Hãy cùng nhau nỗ lực
HỎI: Virgin là một tập đoàn với nhiều mảng kinh doanh đa dạng và văn hóa trao quyền. Ông làm cách nào để tránh được những gián đoạn trong giao tiếp và đảm bảo các quyết định đúng được đưa ra? Một câu hỏi nữa là ông giải quyết hàng trăm e-mail nhận được như thế nào? Bí quyết là gì?
– Shezad Virji, Kenya
ĐÁP: Khi đọc các e-mail gần đây, tôi đã rất ngạc nhiên về lượng câu hỏi mà độc giả đưa ra về chủ đề làm thế nào để quản lý tốt hơn thời gian khi họ phải làm công việc điều hành các doanh nghiệp (và cuộc sống) phức tạp.
Khi một doanh nghiệp thành công trưởng thành và mở rộng, các cấp bậc bắt đầu xuất hiện và các thành viên trong ban quản lý cấp cao có thể dễ dàng lâm vào tình trạng quá tải bởi hàng núi các cuộc họp và thư từ. Trong giai đoạn này, một doanh nhân phải đối mặt với thử thách làm thế nào để quản lý hiệu quả cơ cấu mới này – giống như việc nắm vững trò quay đĩa của người Trung Quốc – và đây là một giai đoạn chuyển tiếp có khả năng phá hỏng nhiều doanh nghiệp.
Đầu tiên, chúng ta hãy nói đến cách quản lý thời gian, bước đầu tiên để quản lý những rắc rối của một doanh nghiệp. Trung bình tôi nhận được khoảng 400 tin nhắn mỗi ngày, vì vậy quản lý thời gian hiệu quả là một vấn đề lớn đối với tôi. Tôi biết rằng một số nhà điều hành cấp cao chỉ đơn giản là xóa mọi e-mail từ những người mà cá nhân họ không quen biết với lý do những tin nhắn như vậy chỉ tạo thêm sự sao nhãng không cần thiết. Đối với họ, việc tìm ra bất kỳ ý kiến hấp dẫn nào, nếu có, không có ích bằng việc loại bỏ mọi e-mail không mời này. Tôi cho rằng đây là một cách giải quyết bất lịch sự và không hay trong kinh doanh.
Nhớ lại thời điểm tôi mới bắt đầu và cần lời khuyên, tôi cố trả lời e-mail của độc giả càng nhiều càng tốt. Khi đang không di chuyển, tôi luôn tìm cách phân phối thời gian để nhìn qua một lượt danh sách, đọc các câu trả lời nhanh cho các trợ lý của tôi,
chuyển một số cho các đồng nghiệp và luôn tự viết một hai câu trả lời dài hơn, chi tiết hơn. Đây là cách hiệu quả nhất để tôi giải quyết hòm thư đến, và trong khi làm vậy, tôi được biết về các xu hướng có thể ảnh hưởng đến việc kinh doanh của Virgin hay
những vấn đề có thể khiến tôi chú ý.
Bạn phải quản lý chiếc điện thoại của bạn; đừng để nó quản lý bạn! Có quá nhiều nhà điều hành kiểm tra điện thoại khi đang họp và trong suốt giờ nghỉ của họ. Bên cạnh thực tế rằng việc này không khác gì một hành động thô lỗ trong cuộc họp, nó còn gây ra sự mất tập trung và ảnh hưởng tiêu cực đến việc ra quyết định. Hãy cho thiết bị nhỏ đó thấy ai mới là chủ trong mối quan hệ này! Hãy dành ra một khoảng thời gian và tập trung sử dụng nó chỉ trong khoảng thời gian đó: kiểm tra e-mail trong khoảng một giờ rồi sau đó, tập trung vào những công việc trước mắt.
Khi bạn nghĩ về cách quản lý thời gian, không chỉ của riêng mình, mà còn của mọi nhân viên, bí quyết là giúp mọi người giữ tập trung. Trong những năm gần đây, tôi
ngày càng nhận thức rừ điều này. Tụi đó mời cỏc nhúm doanh nhõn đến những buổi gặp mặt tại đảo Necker, ở đây sẽ có các chuyên gia chia sẻ về các vấn đề như biến đổi khí hậu, nghèo đói và hòa bình. Tôi thường dành một chút thời gian để nói về trải nghiệm của bản thân, hy vọng chia sẻ được những bài học có ích đối với các khách mời mà nhiều người trong số họ là những quản lý đang trong quãng thời gian chuyển tiếp một công ty khởi nghiệp khởi đầu với hai bàn tay trắng thành một công ty hùng mạnh.
Lời khuyên mà các doanh nhân thấy hữu ích nhất trong giai đoạn này là trao cho những người còn lại trong đội của họ không gian để làm việc – trong nhiều trường hợp, bằng cách chuyển phòng làm việc của bạn ra khỏi tòa nhà. Hãy loại bỏ sự hiện diện của bạn khỏi các công việc hằng ngày của công ty, nếu không, hãy tìm ai đó thay thế bạn chỉ đạo các hoạt động để bạn có đủ khoảng thời gian không bị gián
đoạn để giải quyết những việc lớn và lên kế hoạch cho hướng đi tương lai của công ty.
Nếu không chia nhỏ khối lượng công việc, bạn và đội của bạn nhiều khả năng sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý sự phức tạp, hoặc có thể tranh giành trách nhiệm điều hành công ty hiện tại thay vì xác định những chiến lược cho tương lai.
Bạn phải chắc rằng mình đã tuyển dụng được những con người tuyệt vời, đáng tin cậy, để điều hành doanh nghiệp. Nhưng hãy nhớ rằng, không có hai người nào làm việc giống hệt nhau và những người thay thế bạn sẽ không làm những việc như bạn. Tất cả mọi người – kể cả bạn – đều đôi khi mắc sai lầm, nhưng bạn phải cưỡng lại cảm giác thúc ép muốn lấy lại quyền kiểm soát. Đây là cách duy nhất để truyền ý thức trách nhiệm thực sự vào mỗi nhân viên, từ đó thúc đẩy ban quản lý cấp cao của bạn điều hành doanh nghiệp như thể họ là chủ sở hữu nó.
Tôi thường nói về các lợi thế của việc giữ doanh nghiệp của mình ở quy mô nhỏ, một trong những điểm mạnh của tập đoàn Virgin xét trên khía cạnh truyền đạt thông tin.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ của chúng tôi cần ít cấp bậc hơn, do đó, người của chúng tôi dễ dàng biết ai đang làm gì và tại sao hơn.
Bạn có thể xây dựng hệ thống giao tiếp tốt trong công ty bằng cách bảo đảm rằng những cuộc thảo luận được xõy dựng trờn nền tảng cởi mở, ngụn từ rừ ràng và sẵn sàng lắng nghe tất cả các ý kiến góp ý và chia sẻ. Khi nói “tất cả”, tôi muốn ám chỉ mọi nhân viên từ lễ tân cho đến quản lý cấp cao. Hãy bảo đảm mọi người được
khuyến khích tò mò và hãy quan sát kết quả nó mang lại. Nếu nhân viên của bạn từng đưa ra những đề xuất hay và thấy các kết quả trong quá khứ, họ sẽ đặt ra các câu hỏi và kiên định, một điều sẽ giúp họ giải quyết bất kỳ vấn đề nào họ đang đối mặt.
Điều này sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào bức tranh lớn: Hỗ trợ khi thấy một vấn đề cần sự quan tâm của bạn, giúp ban quản lý cấp cao giải quyết một cuộc khủng hoảng, vận dụng chuyên môn của mình khi các nhà điều hành đang bối rối trước một vụ làm ăn, và quan trọng nhất là giải quyết các e-mail từ những người đang tìm kiếm lời khuyên hay giải quyết những lời phàn nàn, cả hai việc này đều có thể trở thành một nguồn cảm hứng!
Cách đào tạo nên một doanh nhân
Đầu tiên, hãy chọn một doanh nhân trong tổ chức
Tôi vô cùng may mắn khi được sống tại quần đảo Virgin của nước Anh, một trong những địa điểm đẹp nhất hành tinh. Đảo Necker là nhà của chúng tôi, văn phòng của tôi và là một khu nghỉ dưỡng sang trọng.
Đây đúng là một sự trùng hợp diệu kỳ khi quần đảo này cũng mang cái tên Virgin, nhưng tôi không liên quan gì đến cái tên ấy. Christopher Columbus đã tìm ra nơi này vào năm 1943 và đặt cho nó cái tên hào nhoáng “Santa Ursula y las Once Mil
Virgenes”. Nghe thật hấp dẫn nhưng may mắn là qua thời gian, nó đã được thu gọn và Anh hóa. Tôi suýt nữa phải bảo với mọi người rằng tôi sống ở một nơi tên là “Thánh Ursula và 11.000 trinh nữ”.
Một trong những điểm thu hút đầu tiên mà du khách đến đây được chiêm ngưỡng là một tấm biển trong sảnh nhập cảnh ở sân bay. Thay vì ghi chữ “Người cư trú”
(Residents) và “Người không cư trú” (Nonresidents) như thông thường, nó lại đề là
“Người thuộc về” (Belongers) và “Người không thuộc về” (Nonbelongers).
Tôi thấy cụm từ “Người thuộc về” thật mạnh mẽ. Khi một quốc gia coi người dân
“thuộc về nơi đây” trái với “chỉ sống ở đây”, nó tạo ra một lòng trung thành hoàn toàn khác. Nó nhắc nhở chúng ta rằng đây là nơi chúng ta thuộc về, do đó, các nỗ lực của chúng ta không chỉ đại diện cho riêng chúng ta, mà còn có lợi cho cả cộng đồng.
Điều này khiến tụi băn khoăn (một chiếc vừng trong văn phũng sẽ “hỗ trợ” cho việc này tốt hơn nhiều so với một chiếc ghế lưng thẳng) về cách các chi tiết nhỏ, mang tính ngữ nghĩa như vậy, có thể được áp dụng vào thế giới kinh doanh: Nếu các công ty có
“những người thuộc về” thay vì các nhân viên thì sao? Liệu cách chúng ta gọi nhau có tạo nên sự khác biệt trong các hoàn cảnh khác không?
Qua nhiều năm, tôi đã được gọi bằng rất nhiều cái tên, nhiều trong số đó không thích hợp để nói lại ở đây! Cái tên (lịch sự) mà tôi được gọi thường xuyên nhất trong những ngày này là “doanh nhân” (entrepreneur). Tôi nhớ mình đã tra từ này trong từ điển sau khi một bài báo về doanh nghiệp đầu tiên của tôi, tạp chí Student, miêu tả tôi là “một doanh nhân mới nổi”. Vào lúc đó, nó nghe khá oách – “người khởi tạo và tổ chức các doanh nghiệp thương mại mới, thường đi kèm với rủi ro đáng kể”, theo từ điển của tôi.
Ngày nay, mọi loại người đều muốn giành lấy cái danh hiệu “doanh nhân”. Mặt khác, lại có một danh hiệu mà không nhận được nhiều sự chú ý như nó đáng được nhận, đó là người em trai của doanh nhân, “doanh nhân trong tổ chức” (intrapreneur): “một nhân viên được trao sự tự do và hỗ trợ về mặt tài chính để tạo ra sản phẩm, dịch vụ và hệ thống mới, người không phải tuân theo các thông lệ hay thủ tục thông thường của công ty.”
Mặc dù đúng là mọi công ty đều cần một doanh nhân để vận hành nó, nhưng để phát triển, sáng tạo, cần một vài doanh nhân trong tổ chức, những người sẽ quản lý các dự án mới đồng thời khám phá các hướng đi mới và bất ngờ để phát triển doanh nghiệp.
Virgin có lẽ đã không bao giờ có thể phát triển từ tạp chí Student thành hàng trăm công ty như ngày nay nếu không có những nhóm doanh nhân trong tổ chức thường xuyên tìm kiếm và phát triển các cơ hội, dẫn đầu các nỗ lực đi ngược lại lẽ thường.
Một ví dụ đã xảy ra 15 năm trước tại Virgin Atlantic. Không công ty nào chuyên thiết kế những chiếc ghế lớn, đắt tiền đủ khả năng giải quyết các vấn đề về thiết kế nảy sinh do các yêu cầu của chúng tôi trong khoang hạng Thương gia nhưng một nhà thiết kế trẻ trong công ty, Joe Ferry, đã (khăng khăng) tình nguyện thử sức với dự án đó.
Chúng tôi để anh ấy được tự do và dãy buồng ngủ cá nhân hình xương cá độc đáo, kết quả từ sự sáng tạo đột phá của anh, đã giúp chúng tôi có nhiều năm dẫn đầu
và khiến hàng triệu hành khách vô cùng hài lòng.
Làm thế nào giải phóng được sức mạnh của các doanh nhân trong tổ chức như Joe? Bí quyết là tạo điều kiện để họ theo đuổi tầm nhìn của bản thân.
Nhưng mọi người thường không coi các lãnh đạo trong công ty – nhà quản lý, nhà điều hành và giám đốc điều hành – là những người tạo điều kiện cho người khác. Như tôi đã học được từ khi thành lập tạp chí Student, “Giám đốc Điều hành của một tập đoàn lớn có thể chỉ đưa ra hai quyết định mỗi năm, nhưng những quyết định đó có thể ảnh hưởng đến cuộc sống của hàng triệu người.” Thật là một cách điều hành công ty khủng khiếp!
Do “triết lý” này dường như được mặc nhiên coi là đúng đắn trong giới kinh doanh từ trước đến nay, nờn rừ ràng đõy là thời điểm cho một sự thay đổi lớn trong cỏch gọi tờn của giới kinh doanh. Nếu CEO là chữ viết tắt của “Giám đốc Tạo Điều kiện” (Chief Enabling Officer) thì sao nhỉ? Nếu vai trò chính của CEO là nuôi dưỡng một nhóm doanh nhân trong tổ chức, những người sẽ sớm trở thành các doanh nhân tương lai, thì sao?
Chúng tôi tình cờ phát triển vai trò này tại Virgin bởi thực tế rằng, cứ mỗi khi chọn bước vào một lĩnh vực kinh doanh mà chúng tôi có rất ít hoặc không có chút kiến thức thực tế nào, chúng tôi phải tạo điều kiện cho một vài người được lựa chọn cẩn thận, những người có hiểu biết về nó. Khi Virgin tiến vào ngành điện thoại di động, chúng tôi không có kinh nghiệm, vì vậy chúng tôi đã tìm kiếm những quản lý tốt nhất từ các đối thủ, tuyển họ về làm việc cho chúng tôi và để họ tự do thành lập các doanh nghiệp của riêng mình bên trong Tập đoàn Virgin.
Có lẽ điều tuyệt vời nhất về kiểu tinh thần doanh nhân bên trong tổ chức này là mọi người thường xuyên say mê những việc đang làm đến mức họ cảm giác như đang sở hữu công ty của chính mình. Họ không cảm thấy mình là nhân viên đang làm việc cho một ai đó, mà thay vào đó là như… ồ, tôi nghĩ từ duy nhất miêu tả đúng điều này là
“người thuộc về”.
Điều đó mang chúng tôi trở lại đúng nơi chúng tôi bắt đầu, quần đảo Virgin xinh đẹp và tụi cũng đang trở lại cỏi vừng của mỡnh.