- Một Thủ qũi: Căn cứ vào chứng từ liên quan thủ quỹ theo dõi tình hình nhập
T K: 011Q.00246 USD
BẢNG KÊ XUẤT HAO HỤT XĂNG DẦU TẠI CÁC CỬA HÀNG
CÔNG TY VẬT TƯ CHUYÊN DÙNG XĂNG DẦU
BẢNG KÊ XUẤT HAO HỤT XĂNG DẦU TẠI CÁC CỬA HÀNG
Tháng 12/2000
Ngày Số Tên đơn vị Ghi Có Ghi Nợ các TK
hoá đơn TK 15611 6411 6412
30/12 9387 Xuất hao hụt xăng dầu trong định 1.143.872 1.143.872 mức của CH Ngọc Khánh T12/00.
31/12 9488 Xuất hao hụt xăng dầu trong định 1.458.142 1.458.142 mức của CH Yên Viên T12/00.
31/12 9539 Xuất hao hụt xăng dầu trong định 1.042.078 1.042.078 mức của CH Vĩnh Ngọc T12/00.
Tổng cộng: 3.644.092 2.185.950 1.458.142
Bảng kê xuất hao hụt xăng dầu tại các Cửa hàng sau khi được ký duyệt, kế toán hàng hoá sẽ chuyển cho kế toán chi phí để lập PKT số 656. PKT số 656 được lập tương tự biểu số 01 với định khoản:
Nợ TK 6411: 2.185.950 Nợ TK 6412: 1.458.142 Có TK 15611: 3.644.092
PKT số 656 làm căn cứ để kế toán chi phí vào sổ theo dõi chi phí kinh doanh (xem biểu số 02). Đồng thời, với PKT số 656 vừa được cập nhật, với chương trình cài đặt sẵn máy vi tính sẽ tự động chuyển vào các sổ sau:
+ Sổ Cái TK 6411: (xem biểu số 04)
+ Sổ Cái TK 6412: (xem biểu số 07)
Cuối tháng, kế toán chi phí sẽ tập hợp số liệu ở dòng "Tổng cộng" trên sổ theo dõi chi phí kinh doanh vào bảng tổng hợp chi phí kinh doanh để đối chiếu số liệu với sổ Cái TK 6411 (xem biểu số 05).
** Các khoản hao hụt dưới đây tại Công ty thời gian qua không phát sinh nhưng nếu phát sinh sẽ được hạch toán như sau:
• Chênh lệch vận đơn giám định:
Là khoản hao hụt được tính trên cơ sở chênh lệch giữa lượng hàng theo vận đơn hàng hoá trừ đi lượng hàng ghi trên biên bản giám định hàng hoá. Hao hụt này nếu có được tính trên cơ sở chênh lệch cho phép theo các hợp đồng đã ký kết.
Khi phát sinh khoản hao hụt này, kế toán chi phí theo dõi trên TK 641 mã khoản số 092:
Nợ TK 641092: Có TK 33613:
• Hao hụt vượt định mức: được hạch toán vào TK hàng thiếu chờ xử lý đồng thời xác định nguyên nhân và yêu cầu những đơn vị, cá nhân có liên quan bồi thường theo quy định.
Căn cứ vào biên bản kiểm kê và các chứng từ có liên quan phản ánh số hao hụt ngoài định mức, ghi:
Nợ TK 641093: Có Tk 3381:
Chi phí bảo hiểm:
Trong nền kinh tế thị trường, mọi hoạt động kinh doanh luôn chứa đựng các yếu tố rủi ro mà các nhà kinh doanh không thể định liệu trước được và hoàn toàn do các yếu tố khách quan gây ra. Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh và khắc phục hậu quả do các rủi ro khách quan gây ra thì chỗ dựa của các nhà kinh doanh chính là bảo hiểm.
Trong lĩnh vực kinh doanh xăng dầu, bảo hiểm chủ yếu được Công ty mua bao gồm: bảo hiểm hoả hoạn, bảo hiểm hàng hoá vận chuyển, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm xe ô tô...
Tuy nhiên trong thời gian gần đây, tại Công ty không phát sinh chi phí bảo hiểm. Nếu nghiệp vụ kinh tế này phát sinh thì sẽ được kế toán chi phí theo dõi trên TK 641 mã KM 10:
Nợ TK 64110: Chi phí bảo hiểm
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 1111, 112, 331...
Chi phí hoa hồng, môi giới, hỗ trợ bán hàng:
Là khoản tiền phải trả cho các đại lý, những người môi giới và hỗ trợ cho hoạt động bán hàng. Hoa hồng cho các đại lý nằm trong giá bán của hàng hoá được xác định bằng tỷ lệ % trên giá bán. Những chi phí này được hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh.
Tại Công ty hiện nay không còn khoản mục chi phí hoa hồng đại lý mà thay bằng lương tính theo doanh số của sản phẩm, hàng hoá được tiêu thụ.
Chi phí đào tạo tuyển dụng:
Chi phí đào tạo tuyển dụng là toàn bộ chi phí (trong và ngoài nước) chi ra cho quá trình đào tạo nâng bậc, nghiên cứu phát triển và tuyển dụng. Những khoản chi phí giáo dục và đào tạo y tế trong nội bộ doanh nghiệp được tính theo số thực chi nhưng không được vượt quá 1,3 lần định mức chi sự nghiệp cho các đối tượng trên do Nhà nước quy định.
Ví dụ 10: Ngày 11/12/00 Nguyễn Tú Oanh thanh toán kinh phí bồi dưỡng cán bộ đi học với chứng từ ban đầu là giấy đề nghị thanh toán. Giấy đề nghị thanh toán được lập tương tự biểu số 10 với số tiền là 150.000 đồng. Sau khi được ký duyệt chi, Giấy đề nghị thanh toán trên được dùng làm căn cứ để kế toán thanh toán lập Phiếu chi số 986 tương tự biểu số 12 với nội dung và định khoản:
Thanh toán kinh phí bồi dưỡng cán bộ đi học: Nợ TK 6411: 150.000
Có TK 1111: 150.000
Tiếp tục quá trình lập, luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ nghiệp vụ này được thực hiện tương tự ví dụ 5.
Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty bao gồm: điện, nước, điện thoại...Những chi phí này chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh của Công ty.
Ví dụ 11: Ngày 25/12/00 sau khi nhận được hoá đơn tiền nước tháng 12/00, kế toán thanh toán lập Phiếu chi số 1051 với số tiền là 540.000 đồng để làm chứng từ xuất quỹ thanh toán với Công ty nước sạch Hà nội. Phiếu chi này được lập tương tự biểu số 11 với nội dung và định khoản:
Trả tiền nước tháng 12/00:
Nợ TK 64113: 516.780 Nợ TK 1331: 23.220 Có TK 1111: 540.000
Sau đó, trình tự lập, luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán được kế toán chi phí thực hiện tương tự ví dụ 5.
Chi phí văn phòng và chi phí công tác:
Bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong công tác kinh doanh, công tác hành chính văn phòng của bộ máy quản lý như: văn phòng phẩm, chi phí tiếp khách, hội nghị, tàu xe, nhiên liệu xe con...Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí kinh doanh của Công ty.
Ví dụ 12: Ngày 12/12/00 Cửa hàng Vĩnh Ngọc xuất xăng dầu cho xe con của Nguyễn Văn Ái - Phòng Tổ chức đi công tác. Anh được người bán giao lại Hoá đơn (GTGT) (Liên 2) để làm căn cứ thanh toán.
Hoá đơn (GTGT): là loại hoá đơn sử dụng cho các tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp khấu trừ và được nhà cung cấp lập khi bán hàng hoá, dịch vụ thu tiền. Hoá đơn phản ánh số lượng, chất lượng, chủng loại, đơn giá, tổng tiền hàng hoá hoặc dịch vụ mà người mua phải trả và hình thức thanh toán cụ thể. Mỗi hoá đơn được lập cho những hàng hoá, dịch vụ có cùng thuế suất. Hoá đơn (GTGT) là căn cứ để hàng tháng đơn vị mua kê khai nộp thuế cho Nhà nước và được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu (liên đen)
+ Liên 2: Giao cho khách hàng (liên đỏ) + Liên 3: Dùng thanh toán (liên xanh)
Hoá đơn (GTGT) được người bán lập theo mẫu sau:
Biểu số 19: Mẫu "Hoá đơn (GTGT)"
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
Liên 2: (Giao cho khách hàng)
Ngày 12 tháng 12 năm 2000 Ký hiệu:BB/00-B
Đơn vị bán hàng:Cửa hàng số 6 Ngọc Khánh Số: 079388
Địa chỉ: Số 6 Ngọc Khánh Số tài khoản:... Điện thoại : 8.817850 MS: 0 1 0 0 1 0 8 1 0 2 - 1
Họ tên người mua hàng: Anh Chiến (Xe 29L - 5811) Đơn vị: Cửa hàng số 6 Ngọc Khánh
Địa chỉ: Số tài khoản:... Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0 1 0 0 1 0 8 1 0 2 - 1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV. tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Xăng Mogas 92 lít 201 4.667 938.067
Cộng tiền hàng: 938.067 Thuế suất GTGT: 5% Tiền Thuế GTGT: 46.833 Lệ phí giao thông: 100.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.085.400 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu không trăm tám mươi lăm ngàn bốn trăm đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Tất cả CBCNV trong Công ty mua xăng của các Cửa hàng để đi công tác phục vụ cho công việc của Công ty đến cuối tháng phải giao lại hoá đơn (GTGT) (Liên 2) cho kế toán Công ty để kế toán thanh toán với các Cửa hàng theo hình thức bù trừ công nợ. Hay nói cách khác, khi các Cửa hàng nhận xăng dầu do Công ty giao để bán thì chưa trả tiền và CBCNV của Công ty khi mua xăng của các Cửa hàng để đi công tác cũng không trả tiền ngay mà đến cuối tháng, khi các Cửa hàng đến thanh toán cho Công ty, kế toán tại Công ty căn cứ vào các hoá đơn (GTGT) nhận được từ CBCNV hay Bảng kê xuất xăng dầu sử dụng nội bộ để thực hiện thanh toán bù trừ.
Sau khi nhận được các hoá đơn này, kế toán chi phí tiến hành lập Bảng kê xuất xăng dầu sử dụng nội bộ để làm căn cứ lập PKT theo mẫu sau:
Biểu số 20: Mẫu "Bảng kê xuất xăng dầu sử dụng nội bộ"
Ngày Số Diễn giải Ghi Có Ghi Nợ các TK
hoá đơn TK 131 1331 154 6411 CH số 6 Ngọc Khánh T12/00 4.781.900 217.172 1.356.258 3.208.470 30/12 79388 A.Chiến - Phòng Tổ chức 1.085.400 46.833 1.038.567 30/12 79389 A.Chiến - Phòng Tổ chức 2.818 28.182 30/12 79390 A.Doan - Phòng Tổ chức 1.231.200 53.124 1.178.076 30/12 … … … … … … … 79394 A.Đức - Phòng Tổ chức 1.444.500 62.328 1.382.172 CH Vĩnh Ngọc T12/00: 4.684.700 214.515 4.470.185 12/12 72428 A.Ái - CH Vĩnh Ngọc 2.292.450 98.440 2.194.010 … … … … …. 29/12 79518 A.Ái - CH Vĩnh Ngọc 2.113.950 90.775 2.023.175 Tổng cộng: 9.466.600 341.687 5.826.443 3.208.470
Các hoá đơn (GTGT) và bảng kê xuất xăng dầu sử dụng nội bộ được đính kèm với PKT số 657. PKT này được lập tương tự biểu số 01 với nội dung và định khoản:
Xuất xăng dầu sử dụng nội bộ tại Cửa hàng Ngọc Khánh và Cửa hàng Vĩnh Ngọc tháng 12/00: Nợ TK 6411: 3.208.470 Nợ TK 154: 5.826.443 Nợ TK 1331: 341.687 Có TK 131-NK: 4.781.900 Có TK 131-VN: 4.684.700
Căn cứ vào PKT số 657, kế toán chi phí tập hợp số liệu ở cột tương ứng trên sổ theo dõi chi phí kinh doanh (Xem biểu số 02). Sau đó, kế toán chi phí chuyển cho kế toán các phần hành để ghi sổ trên các sổ liên quan.
Với chương trình cài đặt sẵn, ngay sau khi PKT số 657 được cập nhật máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào sác sổ:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: được lập tương tự biểu số 03. + Sổ Cái TK 6411: (xem biểu số 04)
Cuối tháng, kế toán chi phí phải tập hợp số liệu ở dòng "Tổng cộng" trên sổ theo dõi chi phí kinh doanh vào bảng tổng hợp chi phí kinh doanh để làm căn cứ đối chiếu số liệu với sổ Cái TK 6411 (xem biểu số 05).
Chi phí dự phòng:
Trong năm 2000, kế toán tại Công ty đã xem xét các khoản mục nợ phải thu và hàng tồn kho và thấy khả năng không có nguy cơ bị thất thoát, do đó không trích lập các khoản dự phòng. Tuy nhiên, khi nghiệp vụ kinh tế này phát sinh, kế toán sẽ thực hiện như sau:
Căn cứ vào các văn bản quy định của Nhà nước và tình hình thực tế về ảnh hưởng của các yếu tố khách quan cũng như chủ quan tới quá trình hoạt động kinh doanh ở niên độ kế toán hiện tại và dự đoán trước cho niên độ kế toán sau, kế toán tiến hành báo cáo các cấp lãnh đạo liên quan. Sau khi được duyệt, kế toán tiến hành trích lập dự phòng và phản ảnh trên PKT có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị.
Nhiệm vụ của kế toán chi phí là tập hợp và theo dõi khoản mục chi phí này trên các sổ liên quan như sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ theo dõi chi phí kinh doanh ở khoản mục số 15- "chi phí dự phòng", Bảng tổng hợp chi phí kinh doanh, sổ Cái TK 6411.
*Cuối niên độ kế toán, kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu khó đòi, mức giảm giá hàng tồn kho, dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm sau, kế toán tính dự phòng cho các khoản này, ghi:
Nợ TK 64115: Chi phí kinh doanh - quản lý Có TK 139, 159: Số trích lập dự phòng
*Cuối niên độ kế toán sau, kế toán tiến hành hoàn nhập toàn bộ khoản dự phòng đã lập năm trước vào thu nhập bất thường, kế toán ghi:
Nợ TK 139, 159: Số dự phòng đã lập cuối năm trước Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thường
Đồng thời, kế toán xác định mức trích lập dự phòng mới cho niên độ kế toán sau, ghi:
Nợ TK 64115: Chi phí dự phòng
Có TK 139, 159: Số trích lập dự phòng
*Trong kỳ hạch toán, nếu có các khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, căn cứ vào các văn bản xác nhận, có chứng cứ pháp lý, doanh nghiệp làm thủ tục xoá nợ theo quy định. Khi được phép xoá nợ, phản ánh số nợ được xoá vào chi phí, ghi:
Nợ TK 64115- Chi phí nghiệp vụ kinh doanh Có TK 131- Phải thu của khách hàng Có TK 138- Phải thu khác
Đồng thời, ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”.
Chi phí theo chế độ cho người lao động:
Là các khoản chi phí trực tiếp cho người lao động bằng tiền hoặc bằng hiện vật, mức chi theo chế độ tuỳ thuộc vào tính chất và nội dung của từng khoản chi, bao gồm:
• Chi ăn ca: Theo quy định, chi phí tiền ăn giữa ca chi cho người lao động được phép hạch toán vào chi phí chi phí kinh doanh trong kỳ với mức ăn ca cho mỗi người lao động tối đa không vượt quá mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định. Theo quy định hiện hành, mức chi ăn ca cho một người lao động tối đa không vượt quá 144.000đ/người/tháng.
Hiện nay Công ty không có chế độ ăn ca cho người lao động.
• Chi khác cho người lao động: bao gồm:
- Chi trợ cấp thôi việc cho người lao động. - Chi cho lao động nữ.
- Chi khám sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên. - Chi bảo hộ lao động.
...
Ví dụ 13: Ngày 28/12/00 để thanh toán bồi dưỡng độc hại theo quy định của Công ty tháng 12/00 cho CBCNV, kế toán chi phí lập chứng từ gốc như sau:
CÔNG TY VẬT TƯ CHUYÊN DÙNG XĂNG DẦU Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
PHÒNG TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà nội, ngày 28 tháng 12 năm 2000 Kính gửi: Ông giám đốc Công ty
Căn cứ tờ trình ngày 02/05/99 của Phòng Tổ chức hành chính đã được Giám đốc Công ty Vật tư chuyên dùng xăng dầu phê duyệt về việc: Thay đổi mức bồi dưỡng bằng hiện vật cho người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm độc hại.
Căn cứ danh sách CNV có ngày công lao động thực tế tại các Cửa hàng, Phòng Tổ chức hành chính lập danh sách cụ thể như sau: