II- HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CHI PHÍ NGHIỆP VỤ KINH DOANH TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX.
1. kiến về hạch toán chi phí mua hàng.
Do kinh doanh hàng hoá là các thiết bị, vật tư chuyên dùng cho Ngành xăng dầu nên kế toán tại Công ty nhiều khi không xác định rõ chi phí kinh doanh với chi phí mua hàng dẫn đến hạch toán lẫn vào TK 641. Cụ thể là:
Ví dụ 19:
*Trong tháng 12/00 Công ty mua hàng hoá nhập khẩu (trị giá hàng hoá liệt kê dưới đây bao gồm giá mua và thuế nhập khẩu) các loại như sau:
+ 2 cột bơm xăng Nhật đơn: 103.373.000 + 2 cột bơm xăng Nhật kép: 177.970.000 + Van các loại: 81.920.000 + 1 tấn vải thuỷ tinh: 26.700.587 + 1 tấn bột cứu hoả: 29.298.750 + 8 bộ lăng cứu hoả: 114.852.000 + 4 máy bơm xăng dầu: 72.797.830
Tổng cộng: 635.625.167 đồng
*Cước vận chuyển và bốc xếp về kho (không kể thuế GTGT được khấu trừ): 3.532.000 đồng.
Tuy nhiên, Công ty không hạch toán chi phí cước vận chuyển và bốc xếp về kho ở trên vào chi phí mua hàng mà lại hạch toán vào khoản mục chi phí vận chuyển (KM 08) TK 6411:
Nợ TK 6411: 3.532.000 Có TK 1111: 3.532.000
Như vậy trong tháng 12/00 kế toán đã hạch toán lẫn khoản chi phí mua hàng trên vào khoản mục chi phí vận chuyển ở TK 6411- "Chi phí nghiệp vụ kinh doanh của văn phòng Công ty" bởi vì theo chế độ kế toán hiện hành chi phí mua hàng phải được hạch toán vào TK 1562- "Chi phí mua hàng". Nhưng do đặc thù của Ngành xăng dầu, Bộ Tài chính đã cho phép Tổng công ty hay các đơn vị trực thuộc hạch toán trực tiếp vào TK 156 - "Hàng hoá" tức là giá
mua, thuế nhập khẩu và chi phí mua hàng đều được hạch toán trên cùng 1 TK là TK 156.
Theo số liệu tổng cộng trên sổ theo dõi chi phí kinh doanh, tổng chi phí vận chuyển tháng 12/00 là 13.579.050 đồng tức là giá trị này bao gồm cả chi phí mua hàng nhập khẩu (3.532.000 đồng). Thực tế nếu kế toán Công ty không hạch toán lẫn chi phí mua hàng trên vào chi phí nghiệp vụ kinh doanh, khoản mục chi phí vận chuyển thì tổng chi phí vận chuyển tháng 12/00 chỉ là:
13.579.50 - 3.532.000 = 10.047.050 đồng
Mặt khác, theo số liệu đã tính toán tại Công ty, lãi thuần từ hoạt động kinh doanh tháng 12/00 là 35.053.116 đồng. Nhưng trên thực tế, nếu kế toán Công ty không hạch toán lẫn thì lãi thuần từ hoạt động kinh doanh sẽ là:
35.053.116 + 3.532.000 = 38.585.116 đồng
Như vậy, tháng 12/00 thực tế doanh nghiệp thu được lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh doanh là 38.585.116 đồng nhưng do hạch toán nhầm chi phí mua hàng nên lãi thuần chỉ là 35.053.116 đồng.
Trên đây mới chỉ là số liệu thống kê cho 1 tháng, giả sử nếu cùng với mức hạch toán lẫn như của tháng 12/00 và mỗi tháng Công ty nhập hàng một lần thì trong 1 quý, chi phí nghiệp vụ kinh doanh sẽ tăng thêm hay lãi thuần từ hoạt động kinh doanh bị giảm bớt 1 lượng giá trị là:
3.532.000 × 3 = 10.596.000 đồng Và trong 1 năm thì lãi thuần sẽ bị giảm bớt đi 1 khoản là:
3.532.000 × 12 = 42.384.000 đồng
tức là 1 năm Nhà nước sẽ bị thất thu 1 khoản thuế thu nhập doanh nghiệp là: 42.384.000 × 32% = 13.562.880 đồng.
Như vậy, việc kế toán Công ty hạch toán lẫn chi phí mua hàng vào chi phí nghiệp vụ kinh doanh làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh và làm phản ánh sai lệch thông tin trên Báo cáo kết quả kinh doanh. Mặt khác, do tính hết chi phí mua hàng vào chi phí kinh doanh nên việc phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tồn kho không thể chính xác.
Do đó, để phản ánh thông tin được chính xác, thực hiện đúng chế độ kế toán và quy định của Tổng công ty, để làm căn cứ ra quyết định kinh doanh
hiệu quả hơn, Công ty nên tách chi phí mua hàng ra khỏi TK 641 để hạch toán vào TK 156- "Hàng hoá". Chi phí mua hàng được hạch toán như sau:
Nợ TK 156: Chi phí mua hàng
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331...
Theo nội dung chuẩn mực kế toán hàng tồn kho: chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu và các loại thuế khác (không bao gồm các khoản thuế mà đơn vị được hoàn lại), chi phí vận chuyển , bốc xếp và các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ. Chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng mua và các khoản tương tự khác được khấu trừ khi tính chi phí mua. Do đó, để đảm bảo kết quả kinh doanh được chính xác, Công ty cần phân bổ chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ cho toán bộ hàng mua vào trong kỳ có nghĩa là phân bổ cho hàng tồn kho và cho hàng bán ra trong kỳ, chi tiết như sau:
[
Cuối kỳ kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, căn cứ vào tổng giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, kế toán hạch toán như sau:
*Theo phương pháp kê khai thường xuyên:
(Do quy định của Tổng công ty không sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ nên ở đây không đưa ra phương pháp này)
Chi phí mua h ng Chi phí phân bà ổ Chi phí Chi phí phân
phân bổ cho h ng = cho h ng còn là à ại + thu mua - bổ còn lại bán ra trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ
Chi phí mua h ng Chi phí mua h ng à à
phân bổ cho h ng + phát sinh trong kà ỳ
Chi phí mua h ng còn là ại đầu kỳ chờ phân bổ Trị giá
phân bổ cho h ng = à × h ng à
còn
còn lại cuối kỳ Trị giá h ng xuà ất + Trị giá h ng còn là ại cuối kỳ
- Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Chi phí mua hàng Căn cứ vào tổng giá trị hàng xuất bán, ghi: - Khi xuất bán hàng hoá (tiêu thụ thực tế), ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 156 - Giá mua của hàng hoá
- Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán vào TK 611 để xác định kết quả kinh doanh, ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
Và để có thể theo dõi chi tiết chi phí mua hàng hay nói cách khác, để quản lý chặt chẽ hơn chi phí mua hàng, theo em Công ty nên mở thêm sổ chi tiết chi phí mua hàng. Mẫu sổ chi tiết TK 156-chi phí mua hàng có thể thiết kế như sau:
Biểu số 25: Mẫu "Sổ chi tiết chi phí mua hàng"
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ MUA HÀNG Mặt hàng:………. Mặt hàng:……….
Tháng …. năm ….
Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 156-CP mua hàng, ghi Có TK liên quan
SH NT 111 112 1331 331 … 1.Số dư đầu tháng 2.Phát sinh trong kỳ … Cộng phát sinh: Số dư cuối tháng: