Việc điều chỉnh, điều khiển quá trình giáo tiếp diễn ra rất phức tạp, sinh động. Bởi lẽ có rất nhiều thành phần tâm lý tham gia mà trớc hết là hoạt động nhận thức, tiếp theo là thái độ và hành vi ứng xử. Sự phối hợp hoạt động của 3 thành phần này cần phải nhịp nhàng, hợp lý. Khi sự phối hợp đã nhuần nhuyễn thì cả ba thành phần này dờng nh hòa váo
nhau tạo nên sự điều chỉnh quá trình giao tiếp rất tự nhiên nh một quá trình tự động và rát hiệu quả. Để điều khiển, điều chỉnh mình và đối tợng giao tiếp, trớc hết phải có khả năng tìm ra đề tài giao tiếp, duy trì nó, xác định đợc nguyện vọng, hứng thú của đối tợng, chủ thể giao tiếp có khả năng làm chủ trạng thái cảm xúc của bản thân, biết sử dụng hiệu quả các phơng tiện giao tiếp có thể sử dụng. Từ đó, ta thấy có thể chia kỹ năng điều khiển điều chỉnh thành các kỹ năng thành phần nh sau:
i/Kỹ năng làm chủ trạng thái cảm xúc của bản thân
Kỹ năng làm chủ trạng thái cảm xúc của bản thân biểu hiện ở khả năng tự kiềm chế bản thân để không có những hành vi không cần thiết trong giao tiếp. Có thể là che dấu đợc tâm trạng khi cần thiết, điều chỉnh và điều khiển các diễn biến tâm lý của mình và các ph- ơng pháp tiến hành giao tiếp hợp lý. Khi bắt đầu tiếp xúc với đối tợng ta nói gì, làm gì, để thu hút đối tợng, để bắt đầu cuộc tiếp xúc ra sao cho quá trình giao tiếp tự nhiên thoải mái và hiệu quả... Điều đó buộc chủ thể phải biết làm chủ tâm trạng của mình, hiểu đợc nhu cầu, hứng thú của đối tợng để đa ra thông báo mới lạ hay nụ cời thiện cảm hoặc một câu nói đùa đúng chỗ.
Chủ thể giao tiếp biết làm chủ trạng thái, cảm xúc của bản thân đợc thể hiện điệu bộ, ánh mắt, nụ cời, hành vi phản ứng phù hợp với đối tợng, hoàn cảnh, mục đích, nội dung giao tiếp. Để tự chủ hành vi, kiềm chế cảm xúc và tình cảm của mình một cách hợp lý, chủ thể giao tiếp cần đọc đợc những biểu hiện bên ngoài của đối tợng giao tiếp, hiểu đợc họ muốn gì để mình có sự biểu cảm phù hợp.
Những dấu hiệu nh: ngợng ngùng, rụt rè, không ăn nhập, miễn cỡng, không hợp lý, loạn nhịp điệu...đều chứa đựng một ý muốn thầm kín, một biến đổi tâm lý nào đó trong sâu thẳm của đối tợng hoặc chủ thể giao tiếp; những dấu hiệu do đối tợng không làm chủ đợc mà bộc lộ ra, nhng đôi khi lại là sự cố tình thể hiện chúng trong giao tiếp.
Trong nhiều trờng hợp, chủ thể và đối tợng giao tiếp phải thật quan tâm đến nhau, thật tinh ý và có kinh nghiệm thì mới thấy đợc sự đổi thay nhu cầu trong giao tiếp của đối tợng giao tiếp.
ii/ Kỹ năng sử dụng phơng tiện giao tiếp
Phơng tiện giao tiếp đặc trng cho con ngời là ngôn ngữ. các nghiên cứu tâm lý học đã khẳng định: nếu nội dung của lời nói tác động vào ý thức thì ngữ điệu của nó tác động mạnh mẽ đến tình cảm của con ngời. Ngoài ngôn ngữ diễn cảm thì tác phong, điệu bộ, nét mặt, cái nhìn nụ cời...có tác dụng bổ sung cho thái độ của chủ thể giao tiếp.
Ngời có kỹ năng sử dụng phơng tiện giao tiếp là ngời linh hoạt chủ động sử dụng những gì mình có. Từ lời nói đến các biểu cảm của bản thân để nói lên những gì mình cần nói. Những lúc cần nói thì phải biết nói, lúc cần im lạng phải biết im lặng, lúc cần ánh mắt nụ cời thì phải biết dùng ánh mắt, nụ cời…
Việc sử dụng ngôn ngữ là một nghệ thuật nên cách dùng từ, chọn ngữ điệu phù hợp với nội dung và hoàn cảnh giao tiếp là quan trọng. Việc sử dụng phơng tiện giao tiếp phi ngôn ngữ nh: các cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cời phải các yêu cầu sau:
Hành vi, cử chỉ phải phù hợp với vị thế của chủ thể giao tiếp
Các thành phần phi ngôn ngữ phải hài hòa phù hợp với đối tợng, tình huống, nội dung và mục đích giao tiếp.
Khi sử dụng các phơng tiện giao tiếp phi ngôn ngữ cần tự nhiên, đúng với bản chất của chủ thế giao tiếp
Kỹ năng sử dụng các phơng tiện giao tiếp vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật, đòi hỏi chủ thể giao tiếp phải làm chủ các phơng tiện giao tiếp của mình. Khi chủ thể làm chủ đợc các phơng tiện giao tiếp thì có thể sử dụng chúng một cách hợp lý
iii Kỹ năng/ điều khiển đối tợng giao tiếp.
Đây là một kỹ năng khó. Vì không dễ gì điều khiển những ngời ở vị thế cao hơn mình. Tuy nhiên, để quá trình giao tiếp có hiệu quả, ngời nào chủ động tổ chức giao tiếp thì phải dẫn dắt quá trình giao tiếp diễn ra đúng mục đích, đúng nội dung. Muốn vậy, chủ thể phải điều khiển đối tợng tập trung vào nội dung chính để đạt đợc mục đích giao tiếp, không để
đối tợng dẫn dắt quá trình giao tiếp sang một hớng khác. Chủ thể phải chế ngự đợc đối t- ợng, điều khiển đợc đối tợng: lúc nào mình nói, luc nào để đối tợng nói…phải đợc sắp xếp hợp lý. Tức là chủ thể phải phác thảo kế hoạch sơ bộ và làm cho quá trình giao tiếp diễn ra đúng kế hoạch đã phác thảo.
Ngoài ra, muốn điều khiển đợc đối tợng phải hiểu rõ đối tợng và khéo léo điều khiển đối tợng, làm cho đối tợng bị điều khiển mà không có cảm giác mình bị dẫn dắt. Nh vậy, quá trình điều khiển phải tự nhiên và phù hợp với nội dung và hoàn cảnh giao tiếp