- Một Thủ qũi: Căn cứ vào chứng từ liên quan thủ quỹ theo dõi tình hình nhập
Thuỷ Decal
GIẤY THANH TOÁN
toán được người bán lập theo mẫu sau: (Xem trang sau:)
Biểu số 21: Mẫu "Giấy thanh toán"
Thuỷ Decal
13 - Nguyễn Thái Học Điện thoại:... Bán buôn, bán lẻ: Giấy xi, Decal...
GIẤY THANH TOÁN
Tên khách hàng: Nguyễn Văn Thuận
Đơn vị: Công ty Vật tư chuyên dùng xăng dầu
TT Nội dung Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 PQ vàng can 0,6 240.000 144.000
2 PQ xỉn 0,5 200.000 100.000
Cộng: 244.000
Người mua Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Giấy đề nghị thanh toán được lập tương tự biểu số 10 với số tiền là 244.000 đồng.
Trong Điều 2 Chế độ chứng từ kế toán (ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định: Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Điều này có nghĩa là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải có chứng từ hoá đơn để chứng minh nghiệp vụ kinh tế tài chính đó đã phát sinh. Tuy nhiên, các hoá đơn (GTGT) kể cả hoá đơn đặc thù có tính pháp lý rất cao bởi lẽ, hàng tháng các đơn vị bán phải kê khai việc sử dụng hoá đơn trên "Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn tài chính (lập theo tháng)" (Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn tài chính được đính kèm với "Tờ khai thuế GTGT") để nộp cho Cục thuế và hàng quý phải lập "Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn tài chính (lập theo quý)" để nộp cho "Phòng ấn chỉ"- nơi quản lý và bán hoá đơn cho các đơn vị kinh doanh. Còn hoá đơn bán lẻ, Giấy biên nhận chỉ có thể chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng lại mang tính pháp lý không
cao. Bởi vì các cơ sở bán hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hay không phải kê khai nộp thuế GTGT không cần phải quản lý mà chỉ có nhiệm vụ lập chứng từ này khi người mua yêu cầu. Như vậy, đây là kẽ hở có thể xảy ra gian lận bởi vì, để chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh người mua có thể không cần mua hàng cho đơn vị mình mà chỉ cần nhờ người bán viết cho Hoá đơn bán lẻ hoặc Giấy biên nhận để mang về đơn vị làm chứng từ thanh toán. Theo em, Công ty yêu cầu người mua lập Giấy đề nghị thanh toán kèm Giấy thanh toán được người bán giao là rất đúng với quy định về quản lý tài chính của Nhà nước và của Công ty để tránh xảy ra hiện tượng gian lận làm thiệt hại đến tài sản của Công ty. Giấy đề nghị thanh toán cùng chứng từ do người bán lập sau khi được Thủ trưởng đơn vị hoặc Kế toán trưởng ký duyệt mới là chứng từ hợp lệ để lập Phiếu chi làm căn cứ thanh toán.
Căn cứ vào 2 chứng từ gốc đã được ký duyệt ở trên, ngày 22/12/00 kế toán thanh toán lập Phiếu chi số 1045 tương tự biểu số 11 với nội dung và định khoản:
Thanh toán chi mua decal dán cột bơm: Nợ TK 6411: 244.000 Có TK 1111: 244.000
Sau đó, trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ được thực hiện tương tự ví dụ 5.
• Chi phí giao dịch, tiếp khách và chi phí khác: Là khoản chi thường xuyên phục vụ cho quan hệ đối ngoại của Công ty với bạn hàng kinh doanh, với các cơ quan chức năng...như: chi phí giao dịch bán hàng, chi phí giao dịch thanh toán với khách hàng, chi đối ngoại... Đây là khoản chi không thể thiếu trong kinh doanh hiện nay vì đó là một trong những nhân tố góp phần mang lại cơ hội kinh doanh cho Công ty.
Chi phí giao dịch, tiếp khách là những khoản chi mang tính tế nhị nên thường không có chứng từ gốc do người bán lập. Do vậy, chứng từ gốc chủ yếu cho các nghiệp vụ này thường là Giấy đề nghị thanh toán.
Ví dụ 15: Ngày 15/12/00 để thanh toán chi phí bán hàng không có hoá đơn, Lê Mai Hương viết giấy đề nghị thanh toán sau:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: Ông giám đốc Công ty Vật tư chuyên dùng xăng dầu.
Cửa hàng số 6 - Ngọc Khánh kính đề nghị ông cho thanh toán số tiền chi phí bán hàng cho Xí nghiệp điện máy Hà Lào theo hoá đơn số 109/HĐKT ngày 24/11/00 với số tiền là 300.000 đồng (Ba trăm ngàn đồng chẵn).
Mong ông xem xét giải quyết. Xin cảm ơn.
Người duyệt Hà nội, ngày 15 tháng 12 năm 2000 Cửa hàng số 6 - Ngọc Khánh
Căn cứ vào Giấy đề nghị thanh toán đã được ký duyệt, ngày 15/12/00 kế toán thanh toán lập Phiếu chi số 1009 tương tự biểu số 11 với nội dung và định khoản:
Nợ TK 6411: 300.000 Có TK 1111: 300.000
Sau đó, trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán được thực hiện tương tự ví dụ 5.
Thuế, phí và lệ phí:
Như đã trình bày ở trên, Công ty gộp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thành chi phí nghiệp vụ kinh doanh nên trên TK 641 có cả khoản thuế, phí và lệ phí. Khoản mục này gồm có: thuế đất, thuế thu trên vốn, thuế môn bài, phí ngân hàng, phí tầu xe, phí dịch vụ ngân hàng...
Ví dụ 16: Theo quy định, Công ty phải nộp thuế môn bài cho các cửa hàng với tổng số tiền là 2.550.000 đồng/ năm ( 850.000 × 3 = 2.550.000). Do vậy, Công ty chỉ hạch toán 1 lần vào đầu niên độ kế toán. Đầu năm, kế toán thuế lập chứng từ Thuế phải nộp ngân sách Nhà nước bằng tiền mặt theo mẫu hướng dẫn của Bộ Tài chính. Sau đó, kế toán căn cứ vào số thuế môn bài phải nộp cho năm 2000 để lập PKT vào ngày 11/02/00. PKT này được lập tương tự biểu số 01 với nội dung và định khoản như sau:
Nợ TK 6411: 1.700.000 Nợ TK 6412: 850.000 Có TK 3335: 2.550.000
Căn cứ vào PKT, kế toán chi phí cập nhật số liệu vào sổ theo dõi chi phí kinh doanh trên khoản mục thuế, phí và lệ phí.
Đồng thời, với chương trình được cài đạt sẵn PKT sau khi được cập nhật máy tính sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: được lập tương tự biểu số 03. + Sổ Cái TK 6411, 6412: được lập tương tự biểu số 04.
Cuối tháng, căn cứ vào dòng "Tổng cộng" trên sổ theo dõi chi phí kinh doanh kế toán chi phí tập hợp số liệu vào Bảng tổng hợp chi phí kinh doanh để đối chiếu với số liệu trên sổ Cái TK 6411.
Khi phát sinh các khoản làm giảm chi phí bán hàng:
Bên cạnh các khoản làm tăng chi phí kinh doanh kể trên, tại Công ty theo định kỳ và đột xuất có các khoản ghi giảm chi phí kinh doanh. Khi phát sinh các khoản chi phí này mà được thanh toán bằng tiền mặt thì kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ gốc sau đó lập Phiếu thu. Phiếu thu sau khi đã được dùng để thanh toán và có đầy đủ chữ ký của những người liên quan cuối ngày kế toán tập hợp vào Bảng tổng hợp chứng từ thu, sau đó chuyển cho kế toán chi phí để vào sổ theo dõi chi phí kinh doanh trên khoản mục tương ứng.
Cuối tháng, kế toán thanh toán lấy số liệu từ Bảng tổng hợp chứng từ thu để lập PKT để làm căn cứ ghi sổ kế toán liên quan.
Trường hợp kế toán tại Công ty phải ghi giảm chi phí kinh doanh cho các Cửa hàng và Xí nghiệp trực thuộc thì kế toán chi phí căn cứ vào các chứng từ được gửi về lập PKT để làm căn cứ ghi sổ theo dõi chi phí kinh doanh và các sổ tổng hợp liên quan.
Ví dụ 17: Ngày 28/12/00 khi CBCNV đại diện đến Phòng kế toán tài chính nộp 1% BHYT của CBCNV tháng 12/00 với số tiền là 223.600 đồng, kế toán thanh toán lập Phiếu thu để làm căn cứ thanh toán.
Phiếu thu là chứng từ xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý...thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán chi phí ghi sổ theo dõi chi phí kinh doanh, kế toán các phần hành ghi
sổ kế toán liên quan. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập thanh 3 liên: 1 liên lưu trong máy vi tính, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ , 1 liên giao cho người nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu chi và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền. Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc được chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Phiếu thu được lập theo mẫu sau:
Biểu số 22: Mẫu "Phiếu thu"
TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAMCÔNG TY VẬT TƯ CHUYÊN DÙNG XĂNG DẦU CÔNG TY VẬT TƯ CHUYÊN DÙNG XĂNG DẦU
PHIẾU THU
Ngày 28 tháng 12 năm 2000 Số 938
Căn cứ:.... TK Nợ TK Có Số tiền
Họ tên: Nguyễn Kim Anh 1111 6411 223.600
Mã CBCNV: Mã Đơn vị:
Đơn vị:
Giấy GT Ngày
Nội dung: Nộp 1 % BHYT của CBCNV tháng 12/00
Số tiền: 223.600 VND
Bằng chữ:Hai trăm hai mươi ba ngàn sáu trăm đồng chẵn. Kèm theo: chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng KTTT Người nhận
Ký Ký Ký Ký
Từ Phiếu thu số 938, thủ quỹ sau khi thu tiền ký vào Phiếu thu và dùng làm căn cứ vào sổ quỹ. Sau đó, thủ quỹ chuyển cho kế toán chi phí để vào sổ theo dõi chi phí kinh doanh (xem biểu số 02).
Cũng tương tự việc lập Bảng tổng hợp chứng từ chi, các Phiếu thu hàng ngày sau khi đã chuyển cho các kế toán phần hành liên quan ghi sổ sẽ được chuyển đến cho kế toán thanh toán lập "Bảng tổng hợp chứng từ thu". Bảng tổng hợp chứng từ thu được lập theo nguyên tắc: Số liệu được liệt kê trên các TK đối ứng với TK 1111- "Tiền mặt" và được mã hoá trên TK chữ T. Phía bên phải sơ đồ TK phản ánh số tiền phát sinh, phía bên trái sơ đồ TK phản ánh số hiệu chứng cảu Phiếu thu. Bảng tổng hợp chứng từ thu được lập theo mẫu sau:
Biểu số 23: Mẫu "Bảng tổng hợp chứng từ thu"