6. Cấu trúc nghiên cứu:
3.3.3 Giải pháp nâng cao động lực làm việc thông qua yếu tố Công việc
Lập bảng mô tả công việc rõ ràng giữa các phòng ban
Một bảng mô tả công việc rõ ràng là vấn đề cấp thiết đầu tiên mà Sao Bắc Đẩu cần thực hiện trước khi cải thiện bất kỳ một phương pháp nào khác cho vấn đề công việc. Sở dĩ như vậy vì nếu nhân viên không biết đâu là phần việc của mình thì sẽ không thể cố gắng hết sức mà hoàn thành được, và mọi nỗ lực thúc đẩy tạo động lực của SBĐ cũng trở nên vô nghĩa.
Bộ phận QM (Quản lý chất lƣợng) của công ty cần liên tục cập nhật các mảng việc mới, những phần chƣa đƣợc phân chia rõ ràng vào phần việc của từng ngƣời, quy chuẩn theo từng bộ phận cụ thể. Đặc biệt với những công việc cần sự hỗ trợ giữa các bộ phận thì càng cần đƣợc phân biệt rõ hơn nữa về quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên để có cơ sở phối hợp triển khai hiệu quả. Cụ thể với đầu việc quyết toán dự án, SBĐ nên phân công rõ ràng bộ phận PM (quản lý dự án) hay bộ phận kế toán sẽ là phòng ban thực hiện công việc này.
Giao cho nhân viên quyền kiểm soát công việc
Với quyền được lựa chọn về cách thức làm việc, thời gian làm việc trong khuôn khổ cho phép, nhân viên sẽ cảm nhận được quyền tự chủ của mình, nhờ đó sẽ xử lý công việc được chủ động và sáng tạo hơn, đáp ứng được nhu cầu kịp thời trong việc giải quyết vấn đề.
- Tạo điều kiện để nhân viên đƣợc làm việc tại nhà, hiện nay SBĐ cũng đang phát triển điều này nhƣng chƣa thực sự cụ thể và chƣa đƣợc sử dụng phổ biến tại công ty. Vì là công ty trong lĩnh vực công nghệ, vì vậy việc thiết kế phần mềm, hệ thống mạng để nhân viên có thể làm việc tại nhà nhƣng vẫn theo kịp tiến độ công việc đã đƣợc triển khai tại công ty. Mỗi năm ngoài số ngày phép quy định đƣợc nghỉ, công ty nên hỗ trợ thêm cho nhân viên số ngày đƣợc làm việc tại nhà, cụ thể hàng quý nhân viên đƣợc công ty hỗ trợ cho làm việc tại nhà 1 ngày và phải thông
báo trƣớc cho công ty. Tuy nhiên, nếu công ty có việc quan trọng cần đƣợc xử lý trực tiếp thì nhân viên phải đến công ty thực hiện. Điều này sẽ tạo điều kiện rất nhiều cho nhân viên trong những tình huống bất khả kháng khiến họ ngày hôm đó không thể đến công ty hoặc là một ngày để nhân viên đổi gió, họ thích đƣợc ở nhà mà không phải đến công ty. Nếu thực hiện điều này sẽ tạo đƣợc hiệu ứng rất lớn, để nhân viên cảm nhận đƣợc rằng công ty rất quan tâm và tạo điều kiện cho nhân viên.
Giao cho nhân viên công việc khó hơn, mang tính thách thức nhƣng vẫn đảm bảo tính khả thi
Bằng việc giao cho nhân viên những công việc ở cấp độ cao hơn, công ty đã đưa nhân viên của mình đến mức độ thành thục cao trong công việc. Khi đó nếu họ vẫn có thể đảm nhiệm tốt công việc này, nghĩa là họ đã sẵn sàng để có thể được thử nghiệm với các vị trí khác trong công ty.
- Hiện nay tại Sao Bắc Đẩu, nhân viên kinh doanh đối mặt với thách thức về doanh số, nhân viên kỹ thuật đối mặt với thách thức về việc đạt đƣợc bằng cấp, chứng chỉ quốc tế cao hơn nhằm phục vụ cho các dự án lớn của công ty và để thăng chức. Riêng khối hỗ trợ, thách thức trong công việc đến một cách ngẫu nhiên và muôn hình vạn trạng, tuy nhiên lại không nhận đƣợc sự công nhận chính thức từ công ty nếu nhƣ vƣợt qua đƣợc thách thức và đạt đƣợc kết quả hoàn thành tốt. Vì thế, công ty nên giao việc khó hơn, yêu cầu cao hơn và tất nhiên phải đi kèm việc đánh giá và thƣởng cho khối chức năng này. Một số chỉ tiêu có thể áp dụng để tạo công việc hứng thú hơn cho nhân viên khối hỗ trợ nhƣ: đánh giá thời gian hoàn thành công việc, số lƣợng công việc đƣợc giải quyết, … Hãy để nhân viên luôn có đích đến để phấn đấu và kích thích động lực làm việc của họ.
Tạo điều kiện để nhân viên trải nghiệm công việc mới
Đối với những nhân viên đã hoàn thành tốt công việc với mức độ phức tạp cao, họ sẽ được công ty trao cho cơ hội được thử nghiệm công việc mới. Là một chính sách hay nhưng vô cùng phức tạp và không dễ để triển khai trong thực tế, bởi lẽ nếu làm không tốt sẽ ảnh hưởng liên đới nhiều thứ bao gồm: công việc cũ, công việc mới và công việc của các đồng nghiệp có phối hợp chung với nhân viên được
thực hiện luân chuyển công việc. Vì vậy đây sẽ là thành phần cuối cùng trong việc cải thiện yếu tố Công việc khi mà công ty đã đảm bảo rằng các nhân viên của mình sẽ vẫn hoàn thành tốt công việc đang nắm giữ. Tác giả đề xuất 2 phương án cho giải pháp này như sau:
- Phƣơng án chính: dành cho những nhân viên đã rất chán nản với công việc hiện tại, họ chắc chắn là muốn dừng ngay công việc đang làm. Nếu không đƣợc thay đổi qua vị trí khác, họ chấp nhận nghỉ việc tại công ty. Nội dung tóm tắt của phƣớng án nhƣ sau:
+ Định kỳ 3 năm, công ty thực hiện khảo sát ghi nhận nguyện vọng luân chuyển công việc của toàn bộ nhân viên trong công ty. Trƣớc khi thực hiện cuộc khảo sát, phải đảm bảo bảng mô tả công việc của tất cả các vị trí đã đƣợc công ty công khai. Mỗi nhân viên tự đề xuất 1 đến 2 vị trí mới mà họ mong muốn đƣợc thuyên chuyển. Sau khi tổng hợp kết quả khảo sát, công ty công bố danh sách các vị trí đƣợc nhân viên đề xuất thuyên chuyển qua kèm số lƣợng ngƣời ứng chuyển cho từng vị trí. Với những phòng ban đã đủ nhân viên, việc luân chuyển sẽ thành công khi nhân viên từ phòng ban đó cũng muốn thay đổi vị trí khác (do vậy, nếu nhân viên muốn luân chuyển qua phòng ban đã đủ ngƣời thì chắc chắn điều đó sẽ không xảy ra). Những động thái này cho thấy, công ty đã rất nỗ lực tạo điều kiện để mỗi nhân viên có thể thay đổi công việc với nhau, tuy nhiên nếu chỉ có cầu mà không có cung thì chắc chắn sẽ không có kết quả. Sau khi chốt đƣợc danh sách những nhân viên muốn ứng chuyển qua vị trí mới, Trƣởng phòng ban đó và bộ phận nhân sự sẽ có buổi phỏng vấn để đánh giá nhân viên có thích hợp với vị trí mới không)…
- Phƣơng án phụ: tổ chức “Ngày hội luân chuyển và đào tạo”: dành cho những nhân viên nhất thời cảm thấy mất hứng thú với công việc, muốn thử một công việc mới.
+ Định kỳ mỗi quý, công ty tổ chức Ngày hội luân chuyển và đào tạo để mọi ngƣời đƣợc thay đổi vị trí với nhau. Trƣớc đó, bộ phận Nhân sự phải có trách nhiệm khảo sát nhu cầu và tổng hợp đăng ký tham gia chƣơng trình từ phía nhân viên và ghép cặp luân chuyên. Ngày hội diễn ra trong vòng một ngày hai buổi sáng, chiều.
Buổi sáng, cả hai nhân viên sẽ cùng thực hiện công việc của một ngƣời trong đội, vị trí công việc của ai thì ngƣời đó sẽ có trách nhiệm hƣớng dẫn cho ngƣời còn lại, và buổi chiều cũng thực hiện tƣơng tự với vị trí của ngƣời còn lại. Phƣơng án này thực hiện nhanh, gọn, không tốn nhiều chi phí nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc tiến độ công việc của nhân viên. Mục tiêu lớn nhất của phƣơng án này là để nhân viên tự nhìn nhận họ phù hợp nhất với vị trí nào, họ thích đƣợc làm công việc nhƣ thế nào, đồng thời đây cũng là một buổi để đào tạo nhân viên, giúp họ có thể nắm bắt đƣợc công việc của các phòng ban khác nhau trong công ty.