II.1- Đặc điểm của chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào, hay nói cách khác là những chi phí có liên quan đến tổ chức hành chính và các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp...không thể xếp vào chi phí sản xuất hay lưu thông. Thông thường, những chi phí này không có sự biến động lớn ngoại trừ trường hợp doanh nghiệp thay đổi quy mô hoạt động. Tất cả các loại hình tổ chức, dù là kinh doanh hay các tổ chức phi lợi nhuận đều phát sinh loại chi phí này bởi nếu một doanh nghiệp có chi phí quản lý doanh nghiệp bằng không tức là doanh nghiệp không hoạt động và không tồn tại.
Chi phí quản lý doanh nghiệp không phải là một đại lượng bất biến đối với các doanh nghiệp mà cũng không tỷ lệ thuận với doanh thu tiêu thụ hay số lượng hàng hoá bán ra. Tỷ lệ chi phí quản lý trên doanh thu là khác nhau ở những doanh nghiệp khác nhau bởi vì nó phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô, loại hình, khả năng quản lý của doanh nghiệp...
II.2-Nội dung của chi phí quản lý doanh nghiệp
Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản mục sau:
Chi phí nhân viên quản lý: Bao gồm các khoản phải trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp, chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp); BHXH, BHYT, KPCĐ của Ban giám đốc; nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
Chi phí vật liệu quản lý: Bao gồm toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực...vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, CCDC (Giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm các khoản chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng như bàn, ghế...dùng cho công tác quản lý (Giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí KH TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị…dùng cho văn phòng.
Thuế, phí và các khoản lệ phí: Bao gồm các khoản chi phí về thuế, phí và các khoản lệ phí khác như: thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phí giao thông, lệ phí trước bạ, thuế GTGT (của hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp).
Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp.
Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho văn phòng doanh nghiệp (điện. nước, điện thoại, fax, dịch vụ Internet); các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế, giấy phép chuyển giao công nghệ, nhãn hiệu thương mại...(không thuộc TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ (Giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các khoản chi phí đã kể trên như: vay vốn kinh doanh, lãi vay vốn đầu tư của TSCĐ để đưa vào sử dụng, phí kiểm toán, chi phí tiếp tân hội nghị, công tác phí, phí tầu xe, in ấn tài liệu, báo chí, nộp tiền quỹ quản lý của Tổng công ty, trợ cấp thôi việc cho người lao động...) khoản chi cho lao động nữ...(Giá có thuế hoặc giá có thuế GTGT).
Theo quy định hiện hành, những khoản chi phí sau không được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
• Các chi phí đã tính vào hoạt động tài chính và hoạt động khác như lỗ do liên doanh, đầu tư...
• Các khoản thiệt hại được Chính phủ trợ cấp hoặc được phép giảm vốn và các khoản thiệt hại được bên gây thiệt hại hay được Công ty bảo hiểm bồi thường.
• Chi phí đi công tác nước ngoài vượt định mức Nhà nước quy định.
• Chi do kinh phí khác đài thọ: chi sự nghiệp, chi hoạt động Đoàn, Đảng.
• Các khoản chi về trợ cấp khó khăn, chi từ thiện, chi mang tính chất thưởng từ quỹ lập sau thuế, chi ủng hộ đoàn thể, chi về đầu tư, mua sắm TCSĐ.
• Chi nghiên cứu thí nghiệm do nguồn vốn khác đài thọ, chuyên gia phục vụ công trình...được nguồn khác đài thọ.
• Chi đào tạo không nằm trong kế hoạch, chương trình được cấp có thẩm quyền duyệt.
• Các khoản chi tiền phạt như: phạt vi phạm hợp đồng, vi phạm hành chính. Theo quy định của Thông tư số 76 TC-TCDN ngày 15 tháng 11 năm 1996, các khoản chi phí tiếp tân, hội họp, giao dịch đối ngoại có liên quan trực tiếp đến quá trình kinh doanh thì doanh nghiệp phải xây dựng định mức và quản lý chi tiêu. Chi phí giao dịch do Hội đồng quản trị quyết định mức chi cụ thể. Đối với doanh nghiệp độc lập, Giám đốc phải thoả thuận với cơ quan quản lý vốn, tài sản bằng văn bản trước khi ban hành quy chế và quy định mức chi tiêu. Các khoản này phải có chứng từ hợp lệ, gắn với kết quả kinh doanh và không được vượt quá mức khống chế tối đa quy định dưới đây:
Doanh thu đến 5 tỷ đồng thì mức chi không vượt quá 5% doanh thu.
Doanh thu từ 5-10 tỷ đồng thì được chi thêm không quá 2% trên tổng số doanh thu tăng thêm.
Doanh thu trên 10-50 tỷ đồng thì được chi thêm không quá 1% trên tổng số doanh thu tăng thêm.
Doanh thu trên 50-100 tỷ đồng thì được chi thêm không quá 0,5% trên tổng số doanh thu tăng thêm.
Doanh thu trên 100-500 tỷ đồng thì được chi thêm không quá 0,2% trên tổng số doanh thu tăng thêm
Doanh thu trên 500 tỷ đồng thì được chi thêm quá 0,2% trên tổng số doanh thu tăng thêm.
Riêng đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, mức khống chế nêu trên được xác định trên cơ sở chênh lệch giữa doanh thu và giá vốn hàng hoá bán ra.
Các khoản chi sai không đúng đối tượng, không có địa chỉ, tên, chữ ký của người nhận thì phải thu hồi nộp Ngân sách Nhà nước. Tuỳ theo mức độ sai phạm mà người duyệt chi phải bồi thường hay chịu trách nhiệm hình sự.
Đối với các khoản lãi tiền vay, doanh nghiệp chỉ được phép hạch toán vào chi phí mức lãi suất không vượt quá lãi suất trần mà Ngân hàng công bố trong cùng thời điểm và Ngành nghề. Nếu công trình đang xây dựng thì hạch toán lãi vay vào giá trị công trình, khi hoàn thành đưa vào sử dụng, lãi vay được hạch toán vào chi phí kinh doanh. Những chi phí tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo...nhằm nâng cao tay nghề, kiến thức quản lý được hạch toán theo số thực chi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Những khoản trích lập dự phòng được hạch toán vào chi phí theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
Kinh phí nộp Tổng công ty là các khoản doanh nghiệp thành viên trích nộp theo quyết định của Tổng giám đốc để chi cho bộ máy quản lý của Tổng công ty với mức trích được chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt sau khi có ý kiến bằng văn bản của Bộ Tài chính. Nếu số chi thực tế của Tổng công ty thấp hơn số các thành viên đã trích nộp thì số thừa phải chuyển sang năm sau để giảm trừ năm sau, còn nếu cao hơn thì được điều chuyển từ năm sau.
II.3- Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ tiêu do đó cần nhiều loại chứng từ khác nhau. Các loại chứng từ được sử dụng trong chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc:
Chỉ tiêu lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH...
Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện, Hoá đơn tiền nước, Hoá đơn cho thuê nhà...
Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi...
Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán trên TK 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
Về nguyên tắc, chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ được kết chuyển cho toàn bộ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh.
Trong trường hợp đặc biệt, đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh thu không tương xứng với chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh thì chi phí trong kỳ được phân bổ cho hàng hoá, sản phẩm tồn kho và dở dang theo một tỷ lệ nào đó. Điều đó có nghĩa là không phải tất cả chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều được kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK chờ phân bổ hoặc chi phí trên Báo cáo Tài chính chưa hẳn có chi phí phát sinh trong kỳ.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 như sau:
Bên Nợ:
Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ
Bên Có:
Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
TK 642 không có số dư cuối kỳ.
TK 642 được mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí như sau: TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 - Chi phí KH TSCĐ
TK 6426 - Chi phí dự phòng
TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác
Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp,TK 642 có thể mở thêm nội dung chi phí khác.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, cũng tương tự chi phí bán hàng, để quản lý và sử dụng hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp thì chi phí này cần phải được xây dựng hệ thống chi phí định mức và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý.
Hạch toán chi phí nhân viên quản lý: