồng. Khi đàm phán và ký kết hợp đồng, ngoài các điều luật trong nước, công ty còn phải am hiểu về các luật pháp quốc tế, tập quán thương mại quốc tế để có thể áp dụng và làm cơ sở pháp lý cho hợp đồng, tránh mắc các sai phạm pháp luật. Khi kiểm tra bộ chứng từ, người thực hiện phải đảm bảo các nội dung trong chứng từ đồng nhất và hợp lệ và thuận lợi cho việc hoàn thành thủ tục. Trước khi làm thủ tục hải quan, công ty cũng cần phải nắm bắt rõ các quy định về giấy phép nhập khẩu và kiểm tra chuyên ngành đối với mặt hàng kinh doanh. Công ty thực hiện nhập khẩu hai mặt hàng là quả vanilla và hương liệu thực phẩm đều thuộc danh mục các hàng hoá phải kiểm tra chuyên ngành trước khi thông quan. Với quả vanilla, công ty phải hoàn thành bước kiểm tra chuyên ngành đó là kiểm dịch thực vật trước khi thông quan. Đặc biệt đối với hương liệu thực phẩm ngoài kiểm tra chuyên ngành là kiểm tra thực phẩm nhập khẩu, công ty còn cần có giấy phép nhập khẩu. Trong quá trình hoàn thành thủ tục hải quan cũng cần phải tuân thủ theo các quy định của tổng cục hải quan về cách thức khai báo, cách thức kiểm tra hải quan,… Với các quy định như thế khiến cho việc thực hiện quy trình trở nên khó khăn và mất thời gian hơn.
Có thể nói việc thực hiện quy trình nhập khẩu chịu sự ảnh hưởng rất lớn từ yếu tố chính sách pháp luật, vì vậy đòi hỏi công ty nhập khẩu và người thực hiện quy trình nhập khẩu phải am hiểu về pháp luật một cách sâu và rộng đồng thời cũng cần phải liên tục cập nhật các quy định mới nhất.
2.4.1.2. Sự biến động của thị trường trong nước và quốc tế
Có thể nói mọi công ty có hoạt động kinh doanh hàng hoá đều phải chịu sự ảnh hưởng của thị trường. Ngoài ra, đối với các công ty thực hiện nhập khẩu còn chịu sự ảnh hưởng của thị trường quốc tế.
Đối với hàng hương liệu thực phẩm, mức giá nhập khẩu khá ổn định duy trì mức giá khoảng 11 USD/kg. Nhưng đối với mặt hàng quả vanilla những năm gần đây, kể từ khi cơn bão Enawo đổ bộ vào Madagascar gây hậu quả nặng nề cho sản lượng cây vanilla trên quốc đảo này, nguồn cung thấp hơn rất nhiều so với nhu cầu sử dụng đã
đẩy giá bán vanilla lên đến 500-600 USD/kg trên thị trường thế giới, trong khi vài năm trước, mức giá chỉ bằng 1/10. Điều này khiến cho chi phí nhập khẩu tăng mạnh và buộc công ty phải tăng mức giá bán tại thị trường nội địa để có lợi nhuận. Mức giá tăng cũng khiến cho doanh số bán của công ty giảm dần do mức giá quá cao, không phù hợp với số đông người dân Việt Nam. Đặc biệt khi chất lượng thành phẩm giảm đáng kể nhưng giá bán quả vanilla lại tăng đột biến. Với sự gia tăng về mức giá đó đã khiến cho công ty phải suy nghĩ đến việc thực hiện xây dựng vườn trồng quả vanilla tại Việt Nam, nhằm tự tạo nguồn cung cho công ty và giảm bớt sự phụ thuộc vào nguồn cung nhập khẩu.
2.4.1.3. Sự chuyên nghiệp của các nhà xuất khẩu
Trên thực tế, cả hai nhà xuất khẩu mà công ty hiện tại đang tiến hành giao dịch có một quy trình xuất khẩu chuyên nghiệp. Sau khi liên hệ đặt hàng, người thực hiện quy trình chỉ cần chờ nhà xuất khẩu gửi bộ chứng từ và xác nhận để nhà xuất khẩu cho lô hàng được vận chuyển tới Việt Nam. Nhà xuất khẩu sẽ chủ động thực hiện đúng theo lịch trình mà họ đã đưa ra, người thực hiện quy trình sẽ không cần giục nhà xuất khẩu gửi bộ chứng từ hoặc giục họ giao hàng.
Đồng thời bộ chứng từ cũng được họ chuẩn bị rất chính xác, rất ít khi xảy ra sai sót. Điều này giúp cho người thực hiện quy trình nhập khẩu có thể dễ dàng thực hiện các quy trình tiếp theo, không mất nhiều công sức cho việc hối thúc nhà xuất khẩu giao hàng và kiểm tra bộ chứng từ.
2.4.1.4. Sự ảnh hưởng của dịch bệnh
Tình hình dịch bệnh COVID-19 diễn ra phức tạp trên toàn thế giới đã khiến nhiều doanh nghiệp tổn thất nặng nề. Công ty cũng không tránh khỏi sự ảnh hưởng từ dịch bệnh này.
Đối với hương liệu thực phẩm, tình hình dịch bệnh phức tạp khiến người dân giảm thiểu chi tiêu, cắt giảm mua sắm các đồ dùng không cần thiết. Vì vậy đã khiến cho hoạt động kinh doanh của các công ty kem, thạch và bánh gặp nhiều khó khăn, mà đây chính là các đối tượng khách hàng lớn nhất của sản phẩm hương liệu thực phẩm. Chính vì thể khiến cho khả năng tiêu thụ hương liệu thực phẩm của công ty giảm đi, từ đó công ty phải giảm tần suất nhập khẩu.
Đối với mặt hàng quả vanilla, trong suốt năm 2020, dịch bệnh đã khiến công ty không thể tìm kiếm được thị trường xuất khẩu quả vanilla và toàn bộ số lượng hàng nhập theo loại hình E31 tức cho việc sản xuất, xuất khẩu không thể được tiến hành tiêu thụ. Việc này khiến công ty phải thực hiện thêm một quy trình khai báo hải quan khác đó là chuyển tiêu thụ nội địa, quy trình này đã khiến công ty mất thêm chi phí cho việc khai báo hải quan và chi phí vận chuyển hàng hoá đến chi cục hải quan để
thực hiện kiểm tra hàng hoá. Đồng thời, việc mất đi thị trường xuất khẩu cũng khiến cho doanh thu của công ty sụt giảm kéo theo lợi nhuận cũng giảm đi so với năm 2019.
Tuy nhiên, cũng nhờ chịu sự ảnh hưởng của dịch bệnh, đã khiến công ty phải đặt thêm sự chú ý tới thị trường nội địa, từ đó công ty đã khai thác được thêm nhiều đối tác mới mà trước đó chưa từng nhận ra. Việc này giúp cho doanh thu của công ty trong năm 2021 có dấu hiệu chuyển biến tích cực, chỉ trong quý I công ty đã đạt được doanh thu bằng 1/2 doanh thu của năm 2020.
2.4.2. Các yếu tố chủ quan
2.4.2.1. Yếu tố con người
Trên thực tế, số lượng nguồn nhân lực của công ty còn chưa đủ đáp ứng nhu cầu của công việc hàng ngày, công ty có 30 lao động nhưng có đến 20 lao động làm việc trong kho sản xuất, đóng gói. Như vậy chỉ còn 10 nhân viên làm việc cho các phòng ban. Số lượng này thực sự chưa đủ để có thể hoàn thành các công việc một cách hoàn hảo nhất, thông thường một nhân viên phải kiêm nhiều công việc trong cùng một thời điểm. Điều này khiến cho chất lượng hoàn thành công việc có thể bị giảm đi vì sự chú ý đã phải chia ra cho nhiều công việc.
Đặc biệt với phòng xuất nhập khẩu, chỉ có một người để hoàn thành đến 80% quy trình xuất nhập khẩu của công ty, phần còn lại được hỗ trợ bởi các phòng ban. Tuy nhiên, trong quy trình nhập khẩu, giữa một số bước có địa điểm thực hiện cách xa nhau, việc chỉ có một nhân viên thực hiện toàn bộ quy trình khiến cho thời gian di chuyển tăng lên dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện quy trình. Đồng thời cũng vì thiếu nhân lực, một số bước trong quy trình có thể bị bỏ qua và không được chú trọng.
Mặc dù vậy Ban Giám đốc vẫn luôn tạo điều kiện cho các phòng ban của công ty có sự hợp tác và phối hợp với nhau để hoàn thành tốt nhất quy trình nhập khẩu. Phòng kinh doanh có kiến thức và kỹ năng về kinh doanh có thể hỗ trợ trong việc đàm phán ký kết hợp đồng. Phòng kế toán thực hiện các bước liên quan đến đóng thuế, thanh toán,… Sự phối hợp nhịp nhàng đã giúp cho quy trình nhập khẩu của công ty được thực hiện một cách trơn tru và hoàn thiện.
2.4.2.2. Nguồn lực vật chất của công ty
Có thể nói nguồn lực của công ty còn yếu, tuy vậy công ty luôn cố gắng cung cấp đầy đủ các thiết bị, máy móc cho người thực hiện quy trình nhập khẩu nhằm đảm bảo quy trình được thực hiện một cách hoàn thiện nhất. Các nhân viên được trang bị hệ thống máy tính đồng bộ, điện thoại để thực hiện liên lạc với đối tác, thực hiện các thủ tục trực tuyến.
Tuy nhiên, trên thực tế hệ thống kho hàng của công ty vẫn chưa đủ đáp ứng nhu cầu dự trữ cho hàng hương liệu thực phẩm, vì vậy công ty phải thực hiện nhập khẩu
nhiều lô hàng với số lượng hàng nhỏ lẻ mỗi khi nhận được đơn hàng lớn từ khách hàng, việc này khiến cho bộ phận xuất nhập khẩu phải luôn tục thực hiện quy trình nhập khẩu gây quá tải đồng thời cũng làm tăng chi phí nhập khẩu.
2.4.2.3. Mối quan hệ của công ty với các đối tác
Công ty luôn cố gắng duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác và khách hàng. Nhờ có được những mối quan hệ tốt với đại lý hãng tàu, công ty đã có được mức giá cước vận chuyển và mức phí uỷ thác hoàn thành thủ tục hải quan tương đối tốt. Công ty cũng có mối quan hệ với công ty bảo hiểm và đạt được mức phí bảo hiểm thấp chỉ 0.12% trên giá trị hoá đơn thương mại.
Với các khách hàng, công ty luôn có những chính sách ưu đãi, chi ân đối với các khách hàng thân thiết nhằm giữ chân khách hàng cũ. Đồng thời với các khách hàng mới, công ty cũng có những món quà tằng kèm nhỏ để tạo thiện cảm với họ. Từ đó đạt được mức doanh thu ổn định trong dài hạn.
Bên cạnh đó, công ty cũng có những mối quan hệ với các cán bộ hải quan, cán bộ kiểm dịch thực vật,… nhờ đó công ty có thể cập nhật nhanh chóng các quy định mới nhất về thủ tục nhập khẩu của các mặt hàng công ty kinh doanh, giúp quá trình hoàn thành thủ tục được diễn ra thuận lợi.
2.5. Đánh giá việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hoá của Công ty Cổphần Millennium Asia Việt Nam