Bên cạnh những chỉ tiêu tài chính như về lợi nhuận, hiệu quả kinh doanh hay chỉ tiêu về mức độ tăng trưởng thì chỉ tiêu về hoàn thiện quy trình chuyển phát quốc tế cũng là một chỉ tiêu nhằm đánh giá thúc đẩy chuyển phát quốc tế.
Bởi quy trình chuyển phát cũng góp phần đánh giá thúc đẩy chuyển phát quốc tế có tốt hay không. Khi quy trình chuyển phát rõ ràng, rành mạch sẽ khiến khách hàng thấy được các bước trong quy trình chuyển phát quốc tế của doanh nghiệp diễn ra và có kết quả như thế nào để tin tưởng sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp
chứ không phải của doanh nghiệp khác sẽ giúp cho việc thúc đẩy chuyển phát quốc tế được đẩy mạnh và thành công.
Ngoài ra, các doanh nghiệp chuyển phát quốc tế cần phải đặt rõ kết quả yêu cầu của các bước, từ đó giúp người thực hiện chuyển sang bước tiếp theo mà không gặp phải vướng mắc. Quy trình được thực hiện trôi chảy, ít gặp trục trặc, tiết kiệm thời gian và chi phí là kết quả của việc thực hiện và phối hợp ăn ý của các giai đoạn. Quy trình chuyển phát quốc tế cần được phối hợp linh hoạt và chặt chẽ với nhau giúp tăng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Vì vậy, việc hoàn thiện quy trình chuyển phát quốc tế là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá thúc đẩy chuyển phát quốc tế. Quy trình chuyển phát quốc tế như sau:
Sơ đồ 1.1. Quy trình chuyển phát quốc tế
ĐÓNG GÓI HÀNG HÓA KHI TIẾP NHẬN
GOM HÀNG VÀ GỬI HÀNG TẠI KHO CỦA CÔNG TY CHUYỂN PHÁT
VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA, GỬI BƯU PHẨM RA NƯỚC NGOÀI
VẬN CHUYỂN ĐẾN TAY NGƯỜI NHẬN
Nguồn: Nhật tín Logistics
Bước 1: Đóng gói hàng hóa khi tiếp nhận
Đóng gói hàng hóa là một trong những khâu quan trọng của quá trình vận chuyển hàng hóa giúp cho việc chuyển hàng quốc tế được đảm bảo an toàn, hàng hóa khi xảy ra vấn đề trong quá trình di chuyển. Tùy theo yêu cầu khách hàng có thể tự đóng gói hoặc giờ đến dịch vụ đóng gói của các công ty chuyển phát nhanh, dù là cá nhân hay nhờ đến dịch vụ thì quy cách đóng gói đều phải theo quy định để dễ dàng vận chuyển.
Với hàng hóa bưu phẩm nhẹ, hồ sơ, giấy tờ, hộ chiếu… cần được gói trong túi nilon, giấy bìa carton hoặc các vật liệm mềm tùy theo kích thước hàng và phải được dán kín hoặc niêm phong với ghi chú bên trên. Những mặt hàng cồng kềnh, máy móc, thiết bị, linh kiện, hàng dễ vỡ, hàng giá trị cao… buộc phải được đóng trong
các thùng carton lớn, vật liệu chống va đập. Lúc này công ty vận chuyển sẽ kiểm tra lại quy cách đóng gói của bạn nếu bạn tự làm để cho đảm bảo an toàn.
Bước 2: Gom hàng và gửi hàng tại kho của công ty chuyển phát
Sau khi hoàn công đoạn đóng gói hàng hóa của bạn sẽ được công ty vận tải hàng hóa tập trung và gom lại tại kho bãi tập trung của công ty chờ được vận chuyển.
Nếu gửi hàng quốc tế lúc này hàng hóa của bạn đã được chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, chứng từ, hóa đơn, kê khai hàng hóa… làm các thủ tục thông quan tại nơi vận chuyển đối với hàng hóa phi mậu dịch không nhằm mục đích kinh doanh. Với hình thức hàng hóa mậu dịch thì thông thường khách hàng phải tự làm thủ tục thông quan cho hàng của mình.
Bên cạnh đó, để hàng hóa của bạn được vận chuyển chắc chắn không được nằm trong danh mục loại hàng hóa bị cấm vận chuyển như: vũ khí, ma túy, hiện vật, di tích lịch sử, hàng cấm… Giai đoạn này hàng hóa gặp ít rủi ro do quãng đường di chuyển tới kho ngắn, thời gian nhanh và công ty cũng kiểm soát sát sao quy trình này.
Bước 3: Vận chuyển hàng hóa, gửi bưu phẩm ra nước ngoài
Đây là bước quan trọng nhất cũng như phức tạp nhất khi gửi hàng đi quốc tế. Hàng hóa của bạn sẽ được vận chuyển bằng một số đường chuyên dụng như máy bay, đường biển,… Tùy theo quốc gia mà bạn gửi hàng, hàng hóa sẽ được trung chuyển qua 2 – 3 trạm dừng khác nhau.
Ở giai đoạn này công ty vận chuyển hàng đi quốc tế phải hoàn tất các thủ tục về giấy tờ, lưu kho, kết hợp với nhiều phương tiện cùng lúc để hàng hóa đến đúng nơi, đúng tay người cần và đảm bảo tốt nhất về mặt chất lượng.
Lúc này hàng hóa sẽ có rủi ro cao hơn do thời gian vận chuyển dài, tại mỗi trạm chuyển tiếp phải được sự kiểm duyệt để có thể đi tiếp. Rủi ro hư hỏng, mất mát, chậm trễ, phát sinh chi chí cũng từ đây.
Đối với các công ty chuyển hàng quốc tế lớn thì khách hàng có thể khá yên tâm với giai đoạn này vì các hãng chuyển phát quốc tế này có các trạm trên nhiều quốc gia với các phương tiện vận chuyển riêng như tàu, máy bay… Trải qua quãng đường vận chuyển dài thì hàng hóa của bạn sẽ được lưu giữ tại kho bãi ở mỗi điểm đến của hãng chuyển phát chờ được vận chuyển đến người nhận thông qua các phương tiện ở địa phương.
Bước 4: Vận chuyển đến tay người nhận
Ngay khi được nhập về cảng hoặc bưu cục, hàng hóa sẽ được giao đến tận nơi người nhận bằng phương tiện đường bộ như xe tải, xe mô tô,…
Việc hoàn thiện quy trình chuyển phát là một chỉ tiêu nhằm giúp các doanh nghiệp phát triển hơn nữa về dịch vụ của mình để cung cấp cho khách hàng dịch vụ chuyển phát quốc tế với một quy trình chuyển phát tốt nhất, trơn tru và đạt hiệu quả tối ưu nhất.