6. Cấu trúc nghiên cứu:
3.3.4 Giải pháp nâng cao động lực làm việc thông qua yếu tố Cấp trên trực tiếp
tiếp
Tạo điều kiện cho quá trình giao tiếp hai chiều giữa sếp và nhân viên
Một trong những điều cơ bản nhất khiến quá trình làm việc giữa sếp và nhân viên gặp trục trặc là từ vấn đề giao tiếp: việc thấu hiểu và đồng cảm với những suy nghĩ mong muốn của nhau trong công việc cũng như trong đời sống cá nhân. Vì lẽ đó cải thiện được vấn đề giao tiếp là công ty đã có được một bước tiến lớn, tạo nền tảng cho sự tăng cường hiệu quả làm việc với nhau, giúp cho việc áp dụng các giải pháp đối với cấp trên dễ dàng hơn
- Trƣớc hết, cần có sự nhất quán minh bạch trong chiến lƣợc giữa ban lãnh đạo truyền đạt xuống cấp dƣới. Tƣơng tự nhƣ vậy đối với các nhân viên dù ở cấp bậc thấp nhất cũng cần đƣợc nắm tổng thể hoạt động của công ty do đƣợc cấp trên mình truyền đạt. Theo đó mỗi khi đƣợc giao nhiệm vụ, nhân viên có thể nắm bắt đƣợc vấn đề giúp việc thực hiện chính xác và hiệu quả hơn. Ngoài ra, khi sếp và nhân viên cùng hƣớng tới mục tiêu công việc, cả hai sẽ cùng có cái nhìn xây dựng trong công việc hơn là đả kích, đánh giá cá nhân.
- Hàng tuần công ty cần tổ chức một buổi ăn trƣa vào 1 ngày trong tuần giữa trƣởng phòng ban và một nhân viên trong phòng để cả hai có thể trao đổi với nhau (ngân sách phát sinh do công ty trả) và đƣợc gọi là Happy Hour. Trong dịp này, cấp trên có thể tế nhị nêu lên những góp ý cho nhân viên để cải thiện. Đồng thời nhân viên cũng có thể thổ lộ những nguyện vọng và suy nghĩ của mình trong
công việc, cũng nhƣ những khó khăn trong cuộc sống cá nhân. Trong đó cấp trên cần xây dựng tâm lý thoải mái cho nhân viên mỗi khi tham gia buổi này để phát huy đƣợc hiệu quả của phƣơng pháp.
Quy định về những yêu cầu cơ bản đối với phƣơng pháp quản lý của các cấp lãnh đạo
Ngoài việc hỗ trợ việc giao tiếp giữa sếp và nhân viên, công ty cũng cần có những quy định cụ thể để làm quy chuẩn dành cho cấp quản lý, từ đó đảm bảo việc quản lý đạt được những điều cơ bản trong tạo động lực cho nhân viên
- Mỗi cấp trên cần có một Bảng đánh giá nhân viên theo lộ trình 3 tháng và cuối quý sẽ nộp cho cấp trên trực tiếp của mình. Nội dung trong bảng đánh giá cần có: biểu hiện chung của nhân viên trong từng tuần, điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, phƣơng án cải thiện đề xuất.
- Tuyên dƣơng và khen thƣởng: Trong các buổi họp cuối quý, cấp trên cần tuyên dƣơng những nhân viên có biểu hiện tốt trong quý vừa qua (dựa trên kết quả đánh giá xếp loại nhân viên trong Bảng đánh giá nhân viên). Ngoài ra, công ty cần trích một khoản ngân sách trong việc tạo động lực bên cạnh những lời khen suông. Khoản ngân sách này sẽ đƣợc cấp trên chủ động sử dụng để thƣởng nóng mỗi khi có nhân viên hoàn thành công việc xuất sắc, tuy nhiên mức thƣởng cần công khai, cố định và giống nhau với mọi cá nhân, không đƣợc có sự phân biệt giữa các chức vụ.
Khích lệ những phong cách quản lý hiệu quả, giúp tăng hiệu quả công việc của nhân viên
Bên cạnh những yêu cầu cơ bản đối với cấp trên, công ty cũng cần tạo động lực trong khối lãnh đạo bằng các giải thưởng công nhận năng lực quản lý. Qua đó, công ty đã thúc đẩy cáccấp trên nỗ lực hết mình trong việc hoàn thiện bản thân và nâng cao khả năng quản lý
- Công ty nên xây dựng giải thƣởng “Quản lý thân thiện” và “Quản lý tài ba” trong khối quản lý, lãnh đạo. Phòng Nhân sự trong quá trình thu thập thông tin cần đảm bảo sự xác thực của mình, có thể triển khai quá trình bầu chọn thông qua các
phƣơng tiện đơn giản nhƣ google drive… để đảm bảo tính minh bạch và công bằng của kết quả. Giải thƣởng “Quản lý tài ba” sẽ đƣợc trao mỗi quý, dành cho những quản lý có khả năng lãnh đạo tốt: từ truyền cảm hứng cho nhân viên, định hƣớng công việc, kinh nghiệm làm việc cao, khiến nhân viên cảm nhận bản thân học hỏi đƣợc nhiều từ quản lý này, cũng nhƣ các công việc luôn đƣợc giải quyết gọn gàng dƣới sự hỗ trợ của cấp trên. Đối với giải thƣởng “Quản lý thân thiện” nhân viên sẽ bầu chọn cho ngƣời khiến mình cảm thấy yêu thích nhất, đặc biệt với cách đối nhân xử thế, việc quản lý tạo ra bầu không khí vui vẻ chung…
3.3.5 Giải pháp nâng cao động lực làm việc thông qua yếu tố Thu nhập và phúc lợi
Cải thiện hệ thống Thu nhập cho nhân viên
Điều cơ bản nhất khi nhân viên đến với công ty đó là thu nhập, chính vì lẽ đó mà chế độ lương cần được công ty điều chỉnh trước nhất để làm hài lòng và tạo động lực cho nhân viên
- Công ty cần điều chỉnh lộ trình tăng lƣơng bằng việc giảm xuống còn 1 năm nhƣng vẫn đảm bảo trong phạm vi ngân sách khi áp dụng tăng lƣơng 2 năm một lần, tỷ lệ tăng lƣơng theo đó cũng đƣợc đánh giá chặt chẽ hơn dựa vào kết quả làm việc của nhân viên.
Xây dựng các chính sách phúc lợi phù hợp
Sau những nỗ lực trong việc cải thiện thu nhập cho nhân viên, Sao Bắc Đẩu nên tiếp tục với chính sách phúc lợi. Với các chính sách thiết thực nhằm hỗ trợ cho các nhóm đối tượng khác nhau, đáp ứng nhu cầu mới, nhu cầu phát sinh theo từng giai đoạn theo thực tế đời sống của nhân viên sẽ giúp nhân viên gắn kết hơn với công ty, cũng như cảm nhận Sao Bắc Đẩu là ngôi nhà thứ hai của mình.
- Thành lập câu lạc bộ “Hội bà mẹ và trẻ em” đồng thời thiết lập phòng hoạt động dành cho câu lạc bộ này. Hiện tại Sao Bắc Đẩu đang có một phòng trống, hiện đang làm kho lƣu giữ những đồ dùng cũ, những thiết bị hƣ, cũ mà công ty đã bỏ, có diện tích khoảng 20 m2. Công ty có thể sửa sang lại phòng này, bố trí tủ lạnh, phòng có cửa làm nơi để các nhân viên mới sinh có thể vắt sữa, bảo quản sữa chiều mang
về cho con. Ngoài ra các nhân viên nữ còn có thể sử dụng phòng này để vừa trông con vừa làm việc trong một số trƣờng hợp bất khả kháng, không ai giữ con, thay vì xin nghỉ làm, họ có thể đem con vào công ty và ngồi làm việc tại phòng này. Tuy nhiên vẫn phải tuyên truyền, nhắc nhở nhân viên hạn chế đƣa con vào công ty.
- Thành lập câu lạc bộ “Độc thân Sao Bắc Đẩu”, một phần ba nhân viên công ty thuộc khối kỹ thuật, trong đó hầu nhƣ là nam và số lƣợng nhân viên trong tình trạng độc thân cũng khá cao do đó nhu cầu lập gia đình là mối quan tâm khá lớn của nhóm này. Để thể hiện sự quan tâm của công ty đối với đời sống tinh thần của nhân viên, việc thành lập câu lạc bộ và tổ chức giao lƣu với các nhân viên độc thân tại các công ty là đối tác, bạn hàng thân thiết của Sao Bắc Đẩu sẽ làm cho đời sống tinh thần của nhân viên thêm vui vẻ và hứng khởi hơn. Để việc làm này trở nên thực tế, hàng năm Sao Bắc Đẩu và các công ty cùng phối hợp tổ chức buổi giao lƣu, họp mặt và lấy ý tƣởng từ chƣơng trình truyền hình “Bạn muốn hẹn hò” kết nối những cặp đôi lại với nhau. Tuy nhiên trƣớc khi triển khai, cần thiết phải khảo sát, thăm dò ý kiến của các nhân viên sau đó lên kế hoạch và mời gọi sự phối hợp tham gia từ các công ty khác.
3.3.6 Giải pháp nâng cao động lực làm việc thông qua yếu tố Đồng nghiệp Gia tăng tinh thần, thái độ hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng nhƣ trong đời sống
Một dự án sẽ không thể hoàn thành nếu các thành viên trong nhóm không sẵn sàng hỗ trợ nhau, cũng như một công ty không thể phát triển nếu các phòng ban liênquan không hợp tác với nhau. Vì vậy việc trước hết cần làm đối với yếu tố đồng nghiệp là thực hiện các gợi ý sau nhằm gia tăng tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên trong cùng khối cũng như trong cả công ty.
- Truyền thông rõ ràng để mọi nhân viên đều phải nắm rõ tinh thần: việc cá nhân cố gắng gấp 10, việc nhóm cố gắng 100, việc tổ chức cố gắng 1000. Phải để nhân viên thấm nhuần đã là một phần tử trong quá trình thực hiện công việc, nếu kết quả không đạt thì bản thân mỗi thành viên đều bị đánh giá không tốt dù đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của riêng bản thân, phải để mỗi nhân viên Sao Bắc Đẩu hiểu
rằng, công việc muốn thành công thì sự hỗ trợ là vô cùng quan trọng, bản thân mình làm tốt nhƣng không hỗ trợ, giúp đỡ đồng nghiệp để hoàn thành công việc chung thì bản thân mỗi nhân viên đều gánh chung trách nhiệm. Cụ thể với công việc đòi nợ khách hàng khi hoàn thành dự án, khi bộ phận kế toán đã cố gắng, nỗ lực trong việc liên hệ với khách hàng để đƣợc thanh toán (liên hệ >5 lần, phải lƣu lại lịch sử liên hệ) nhƣng khách hàng vẫn chƣa có động thái phản hồi thì bộ phận kinh doanh mà cụ thể là nhân viên giao dịch với khách hàng đó phải có trách nhiệm phối hợp cùng nhân viên kế toán giải quyết vấn đề, cung cấp các thông tin cần thiết về khách hàng cho kế toán, hỗ trợ kế toán trong việc tiếp cận khách hàng hoặc một số công việc khác nhằm xử lý đƣợc khoản thanh toán thành công.
- Tổ chức buổi trao đổi kinh nghiệm Kinh doanh: Định kỳ 2 tuần (có thể thống nhất vào ngày 1 và 15 hàng tháng) một nhân viên Kinh doanh sẽ lên trình bày kinh nghiệm/ kiến thức của mình cho một đề tài nhất định liên quan đến công việc. Dƣới sự dẫn dắt của các cấp trên, mọi ngƣời sẽ cùng tham gia để bổ sung, hoàn thiện đề tài đang đƣợc trình bày. Sau đó những kiến thức này sẽ đƣợc trình bày ngắn gọn trên bảng ghi nhớ của phòng và tất cả nhân viên kinh doanh có thể học hỏi, áp dụng. Sau một khoảng thời gian, các nhân viên trong phòng ban trau dồi thêm nhiều hiểu biết và làm tăng sự khăng khít trong mối quan hệ làm việc giữa họ.
- Tham vấn xuyên ngành: công ty có thể mở một hộp chat tổng cho phép mọi ngƣời chat nhƣng ẩn danh. Khi đó mọi nhân viên khi có vấn đề cần tham vấn có thể chat hỏi những ngƣời khác trong công ty để đƣợc hỗ trợ.
Kiến tạo môi trƣờng làm việc tích cực, ham học hỏi, phấn đấu
Sau khi thực hiện giải pháp trên, việc kiến tạo môi trường làm việc tích cực, ham học hỏi, phấn đấu là cần thiết trong việc tạo nên một không gian làm việc hoàn hảo cho mọi người. Bằng việc sử dụng hiệu ứng lan tỏa, công ty sẽ chọn ra những cá nhân tốt nhất để làm hình mẫu để mọi người cùng cố gắng. Đồng thời bằng các giải thưởng khích lệ sẽ kích thích mọi người nhiệt liệt hưởng ứng. Khi các nhân viên nhận thấy được những điều tốt đẹp từ đồng nghiệp, nguồn năng lượng đó sẽ lan tỏa và thúc đẩy họ cũng cố gắng theo.
- Giải thƣởng “Nhân viên tài ba” sẽ đƣợc đƣa vào chế độ thƣởng hàng quý (mỗi 3 tháng). Để làm đƣợc điều đó, mỗi cuối tháng phòng Nhân sự sẽ phát phiếu đánh giá cho mỗi nhân viên, và mỗi ngƣời sẽ lựa chọn 1-2 đồng nghiệp có tinh thần làm việc hăng hái, ham học hỏi, giúp những ngƣời xung quanh có động lực làm việc khi nhìn vào. Đến cuối quý, dựa vào kết quả lựa chọn 3 lần của mỗi nhân viên, Nhân sự sẽ có đƣợc danh sách những Nhân viên truyền đƣợc cảm hứng làm việc tốt nhất cho mọi ngƣời ở mỗi phòng ban: từ Kinh doanh, Kỹ thuật, cho đến Nhân sự, Kế toán. Ở góc cửa đi vào công ty sẽ để hình những nhân viên tiêu biểu này để mọi ngƣời trong và ngoài công ty đều có thể nhìn thấy.
- Ngoài ra giải thƣởng “Nhân viên thân thiện” cũng cần đƣợc đƣa vào để đánh giá cao các cá nhân có thái độ và tinh thần làm việc vui vẻ, hợp tác và giúp đỡ những ngƣời khác. Về cách thức thực hiện và thời gian sẽ triển khai đồng thời với giải thƣởng “Nhân viên tài ba”.
TÓM TẮT CHƢƠNG 3
Trong chƣơng này từ những hạn chế, tồn tại trong công tác tạo động lực làm việc nhƣ đã phân tích ở chƣơng 2 của nhân viên công ty Sao Bắc Đẩu, căn cứ định hƣớng chiến lƣợc, mục tiêu kinh doanh của công ty cũng nhƣ định hƣớng nâng cao động lực làm việc của nhân viên trong thời gian tới, tác giả đã kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng cao động lực làm việc cho nhân viên với các biện pháp cụ thể và thiết thực thông qua 6 yếu tố bao gồm: (1) Công việc, (2) Thƣơng hiệu và văn hóa công ty, (3) Cấp trên trực tiếp, (4) Đồng nghiệp, (5) Thu nhập và phúc lợi, (6) Chính sách đãi ngộ, trong đó tập trung chủ yếu vào các giải pháp cho yếu tố Chính sách đãi ngộ trƣớc tiên.
KẾT LUẬN
Tác giả đã tham khảo các mô hình nghiên cứu trong và ngoài nƣớc về động lực làm việc để xác định đƣợc các yếu tố ảnh hƣởng đến động lực làm việc của nhân viên tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sao Bắc Đẩu. Từ những thông tin có đƣợc, tác giả đề xuất kế thừa thang đo trong nghiên cứu của Lê Thị Bích Phụng & Trần Kim Dung (2011) - “Các yếu tố ảnh hưởng đến động lực làm việc của nhân viên các doanh nghiệp tại TP.HCM” đã đƣợc xây dựng dựa trên mô hình của Kovach (1986), bao gồm 6 yếu tố độc lập và 1 yếu tố phụ thuộc. Từ mô hình đề xuất với thang đo gồm 32 biến quan sát cho các yếu tố độc lập và 6 biến quan sát cho yếu tố phụ thuộc (Phụ lục 1) tác giả đã tiến hành điều chỉnh thang đo để phù hợp với thực tế Công ty Cổ phần Công nghệ Sao Bắc Đẩu bằng phƣơng pháp định tính và định lƣợng.
Thông qua nghiên cứu định tính (Phƣơng pháp 20 ý kiến, phƣơng pháp phỏng vấn tay đôi, phƣơng pháp thảo luận nhóm), tác giả xác định đƣợc 29 biến quan sát để tiếp tục thực hiện nghiên cứu định lƣợng chính thức với mẫu N = 181 nhân viên. Kết quả cho thấy các yếu tố ảnh hƣởng đến động lực làm việc của nhân viên tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sao Bắc Đẩu gồm: 6 yếu tố độc lập với 27 biến quan sát, cụ thể Công việc (5 biến), Thƣơng hiệu và văn hóa công ty (4 biến), Cấp trên trực tiếp (5 biến), Đồng nghiệp (3 biến), Thu nhập và phúc lợi (6 biến), Chính sách đãi ngộ (4 biến); và 1 yếu tố phụ thuộc với 6 biến quan sát: Động lực làm việc (6 biến). Kết quả này đã đƣợc kiểm định độ tin cậy Cronbach’s alpha, phân tích nhân tố khám phá EFA, phân tích tƣơng quan và hồi quy cho các yếu tố ảnh hƣởng đến động lực làm việc nhằm xác định mức độ ảnh hƣởng của từng yếu tố đến động lực làm việc của nhân viên tại công ty.
Từ những thông tin thu thập đƣợc sau khi nghiên cứu định lƣợng, dựa trên tình hình thực tế tại công ty tác giả phân tích thực trạng, ƣu điểm, khuyết điểm đồng thời làm rõ nguyên nhân trong từng yếụ tố để có cơ sở xây dựng giải pháp khả thi và cải thiện đƣợc vấn đề. Tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp tƣơng ứng với 6 nhóm yếu tố ảnh hƣởng đến động lực làm việc của nhân viên đó là: (1) Công việc; (2)
Thƣơng hiệu và văn hóa công ty; (3) Cấp trên trực tiếp; (4) Đồng nghiệp; (5) Thu nhập và phúc lợi; (6) Chính sách đãi ngộ. Mục tiêu của các nhóm giải pháp là để nâng cao tối đa động lực làm việc của nhân viên tại Công ty Cổ phần Công nghệ Sao Bắc Đẩu, giúp nhân viên nỗ lực làm việc với hết khả năng của bản thân, góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc tại công ty.
Hạn chế của đề tài và hƣớng nghiên cứu tiếp theo