Dưới đây là sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển phổ biến được khái quát như sau
Sơ đồ 1.1. Trình tự giao nhận hàng nhập khẩu
.
(1) (1)
(2) (1) Hàng lưu kho tại bãi cảng
(2) Hàng không lưu kho, bãi cảng
(Nguồn : Tự nghiên cứu) Chủ hàng có thể tự mình thực hiện quá trình giao nhận hoặc ủy thác cho doanh nghiệp chuyên nghiệp về dịch vụ giao nhận.
1.3.7.1. Chuẩn bị để nhận hàng
Khâu chuẩn bị bao gồm các công việc
Kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ.
Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của người gửi hàng.
Lập phương án giao nhận, chuẩn bị phương tiện vận tải phù hợp, kho bãi, nhân công. Chuẩn bị để nhận hàng Lập tờ khai hải quan và khai báo từ xa Mở tờ khai chi cục hải quan cửa
khẩu Dỡ và nhận hàng Đưa hàng về kho Lưu kho hàng hóa Lập chứng từ pháp lý ban đầu Quyết toán
26
Thông báo bằng lệnh giao hàng (Delivery order) để chủ hàng nội địa kịp làm thủ tục giao nhận hàng tay bao ngay dưới cần cầu cảng.
1.3.7.2. Lập tờ khai hải quan và khai bảo từ xa
Lập tờ khai hải quan
Để lập tờ khai hải quan cần thông tin trong bộ chứng tứ: Hợp đồng ngoại thương (đối với hàng nhập khẩu thông thường), hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết, vận đơn đường biển.
Nội dung của tờ khai thể hiện rõ tên người nhận, người gửi, tên hàng, số lượng, phẩm chất, quy cách, ngày vận đơn, số hóa đơn, trị giá tính thuế và thuế…
Đặc điểm của tờ khai hải quan điện tử là tùy số lượng, chủng loại và xuất xứ hàng hóa mà nội dung tờ khai còn có thêm phần phụ lục tờ khai và phần khai báo xác định giá tính thuế nêu rõ thông tin hàng hóa để cung cấp thông tin xác định trị giá tính thuế cho Hải quan cửa khẩu.
Khai báo từ xa
Truyền tờ khai hải quan để lấy số tờ khai và kết quả phân luồng. Mỗi doanh nghiệp xuất nhập khẩu đều phải đăng ký một tài khoản khai báo hải quan điện tử. Tờ khai hải quan sẽ được truyền tới máy tính của bộ tiếp nhận tờ khai của cán bộ hải quan cửa quan bằng tài khoản của chính doanh nghiệp. Hệ thống sẽ tiếp nhận và gửi lại phản hồi, cho số tờ khai, số tiếp nhận và kết quả phân luồng.
1.3.7.3. Mở tờ khai hải quan tại chi cục hải quan cửa khẩu
Chủ hàng hoặc người được ủy thác xuất trình bộ chứng từ hàng nhập tới chi cục hải quan cửa khẩu tiến hành thông quan hàng hóa :
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu - Nộp thuế nhập khẩu (nếu có)
- Tiến hành kiểm hóa (nếu có) - Rút tờ khai và thanh lý tờ khai
1.3.7.4. Theo dõi quá trình dỡ và nhận hàng
- Lập “Bảng đăng ký hàng về bằng biển” giao cho cảng. - Nhận và ký NOR (nếu là tàu chuyến).
- Thông báo cho chủ hàng nội địa thời gian giao hàng (nếu giao hàng tay ba), kiểm tra lại kho bãi chứa hàng (nếu đưa về kho riêng).
- Xuất trình vận đơn gốc (B/L) tới hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O), làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
27
- Kiểm tra sơ bộ hàm tàu, công cụ vận tải và tình trạng hàng hóa xếp bên trong trước khi dỡ hàng (nếu nhận nguyên tàu hoặc nguyên container).
- Tổ chức dỡ hàng, nhận hàng và quyết toán với tàu theo từng vận đơn hoặc toàn bộ tàu.
1.3.7.5. Lập chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi chủ hàng
Ngày khi giao nhận chủ hàng hoặc người giao nhận kiểm tra hàng hóa nếu cần tiến hành lập các chứng từ sau :
- Biên bản kiểm tra sơ bộ - Thư dự kháng
- Biên bản đổ vỡ
- Giấy nhận hàng thừa thiếu so với lược khai - Biên bản giám định
Sau khi nhận hàng mời cơ quan, đơn vị giám định (Vinacontrol hoặc công ty bảo hiểm) tới giám định những tổn thất nhằm xác định tổn thất và làm cơ sở cho khiếu nại.
1.3.7.6. Quyết toán
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận.
- Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các đơn vị liên quan về tổn thất hàng (nếu có), và theo dõi kết quả khiếu nại của mình.
1.4. Các tiêu chí đánh giá chất lƣợng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển
1.4.1. Thời gian giao nhận hàng hóa
Mỗi công ty sẽ có một quy trình nhận hàng và giao hàng riêng. Do đó, bạn cần kiểm tra toàn bộ thông tin về các lựa chọn họ cung cấp, thời gian từ lúc gửi yêu cầu đến khi nhân viên nhận hàng đến lấy hàng… để ước lượng thời gian chính xác nhất khi hẹn với khách hàng.
Các công ty giao nhận vận tải quốc tế uy tín luôn phải đảm bảo thời gian giao hàng đúng hạn. Chúng ta điều biết hàng hóa lưu lại không chỉ làm trì hoãn tiến độ kinh doanh, ảnh hưởng tới việc buôn bán do thiếu nguồn hàng trong nước mà còn khiến doanh nghiệp đó mất thêm tiền lưu trữ, bảo vệ hàng hóa, và các chi phí phát sinh khác. Vì thế, giao hàng đúng hạn là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá điểm tin cậy của một công ty logistics.
1.4.2. Độ an toàn của hàng hóa
Hàng hóa khi giao đến người nhận cần đảm bảo nguyên vẹn ở trạng thái tốt nhất. Điều này phụ thuộc phần lớn vào quá trình vận chuyển, bốc xếp hàng hóa của đơn vị giao
28
hàng nhanh. Vậy nên, đây cũng là một trong những tiêu chí quan trọng để bạn đánh giá và lựa chọn dịch vụ giao hàng chất lượng hay không, bên cạnh vấn đề về thời gian.
Bên cạnh đó kinh nghiệm xử lí sự cố khi giao hàng cũng được đề cao và tạo sự uy tín với công ty cung cấp dịch vụ logistics đối với khách hàng của mình. Trong vận chuyển hàng hóa thì các trường hợp gặp sự cố là vẫn có nhưng rất hi hữu. Các tài xế xe cũng nên tích lũy cho mình một số các kinh nghiệm để khi gặp các tình huống đặc biệt sẽ có biện pháp mà xử lý và không phải luống cuống. Bình tĩnh để xử lý mọi trường hợp.
1.4.3. Giá cả dịch vụ
Giá cước dịch vụ có lẽ là điều mà bất kì cá nhân hay doanh nghiệp nào đều quan tâm đầu tiên khi lựa chọn đối tác logistics. Đây cũng là tiêu chí đầu tiên luôn được đề cập trong các hợp đồng mua bán, nhiều công ty dịch vụ vận tải hiện nay đang cạnh tranh với nhau rất gay gắt về cước phí vận tải. Điều này tạo cơ hội cho các doanh nghiệp, công ty lựa chọn cho mình một dịch vụ vận tải uy tín, chất lượng mà giá cả cũng hợp lý. Tuy vậy, các doanh nghiệp cũng không nên vì tiết kiệm chi phí mà lựa chọn công ty dịch vụ logistics có mức phí quá thấp vì có thể họ sẽ không đảm bảo được chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Bên cạnh đó, một công ty giao nhận vận tải uy tín cũng là công ty khôn khéo trong chiến thuật kinh doanh, không chỉ thể hiện ở mức giá hợp lí mà còn có những chế độ giá riêng, khuyến mãi dành riêng cho các khách hàng đặc biệt. Chúng có ý nghĩa rất lớn trong việc tạo nên tính thân thiện cho công ty đó.
1.4.4. Tính linh hoạt của dịch vụ
Trong các hoạt động phân phối, sự linh hoạt có thể giúp khắc phục sự thất bại trong cung ứng dịch vụ hoặc có thể là cách thức hay được dùng để thỏa mãn tốt hơn những đòi hỏi đặc biệt nào đó của khách hàng.
- Ví dụ khi xuất một mặt hàng quan trọng nhằm phục vụ cho một khách hàng quan trọng, công ty có thể năng động sử dụng phương tiện vận chuyển có tốc độ cao. Với khả năng hoạt động linh hoạt như vậy những thất bại trong cung ứng dịch vụ có thể được hạn chế.
Ngoài ra, dựa trên yêu cầu của khách hàng, nhà phân phối có thể quyết định sử dụng các phương án dự kiến khác nhau trong việc cung ứng dịch vụ theo yêu cầu khách hàng.
- Ví dụ phương án thông thường của công ty trong phục vụ khách có thể là vận chuyển trực tiếp một khối lượng hàng chất đầy phương tiện từ nơi sản xuất tới kho của
29
khách hàng. Nhưng đôi khi khách hàng yêu cầu giao hàng trực tiếp tại kho người sử dụng, công ty có thể phải chuyên chở nhiều loại sản phẩm hỗn hợp từ kho hàng.
Vì thế công ty cung ứng phải đặt ra kế hoạch về khả năng phân phối hàng một cách linh hoạt nhằm đáp ứng yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Điều này cho phép thỏa mãn khách hàng một cách cao hơn, và mức độ linh hoạt đáp ứng các yêu cầu của khách hàng chính là một chỉ tiêu quan trong để đánh giá khả năng cung ứng dịch vụ.
Cần kết hợp ba tiêu chuẩn về tốc độ cung ứng dịch vụ, sự chính xác của vòng quay đơn đặt hàng và tính linh hoạt để đo lường chính xác khả năng cung ứng dịch vụ do các hoạt động logistics tạo ra.Tốc độ cung ứng là quan trọng nhưng sự phù hợp theo thời gian còn quan trọng hơn. Nhằm phát huy tối đa hiệu quả của các hoạt động logistics, hầu hết các tổ chức đều dựa vào khả năng linh hoạt để bổ sung cho các hoạt động thông thường.
Cũng cần dự kiến các phương án phân phối linh hoạt hoặc có khả năng thay thế lẫn nhau nhằm bù đắp cho tình huống bất ngờ hoặc nhằm đáp ứng các nhu cầu đặc biệt của khách hàng.
1.4.5. Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng là một cách để đánh giá sự chuyên nghiệp cũng như mức độ uy tín của một công ty logistics uy tín. Chỉ khi chế độ chăm sóc khách hàng tốt thì các dịch vụ đi k m của họ mới có thể tốt được. Điều này thể hiện ở việc tư vấn giá cả, cung cấp thông tin đầy đủ hay thái độ nhã nhặn, lich sự và chuyên nghiệp của nhân viên khi làm việc.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng có tốt thì mới tạo được niềm tin với khách hàng, giúp công ty cung cấp dịch vụ logistics kiếm được nhiều đối tác tiềm năng hơn trong tương lai dựa vào các khách hàng cũ.
1.4.6. Kết quả hoạt động kinh doanh
Đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp là bước then chốt để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp hiện tại, xem kết quả kinh doanh có đạt được mốc mục tiêu ban đầu của doanh nghiệp. Từ đó, nhà quản trị cần có những điều chỉnh thích hợp để tăng hiệu quả kinh doanh.
Kết quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp logistics được thể hiện qua các con số của doanh thu, chi phí, lợi nhuận sẽ đánh giá được quy mô hoạt động. Quy mô hoạt động lớn sẽ nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đứng vững trên thương trường trong nước, giúp thu hút được một lượng khách hàng lớn.
30
TÓM TẮT CHƢƠNG 1
Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu có vai trò quan trọng để các doanh nghiệp Việt Nam mở rộng tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế. Để tham gia thương mại quốc tế một cách có hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí thì các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu nói chung, và các doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ giao nhận xuất nhập khẩu nói chung, phải có một hiểu biết nhất định về kiến thức, kĩ năng trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như khái niệm, vai trò, chức năng của giao nhận, trách nhiệm của mỗi bên liên quan khi tham gia giao nhận, tiêu chuẩn áp dụng, và các nội dung nghiệp vụ liên quan khác… Nắm bắt được cơ sở lý luận này, công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ đang và sẽ ngày càng phát triển hơn nữa trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
31
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CỦA DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU ĐƢỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN
NMQ 2.1. Giới thiệu về công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
2.1.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ NMQ
2.1.1.1. Giới thiệu về công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
Tên công ty : Công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ Tên giao dịch : Công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
Địa chỉ : Số 12, ngõ 93, phố Trung Kính, phường Trung Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Số điện thoại liên hệ : 0462758086 Mã số thuế : 0105431525
Người đại diện : Ông Lê Văn Trường Tài khoản số : 045.1000.215.331
Ngân hàng : Vietcombank – Chi nhánh Thành Công Vốn điều lệ : 7.150.000.000
Ngành nghề kinh doanh chính : dịch vụ Logistics
2.1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
Công ty cổ phần tiếp vận NMQ tiền thân là Công ty TNHH Nhật Minh Quốc được thành lập năm 1999 chuyên cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế và nội địa, khai báo Hải Quan… Năm 2011, Công ty chuyển sang cổ phần và đổi tên thành Công ty cổ phần tiếp vận NMQ nhằm bắt kịp với những thay đổi trong lĩnh vực giao nhận vận tải, đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của khách hàng. Hiện tại quy mô công ty dao động vào khoàng 20 – 150 nhân viên lao động tại các lĩnh vực hoạt động khác nhau thuộc về công ty.
Về mạng lưới hoạt động: Hiện nay, Công ty có trụ sở chính tại tòa nhà M3M4, 91 Nguyễn Chí Thanh, Hà Nội, tel: (+84-4) 62758086 – Ƒax: (+84-4) 62758088. Ngoài ra còn có hai chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh có địa chỉ là 71 Bình Dã, quận, Phường 13, quận Tân Bình với số liên lạc (+84) 0908314776 và chi nhánh tại Hải Phòng có địa chỉ số 3 Lê Thánh Tông, tel: 0313.555.223 – Ƒax: 0313.555.224. Văn phòng đại diện của công ty đặt tại tỉnh Vĩnh Phúc – nằm ngay trong hệ thống nhà máy của hãng Piaggo. Hiện tại công ty có một kho hàng tại tỉnh Bình Dương.
32
Theo quyết định số 423/QĐ-TCHQ của Bộ Tài chính – Tổng Cục Hải Quan vào ngày 13 tháng 2 năm 2018, Công ty NMQ đã được công nhận hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan.
Khách hàng chiến lượng của Công ty :Công ty TNHH ABB, Piaggio Việt Nam, Công ty TNHH Siemens, Công ty DSV, Công ty DHL, Công ty TNT, Công ty IBM, Công ty Mía Đường Lam Sơn , Faurecia Interior Systems (Việt Nam)….Qua đây cũng có thể đánh giá dược công ty có một lượng khách hàng lớn và đa đạng. Đây là điểm mấu chốt để khẳng định con đường phát triển lớn mạnh của công ty so với các đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường, đồng thời góp phần không nhở để mở rộng ngành Logistics và kinh doanh xuất nhập khẩu tại Việt Nam.
2.1.2. Chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
2.1.2.1. Chức năng của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
Nhận hàng từ người gửi để vận chuyển : đóng gói bao bì, ghi kí mã hiệu, chuyển hàng từ kho của người gửi hàng tới cảng, bến tàu, bến xe v.v… theo thỏa thuận giữa người vận chuyển và người thuê vận chuyển.
Làm các thủ tục giấy tờ cần thiết : thủ tục hải quan, vận đơn vận chuyển, làm thủ tục gửi giữ hàng hóa v.v… để gửi hàng hóa hoặc nhận hàng hóa được vận chuyển đến.
Giao hàng hóa cho người vận chuyển, xếp hàng hóa lên phương tiện vận chuyển theo quy định, nhận hàng hóa được vận chuyển đến.
Tổ chức nhận hàng, lưu kho, lưu bãi, bảo quản hàng hóa hoặc thực hiện giao hàng hóa được vận chuyển đến cho người có quyền nhận hàng.
2.1.2.2. Lĩnh vực hoạt động của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
Các ngành nghề kinh doanh của công ty : cung cấp dịch vụ Logistics
- Vận tải hàng không : Cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không cho các khách hàng trong và ngoài nước.
- Vận tải đường biển : Cung cấp các dịch vụ vận chuyển bằng đường biển.
- Vận chuyển nội địa : Vận chuyển hàng hóa cho khách hàng trong nước (ví dụ :