Dù tồn tại dưới hình thức nào, Sở giao dịch hàng hóa cũng là một chủ thể có cơ cấu tổ chức chặt chẽ với đầy đủ các bộ phận để vận hành các giao dịch. Tùy theo pháp luật từng nước, các bộ phận cấu thành Sở giao dịch hàng hóa có thể khơng hồn tồn giống nhau về tên gọi, nhưng nhìn chung bao gồm: Ban Giám đốc, Sàn giao dịch, Trung tâm thanh tốn bù trừ (Phịng thanh toán bù trừ, Sở giao hoán), Hệ thống kho giao nhận hàng hoá, Trung tâm thơng tin, Phịng mơi giới và Ban niêm yết giá. Mỗi bộ phận này đảm nhận một chức năng riêng nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau, cùng phối hợp để tổ chức, vận hành các giao dịch. Các bộ phận này có thể do Sở giao dịch bỏ vốn thành lập hoặc ủy thác cho các chủ thể khác thực hiện. Quy định về cơ cấu tổ chức của Sở giao dịch hàng hóa được Luật về Sở giao dịch hàng hóa điều chỉnh và được cụ thể hóa trong Điều lệ, Quy tắc hoạt động của từng Sở giao dịch hàng hóa.
Trung tâm thanh tốn bù trừ:
Theo Điều 26 NĐ 158/2006/NĐ-CP, Trung tâm thanh toán mua bán hàng hố qua Sở giao dịch hàng hóa (gọi tắt là Trung tâm thanh toán) là tổ
bán hàng hoá qua Sở giao dịch hàng hóa. Trung tâm thanh tốn có thể do Sở giao dịch hàng hóa thành lập hoặc uỷ quyền cho một tổ chức tín dụng thực hiện chức năng của Trung tâm thanh toán. Trung tâm thanh toán phải hoạt động độc lập với các thành viên của Sở giao dịch hàng hóa.
Trung tâm thanh tốn có các quyền, nghĩa vụ theo quy định tại Điều 27, 28 NĐ 158/2006/NĐ-CP, theo đó:
* Trung tâm thanh tốn có các quyền:
- Yêu cầu các bên liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa qua Sở Giao dịch thực hiện các nghĩa vụ bảo đảm thanh toán.
- Thu phí dịch vụ thanh tốn.
- Trường hợp thành viên mất khả năng thanh toán theo yêu cầu của Trung tâm Thanh toán để thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến hoạt động mua bán hàng hoá của họ qua Sở Giao dịch, Trung tâm Thanh tốn có quyền giữ lại tất cả các khoản tiền ký quỹ, các chứng từ giao nhận hàng hoá và các tài sản khác, không phân biệt là tài sản của thành viên đó hay của khách hàng của họ.
- Những quyền khác theo quy định của pháp luật liên quan (pháp luật về cung cấp dịch vụ thanh toán, các quy định khác trong Nghị định này...).
* Trung tâm Thanh tốn có các nghĩa vụ:
- Lưu giữ tiền ký quỹ của các thành viên và các tài liệu liên quan đến các giao dịch.
- Bảo đảm thanh tốn chính xác các giao dịch.
- Thơng báo chính xác, kịp thời các thơng tin liên quan đến tài khoản của các thành viên.
- Thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến bảo mật thông tin. - Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.
Trung tâm giao nhận hàng hoá:
Trung tâm giao nhận hàng hoá là tổ chức thực hiện chức năng lưu giữ, bảo quản và giao nhận hàng hoá cho các hoạt động mua bán hàng hoá qua Sở giao dịch. Trung tâm giao nhận hàng hóa có thể do Sở Giao dịch hàng hóa thành lập hoặc uỷ quyền cho tổ chức khác thực hiện chức năng của Trung tâm giao nhận hàng hoá. Trường hợp các bên giao dịch lựa chọn thực hiện hợp đồng bằng phương thức giao nhận hàng hoá, người bán sẽ đưa hàng đến Trung tâm giao nhận của Sở giao dịch mà không giao trực tiếp cho người mua, người mua sẽ nhận hàng tại Trung tâm giao nhận được chỉ định bởi Sở giao dịch mà không nhận trực tiếp từ người bán.
Trung tâm giao nhận hàng hóa có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật (Điều 30, 31 NĐ 158/2006/NĐ-CP). Theo đó, Trung tâm giao nhận hàng hóa là chủ thể chịu trách nhiệm trước khách hàng về đối tượng hàng hóa, chất lượng, chủng loại, phẩm cấp… của hàng hoá theo tiêu chuẩn, chất lượng do Sở giao dịch hàng hóa ban hành. Nếu có vi phạm liên quan đến hàng hóa, người bán khơng phải chịu trách nhiệm trước người mua mà Sở giao dịch hàng hóa (đại diện là Trung tâm giao nhận) là chủ thể chịu trách nhiệm đối với mọi vấn đề liên quan đến hàng hóa được giao nhận. Tuy nhiên trên thực tế, tại các Sở giao dịch hàng hóa trên thế giới, việc các bên lựa chọn thực hiện hợp đồng bằng phương thức giao nhận hàng thực tế chiếm tỷ lệ khơng lớn vì chủ yếu là các giao dịch phái sinh, nên Trung tâm giao nhận hàng hóa khơng phải tham gia một cách thường xun.
Trung tâm thanh toán bù trừ và Trung tâm giao nhận hàng hoá theo quy định của pháp luật Việt Nam và Luật mua bán hàng hóa giao sau của nhiều nước trên thế giới đều đảm nhận chức năng tương tự nhau.
Ví dụ, theo Luật về Sở giao dịch hàng hóa tương lai bang Toronto Canada (1983), Cơng ty thanh tốn bù trừ có các chức năng: (i) Thu khoản
tiền ký quỹ mà các công ty thành viên phải nộp. Mỗi thành viên phải duy trì các khoản ký quỹ gốc với Cơng ty thanh tốn bù trừ, dựa trên các hợp đồng của họ và duy trì chúng cho tới khi các vị thế này được hồn tất; (ii) Thanh tốn lãi, lỗ mỗi ngày cho các thành viên. Tất cả các việc thanh toán lãi lỗ này được thực hiện với Cơng ty thanh tsốn bù trừ trước khi giao dịch ngày hôm sau bắt đầu. Nếu biến động giá trong ngày lớn, Cơng ty thanh tốn bù trừ có thể gọi ký quỹ bổ sung trong ngày đó mà khơng cần chờ đến lúc thanh tốn mỗi ngày theo thông lệ nhằm trang trải các thất thoát tiềm năng; (iii) Ghi lại khối lượng giao dịch mỗi ngày và các thông báo giao hàng bất thường khi được đề xuất thanh tốn” [6].
Luật về Sở giao dịch hàng hóa nơng sản Thái Lan (2001) cũng quy định những chức năng tương tự cho Trung tâm thanh toán bù trừ, nhưng Trung tâm thanh tốn bù trừ cịn đảm nhiệm cả chức năng của Trung tâm giao nhận hàng hố: “Phịng thanh tốn được thành lập ở Sở giao dịch có các nhiệm vụ sau:
(i) Là trung tâm thanh toán các tài khoản giao dịch, điều chỉnh tài khoản ký quỹ theo trị giá giao dịch, giao hay nhận hàng hóa nơng sản; (ii) Thu và giữ khoản tiền ký quỹ…” (Điều 89).
Các bộ phận khác của Sở giao dịch hàng hoá:
Bên cạnh các quy định về Trung tâm thanh toán bù trừ và Trung tâm giao nhận hàng hoá, Luật Thương mại 2005 và NĐ 158/2006/NĐ-CP không
quy định cụ thể về các bộ phận khác của Sở giao dịch hàng hoá. Những bộ phận này sẽ hoạt động theo Điều lệ, Quy chế do Sở giao dịch ban hành.
Luật mua bán hàng hoá giao sau của nhiều nước điều chỉnh khá chi tiết về một số bộ phận khác của Sở giao dịch hàng hố. Việt Nam có thể tham khảo thêm những quy định này để hồn thiện pháp luật của mình. Ví dụ, tại Điều 20 Luật mua bán hàng hoá tương lai của Hàn Quốc (2002) quy định tương đối cụ thể về cán bộ điều hành của Sở giao dịch, theo đó điều hành hoạt động của Sở giao dịch có Chủ tịch, các Giám đốc, kế tốn. Cụ thể:
“Điều 20 (Cán bộ điều hành)
(1) Sở giao dịch có 01 chủ tịch, ít nhất 02 giám đốc và ít nhất 01 kế tốn làm cán bộ điều hành theo các điều kiện quy định tại Bản thoả thuận thành lập và hoạt động.
(2) Chủ tịch do đại hội cổ đơng lựa chọn từ các cá nhân có đủ kinh nghiệm và kiến thức về kinh doanh hàng hố tương lai, có uy tín và phải được Bộ trưởng Tài chính và Kinh tế chấp thuận.
(3) Thủ tục bổ nhiệm thành viên ban giám đốc do Bản thoả thuận thành lập và hoạt động quy định.
(4) Kế toán của Sở giao dịch do Đại hội cổ đông quyết định. (5) Nhiệm kỳ của chủ tịch, giám đốc và kế toán là 3 năm.”