Sau khi kờnh phõn phối đó được thiết kế hay doanh nghiệp đó chọn một phương ỏn kờnh vấn đề quan trọng là phải quản lý, điều hành hoạt động của chỳng. Việc quản lý kờnh tập trung vào cỏc hoạt động lựa chọn kờnh, khuyến cỏc thành viờn kờnh, đỏnh giỏ hoạt động của cỏc thành viờn kờnh và giải quyết mõu thuẫn của cỏc kờnh.
1.2.6.1. Tuyển chọn cỏc thành viờn kờnh
Giống như việc lựa chọn nhõn sự cho doanh nghiệp, trong quỏ trỡnh tổ chức hoạt động của kờnh, doanh nghiệp phải lựa chọn và thu hỳt những trung gian cụ thể tham gia vào kờnh phõn phối của mỡnh. Tuyển chọn thành viờn kờnh cú ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của kờnh. Do vậy, việc lựa chọn thành viờn kờnh là một việc rất quan trọng, phải được xem xột kỹ lưỡng, đưa ra cỏc tiờu chuẩn và phương phỏp lựa chọn để cú thể tuyển chọn chớnh xỏc cỏc thành viờn kờnh.
Việc tuyển chọn thành viờn kờnh là cụng việc cuối cựng của việc thiết kế kờnh. Tuy nhiờn, quyết định tuyển chọn thành viờn kờnh là thường xuyờn, cần thiết ngay cả khi khụng thay đổi cấu trỳc kờnh. Bởi thực tế doanh nghiệp cú thể muốn mở rộng thị trường hoặc tuyển chọn để thay thế thành viờn kờnh đó bỏ khỏi kờnh. Qỳa trỡnh lựa chọn thành viờn kờnh gồm ba bước cơ bản:
- Tỡm kiếm cỏc thành viờn kờnh cú khả năng
- Dựng cỏc tiờu chuẩn tuyển chọn để đỏnh giỏ khả năng phự hợp của cỏc thành viờn kờnh
- Bảo đảm thành viờn này là chắc chắn tham gia kờnh.
1.2.6.2. Khuyến khớch cỏc thành viờn kờnh phõn phối
Để cỏc trung gian phõn phối hoàn thành tốt nhất cụng việc của họ và để cỏc thành viờn hợp tỏc chặt chẽ với nhau lõu dài trong hoạt động tiờu thụ sản phẩm, cỏc doanh nghiệp bảo hiểm cần thường xuyờn chỳ trọng thực hiện khuyến khớch, động viờn cỏc trung gian phõn phối. Doanh nghiệp phải tỡm
hiểu nhu cầu, mong muốn và những khú khăn của cỏc thành viờn kờnh. Trờn cơ sở những nhu cầu và vướng mắc đú đưa ra sự trợ giỳp cỏc thành viờn kờnh; lónh đạo kờnh thụng qua sử dụng quyền lực một cỏch cú hiệu quả
- Tỡm ra cỏc nhu cầu và mong muốn của cỏc thành viờn kờnh
Muốn khuyến khớch cỏc thành viờn trong kờnh thành cụng thỡ doanh nghiệp cần phải cố gắng tỡm hiểu xem những người này cần gỡ từ cỏc mối quan hệ trong kờnh, họ cú những nhu cầu và đang gặp phải trở ngại gỡ? Cỏc trung gian phõn phối họ là những cỏ nhõn, những doanh nghiệp kinh doanh độc lập, họ là một thị trường độc lập, cú sức mạnh và cú kế hoạch kinh doanh riờng. Trong nhiều trường hợp quan điểm và mong muốn của doanh nghiệp với cỏc trung gian phõn phối là khỏc nhau, do vậy cần phải điều tra để cú những chớch sỏch thớch ứng với nhu cầu và mong muốn của họ. Để nhận biết về nhu cầu và mong muốn của cỏc thành viờn trong kờnh, doanh nghiệp cú thể sử dụng cỏc cỏch như:
+ Thực hiện cỏc cuộc nghiờn cứu thành viờn kờnh do doanh nghiệp thực hiện
+ Thực hiện cỏc cuộc nghiờn cứu về thành viờn kờnh do người ngoài thực hiện
+ Đỏnh giỏ kờnh Marketing : nhằm thu thập cỏc dữ liệu để xem xột cỏc thành viờn trong kờnh đó tiếp nhận chương trỡnh Marketing của doanh nghiệp như thế nào, mối quan hệ ở đõu là bền vững, ở đõu là yếu, doanh nghiệp phải làm gỡ để mối quan hệ trong kờnh cú thể đứng vững và tốt nhất.
+Thụng qua hội đồng tư vấn của doanh nghiệp, sẽ cú lợi là : một là nú tạo ra sự cụng nhận đối với cỏc thành viờn trong kờnh, hai là cung cấp một phương tiện để người xỏc định và bàn bạc về những yờu cầu và khú khăn chung khụng giỳp cho việc cải thiện toàn bộ hệ thống liờn lạc trong kờnh.
- Giỳp đỡ và khuyến khớch cỏc thành viờn kờnh
Sau khi nghiờn cứu nhu cầu và khú khăn của cỏc thành viờn kờnh, cỏc doanh nghiệp cần cú nỗ lực khuyến khớch và giỳp đỡ cỏc thành viờn kờnh đỏp
ứng được cỏc nhu cầu và giải quyết khú khăn của họ. Sự hỗ trợ này nếu được thực hiện thớch hợp sẽ giỳp tạo ra một nhúm cỏc thành viờn kờnh tớch cực, năng động và gắn bú với doanh nghiệp.
Để hỗ trợ, khuyến khớch cho cỏc thành viờn kờnh một cỏch tốt nhất, doanh nghiệp bảo hiểm phải xõy dựng kế hoạch trước một cỏch cẩn thận và phải cú những chương trỡnh cụ thể. Cú nhiều phương phỏp hỗ trợ, khuyến khớch cỏc thành viờn kờnh. Cú thể chia thành 3 nhúm phương phỏp sau:
- Nhúm 1 : Hỗ trợ trực tiếp. Cỏc hỡnh thức cho sự hỗ trợ rất đa dạng, cỏc doanh nghiệp cú thể hỗ trợ cỏc thành viờn kờnh trong cụng tỏc quảng cỏo, thanh toỏn, đào tạo, giỏm định, giải quyết quyền lợi bảo hiểm cho khỏch hàng, chăm súc khỏch hàng, hỗ trợ vật phẩm tặng khỏch hàng ...
Nhúm 2 : Hợp tỏc. Một kế hoạch hợp tỏc giữa doanh nghiệp với những người phõn phối sẽ làm tăng mức độ kớch thớch cỏc thành viờn hoạt đụng. Sự hợp tỏc khụng chỉ cú nghĩa về mặt hợp phỏp mà hơn thế cũn đưa ra một mối quan hệ hỗ trợ giữa cỏc thành viờn trong kờnh dựa trờn sự mụ tả tỉ mỉ về vai trũ chung của họ trong kờnh.
Nhúm 3: Lập chương trỡnh phõn phối. Là sự phỏt triển một kờnh theo hoạch định và được quản lý một cỏch chuyờn nghiệp. Chương trỡnh vày được phỏt triển dưới dạng nỗ lực chung giữa doanh nghiệp và cỏc thành viờn trong kờnh nhằm kết hợp nhu cầu của cả 2 bờn .
Cỏc nhúm phương phỏp này đều tập trung vào việc tạo ra quan hệ liờn kết chặt chẽ trong kờnh. Chỳng chỉ khỏc nhau ở mức độ kế hoạch hoỏ và điều khiển từ chỗ chỉ là cỏc biện phỏp khuyến khớch đơn lẻ, khụng được tớnh toỏn trước đến thiết lập một hệ thống marketing theo chiều dọc cú quy hoạch và được quản trị một cỏch chuyờn nghiệp. Ở chương trỡnh phõn phối, doanh nghiệp lập ra một bộ phận nằm trong bộ phận marketing để hoạch định quan hệ với cỏc trung gian phõn phối, nú xỏc định nhu cầu của cỏc trung gian và xõy dựng cỏc chương trỡnh phõn phối để giỳp cỏc thành viờn trong kờnh hoạt động đạt mức tối ưu.
Ngoài việc giỳp đỡ cỏc thành viờn kờnh nờu trờn, để cỏc thành viờn kờnh vận hành cú hiệu quả, đỏp ứng được những nhu cầu doanh nghiệp đề ra, thỡ cỏc nhà quản trị kờnh phải cú những biện phỏp nhằm kớch thớch cỏc thành viờn trong kờnh. Cỏc biện phỏp kớch thớch này cú tỏc động rất quan trọng đến chất lượng của kờnh, thỳc đẩy mối quan hệ chặt chẽ giữa cỏc thành viờn trong kờnh. Doanh nghiệp khuyến kớch cỏc hoạt động của cỏc thành viờn kờnh thụng qua việc sử dụng quyền lực một cỏch khộo lộo và cú hiệu quả. Cơ sở của quyền lực dựa trờn 5 nguồn: phần thưởng, ỏp đặt, hợp phỏp, thừa nhận và chuyờn mụn.
1.2.6.3. Đỏnh giỏ hoạt động cỏc thành viờn kờnh
Đỏnh giỏ hoạt động của cỏc thành viờn kờnh là một cụng việc rất quan trọng, cần được thực hiện định kỳ, thường xuyờn bởi vỡ thụng qua đú doanh nghiệp bảo hiểm sẽ biết được những điểm mạnh, điểm yếu của cỏc thành viờn kờnh và nguyờn nhõn dẫn đến, từ đú cú những phương phỏp điều chỉnh thớch hợp. Doanh nghiệp bảo hiểm cú thể đỏnh giỏ hoạt động của cả cỏc thành viờn theo những tiờu chuẩn như đỏnh giỏ mức doanh thu đạt được, số lương hợp đồng tỏi tục, số lượng hợp đồng mới, giỏ trị hợp đồng, khỏch hàng, sản phẩm, thực hiện chế độ bỏo cỏo, cung cấp thụng tin, đỏnh giỏ rủi ro trước khi nhận bảo hiểm, nộp phớ bảo hiểm, mức độ hợp tỏc trong chương trỡnh quảng cỏo, huấn luyện nhõn viờn và những dịch vụ họ phải làm cho khỏch hàng, chi phớ hoa hồng, chi phớ hỗ trợ khai thỏc ....
Doanh nghiệp thường đặt định mức doanh thu phớ bảo hiểm cho cỏc thành viờn kờnh theo mỗi thời kỳ và cú thể đưa ra bảng mức doanh số đạt được của từng thành viờn kờnh, đồng thời cú tỉ lệ tăng trưởng trung bỡnh và thị phần đạt được để làm tiờu chuẩn đỏnh giỏ.
Số lượng khỏch hàng, hợp đồng tỏi tục, hợp đồng khai thỏc mới cũng là chỉ tiờu quan trong vỡ nú đỏnh giỏ được năng lực, sự nhiệt tỡnh của cỏc thành viờn kờnh trong việc thực hiện cụng việc và làm cơ sở để đỏnh giỏ tiềm năng thị trường và thị phần của doanh nghiệp. Số lượng hợp đồng khụng đồng
nghĩa với doanh thu. Hợp đồng nhiờu nhưng chưa chắc doanh thu đó cao vỡ nú phụ thuộc vào giỏ trị hợp đồng.
Thời hạn nộp phớ bảo hiểm cũng là một trong những chỉ tiờu quan trọng. Thụng thường cỏc doanh nghiệp bảo hiểm yờu cầu đại lý, nhõn viờn khai thỏc trực tiếp phải thụng bỏo việc ký kết hợp đồng (bỏn hàng) và nộp tiền cho doanh nghiệp ngay trong ngày đối với hợp đồng phỏt sinh, để trỏnh trường hợp khỏch hàng và đại lý, nhõn viờn thụng đồng trục lợi bảo hiểm hoặc chiếm đoạt phớ bảo hiểm....
Thời gian bỏn hàng thể hiện mức độ quản lý, nguyờn tắc trong cụng việc, phương cỏch kinh doanh và uy tớn của cỏc thành viờn. Nú đỏnh giỏ trỡnh độ dịch vụ của cỏc thành viờn kờnh.
Cung cấp đầy đủ, chớnh xỏc và nhanh chúng đối với những thụng tin liờn quan đến khỏch hàng, đối thủ, mụi trường chớnh trị – phỏp luật tại đại bàn là rất quan trọng để giỳp doanh nghiệp kịp thời đưa ra những chớnh sỏch, biện phỏp phự hợp với tỡnh hỡnh cạnh tranh và phục vụ khỏch hàng một cỏch tốt nhất.
Dịch vụ trước và sau bỏn hàng của cỏc thành viờn là tiờu thức đỏnh giỏ mức độ cạnh tranh và phỏt triển thị trường, những tiờu thức này rất quan trọng trong vai trũ mắt xớch của mỗi thành viờn trong kờnh.
- Chi phớ hoa hồng và chi hỗ trợ khai thỏc (chi quản lý) cho cỏc thành viờn kờnh. Chỉ tiờu này cho biết một đồng chi hoa hồng, chi hỗ trợ tham gia tạo ra bao nhiờu đồng doanh thu bảo hiểm. Chỉ tiờu này rất quan trọng vỡ đỏnh giỏ được hiệu quả sử dụng hoa hồng và chi quản lý…
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CễNG TÁC QUẢN TRỊ KấNH PHÂN PHỐI SẢN PHẨM BẢO HIỂM CỦA BẢO VIỆT VIỆT NAM