6. Cấu trúc nghiên cứu:
2.2.2.3 Thực trạng yếu tố công việc
Nhìn công việc từ góc độ Sao Bắc Đẩu theo ba mảng chức năng chính là kinh doanh, kỹ thuật và hỗ trợ. Theo sơ đồ tổ chức điều hành công ty năm 2015
(Phụ lục 7), có thể tóm tắt công việc của từng khối chức năng tƣơng ứng nhƣ sau:
Khối chức năng kinh doanh: nhân viên phân bổ ở các phòng ban thuộc: (1) Khối khách hàng doanh nghiệp Miền Bắc (tiếp nhận những khách hàng thuộc
khu vực Miền Bắc), (2) Khối khách hàng cung cấp dịch vụ (tiếp nhận những khách hàng với sản phẩm bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật), (3) Khối khách hàng chiến lƣợc (tiếp nhận những cụm khách hàng lớn: nhóm ngân hàng – những sản phẩm yêu cầu độ bảo mật cao; nhóm các công ty gia đình, các công ty chuyên về sản xuất – yêu cầu hệ thống sản phẩm nhanh, gọn); (4) Khối khách hàng Miền Nam (tiếp nhận những khách hàng thuộc khu vực Miền Nam) với các phòng ban chính gồm:
+ Phòng kinh doanh (Sales): chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng.
+ Phòng Phát triển giải pháp (Solution Unit): hỗ trợ, tƣ vấn sản phẩm, giải pháp kỹ thuật cho khách hàng.
+ Phòng Hỗ trợ Kinh doanh (Sale Support): thực hiện tiếp nhận thông tin, kê khai Sale order (S.O) lên hệ thống ERP của công ty.
Khối chức năng kỹ thuật: bao gồm Trung tâm dịch vụ mới (chuyên đáp ứng về các sản phẩm điện toán đám mây) và Trung tâm công nghệ gồm các bộ phận nhƣ: Quản lý dự án, Tích hợp hệ thống; Phát triển dịch vụ; Nghiên cứu và phát triển; Tƣ vấn & kiến trúc hệ thống.
Khối chức năng hỗ trợ: gồm 2 mảng chỉnh với sự quản lý của Phó Tổng Giám đốc điều hành đến các bộ phận: Tài chính kế toán; Chuỗi cung ứng; IT-ERP (hệ thống quản lý và thông tin dữ liệu của công ty); Hành chính; Chất lƣợng (QM) và sự quản lý của Giám đốc Quan hệ doanh nghiệp đến các bộ phận gồm: Nhân sự; Quan hệ công chúng; Quản lý đối tác.
Công việc của những nhóm này tƣơng đối khác nhau tuy nhiên đánh giá của nhân viên ở từng nhóm đối với yếu tố Công việc không có nhiều khác biệt và đƣợc đánh giá ở mức trung bình là 3,164 điểm.
Bảng 2.12 Điểm đánh giá trung bình và độ lệch chuẩn các biến quan sát yếu tố công việc
STT Các biến quan yếu tố Công việc
Điểm trung bình
Độ lệch chuẩn
CV1 Công việc phù hợp với tính cách, năng lực
của tôi 3.210 0.527
CV2 Công việc của tôi có nhiều thách thức 3.238 0.636
CV3 Tôi đƣợc trao quyền kiểm soát và trách
nhiệm đối với công việc 3.160 0.411
CV4 Tôi đƣợc tiếp cận với công nghệ mới 3.271 0.556
CV5
Công ty tôi có bảng mô tả công việc và phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban
2.939 0.485
(Nguồn: kết quả khảo sát của tác giả tháng 9/2016)
Cụ thể, xét biến quan sát “Công việc phù hợp với tính cách, năng lực của tôi”, đa phần nhân viên công ty đánh giá yếu tố này từ mức bình thƣờng đến đồng ý với 3.210 điểm. Các nhân viên cho rằng khi nộp đơn xin việc tại công ty, họ đã đọc kỹ bảng mô tả công việc rồi lựa chọn vị trí công việc mà họ yêu thích và phù hợp với tính cách của mình. Trong buổi phỏng vấn cũng nhƣ trong giai đoạn thử việc tại công ty, Sao Bắc Đẩu đã tạo điều kiện cho nhân viên phát huy thế mạnh của bản thân, đồng thời nhìn nhận lại năng lực và tính cách của nhân viên để đánh giá sự phù hợp với công việc. Công ty sẽ cố gắng tạo điều kiện để bố trí những mảng việc thích hợp nhất với nhân viên. Tuy nhiên, với một số nhân viên đã làm lâu năm tại công ty thì bản thân họ không để ý đến chuyện công việc có hợp với sở thích, tính cách của họ hay không, thời gian đầu có thể sẽ thấy đƣợc điều đó, nhƣng về lâu dài thì dƣờng nhƣ nhân viên chẳng còn quan tâm, để ý. Một nhân viên kế toán nữ đã làm việc tại Sao Bắc Đẩu đƣợc 6 năm, khi đƣợc hỏi về yếu tố này, cô cho rằng: lúc đầu đƣợc công ty bố trí cho công việc này, cô rất hào hứng vì nó hợp với sở thích của cô (làm việc với những con số, tính toán,..), tuy nhiên đồng hành cùng nó suốt 6 năm, cô không thấy hứng thú, đôi khi còn thấy nhàm chán vì công việc không có gì mới mẻ. Sở thích, tính cách đôi khi có thể thay đổi theo thời gian. Ngoài ra, một số nhân viên cảm thấy công việc hiện tại nhàm chán, không còn phù hợp với họ, công
ty cũng không có ý định tạo điều kiện để nhân viên luân chuyển công việc, trừ những trƣờng hợp nhân viên thực sự có năng lực và công ty muốn giữ lại thì mới có chính sách luân chuyển thích hợp. Đây là lý do khiến cho phần lớn nhân viên của Sao Bắc Đẩu khi đã nhàm chán với công việc hiện tại sẽ nộp đơn xin nghỉ việc và công ty lại tiếp tục tuyển dụng ngƣời mới vào vị trí còn thiếu.
Đánh giá “Công việc của tôi có nhiều thách thức”, yếu tố này đều không chỉ tùy thuộc vào tính chất công việc mà còn phụ thuộc vào năng lực của nhân viên. Hầu hết, nhân viên SBĐ đánh giá yếu tố này ở mức bình thƣờng vì nhân viên cho rằng công việc hiện tại họ đang đảm trách ở mức không dễ, tuy nhiên họ có thể làm tốt hơn, làm đƣợc nhiều hơn với những công việc khó hơn. Tại SBĐ, nếu cho rằng là khó và có thách thức thì đó là những công việc gắn chỉ tiêu về doanh số mà công ty đặt ra cho khối kinh doanh (Tổng Giám đốc giao cho Trƣởng nhóm kinh doanh chỉ tiêu là về doanh số 100 tỷ đồng/năm). Đối với nhóm kỹ thuật, không chỉ đơn thuần là thách thức, đó còn là cơ hội khi mỗi nhân viên đều nỗ lực để đạt đƣợc bằng cấp, chứng chỉ cao, mang tầm cỡ quốc tế để đủ năng lực, trí tuệ phục vụ cho những dự án lớn của công ty. Ngoài ra thách thức đối với nhóm chức năng này còn đến từ những việc nhƣ làm sao tích hợp đƣợc hệ thống sản phẩm của công ty phù hợp với hệ thống sẵn có của khách hàng,.. sẽ có những thách thức khác nhau tùy vào mỗi dự án. Đối với nhóm hỗ trợ, độ khó và thách thức trong công việc không chủ động đến từ phía công ty mà bị động tùy từng tình huống trong công việc. Họ cho biết thách thức còn tùy thuộc vào từng trƣờng hợp khác nhau. Cụ thể Phòng mua hàng gặp thách thức trong việc làm sao cung cấp đƣợc đơn hàng mà phòng kinh doanh yêu cầu trong 40 ngày trong khi nhà sản xuất chỉ có thể cung cấp đơn hàng này sớm nhất là 60 ngày. Trong những tình huống này, phần lớn làm nhân viên thụ lý cảm thấy mệt mỏi, chán nản vì họ không đƣợc công nhận chính thức nhƣ nhóm chức năng Kinh doanh (thông qua việc thƣởng tiền) hay nhóm kỹ thuật (thông qua việc thăng tiến) khi vƣợt qua thách thức và giải quyết tốt công việc. Chính điều này đã làm cho động lực làm việc của khối hỗ trợ giảm xút, những tình huống bất ngờ,
thách thức khách quan trong quá trình làm việc không khiến cho nhân viên thấy hứng khởi, ngƣợc lại làm họ thấy gánh nặng, mệt mỏi.
Ở SBĐ, quyền kiểm soát và trách nhiệm đối với công việc không đi cùng với nhau. Nhân viên phải chiụ trách nhiệm đối với công việc nhƣng quyền kiểm soát và thực thi công việc lại không rõ ràng. Ngoài ra tại SBĐ còn có hiện tƣợng tiêu cực trong việc nhân viên lệ thuộc nhau, đôi khi đùn đẩy đối với những công việc có tính chất hợp tác giữa các phòng ban hoặc làm việc theo nhóm. Nhân viên SBĐ cho biết, công ty giao cho họ trách nhiệm nhƣng nhân viên không có quyền tự kiểm soát với công việc. Nhân viên phải đảm bảo các tiêu chí công việc đƣợc nêu trong bảng đánh giá KPI, nếu làm không tốt sẽ bị đánh giá thấp (không đƣợc thƣởng), tuy nhiên nếu làm tốt công việc, thì cũng chỉ đƣợc đánh giá ở mức hoàn thành. Trách nhiệm của từng nhân viên đƣợc đề cập rõ ràng tuy nhiên tại SBĐ, ngoài lãnh đạo, cấp trên thì không ai có quyền kiểm soát.
Là công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, Sao Bắc Đẩu đem đến niềm hứng khởi cho nhân viên bằng cách để họ tự nhận thấy đƣợc công ty đang tạo điều kiện cho nhân viên được tiếp cận với công nghệ mới. Chính vì thế, yếu tố này đƣợc phần lớn nhân viên của công ty đồng loạt đánh giá ở mức nhỉnh hơn so với những yếu tố còn lại trong nhóm. Mỗi nhân viên SBĐ đều tự tin họ am hiểu kiến thức nhiều hơn về lĩnh vực công nghệ so với những ngƣời khác tùy mức độ. Tuy nhiên, do chƣa đƣợc trực tiếp sử dụng các công nghệ mới, khác biệt so với những công ty khác nên nhân viên công ty đánh giá biến quan sát này ở mức bình thƣờng.
Công ty có bảng mô tả công việc và phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, biến quan sát này đƣợc đánh giá ở mức thấp nhất so với các biến còn lại trong nhóm. Bộ phận QM (Chất lƣợng) chịu trách nhiệm xây dựng quy trình làm việc của các phòng ban. Tuy nhiên có một số công việc không đƣợc phân công rõ ràng gây tranh cãi giữa các phòng ban. Hai trƣờng hợp thƣờng hay xảy ra tại SBĐ:
(1) Với công việc quyết toán dự án, phòng Quản lý dự án (PM) yêu cầu phòng kế toán thực hiện công việc này, tuy nhiên phòng kế toán lại cho rằng phòng PM đã có tất cả các số liệu liên quan phục vụ cho công việc này (số lƣợng hàng, giá
tiền,…) thì PM nên tự thực hiện công việc này luôn, không nên chuyển cho kế toán nữa, cứ nhƣ thế và công việc bị đùn đẩy giữa hai phòng ban.
(2) Bộ phận kinh doanh mang đơn hàng về cho công ty, do vậy họ thƣờng có mối quan hệ mật thiết với khách hàng hơn hẳn những bộ phận khác trong công ty. Một dự án dự kiến triển khai trong 120 ngày tuy nhiên khi thực hiện gặp một số vƣớng mắc, Phòng Quản lý dự án không thể kiểm soát đƣợc khiến đơn hàng bị trễ hạn, do vậy bộ phận Quản lý dự án cần bộ phận kinh doanh hỗ trợ để trao đổi, thỏa thuận và xử lý vấn đề phát sinh đối với khách hàng trên cƣơng vị đại diện công ty. Nhƣng bộ phận kinh doanh cho rằng đây là do lỗi của quản lý dự án nên phải tự chịu trách nhiệm, bộ phận kinh doanh không có trách nhiệm phải trao đổi, liên lạc với khách hàng trong việc này.
Với một số công việc có sự liên quan, cần hợp tác giữa các phòng ban, thì SBĐ dƣờng nhƣ làm chƣa tốt việc này. Phân chia công việc, trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan chƣa rõ ràng dẫn đến việc đùn đẩy, gây áp lực lẫn nhau, đôi khi làm công việc gián đoạn và mâu thuẫn nội bộ trong công ty.
Đánh giá chung về yếu tố Công việc:
Ưu điểm:
- Thông qua bảng đánh giá KPI nhân viên công ty biết rõ trách nhiệm của mình và cố gắng hoàn thành tốt công việc.
- Trong quá trình thử việc, công ty luôn đánh giá và xem xét năng lực của nhân viên để có thể bố trí công việc tốt nhất khi nhận vào chính thức.
- Nhân viên tự cảm thấy đƣợc tiếp cận, tiếp thu những tiến bộ về lĩnh vực công nghệ mới nhất so với các công ty cùng ngành
Khuyết điểm:
- Một số công việc chƣa đƣợc phân công rõ ràng giữa các phòng ban, còn nhập nhằng trong khi giải quyết khiến các bên liên quan dễ xảy ra mâu thuẫn, công việc gián đoạn.
- Nhân viên chƣa có quyền kiểm soát đối với công việc
- Công việc của nhân viên thuộc khối hỗ trợ chƣa mang tính thách thức, đôi khi gây nhàm chán, công ty không có kế hoạch, lộ trình thuyên chuyển công việc.
- Công ty chƣa tạo cơ hội cho nhân viên luân chuyển, thay đổi công việc khi thực sự cần thiết.