- Một Thủ qũi: Căn cứ vào chứng từ liên quan thủ quỹ theo dõi tình hình nhập
I-NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ HẠCH TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP.
NGHIỆP TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ XĂNG DẦU PETROLIMEX
I-NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ HẠCH TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP. VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP.
1-Tài khoản hạch toán
Do đặc điểm kinh doanh thương mại và những đặc thù riêng của Ngành xăng dầu, việc tách hạch toán riêng chi phí bán hàng trên TK 641 và chi phí quản lý doanh nghiệp trên TK 642 trong nghiệp vụ kế toán đã gặp không ít khó khăn cho việc tập hợp và theo dõi tình hình thực hiện các định mức chi phí hay trong việc phân định đâu là chi phí lao động trực tiếp, đâu là chi phí lao động gián tiếp. Do vậy, hạch toán chi phí kinh doanh hay chi phí ngoài sản xuất đối với Ngành xăng dầu sẽ không được phù hợp và chính xác nếu hạch toán riêng trên hai TK này.
Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã có kiến nghị với Bộ Tài chính để điều chỉnh việc hạch toán hai loại chi phí này sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Ngành.
Xuất phát từ lý do trên, Bộ Tài chính quy định trong Ngành xăng dầu: cả hai loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp gộp thành một loại chi phí đó là chi phí nghiệp vụ kinh doanh. Chi phí này được hạch toán trên TK 641- "Chi phí nghiệp vụ kinh doanh”.
Chi phí nghiệp vụ kinh doanh trong kinh doanh là chỉ tiêu chất lượng quan trọng để đánh giá hiệu quả của quá trình kinh doanh, đặc biệt là trong thị trường tự do cạnh tranh hiện nay. Bản chất của chi phí này là hao phí lao động sống và lao động vật hoá phát sinh trong quá trình tổ chức tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm và các dịch vụ cung cấp. Chi phí này là những chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển, tồn chứa, bảo quản, tiêu thụ và những chi phí văn phòng, cho bộ máy quản lý của Công ty.
TK 641- “Chi phí nghiệp vụ kinh doanh” được mở chi tiết theo cho khoản mục (KM) chi phí cụ thể tuỳ theo yêu cầu quản lý của Ngành cũng như của Công ty.
Tổng công ty xăng dầu Việt Nam đã có văn bản số 0578/XD ngày 22 tháng 4 năm 1999 hướng dẫn việc phân loại chi phí nghiệp vụ kinh doanh thành 18 KM chi phí như sau:
Loại chi phí Mã
KM Loại chi phí Mã
KM
1.Chi phí tiền lương 01 11.2.Chi phí đầu tư hỗ trợ bán hàng 112 2.Chi phí BHXH, BHYT, KHCĐ 02 12.Chi phí đào tạo tuyển dụng 12 3.Chi phí CCDC, bao bì 03 13.Chi phí dịch vụ mua ngoài 13 4.Chi phí KH TSCĐ 04 14.Chi phí văn phòng và chi phí khác 14 5.Chi phí sửa chữa TSCĐ 05 15.Chi phí dự phòng 15 6.Chi phí lãi vay 06 16.CP theo chế độ cho người lao động 16
7.Chi phí bảo quản 07 16.1.Chi phí ăn ca 161
8.Chi phí vận chuyển 08 16.2.Chi khác cho người lao động 162 8.1.Cước vận chuyển 081 17.CP QC, tiếp thị, giao dịch và khác 17 8.2.Tạp phí vận tải 082 17.1.Chi phí quảng cáo, tiếp thị 171 9.Chi phí hao hụt 09 17.2.CP giao dịch, tiếp khách và khác 172 10.Chi phí bảo hiểm 10 18.Thuế, phí và lệ phí 18 11.1.Chi phí hoa hồng, môi giới 111 18.2.Thuế đầu vào không được khấu trừ 182
Để việc quản lý và theo dõi được dễ dàng, tại Công ty TK 641 được chia thành 2 Tiểu khoản sau:
+ TK 6411- "Chi phí nghiệp vụ kinh doanh Công ty": Dùng để theo dõi tất cả chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh thuộc Công ty trừ Cửa hàng Vật tư Thiết bị xăng dầu số 2-Yên Viên.
+ TK 6422- "Chi phí nghiệp vụ kinh doanh Cửa hàng số 2 - Yên Viên": Dùng để theo dõi tất cả các chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Cửa hàng Vật tư Thiết bị xăng dầu số 2-Yên Viên (gọi tắt là Cửa hàng số 2 - Yên Viên).
Ngoài ra, để hạch toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh Công ty còn sử dụng một số TK liên quan như:
+ TK 111 - Tiền mặt
+ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng + TK 153 - Công cụ dụng cụ + TK 156 - Hàng hoá
+ TK 131 - Phải thu của khách hàng + TK 331 - Phải trả cho người bán
...
2-Chứng từ hạch toán
Nghiệp vụ chi phí kinh doanh tại Công ty thường được hạch toán ban đầu bởi các loại chứng từ sau:
+ Phiếu chi, Phiếu thu.
+ Hoá đơn (GTGT), Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn bán lẻ. + Phiếu xuất kho
+ Bảng theo dõi KH TSCĐ
+ Bảng theo dõi và phân bổ CCDC + Giấy đề nghị thanh toán
+ Giấy báo Nợ, sổ phụ ngân hàng + Giấy Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi
....
3-Sổ sách kế toán
Để hạch toán chi phí kinh doanh, Công ty sử dụng một số sổ sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ theo dõi chi phí kinh doanh + Sổ Cái TK 6411, 6412
4-Trình tự ghi sổ kế toán
Các chứng từ liên quan đến chi phí nghiệp vụ kinh doanh tại Công ty được luân chuyển và ghi sổ như sau: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh sẽ chuyển về các bộ phận kế toán liên quan để lập chứng từ kế toán (Phiếu thu, Phiếu chi...). Tiếp theo các chứng từ kế toán đã được kiểm tra dùng làm căn cứ để lập PKT hoặc căn cứ các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng tổng hợp chứng từ kế toán để lập PKT. PKT sau khi đã lập xong được lưu trên máy vi tính và in ra một bản đính kèm với chứng từ gốc chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt hoặc người phụ trách ký duyệt. Kế toán chi phí căn cứ vào các chứng từ kế
toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo PKT để vào sổ theo dõi chi phí kinh doanh. Đồng thời, với chương trình được cài đặt sẵn trong máy vi tính, thông tin của các PKT được lưu trong máy máy tính sẽ tự động chuyển vào các cột tương ứng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo thứ tự số hiệu của PKT và sổ Cái theo nội dung kinh tế.
Cuối tháng kế toán chi phí tiến hành cộng Sổ theo dõi chi phí kinh doanh và lấy số liệu ở dòng "Tổng cộng" để lập Bảng tổng hợp chi tiết chi phí kinh doanh với mục đích đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái TK 6411.
Cuối mỗi quý, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào các Báo cáo Tài chính như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả kinh doanh.
Như vậy, việc lập chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ, ghi sổ chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết được kế toán tại Công ty thực bằng tay tức là thực hiện bằng công cụ thô sơ còn việc ghi sổ Cái, lập Báo cáo Tài chính tại Công ty sẽ được thực hiện bằng kế toán máy.
Đối với các cửa hàng chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc có nhiệm vụ hạch toán chi phí kinh doanh phát sinh tại đơn vị đó.
Để đảm bảo việc tập hợp chi phí kinh doanh xăng dầu được thống nhất trong toàn Ngành, đồng nhất chỉ tiêu so sánh giữa định hướng kế hoạch và thực tế thực hiện ở mỗi đơn vị, giúp cho việc ban hành các chính sách kinh doanh phù hợp nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam hướng dẫn phân loại chi phí kinh doanh đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị của toàn Ngành, chi phí kinh doanh tổng hợp được tập hợp vào "Phụ biểu báo cáo chi phí nghiệp vụ kinh doanh" làm căn cứ để lập Báo cáo Kết quả kinh doanh (theo Quý).