bằng đường biển tại công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
3.2.1.1 Tối thiểu hóa các chi phí * Mục tiêu của giải pháp:
- Hạn chế được chi phí phát sinh, góp phần nâng cao lợi nhuận cho công ty trong thời gian tới.
- Tận dụng được những chi phí giảm để đầu tư kinh doanh có lợi hơn.
* Cách thức thực hiện giải pháp:
- Tuyển chọn nhân viên đúng người, đúng việc, hạn chế tốn chi phí cho việc đào tạo đội ngũ nhân viên không chuyên môn làm mất thời gian và giảm hiệu quả kinh doanh dịch vụ.
- Giảm chi phí nhân công bằng cách chuyển dần những công việc giấy tờ lên hệ thống điện tử, tiếp cận nhanh với công nghệ 4.0 trong thời đại mới.
- Giảm nhiều các tổ chức hành chính như: tận dụng những cơ hội giảm giá dịch vụ bên ngoài, mua sắm trang thiết bị với giá ưu đãi, từ chối các dịch vụ không cần thiết đối với doanh nghiệp.
- Thương lượng với khách hàng về những khoản chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển để kiểm soát chi phí tốt hơn.
- Tận dụng tối đa, triệt để các phương tiện vận tải, kho bãi của công ty để quá trình vận chuyển và bảo quản hàng hóa trong giao nhận có hiệu quả, hạn chế thuê bên ngoài các dịch vụ mà chính công ty mình có sẵn gây nên nhiều chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận.
74
- Kiểm soát việc sử dụng tài sản công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí và không có mục đích.
- Thu hồi các khoản nợ từ phía của khách hàng để có nguồn vốn kinh doanh, hạn chế việc phải đi vay làm cho chi phí lãi vay cao.
- Hoạch định chiến lược chỉ tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quan cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự phát triển của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất…
* Dự kiến hiệu quả giải pháp mang lại:
- Cắt giảm được những chi phí cần thiết, nâng cao hiệu quả kinh doanh dịch vụ của công ty NMQ Logistics trong tương lai và đạt được mục tiêu đã định hướng để phát triển công ty.
- Tăng cao lợi nhuận của công ty.
3.2.1.2. Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên * Mục tiêu của giải pháp:
- Nâng cao tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên chứng từ đến nhân viên giao nhận như ở trình độ, khả năng ứng xử với khách hàng, tính linh hoạt khi xảy ra mọi tình huống phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa để đạt được hiệu quả công việc.
- Đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên có kinh nghiệm, làm việc hiệu quả hơn, giảm những chi phí không cần thiết cũng như tiết kiệm được thời gian, mang lại nhiều thành công cho công ty. Thu hút một lượng khách hàng lớn hơn về cho công ty và nâng cao năng lực, khả năng xử lí công việc.
* Cách thức thực hiện giải pháp:
Trong kinh doanh dịch vụ của mỗi một công ty trong lĩnh vực Logistics, ai cũng muốn bỏ ra ít nhất nhưng thu vào nhiều nhất, tức là mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Và con người là chủ thể của quá trình đó, điều khiển hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận cho công ty. Vì vậy công ty NMQ Logistics cần có những biện pháp để nâng cao trình độ tay nghề nhân viên như :
- Hàng năm công ty nên tổ chức một vài cuộc thi về kỹ năng nghiệp vụ, khả năng giải quyết tình huống liên quan đến nghiệp vụ giao nhận, xử lí tờ khai cho khách hàng…và có những phần thưởng khuyến khích cho những cá nhân xuất sắc, việc theo
75
dõi kiểm tra thường xuyên các kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên chính là điểm cốt lõi để tìm ra phương pháp đào tạo chuyên sâu và tốt nhất cho nhân viên.
- Ngay từ khâu tuyển dụng, công ty nên nghiêm túc tìm ra những nhân tài thực sự và nhiệt tình trong công việc. Như vậy mới đảm bảo được nhân viên nắm vững những nghiệp vụ tạo thuận lợi cho việc đào tạo sau này.
- Khuyến khích nhân viên trau dồi vốn ngoại ngữ (phổ biến nhất là tiếng Anh) để không chỉ thuận tiện trong việc làm việc với các đối tác nước ngoài mà còn nâng cao kiến thức, trình độ học vấn được các đối tác coi trọng và có cái nhìn tốt về công ty, cần có chế độ lương thưởng đối với những nhân viên mang lại hiệu quả kinh doanh cao trong công ty.
- Công ty cũng cần cập nhật, phổ biến các văn bản pháp luật, quyết định liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, những thay đổi của chính sách Nhà nước, các quy tắc Hải quan nhằm thực hiện một cách đúng đắn, tiết kiệm chi phí và thời gian làm thủ tục hải quan thông quan hàng hóa đúng thời hạn cho khách hàng, tránh những sai sót do thực hiện không đúng làm gia tăng chi phí phát sinh sửa sau thông quan, hàng hóa bị chững lại…
- Tổ chức các khóa học nghiệp vụ ngoại thương, pháp luật,… theo hình thức ngắn hạn và dài hạn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty trước mắt và lâu dài.
- Có chính sách đãi ngộ tốt, thưởng phạt rõ ràng, khuyến khích tinh thần tự giác làm việc của nhân viên.
- Lãnh đạo công ty phải có ý thức cao, gương mẫu và có trách nhiệm với công việc, dùng người đúng lúc đúng thời điểm, tránh tình trạng phân công công việc chồng chéo, không công bằng như người làm quá nhiều hay người làm quá ít.
* Dự kiến hiệu quả giải pháp mang lại:
- Tránh tạo áp lực cho nhân viên, tạo môi trường làm việc thoải mái nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao trong công việc.
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và rõ ràng, các chính sách đãi ngộ lương thưởng nhằm khuyến khích khả năng sang tạo có hiệu quả của các nhân viên.
3.2.1.3.Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng * Mục tiêu của giải pháp:
Đất nước từ khi bước sang kinh tế thị trường thì sự cạnh tranh diễn ra rất gay gắt. Khách hàng là yếu tố quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, họ làm chủ trong việc lựa chọn đối tác của mình. Do đó NMQ Logistics nếu muốn tồn tại thì việc giữ chân những khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới và khách hàng tiềm
76
năng luôn là nhiệm vụ hàng đầu của công ty. Đem lại sự hài lòng cho khách hàng là khẳng định chất lượng dịch vụ của công ty đối với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành.
* Cách thức thực hiện giải pháp:
Dưới đây là một vài những giải pháp để giữ chân khách hàng cũ, thu hút khách hàng mới và khách hàng tiềm năng :
- Công ty sẽ luôn tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để nắm bắt được thông tin phản hồi, từ đó đưa ra những chính sách hợp lí hơn.
- Khi nhận được những thông tin từ những khách hàng có công ty mới thành lập và có nhu cầu giao nhận hàng hóa xuất, nhập khẩu thì công ty cần tạo được những ấn tượng ban đầu, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài. Sau đó đưa những chính sách giá cạnh tranh nhưng hợp lí, làm nổi bật những lợi ích hơn so với những đối thủ cạnh tranh để ký hợp đồng ngay.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng giao nhận hàng hóa với khách hàng, những nhân viên chứng từ hay nhân viên giao nhận phải thực hiện đúng tiến độ cũng như đảm bảo việc kiểm tra chất lượng hàng hóa.
- Mọi khiếu nại của khách hàng đều được tiếp nhận và tư vấn kịp thời để đưa ra những phương hướng giải quyết tốt nhất, do đó liên kết với giải pháp trên, đó là đào tạo kiến thức nghiệp vụ để từ đó tư vấn cho khách hàng tốt hơn.
- Có những chính sách ưu đãi đối với khách hàng lâu năm, hay trong dịp kỉ niệm ngày thành lập công ty thì sẽ có ưu đãi giá cả.
- Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất/nhập khẩu, các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương, giải thích rõ cho khách hàng những vấn đề dễ gặp phải và biện pháp tránh xảy ra những vấn đề này dẫn đến phát sinh chi phí, mất thời gian và rắc rối sau này.
- Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: tư vấn khách hàng khi họ gặp phải những vấn đề, khúc mắc. Tạo mối quan hệ với khách hàng bằng cách thăm hỏi, quan tâm khách hàng – đó là cách để nhằm quảng bá thương hiệu của công ty, giúp công ty có chỗ đứng trên thị trường.
- Cần tạo ra những trang web, trang fanapge trên các mạng xã hội như Facebook, Instragram… để quảng bá thương hiệu của công ty tới với khách hàng, nhằm thu hút được một lượng khách hàng lớn hơn để mở rộng kinh doanh.
* Dự kiến hiệu quả giải pháp mang lại:
77
- Nhờ thu hút các khách hàng tiềm năng sẽ tạo đà phát triển cho công ty, tăng doanh thu, lợi nhuận trong tương lai.
3.2.1.4. Hạn chế được tính thời vụ của tính thời vụ, nâng cao tính linh hoạt của dịch vụ giao nhận hàng hóa
* Mục tiêu của giải pháp:
- Làm giảm sự ảnh hưởng của tính thời vụ đến hoạt động giao nhận gây khó khăn trong quá trình giao nhận.
- Từ đó điều tiết được lượng hàng hóa giao nhận đảm bảo công ty hoạt động tốt và ổn định doanh thu qua mỗi năm.
* Cách thức thực hiện giải pháp:
Tính thời vụ muốn nói đến ở đây bắt nguồn từ tính thời vụ của lượng hàng hóa xuất/nhập khẩu, đây chính là yếu tố tác động đến hoạt động giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, lượng hàng hóa xuất/nhập khẩu của nước ta khá đa dạng, nếu biết khai thác tốt thì công ty NMQ Logistics vẫn có thể chủ động được nguồn hàng giao nhận dù trong những hoàn cảnh khó khăn như diễn biến căng thẳng của dịch Covid-19, từ đó điều tiết được hoạt động kinh doanh dịch vụ của công ty.
Trước hết nếu muốn hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ thì công ty phải ký kết những hợp đồng lớn và dài hạn, đồng thời tạo dựng niềm tin vững chắc với khách hàng. Chiến lược này bắt buộc công ty phải có kế hoạch lâu dài, tuy nhiên hiện tại công ty có thể áp dụng những phương pháp trong giai đoạn ngắn hạn như :
- Giảm giá thời gian ít khách để thu hút khách hàng trong thời điểm lượng hàng đang đi xuống, mang lại nguồn thu nhập ổn định cũng như ổn định việc làm của các nhân viên trong công ty. Khi tạo ra một biểu giá mới thì nên xem phản ứng của khách hàng và từ các doanh nghiệp cạnh tranh khác để đưa ra những tư vấn hợp lí, chất lượng cho khách hàng để tạo niềm tin. Đây là chiến lược trong ngắn hạn nên công ty cũng cần phải xem xét kĩ lưỡng, nghiên cứu để đưa ra những quyết định đúng đắn.
- Tạo cho khách hàng những dịch vụ miễn phí trong thời gian ít khách – giải pháp này chính là đưa ra một số dịch vụ miễn phí có tính chất khuyến mãi cho khách hàng, ưu điểm là không động chạm đến cơ cấu giá cả. Các dịch vụ này có thể là: tăng cường kiểm tra hàng hóa đúng quy cách, đúng phẩm chất, không bị hư hỏng theo yêu cầu của khách hàng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng, kết hợp thêm các dịch vụ hỗ trợ khách hàng như tư vấn cho khách hàng về tình hình thị trường, hoạt động ngoại thương, luật pháp và các quyết định trong nước và quốc tế khi có sự thay đổi…
78
* Dự kiến hiệu quả giải pháp mang lại:
- Ổn định được nguồn hàng hóa giao nhận vào các mùa hàng xuống, đảm bảo quá trình giao nhận hàng hóa đến với khách hàng vẫn phải chất lượng, đúng quy cách, đúng yêu cầu của khách hàng.
- Mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo lượng khách hàng không bị ảnh hưởng bởi tính mùa vụ.
3.2.1.5. Nâng cao cơ sở vật chất văn phòng, cơ sở hạ tầng kho bãi, đầu tư thêm các phương tiện vận chuyển
Cần nâng cơ sở vật chất của văn phòng làm việc trong công ty, tạo môi trường làm việc chất lượng, thoải mái cho nhân viên bằng cách: luôn tăng cường kiểm soát được tình hình sử dụng máy tính làm việc, đường truyền Internet phải được đảm bảo duy trì tốt để hiệu quả công việc được nâng cao, tránh việc phát sinh chi phí sửa chữa và mất thời gian xử lí quá trình giao nhận hàng hóa. Thay mới khi cần thiết và thanh lý tài sản cố định cần hợp lí, có kế hoạch.
Công ty NMQ Logistics cần nâng cấp hệ thống kho bãi để giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho việc thuê kho ngoài khi trọng lượng hàng quá tải, mở rộng dịch vụ cho thuê kho bãi mang lại lợi nhuận cho công ty. Đối với việc kinh doanh kho vận, công ty cần các trang thiết bị hiện đại hơn để phục vụ việc bốc dỡ, bảo quản, vận chuyển hàng hóa…Đưa hệ thống máy tính vào kho để tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ ở kho.
Đối với các phương tiện vận tải nội địa cần phải được tận dụng tối đa thể tích và trọng tải nhằm giảm thiểu chi phí, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Định kỳ sửa chữa, kiểm tra chất lượng vận tải xe, nâng cấp đội xe chở hàng để phục vụ tận nơi cho khách hàng một cách nhanh chóng, đúng hạn, tránh tình trạng hư hỏng xảy ra trong quá trình giao nhận.