- Một Thủ qũi: Căn cứ vào chứng từ liên quan thủ quỹ theo dõi tình hình nhập
TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY VẬT TƯ CHUYÊN DÙNG XĂNG DẦU
CÔNG TY VẬT TƯ CHUYÊN DÙNG XĂNG DẦU
PKT Số: 706
Ngày 31 tháng 12 năm 2000
Đơn vị :VND
Tài khoản Nợ: 6411 Tài khoản Có: 334, 3382 Số tiền
Trích lương và 2% KPCĐ tháng 11+12/00 TK 334: 90.000.000 (Doanh thu: 3.765.690.377 và tỷ lệ trích quỹ
lương = 2,39% doanh thu) TK 3382: 1.800.000
Tổng cộng: 91.800.000
Kế toán trưởng Kiểm soát Lập biểu
Ký Ký Ký
Về trích chi phí tiền lương, PKT vừa làm Chứng từ gốc vừa làm Chứng từ ghi sổ. Như vậy, PKT số 706 sau khi được kế toán chi phí lập và đã được kế toán trưởng ký duyệt sẽ được dùng để vào số liệu trên sổ chi tiết: Sổ theo dõi chi phí kinh doanh.
Sổ theo dõi chi phí kinh doanh là sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí kinh doanh. Tại Công ty, Sổ theo dõi chi phí kinh doanh được kế toán chi phí ghi sổ theo nguyên tắc: Số phát sinh tăng sẽ được phản ánh theo số dương tức là số phát sinh không nằm trong dấu móc đơn và số phát sinh giảm sẽ được phản ánh trong dấu móc đơn. Cuối mỗi tháng, kế toán chi phí cộng số phát sinh của sổ theo dõi chi phí kinh doanh và ghi vào dòng "Tổng cộng" ở cuối trang sổ cho các cột tương ứng. Đến hết mỗi quý, kế toán chi phí lại cộng số phát sinh cho cả quý bằng cách cộng dồn số phát sinh của 3 tháng trong quý đó và ghi vào sau dòng cộng số phát sinh của tháng cuối mỗi quý. Tương tự như vậy, đến cuối năm kế toán cũng cộng số phát sinh chi phí cho cả năm bằng cách cộng dồn số phát sinh của 4 quý và ghi vào sau dòng cộng số phát sinh chi phí của quý IV để làm căn cứ lập "Phụ biểu báo cáo chi phí nghiệp vụ kinh doanh". Sở dĩ kế toán phải thực hiện như vậy bởi vì Công ty lập Báo cáo Tài chính định kỳ theo quý (Quý I, II, III) và đến quý IV thì lập Báo cáo Tài chính cho cả năm tài chính. Khi gửi Báo cáo Tài chính cho các bộ phận liên quan, đặc biệt là Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, Phụ biểu báo cáo chi phí nghiệp vụ kinh doanh được đính kèm với Báo cáo Tài chính là một trong những căn cứ để kế toán tại Tổng công ty dùng để đối chiếu với số liệu trên Báo cáo kết quả kinh doanh (xem trang sau: biểu số 02).
Cũng từ PKT số 706 đã được lập trong máy, theo chương trình cài đặt sẵn máy tính sẽ đồng thời tự động chuyển dữ liệu vào các các sổ:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các chứng từ ghi sổ (PKT) theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý PKT vừa để kiểm tra, đối chiếu với Bảng cân đối tài khoản. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được lập trong máy tính theo mẫu sau:
Biểu số 03: Mẫu "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ"