hàng liên quan đến máy móc thiết bị phục vụ cho kinh doanh sản xuất của các doanh nghiệp nhập khẩu(chiếm tỷ lệ 40.3%), xếp sau đó là hàng tiêu dùng chiếm 28.5%. Các doanh nghiệp nhập khẩu như Faurecia, Siemens hay Nippon Sanso thì đều có các mặt hàng tái xuất tạm nhập, tạm nhập tái xuất, do đó các mặt hàng này chiếm tỷ lệ khá thấp là 8.9%. Các lĩnh vực khác xếp thứ ba với tỷ lệ 22.3%.
2.2.5. Quy trình thực tế giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Công ty
Dưới đây là sơ đồ quy trình thực tế giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ đã qua khảo sát và tài liệu của công ty mà em khai thác được :
2.2.5.1. Sơ đồ quy trình dịch vụ xuất nhập khẩu của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
Sơ đồ 2.1. Quy trình dịch vụ Xuất nhập khẩu của Công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
(Nguồn : Phòng Xuất nhập khẩu)
* Giai đoạn 1 : Tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng kinh doanh
Công ty chủ động tìm kiếm khách hàng bằng nhiều phương thức khác nhau như các trang web cung cấp thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu, dịch vụ sales xuất nhập khẩu, tư vấn trực tiếp đối với các nguồn khách hàng có sẵn.
Hợp đồng được ban quan trị công ty soạn thảo, phê duyệt và điều chỉnh trong quá trình đàm phán với phía doanh nghiệp khách hàng.
Giai đoạn 1 : Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng
Giai đoạn 2 : Tư vấn thủ tục hải quan
Giai đoạn 3 : Dịch vụ thủ tục hải quan
48
Công ty thực hiện ký kết hợp đồng với khách hàng sau khi cả hai bên đạt được thảo thuận mong muốn cũng như được đáp ứng được các yêu cầu công ty đối tác đưa ra.
Sau khi đã đi đến thỏa thuận, hai bên sẽ ký kết hợp đồng kinh doanh. * Giai đoạn 2 : Tư vấn quy trình xuất nhập khẩu
Mỗi doanh nghiệp khách hàng sản xuất, kinh doanh một lĩnh vực khác nhau, vì vậy công ty dựa trên các thông tin tài liệu, thực tế doanh nghiệp khách hàng cung cấp về hàng hóa để phân loại danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Công ty tiến hành phân loại hàng hóa, xây dựng quy trình thủ tục hải quan đối với từng loại mặt hàng, tư vấn dẫn chứng các quy định của pháp luật về từng loại danh mục hàng hóa để khách hàng nắm được các thủ tục cần thiết đối với việc xuất khẩu, nhập khẩu của doanh nghiệp.
* Giai đoạn 3 : Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng
Trường hợp công ty là đại lý hải quan cho khách hàng (chủ hàng), công ty có trách nhiệm quản lý, sử dụng mã số nhân viên đại lý hải quan để tiến hành các công việc khai báo và làm thủ tục tại cơ quan hải quan trong phạm vi được chủ hàng ủy quyền, công ty đứng tên trên tờ khai hải quan, dùng chữ ký số của công ty để truyền tờ khai.
Trường hợp công ty là người khai thuê hải quan, công ty không trực tiếp có tên trên tờ khai, hồ sơ khai quan của chủ hàng (với cơ quan Hải Quan thì người khai thuê chính là người của chủ hàng).
Công ty thực hiện các quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu như sau :
- Nhận chứng từ xuất khẩu, nhập khẩu từ khách hàng.
- Kiểm tra chứng từ xuất khẩu, nhập khẩu và phản hồi lại các thông tin cần sửa đổi, bổ sung trên chứng từ. Cung cấp thêm chứng từ còn thiếu. Bộ chứng từ cơ bản bao gồm : Hợp đồng/thỏa thuận (Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), vận đơn (B/L or AWB), Packing List, thông báo hàng đến (Arrival Notice), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các chứng từ khác.
- Kiểm tra thông tin mặt hàng khai báo hải quan: hàng hóa thông thường, hàng hóa thuộc diện chính sách ( hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu có điều kiện ) theo quy định của Nhà nước. Yêu cầu khách hàng cung cấp hoặc thực hiện dịch vụ làm thủ tục liên quan đến các mặt hàng chính sách bắt buộc nếu được yêu cầu.
49
- Khi bộ chứng từ đầy đủ và chính xác bộ phận khai báo hải quan tiến hành mở tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu (khai báo tờ khai hải quan, truyền tờ khai hải quan, chuẩn bị chứng từ bản gốc bắt buộc phải trình cơ quan hải quan tại chi cục hải quan mở tờ khai hoặc V5 - ký chứng từ cơ bản) và thông quan tờ khai hải quan.
- Thực hiện các dịch vụ sau thông quan : hoàn thuế, báo cáo quyết toán,…
- Thực hiện dịch vụ k m theo khai hải quan : dịch vụ làm giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), giấy phép nhập khẩu,…
* Giai đoạn 4 : Giao nhận, vận chuyển
Thực hiện các dịch vụ giao nhận và vận chuyển hàng hóa liên quan đến dịch vụ hải quan. Sau khi tờ khai thông quan, dựa vào yêu cầu của khách hàng, bộ phận giao nhận vận chuyển của công ty tiến hành các công việc như sau :
- Đối với hàng hóa nhập khẩu: Nhân viên giao nhận đem theo giấy giới thiệu của chủ hàng tới các tổ chức có liên quan nhận chứng từ bắt buộc để làm thủ tục lấy hàng. Tiến hành các thủ tục lấy hàng tại nơi hàng nhập khẩu tập kết (Kho hàng) và giao hàng tới địa điểm khách hàng chỉ định.
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: Bộ phận giao nhận, vận chuyển đến địa điểm được khách hàng chỉ định lấy hàng đưa lên phương tiện vận chuyển và vận chuyển đến địa điểm tập kết hàng xuất khẩu. Thực hiện các thủ tục cần thiết để bàn giao hàng hóa xuất khẩu cho cho cơ quan Hải quan nơi xuất khẩu.
Ngoài ra, công ty cung cấp dịch vụ lưu kho cho các lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu nếu được yêu cầu.
Khách hàng chủ yếu: Là những doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, xuất nhập khẩu. Ngoài ra công ty còn đảm nhận khâu trung gian cho các doanh nghiệp logistics lớn (DSV, SEMIENS, DHL…).
Chính sách thanh toán : Tùy thuộc vào từng khách hàng, công ty có những chính sách thanh toán khác nhau. Đối với khách hàng lẻ, khách hàng thanh toán theo từng lô, hạn thanh toán tùy thuộc vào thỏa thuận đã ký trước đó. Với những khách hàng lớn, công nợ được tổng hợp theo tháng.
2.2.5.2. Quy trình thực tế giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nguyên container tại công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
a, Sơ đồ giữa các bên liên quan : Công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ, Faurecia & Summit Interior Systems (Thailand) Co.,Ltd và Faurecia Interior Systems Việt Nam
Quy trình vận chuyển lô hàng container bằng đường biển với vận đơn là Seaway Bill of Lading (Express Bill of Lading : Một B/L được phát hành tới người gửi hàng
50
định sẵn - named consignee nhưng không có phát hành một bản B/L gốc nào, đây là loại B/L không chuyển nhượng được) tại công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ được thể hiện bởi sơ đồ mối liên hệ giữa các bên liên quan dưới đây :
Sơ đồ 2.2. Mối liên hệ giữa các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
Thái Lan Việt Nam
(5) (1)
(2) (4) (6)
(3)
Qua sơ đồ, ta thấy sự tác động lẫn nhau giữa các bên liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ :
(1) Công ty Faurecia & Summit Interior Systems (Thailand) ký kết hợp đồng xuất khẩu hàng hóa với công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam.
(2) Công ty Faurecia & Summit Interior Systems (Thailand) liên hệ với Forwarder để làm chứng từ và đặt tàu.
(3) Forwarder là công ty DSV OCEAN TRANSPORT A/S sẽ nhận là đại lý hãng vận chuyển, thuê tàu và phát hành Express B/L.
(4) Công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam ký hợp đồng dịch vụ giao nhận với công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ.
Nhà xuất khẩu
Faurecia & Summit Interior Systems (Thailand) Co.,Ltd
Nhà nhập khẩu
Faurecia Interior Systems Việt Nam
Forwarder DSV Ocean Transport A/S (Thái Lan) Công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ DSV Ocean Transport A/S thuê
51
(5) Công ty Faurecia & Summit Interior Systems (Thailand) sau khi đã gửi hàng thì gửi các chứng từ liên quan đến lô hàng cho công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam.
(6) Công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam gửi các chứng từ liên quan đến lô hàng cho công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ để làm các dịch vụ như khai báo hải quan thông quan hàng hóa, nhận vận chuyển hàng hóa đến cảng đích,…
b, Trình tự các bước thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển nguyên container tại công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
Dưới đây là sơ đồ trình tự các bước thực hiện quy trình giao nhận tại Công ty :
Sơ đồ 2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đƣờng biển tại công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ
Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp
đồng dịch vụ
Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra
bộ chứng từ
Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Khai báo hải quan điện tử Nhận kết quả phân
luồng từ tờ khai hải quan và đóng thuế Đăng kí mở tờ
khai hải quan tại cơ quan hải quan
Giao hàng cho chủ hàng Thanh lí hải quan
cổng Lấy bộ lệnh đến đóng tiền tại thương vụ và in phiếu EIR Trả lại container rỗng và nhận lại tiền cược Ra Debit Note và thu tiền phí dịch vụ
52
c, Phân tích quy trình thực tế giữa các bên liên quan: Công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ, Faurecia & Summit Interior Systems (Thailand) Co.,Ltd và Faurecia Interior Systems Việt Nam
Để tìm hiểu rõ hơn về nhập khẩu lô hàng container bằng đường biển của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ, dưới đây là quy trình giao nhận lô hàng 3 container mà công ty đã ký kết hợp đồng dịch vụ. Cụ thể, chúng ta sẽ phải tìm hiểu sơ lược về lô hàng, sau đó sẽ đi sâu vào các bước để có thể có một cái nhìn tổng quát hơn về quy trình giao nhận hàng hóa của công ty.
* Khái quát chung về lô hàng nhập khẩu :
1. Nhà xuất khẩu : Công ty Faurecia & Summit Interior Systems (Thailand )
Địa chỉ : 300/72 MOO.1 T.TASIT, RAYONG 21140, THAILAND
2. Nhà nhập khẩu : Công ty Faurecia Interior Systems (Vietnam )
Địa chỉ : Nhà máy lắp ráp tổng hợp, tổ hợp sản xuất Vinfast, KKT Đình Vũ – Cát
Hải, TT Cát Hải, H Cát Hải, thành phố Hải Phòng, Việt Nam.
Tên mặt hàng: Mặt hàng chủ yếu của công ty Faurecia Summit Interior Systems Thái Lan chủ yếu là các sản phẩm làm từ nhựa và là các phụ kiện để ốp, lắp vào ô tô. Mã mặt hàng, mã HS sẽ được khách hàng cung cấp cho công ty, dưới đây là hình ảnh :
53 Số lượng : 98 PP (Pallet)
Trọng lượng : 4,500 ki-lô-gam
Theo đơn đặt hàng theo số : PO 4700015554
Hóa đơn thương mại số : 4 invoice số 52134488 52134490 5213500 52134516 52134522 cùng phát hành vào ngày 17 tháng 3 năm 2021.
Vận đơn đường biển số : LCH0009607 được lập vào ngày 19 tháng 3 năm 2021. Cảng bốc hàng : LAEM CHABANG, THAILAND
Cảng dỡ hàng : HAIPHONG, VIET NAM
c.1. Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng dịch vụ
Các giám đốc và trưởng phòng Xuất nhập khẩu cùng làm việc với công ty TNHH DSV AIR & SEA – Chi nhánh Hà Nội ký kết hợp đồng, trong đó có quy định công ty TNHH DSV AIR & SEA – Chi nhánh Hà Nội sẽ ủy quyền cho công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ làm thủ tục hải quan thông quan hàng hóa từ cảng và xếp hàng hóa tại cảng đích. Công ty Faurecia Việt Nam cũng sẽ cùng ký kết hợp đồng giao nhận hàng hóa với công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ. Sau đó tiến hành xem xét, tìm hiểu các thông tin quan trọng liên quan về lô hàng như loại hàng hóa, số lượng, cảng dỡ và liên lạc với đại lý để tiến hành báo giá cho khách hàng. Nếu sau đó có những phát sinh hay thay đổi với những điều khoản của hợp đồng đã quy định thì sẽ được bổ sung bằng Phụ lục trong hợp đồng được thỏa thuận qua email (outlook), fax hoặc điện thoại để tránh những tranh chấp phát sinh không đáng có. Khi hai bên đã đạt được các thỏa thuận mong muốn thì hợp đồng sẽ có hiệu lực, các nhân viên chứng từ phòng Xuất nhập khẩu sẽ tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu.
c.2. Tiếp nhận thông tin lô hàng và kiểm tra chứng từ
Sau khi ký kết hợp đồng dịch vụ, công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam sẽ gửi mail bộ chứng từ cung cấp các thông tin cần thiết về lô hàng cho phòng Xuất nhập khẩu của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ bao gồm :
Đơn đặt hàng theo số : PO 4700015554
Hóa đơn thương mại số : 4 invoice số 52134488 52134490 5213500 52134516 52134522 cùng phát hành vào ngày 17 tháng 3 năm 2021. (Phụ lục số 5)
Vận đơn đường biển số : LCH0009607 được lập vào ngày 19 tháng 3 năm 2021. Phiếu đóng gói (Packing List)
Giấy chứng nhận xuất xứ C/O (nếu có ngay) Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice)
54
Sau khi nhận bộ chứng từ, phòng Xuất nhập khẩu từng bước tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và tính đồng bộ của bộ chứng từ để làm khâu thủ tục hải quan, tư vấn thủ tục hải quan được nhanh chóng và thuận lợi.
Đồng thời kiểm tra các chứng từ có liên quan đến lô hàng này. Trong quá trình kiểm tra, nếu có phát hiện sai sót thì phải báo ngay cho công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam để kịp thời sửa chữa, bổ sung, tránh làm mất thời gian, chi phí điều chỉnh, ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận lô hàng.
c.3. Lấy lệnh giao hàng ( D/O )
Trong trường hợp này, công ty DSV OCEAN TRANSPORT A/S là Forwarder sẽ phát hành lệnh giao hàng (D/O) cho công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam. Công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam sẽ làm giấy ủy quyền giao nhận hàng hóa cho công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ. Khi cả hai bên đóng dấu, giấy ủy quyền giao nhận hàng hóa giữa hai bên sẽ có hiệu lực pháp lý, khi đó nhân viên giao nhận của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ muốn đi nhận hàng và thanh toán hộ cho công ty Faurecia, sẽ cần cầm theo :
- Giấy ủy quyền giao nhận hàng của 2 công ty (Phụ lục số 1) - Giấy giới thiệu của công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam - Vận đơn đường biển (B/L)
- Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice) (Phụ lục số 3)
Và khi phát lệnh giao hàng cho nhân viên giao nhận của công ty Cổ phần Tiếp vận NMQ, hãng tàu hay forwarder sẽ thu phí. Phí này gọi là phí phát lệnh (phí D/O). Bên cạnh phí D/O, khi đi nhận lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận cần thanh toán một số chi phí khác như phí vệ sinh container, phí THC, Handling, hoặc phí cược container theo quy định của mỗi hãng tàu (hàng FCL), do vậy, nhân viên giao nhận nên giữ lại Bill nếu cần kiểm tra.
c.4. Khai báo hải quan điện tử
* Giới thiệu khái quát về phần mềm ECUS5VNACCS 2018:
Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS được thiết kế theo chuẩn mực của Hệ thống Hải quan điện tử hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ của hệ thống VNACCS/VCIS do Hải quan Nhật Bản tài trợ. Mở rộng các thủ tục đăng ký như thủ tục đăng ký danh mục miễn thuế, thủ tục áp dụng chung cả hàng mậu dịch và phi mậu dịch, thủ tục đơn giản đối với hàng hóa trị giá thấp, quản lý hàng hóa tạm nhập, tái xuất. Đồng thời vẫn hỗ trợ đầy đủ các chức năng khai báo đến hệ thống tiếp nhận tập
55
trung, chuẩn thông điệp kết nối được cập nhật liên tục theo thông tư ban hành mới nhất.
Sau khi kiểm tra xong đầy đủ bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ tiến hành khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5VNACCS. Nếu có sai sót giữa các bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ gọi điện cho khách hàng là công ty Faurecia Interior Systems Việt Nam để cùng sửa lại thông tin trên bộ chứng từ.
(Nguồn : Máy tính công ty ) c.5.Nhận kết quả phân luồng từ tờ khai và đóng thuế
Sau khi đăng kí thành công bản “Khai trước thông tin tờ khai IDA” và kiểm tra đúng thông tin do hệ thống trả về và in tờ khai (bản thử) gửi cho khách hàng kiếm tra,