trữ tại Văn phòng Chính phủ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp trong đó biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và
47
tương lai. Nhiệm vụ của công tác bảo quản không chỉ là tu bổ hoặc phục chế tài liệu mà còn là nhiệm vụ bảo quản nhằm ngăn ngừa nguy cơ hủy hoại tài liệu và những hư hại vật lý của tài liệu phải được tu bổ.
Bảo quản tốt là cách tốt nhất để tránh không phải cứu giúp tài liệu khỏi bị hủy hoại. Việc bảo quản tài liệu là một quá trình lâu dài và tỉ mỉ, là một chương trình bảo quản khoa học, đúng phương pháp.
Tài liệu được hình thành từ các vật hữu cơ và do vậy chúng dễ bị tổn hại và tích trong mình những yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay từ khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém, không đảm bảo phù hợp về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi.
Với những đặc điểm và thành phần nội dung của khối tài liệu hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ, bảo quản tài liệu nói chung và các tài liệu quý hiếm đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ nói riêng là một vấn đề cấp thiết, nhất là ở nước ta, một đất nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới, gió mùa nóng ẩm, lại chịu sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh và thêm nữa trình độ kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế ,dẫn tới tình trạng tài liệu lưu trữ của chúng ta nhanh chóng xuống cấp và lão hóa.
Hiện nay, kho lưu trữ của Văn phòng Chính phủ đang bảo quản một khối lượng tài liệu lưu trữ của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ từ khi thành lập đến nay. Mặc dù công tác lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ tương đối tốt, tình trạng vật lý của tài liệu chủ yếu còn tốt, các thành phần thể thức văn bản vẫn phải đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu. Để phòng, chống sự xuống cấp của tài liệu, đặc biệt tài liệu ghi âm do nhiều nguyên nhân khác nhau. Điều này đòi hỏi sự cần thiết phải đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhất, phù hợp với hoàn cảnh và đặc thù của Văn phòng Chính phủ để gìn giữ di sản văn hóa của Nhà nước ta, đó là di sản lịch sử ghi lại quá trình hoạt động của nền hành chính nhà nước qua các thời kỳ lịch sử.
48
Từ năm 2012 Văn phòng Chính phủ sử dụng phần mềm tin học trong xử lý công việc, đã tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị hình thành hàng ngày. Cùng với việc bảo quản hồ sơ giấy,việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới, cần lựa chọn tài liệu điện tử thật sự có giá trị cho lưu trữ, đòi hỏi lưu trữ Văn phòng Chính phủ phải có sự nghiên cứu chọn lọc và xác định thời hạn bảo quản tạm thời, lâu dài, vĩnh viễn cho những loại tài liệu điện tử nhất định. Đồng thời lưu trữ phải đối chiếu hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy để có phương án xử lý đảm bảo tính thống nhất, chính xác của hai loại hình tài liệu này.
Lưu trữ tài liệu điện tử đang thách thức vai trò của cán bộ lưu trữ Văn phòng Chính phủ trong việc bảo quản và khai thác có hiệu quả khối tài liệu này. Hiện nay Văn phòng Chính phủ chưa có khu vực dành cho lưu trữ cơ quan để bảo quàn những loại vật mang tin điện tử riêng biệt ( kho lưu trữ riêng biệt). Hệ thống máy chủ, trang thiết bị kết nối và không gian để chúng hoạt động, trong đó cho cả việc chứa đựng tạm thời những vật mang tin điện tử với mục đích để chúng trung hòa khí hậu ( hiện nay Trung tâm tin học đang quản lý việc này).
49
Tiểu kết chƣơng 1:
Văn phòng Chính phủ là bộ máy giúp việc của Chính phủ. Văn phòng Chính phủ thực hiện chức năng của mình, trong đó có một số nhiệm vụ cụ thể liên quan đến công tác văn thư lưu trữ, đó là quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ do các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trình, ban hành các thủ tục về quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan hành chính nhà nước… Điều đó thể hiện sự đóng góp và tầm quan trọng của công tác quản lý công văn giấy tờ trong hoạt động của Văn phòng Chính phủ.
Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ bao gồm tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Chính phủ và tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, cá nhân sản sinh ra nó. Nội dung của khối tài liệu này có ảnh hưởng trên phạm vi rộng, chứa nhiều bí mật quốc gia. Bảo quản tốt tài liệu lưu trữ là cơ sở của tất cả các công tác khác .Do vậy việc bảo quản những tài liệu này cần phải được quản lý khoa học, chặt chẽ.
Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ là lưu trữ hiện hành, tổ chức và nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành khác so với lưu trữ lịch sử. Nhà nước lại chưa có những quy định cụ thể về bảo quản tài liệu ở lưu trữ hiện hành. Do vậy, vai trò quản lý nhà nước về hoạt động này ở các cơ quan cần phải được quan tâm của các cấp trong việc đầu tư cho công tác bảo quản và phục chế tài liệu đúng mức.
50
CHƢƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƢU TRỮ Ở VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ 2.1. Một số vấn đề lý luận, pháp lý về công tác bảo quản tài liệu lƣu trữ. 2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa, nội dung về công tác bảo quản.
+ Khái niệm
Trong cuốn Thuật ngữ lưu trữ Việt nam, khái niệm “ Bảo quản tài liệu lưu trữ” được diễn giải là: bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo ra các điều kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài.
Trong đó các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu bao gồm: việc xây dựng, thiết kế, sửa chữa các kho lưu trữ; trang thiết bị bảo quản tài liệu, các thiết bị phòng cháy, an ninh, báo động; việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật để tạo ra các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, an ninh trong tòa nhà và các kho lưu trữ và việc áp dụng các biện pháp đặc biệt về bảo quản và vận chuyển tài liệu.
Không riêng gì ở Việt Nam mà trong công tác lưu trữ của nhiều nước trên thế giới đều có khái niệm này. Khái niệm “ bảo quản” là một khái niệm hàm chứa nội dung ổn định và chặt chẽ về chuyên môn. Qua phân tích ở trên cho thấy, ở Việt Nam cũng như nhiều nước khác về cơ bản đều thống nhất rằng “ bảo quản tài liệu lưu trữ” là sử dụng một hệ thống các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo quản tài liệu ở lưu trữ cơ quan tính từ khi tài liệu kết thúc từ giai đoạn văn thư cho đến khi nộp về lưu trữ. Tuy nhiên ở đây cũng phải cần hiểu rằng đó là sự diễn giải mang tính lý luận. Trong thực tiễn có giải quyết được như lý luận còn tùy thuộc vào điều kiện riêng ở mỗi nước.
51
+Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn giữ gìn tài liệu lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội thì cần có những biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây ra. Đặc biệt, nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa, cho nên các yếu tố nắng, mưa, vi sinh vật, côn trùng… tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng. vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp.
+ Nội dung công tác bảo quản tài liệu
Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đối với những tài liệu đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ trước hét cần đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định, sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ, kể cả việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp tài liệu.
Việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại cùng các kinh nghiệm truyền thống để hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hóa tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của chúng.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng thì áp dụng các biện pháp tu bổ, phục chế và làm phông bảo hiểm cho các tài liệu đó, đặc biệt là phải khử axit đối với tài liệu lưu trữ bị nhiễm axit.
Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp lý, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho góp phần hạn chế tác nhân gây hại đối với tài liệu lưu trữ.
52
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ rất đa dạng, liên quan đến nhiều ngành khoa học tự nhiên như vật lý, hóa học, sinh vật, khí tượng…. Các thành tựu khoa học của các ngành trên đang ngày càng được áp dụng rộng rãi trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Ở Việt nam hiện nay, việc quy định bảo quản tài liệu lưu trữ đã được trình bày trong bài “ Bảo quản tài liệu lưu trữ “của giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ . Đặc biệt trong Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ của Tiến sỹ Nguyễn Minh Phương, Tiến sỹ Nguyễn Liên Hương và Tiến sỹ nguyễn Cảnh Đương đã trình bày những nội dung cụ thể, cơ bản những thông tin mới về công tác bảo quản tài liệu khoa học công nghệ.
Tại Điều 25 của Luật Lưu trữ do Quốc hội khóa 13 thông qua tại kỳ họp thứ hai, ngày 11 tháng 11 năm 2011, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ…”.
2.1.2. Các quy định của Nhà nƣớc về công tác bảo quản tài liệu
Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa quý báu của dân tộc, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử. Do ý nghĩa và tầm quan trọng như vậy, nên công tác bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu đã, đang và sẽ mãi là một trong những nhiệm vụ cơ bản của ngành lưu trữ nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung. Vì thế, Đảng và Nhà nước đã có những văn bản quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ như:
- Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986, Đảng ta đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là phải “Bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia”.
53
- Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 cũng qui định tại Điều 2 Chương 1 “Nghiêm cấm tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia” và tại Điều 6 Chương 2 yêu cầu “Các cơ quan lưu trữ Nhà nước trong phạm vi được phân cấp quản lý phải thực hiện những biện pháp cần thiết để đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ quốc gia” [23, tr.106].
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 qui định tại Điều 9 chương 1“Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia” ; tại Điều 17 Chương 2 Mục 1 “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ” [50, tr.109].
- Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia đã quy định tại Điều 4 chương 1 về kinh phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ gồm: mua sắm các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ [05, tr.104].
- Quyết định số 184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia đến 2010. Văn bản này quy định lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đặc biệt quí, hiếm và đưa vào bảo quản theo “chế độ bảo hiểm” nhằm phòng ngừa các thảm hoạ do thiên nhiên hoặc con người gây ra. Trong đó, văn bản có quy định việc thử nghiệm lập phông bảo hiểm cho 3 loại tài liệu: ghi âm, tài liệu ảnh và phim điện ảnh [46, tr.108].
- Chỉ thị 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc Tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới đã giao nhiệm vụ cho Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) kiểm tra toàn bộ công tác bảo quản tài liệu tại các kho lưu trữ trong toàn quốc để chỉ đạo về tu bổ, phục chế, bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu theo yêu cầu và tiêu chuẩn kỹ thuật
54
- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã giao trách nhiệm cho Bộ Nội vụ chỉ đạo các cơ quan, tổ chức :"Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ"[47, tr.108].
- Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng (năm 2006) đã giao nhiệm vụ cho ngành lưu trữ là: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”. ( Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X)
- Gần đây nhất là Luật Lưu trữ do Quốc hội khóa 13 thông qua tại kỳ họp thứ hai, ngày 11 tháng 11 năm 2011, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ…”[42, tr.108].
Để thực hiện bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo đúng tinh thần các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước như đã nói ở trên, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã ban hành một số văn bản quy định về công tác bảo quản tài liệu. Cụ thể:
- Văn bản số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Văn bản này chủ yếu áp dụng cho các tài liệu có vật mang tin bằng giấy còn tài liệu có vật mang tin khác thì