Tiêu chí thời gian là tiêu chí quan trọng và được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu, cùng là tiêu chí mà các doanh nghiệp khẳng định uy tín cũng như chất lượng của công ty so với mặt bằng chung các công ty khác. Thời gian giao nhận vận tải bao gồm thời gian làm thủ tục hải quan và thời gian đợi tàu cập bến để xếp dỡ các cont, lưu kho lưu bãi,…Nhận thức được điều này, NMQ Logistics đã không ngừng cải thiện qua từng khâu trong quy trình giao nhận để có thể đạt được hiệu quả tối ưu nhất và thỏa mãn nhu cầu của các khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty. Tiêu chí thời gian mà công ty hướng tới là 3 tiêu chí TIẾT KIỆM – AN TOÀN – CHÍNH XÁC.
Về tiêu chí tiết kiệm
NMQ Logistics sẽ đưa ra những phương hướng, kế hoạch chọn các tuyến đường vận chuyển giúp rút ngắn thời gian giao nhận cho từng lô hàng và theo nhu cầu của khách hàng. Để làm được điều này, NMQ Logistics và khách hàng sẽ lên kế hoạch để họp và đàm phán với nhau để đưa ra các giải pháp tối ưu nhất và đều mang về lợi ích cho mỗi bên. Ví dụ như bên phía khách hàng Siemens sẽ thực hiện việc gửi đầy đủ chứng từ cho NMQ trước ngày hàng về (tàu cập cảng) 1 đến 2 ngày để kịp lên tờ khai và chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ để làm thủ tục thông quan hàng hóa và giao luôn cho các khách hàng mà Siemens chỉ đinh. Việc lên tờ khai và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đối với các lô hàng nguyên container sẽ giúp cho các nhân viên hiện trường tại cảng sẽ làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hóa trở nên nhanh chóng, tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi tại cảng…Đối với những lô hàng cần giao gấp thì các nhân viên của công ty NMQ cũng thích ứng được nhanh hơn và triển khai kế hoạch giao hàng cho khách sẽ đúng kì hạn, có thể trong vòng nửa ngày khách hàng được chỉ định sẽ nhận được hàng.
Ngoài ra, công ty có nhiều mối quan hệ thân thiết với các đại lý hãng tàu, hãng tàu như OOCL, PIL, EMC, MAERSK, APL, HAPAG LLOYD, SM LINE, COSCO, CMA, MSC,.. và các cơ quan hải quan. Lịch trình tàu đi và tần suất tàu đều có thể dễ dàng theo dõi thông qua các trang web tracking của các đại lý hãng tàu, hãng tàu. Với đội ngũ nhân viên giao nhận giàu kinh nghiệm trong việc làm thủ tục giao nhận, thuộc nhiều các tuyến đường đi từ cảng về những nơi mà được chỉ định giao hàng cũng là một yếu tố giúp công ty đạt được thành tựu và được nhiều khách hàng lựa chọn tin dùng dịch vụ. Dưới đây là bảng kê thời gian tàu chạy và tần suất tàu chạy từ các cảng
60
bên đầu nước ngoài đến cảng Hải Phòng, giúp khách hàng có thể đặt lịch trình phù hợp cho mỗi lô hàng của mình:
Bảng 2.6. Các tuyến đƣờng và thời gian tàu chạy đến cảng Hải Phòng
STT Route
(Cảng đi)
Frequence (Tần suất tàu chạy)
Transit time (Thời gian di chuyển
– đơn vị: ngày)
1 Cảng Laem Chabang Mon 5-7
2 Cảng Bangkok Mon & Sun 3-4
3 Cảng Hamburg Thu 28-32
4 Cảng Frankfurt Wed 36-40
5 Cảng Shanghai Mon & Sat 4-7
6 Cảng Shenzhen Mon & Thu 3-4
7 Cảng Tokyo Wed & Sun 7-8
8 Cảng Kobe Sun 9-10
9 Cảng Busan Tue & Sun 6-8
10 Cảng Inchoen Sun 6-10
Về tiêu chí an toàn
Đội ngũ nhân viên giao nhận của công ty luôn biết đề phòng những bất trắc có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng từ cảng đến khách hàng như luôn bảo dưỡng, sửa chữa các xe đầu kéo, xe tải, chuẩn bị đầy đủ lốp, xăng dầu dự bị...Đội giao nhận tự phân công, phối hợp công việc với nhau một cách hợp lí, tránh phân việc chồng chéo việc lên nhau. Khi xảy ra sự cố kịp thời báo với bộ phận xuất nhập khẩu để sắp xếp liên lạc thuê một bên khác có địa chỉ gần nơi xảy ra sự cố để tránh mất thời gian dù có phát sinh chi phí nhưng vẫn đảm bảo tiến độ giao hàng đúng hạn, khách hàng hầu hết đều đánh giá cao điều này ở mỗi công ty kinh doanh dịch vụ giao nhận.
Về tiêu chí chính xác
Điều này đòi hỏi tính làm việc cẩn thận của đội ngũ nhân viên của công ty NMQ khi làm các biên bản giao nhận hàng hóa. Biên bản bàn giao hàng hóa (POD – Proof of Delivery), giao nhận hàng là văn bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa đã xây ra trên thực tế. Bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận hàng theo như sự thỏa thuận của hai bên trước đó. Mỗi một bên khách hàng sẽ có một form mẫu biên bản giao hàng riêng thể hiện những thông tin cần có như địa chỉ bên bán, bên mua, địa chỉ chỉ định nhận hàng và người đại diện nhận hàng, bảng kê hàng hóa có đầy đủ tên hàng và số lượng,…
61
Do vậy đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác để có một biên bản chính xác, tránh mất thời gian vì những sai sót như không đúng tên hàng, không đúng người nhận… gây mất uy tín, ảnh hương đến mối quan hệ giữa các bên.
Ngoài ra, NMQ cũng đang tiếp cận với những phần mềm mới phục vụ cho dịch vụ kinh doanh giao nhận như phần mềm Locy – giải pháp phần mềm quản lý Logistics của công ty Cổ phần Công nghệ Nam An Phú (ngoài phần mềm khai hải quan Ecus truyền thống) giúp cho các nhân viên sắp xếp, theo dõi và quản lý các đơn hàng của mình một cách dễ dàng hơn. Đồng thời giúp cho các nhân viên nâng cao kĩ năng chuyên môn nghiệp vụ, phục vụ tốt hơn khách hàng của mình.
2.3.2. Tiêu chí an toàn của hàng hóa
Bảng 2.7. Tỷ lệ rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng hóa tại cảng của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ giai đoạn 2017-2019
(Nguồn: Phòng Xuất Nhập Khẩu)
Qua thực tế cho thấy nhìn chung khâu nhận hàng và kiểm tra hàng của công ty ngày càng nhanh gọn, rút ngắn thời gian và những lỗi về hàng hóa ngày càng được cải thiện theo chiều hướng tốt.