33
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
( Nguồn : Phòng Tài chính – Kế toán ) Các bộ phận trong công ty đều có chức năng nhất định giúp việc quản lý thu chi diễn ra chặt chẽ. Mỗi bộ phận đều có những liên hệ mật thiết với nhau khiến hệ thống thông tin có sự liên kết, dễ dàng kiểm soát.
- Ban giám đốc : là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng cổ đông về quyền và nghĩa vụ của mình. Tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng kinh doanh; chỉ đạo việc kinh doanh hàng ngày của công ty; theo dõi lợi nhuận, chi phí, điều phối các dữ liệu của công ty. Ban giám đốc
HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng Tài chính – Kế
toán Phòng Xuất nhập khẩu
Bộ phận chứng từ
CÁC ĐƠN VỊ, CHI NHÁNH
Bộ phận giao nhận
34
cũng là bộ phận mang về các hợp đồng kinh doanh cho công ty, kết hợp với phòng kế toán để tạo ra biểu giá đối với từng khách hàng.
- Phòng xuất nhập khẩu : Đây là bộ phận nòng cốt của công ty, trực tiếp tiếp nhận các dự án, hợp đồng kinh doanh của công ty, điều phối công việc giữa các bộ phận hiệu quả và nhanh chóng. Phòng xuất nhập khẩu bao gồm bộ phận chứng từ và bộ phận giao nhận. Đây là bộ phận cung cấp cho kế toán thông tin dịch vụ cung cấp cho khách hàng cũng như các khoản chi phí phát sinh để thuận tiện cho việc hạch toán lợi nhuận.
- Bộ phận chứng từ : Tiếp quản các khâu từ khi tiếp nhận lô hàng như mở thủ tục hải quan, làm hồ sơ pháp lý cần thiết, theo dõi đơn hàng đến khi hoàn thành, thông báo với khách hàng những tình huống phát sinh. Đây cũng là bộ phận sẽ chào giá với khách hàng đối với những lô hàng đặc biệt, nằm ngoài biểu giá trong hợp đồng.
- Bộ phận giao nhận : tiếp nhận việc giao nhận chứng từ cho khách hàng, tiếp nhận thông tin các lô hàng để tiến hành điều phối xe hoặc thuê xe ngoài nếu tư liệu của công ty tại thời điểm đó không đủ đáp ứng.
- Phòng Tài chính – Kế toán : Chịu trách nhiệm với các nghiệp vụ đầu ra và đầu vào của công ty. Kế toán nhận và kiểm tra tính đúng đắn, hợp lệ của chứng từ dựa vào các thông tin từ phòng xuất nhập khẩu : chi phí, đơn giá bán, đối tượng xuất hóa đơn,… Kế toán hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và nộp báo cáo đình kỳ cho Ban giám đốc.