6. Cấu trúc nghiên cứu:
3.3 Một số giải pháp nâng cao động lực làm việc cho nhân viên
Dựa vào kết quả phân tích SPSScó thể đánh giá mức độ ảnh hƣởng của từng yếu tố đối với động lực làm việc của nhân viên tại SBĐ (hệ số beta) và điểm đánh giá cho từng yếu tố, đồng thời xem xét nguồn lực thực tế hiện có của công ty để đƣa ra giải pháp thực tiễn đồng thời xác định thứ tự ƣu tiên thực hiện. Cụ thể với mức độ ảnh hƣởng cao nhất và điểm đánh giá trung bình thấp nhất (Bảng 2.16) yếu tố Chính sách đãi ngộ cần đƣợc SBĐ chú trọng, quan tâm thực hiện giải pháp trƣớc
nhất. Những yếu tố còn lại, dựa trên mức độ ảnh hƣởng để ƣu tiên thực hiện, tuy nhiên do có sự chệnh lệch, khác biệt không quá nhiều, SBĐ có thể linh hoạt thực hiện để phù hợp với nguồn lực của công ty.
Bảng 2.16 Hệ số beta và điểm đánh giá trung bình của từng yếu tố tác động đến động lực làm việc của nhân viên công ty SBĐ
Stt Biến độc lập Hệ số beta Điểm trung bình
1 Chính sách đãi ngộ 0.359 2.927
2 Thƣơng hiệu và văn hóa công ty 0.194 3.402
3 Công việc 0.156 3.164
4 Cấp trên trực tiếp 0.154 3.297
5 Thu nhập và phúc lợi 0.153 3.447
6 Đồng nghiệp 0.133 3.527
(Nguồn: kết quả khảo sát của tác giả tháng 9/2016)
3.3.1 Giải pháp nâng cao động lực làm việc thông qua yếu tố Chính sách đãi ngộ
Hỗ trợ phát triển nghiệp vụ
Với các phương án trong giải pháp này, nhân viên sẽ được công ty giúp đỡ trong việc nâng cao chất lượng nghiệp vụ của mình. Thông qua đó, nhân viên sẽ có cơ hội tự khẳng định mình và thể hiện mình là ứng viên tiềm năng trong quá trình thăng tiến.
- Giờ phát triển: Trong công ty cần có quy định cụ thể cho phép nhân viên có thể sử dụng một lƣợng nhỏ giờ làm để tự nghiên cứu thêm, học hỏi. Địa điểm có thể là “Góc café” - nơi có những tài liệu, sách báo để tham khảo, bảng, giấy bút, máy tính. “Giờ phát triển” sẽ đƣợc tính bằng phƣơng tiện quẹt mã vạch, chỉ cho phép nhân viên vào sử dụng với thời gian tối đa 45 phút/ ngày.
- Dự án xuyên phòng ban: Vào cuối mỗi quý, tất cả nhân viên sẽ cùng nhau đề ra những ý tƣởng mới, dựa trên những nhận định, thu thập đƣợc trong quá trình làm việc và trong đời sống. Ban lãnh đạo sẽ trực tiếp chỉ đạo cuộc thảo luận này, ở đó mỗi phòng ban sẽ có cái nhìn khác nhau và sẽ cùng nhau thực hiện dự án đó. Chủ đề của các sáng kiến có thể là bất cứ điều gì thú vị : thay đổi cách thức vận
hành, tối ƣu hóa quy trình làm việc, hay đề xuất cho hoạt động marketing, kế hoạch teambuilding,...
- Phát triển đội ngũ kế cận: công ty cần thực hiện chƣơng trình “Đội ngũ kế cận” để huấn luyện tập trung cho các ứng viên sáng giá cho các vị trí cao. Dựa trên định hƣớng đó, mỗi trƣởng phòng ban cần có cho mình danh sách 1-2 ứng viên tiềm năng và đƣợc trao cơ hội thử sức ở các công việc ở mức độ cao. Dƣới sự hỗ trợ của trƣờng phòng và các đồng nghiệp, các ứng viên tiềm năng có thể chứng minh năng lực của mình cũng nhƣ học tập đƣợc các kinh nghiệm nhất định, cần thiết cho quá trình thăng tiến thực tiễn.
Mở rộng hệ thống cấp bậc, tạo điều kiện cho sự thăng tiến
Với những nhân viên đã thể hiện mình xuất sắc trong quá trình làm việc sau khi ứng dụng giải pháp về hỗ trợ nghiệp vụ, công ty sẽ tiếp tục vận dụng các đề xuất trong giải pháp mở rộng hệ thống cấp bậc, tạo điều kiện cho sự thăng tiến để công nhận năng lực và vai trò của các nhân viên xuất sắc thông qua hoạt động đảm nhiệm vào vị trí cao hơn.
- Ban lãnh đạo cần chủ động tìm hiểu cách thức hoạt động của các công ty nƣớc ngoài ở khối Hỗ trợ (Nhân sự, kế toán…) để từ đó có thể áp dụng cho công ty. Khi đó cùng với sự phát triển trong quy trình và cơ cấu làm việc mới, công ty sẽ cần đào tạo cho các nhân viên của mình thêm để đảm nhận đƣợc công việc khó hơn. Công ty cần nhìn công ty ở góc độ dài hạn, mở rộng phạm vi hoạt động và vai trò của các phòng ban trong khối Hỗ trợ. Cụ thể :
+ Phòng Hành chính nhân sự: với phòng Nhân sự, cần mở rộng và phân rõ nhiệm vụ của nhân viên. Không chỉ dừng lại ở việc quản lý hành chính hoặc tuyển dụng, công ty cần có những ngƣời chuyên trách công việc đào tạo / phát triển nhân viên. Những ngƣời này sẽ đảm nhiệm việc tổ chức các buổi training hoặc thiết kế các buổi dã ngoại và team building. Ngoài ra, cũng cần có nhân sự lo về vấn đề phân tích nhân sự: ghi chép lại năng lực của từng nhân viên, thái độ làm việc, sở thích… để từ đó có thể tham kiến cho trƣởng phòng nhân sự chính xác hơn, hoặc có những phƣơng pháp tạo động lực, xử lý tình huống hợp lý nhất. Nhƣ vậy nhờ vào
việc phân hóa rõ và chuyên sâu từng hoạt động của phòng ban, công ty đã giúp phòng ban đó làm việc hiệu quả hơn, đồng thời tạo điều kiện cho những ngƣời làm tốt trong các mảng việc có thể đƣợc đề cử để làm trƣởng nhóm mảng công việc đó, một bƣớc đệm trong quá trình thăng tiến sắp tới.
+ Phòng Kế toán - Tài chính:bên cạnh các kế toán đảm nhiệm về vấn đề sổ sách, chứng từ công ty có thể gia tăng thu nhập của mình thông qua các hoạt động Tài chính. Dựa trên số vốn mà công ty đang có, đội Tài chính sẽ nghiên cứu về các thị trƣờng khác: nhƣ chứng khoán, bất động sản… để từ đó có thể tƣ vấn cho trƣởng phòng cũng nhƣ Ban lãnh đạo về vấn đề mở rộng đầu tƣ.
Tạo điều kiện để tiếp cận với tri thức thế giới
Song song với việc thăng tiến trong công việc, nhân viên cũng mong muốn được phát triển sự nghiệp thông qua việc am hiểu sâu sắc về lĩnh vực mình đang làm. Vì vậy giải pháp về học tập nước ngoài là rất cần thiết và cần được công ty áp dụng triệt để cho sự phát triển lâu dài.
- Với điều kiện của công ty, thay vì cho nhân viên trực tiếp sang nƣớc ngoài học tập, công ty có thể thuê các chuyên gia từ nƣớc ngoài về để đào tạo, truyền cảm hứng... Nhƣ vậy chỉ cần trả phí cho vài chuyên gia thay vì trả phí cho cả nhóm nhân viên di chuyển sang nƣớc ngoài.
- Ngoài cách trên, có thể dùng phƣơng pháp đào tạo thực tế: công ty có kết nối với các chuyên gia ở nƣớc ngoài, tổ chức các buổi training tại công ty và trao đổi với các chuyên gia này thông qua các phƣơng tiện internet nhƣ skype…
- Cử ngƣời đại diện học hỏi cũng là cách đáng tham khảo, công ty sử dụng 1 ngƣời có khả năng tiếp thu cũng nhƣ truyền đạt tốt để đi học hỏi kinh nghiệm từ nƣớc ngoài, sau đó về trao đổi với toàn bộ mọi ngƣời còn lại trong công ty thông qua các bài ghi chép, buổi ghi hình, thu âm…
Cuối cùng, khối nhân sự có thể sƣu tập các bài nghiên cứu, huấn luyện chung hoặc chuyên ngành và lên kế hoạch tổ chức để đào tạo nhân viên công ty. Thông qua các trang web tin tức, diễn đàn nƣớc ngoài, nhân viên công ty có thể bắt kịp các tiến bộ mới, kỹ thuật, phƣơng pháp mới.
Cải thiện chế độ Thƣởng đột xuất
- Xây dựng chế độ Thƣởng đột xuất cho các nhân viên thuộc khối hỗ trợ thông qua việc thiết lập các chỉ tiêu trong công việc, đánh giá những thách thức mà nhân viên khối này hay gặp phải từ đó đƣa ra mức thƣởng đột xuất hợp lý và mang tính khích lệ cao nhất. Nhân viên thích đƣợc khen tuy nhiên nếu đƣợc thƣởng tiền thì họ càng thích hơn. Sao Bắc Đẩu nên bắt đầu bằng việc khảo sát mong muốn, nguyện vọng của nhân viên, đồng thời để họ tự đề xuất những chỉ tiêu công việc cần đạt đƣợc nếu muốn đƣợc thƣởng đột xuất. Ngoài ra, mức thƣởng là bao nhiêu thì hợp lý, dựa trên cơ sở đó phòng QM bắt đầu xây dựng. Để linh hoạt hơn, công ty nên khoán cho trƣởng các phòng ban một khoản ngân sách thƣởng đột xuất để họ có thể kịp thời thƣởng cho nhân viên khi cần thiết, sau đó sẽ trình báo lại với lãnh đạo sau.
3.3.2 Giải pháp nâng cao động lực làm việc thông qua yếu tố Thƣơng hiệu và văn hóa công ty
Giúp nhân viên nắm rõ ba văn hóa chủ chốt của công ty
Thông qua các hoạt động nổi trội và đặc biệt của mình, Sao Bắc Đẩu nên giúp nhân viên luôn nhớ đến văn hóa chủ chốt thông qua những điều mà toàn thể công ty đã, đang và sẽ thực hiện.
+ Đầu tƣ và phát triển con ngƣời: Sao Bắc Đẩu đã đầu tƣ vào việc đào tạo kỹ năng, kiến thức, công nghệ mới cho CBNV, xây dựng quỹ đào tạo cho nhân viên kỹ thuật đƣợc tham dự những khóa đào tạo công nghệ ở nƣớc ngoài, quy hoạch đội ngũ quản lý một cách quy mô và bài bản.
+ Đề cao sáng tạo: Sao Bắc Đẩu luôn coi trọng và tiếp nhận từ mọi thành viên công ty những ý tƣởng sáng tạo, những đề xuất cải tiến công việc. Ở Sao Bắc Đẩu, đừng ngại ngần khi đƣa ra những ý tƣởng của bản thân.
+ Lắng nghe và chọn lọc: là phƣơng châm của Ban Giám đốc công ty. Lấy thực tiễn làm tiêu chuẩn để kiểm nghiệm và đánh giá kết quả công việc của mỗi ngƣời nhƣ khẩu hiệu hành động của công ty: Kết quả mô tả giá trị. Do phần mềm ISHARE chƣa thực sự phát huy đƣợc chức năng do đó cần thiết lập lại cách thức
tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía nhân viên thông qua chƣơng trình “Lá thƣ nhắn gửi”. Cụ thể, mỗi nhân viên đều phải viết “Lá thƣ nhắn gửi” (bằng cách đánh máy những phản hồi, tâm tƣ, nguyện vọng của mình vào tờ giấy A4 và bỏ vào bao thƣ) sau đó, từng phòng ban sẽ tổng hợp lại và bỏ vào thùng góp ý đặt tại phòng Nhân sự vào 17h00 ngày cuối cùng của tháng cuối quý. Nếu nhân viên nào không có góp ý thì để giấy trắng và vẫn phải thực hiện “lá thƣ nhắn gửi” để đảm bảo tính bảo mật danh tính cho những nhân viên còn lại. Làm đƣợc điều này, nhân viên sẽ hoàn toàn tin tƣởng về độ bảo mật, khiến nhân viên dẹp bỏ nỗi sợ bị lãnh đạo truy lùng danh tính, do đó họ có thể thoải mái đề xuất cũng nhƣ đƣa ra những góp ý tích cực cho công ty, từ đó công ty có cơ sở để điều chỉnh chính sách, cơ chế cho phù hợp với đời sống của nhân viên, nhân viên cũng từ đây mà có động lực làm việc nhiều hơn. Tuy nhiên, công ty cần làm rõ quan điểm, “Lá thƣ nhắn gửi” đƣợc tạo ra trên tinh thần xây dựng, cùng nhau hoàn thiện và phát triển, không phải là nơi để mọi ngƣời nói xấu nhau, nếu đi lệch hƣớng, chƣơng trình này sẽ phản tác dụng.
Gia tăng sự tự hào của nhân viên đối với thƣơng hiệu công ty
Sau khi đã giúp nhân viên hiểu rõ về văn hóa công ty, Sao Bắc Đẩu nên tiếp tục làm nhân viên cảm thấy tự hào hơn nữa về công ty mình đang làm việc bằng việc quảng bá thương hiệu của công ty, nhờ đó nhân viên sẽ hào hứng và nhiệt huyết hơn trong công việc
Xây dựng và thiết kế kỷ yếu công ty, cụ thể về nội dung và hính thức sau:
+ Về nội dung: thể hiện những hình ảnh về nhân viên công ty, những ngày hội, dịp lễ, liên hoan, những hoạt động của công ty bao gồm:
Hình ảnh ban lãnh đạo công ty
Tôn vinh những nhân viên xuất sắc, đạt đƣợc nhiều thành tích trong năm: khiến bản thân mỗi nhân viên luôn phải nỗ lực hết mình để đƣợc ghi danh trong kỷ yếu.
Những hình ảnh đời thƣờng diễn ra tại công ty (cảnh họ làm việc, trò chuyện, họp, thảo luận): hình ảnh đƣợc bộ phận Nhân sự chụp lại một cách ngẫu nhiên.
Hình ảnh tập thể của các phòng ban trong công ty: mỗi phòng ban tự thực hiện và gửi về phòng nhân sự hình ảnh chụp tập thể nhân viên của phòng ban mình. Công ty sẽ lựa chọn tấm hình nào đẹp nhất để làm trọng tâm kèm phần thƣởng 1.000.000 vnđ. Tuy đây chỉ là một cuộc thi nhỏ nhƣng nó có tác dụng rất lớn trong việc gắn kết mọi ngƣời lại với nhau, là dịp để mọi ngƣời cùng vui vẻ và cùng ghi lại những khoảnh khắc bên cạnh nhau, tinh thần đồng đội đƣợc nâng lên khi đƣợc thi đua với những phòng ban khác.
Hình ảnh nhân viên công ty trong những dịp đi du lịch, những ngày hội của công ty: trong đó thể hiện khoảnh khắc giữa nhân viên và gia đình họ cùng gắn bó và đi cùng sự phát triển của công ty.
+ Về hình thức: tạo hình móc khóa để nhân viên có thể đem theo bất cứ đâu, họ có thể tự hào giới thiệu cho bất cứ ai về cái móc khóa đặc biệt có một không hai này. Là một cách để nhân viên giới thiệu về công ty với những ngƣời xung quanh, là cách để họ tự hào khi nói về mình nếu đƣợc vinh danh trong quyển sổ và để hiểu rằng công ty luôn bên cạnh họ. Đây cũng đƣợc coi là một cách gián tiếp để quảng bá về thƣơng hiệu của công ty. Ngoài ra, móc khóa này còn đƣợc đặt tại các quầy tiếp tân, bàn chờ, tiếp khách. Hơn hết, đây sẽ là một món quà thân thiện đối với mỗi khách hàng khi đến làm việc tại công ty, tạo cơ hội để họ hiểu rõ hơn về công ty đồng thời để lại ấn tƣợng tốt trong lòng khách hàng về một công ty thân thiện, sáng tạo và lớn mạnh.
Thiết kế theo dạng quyển sổ nhỏ kích thƣớc 7cm x 5cm, với số trang = số năm hoạt động của công ty, để mỗi nhân viên trân trọng hơn từng bƣớc đồng hành của mình cùng công ty theo thời gian. Quyển sổ sẽ đƣơc thiết kế để dễ dàng mở, đƣợc bảo quản trƣớc tác hại mƣa, nắng.
Số lƣợng: 300, phân phối đến mỗi nhân viên và trƣng bày tại một số nơi trong công ty.
+ Về chi phí: theo giá thị trƣờng hiện tại khoảng 9.000 vnđ/ móc khóa (bao gồm chi phí thiết kế + in ấn). Nhƣ vậy trung bình tốn kém khoảng 9.000 vnđ x 300
quyển + 1.000.000 vnđ (phần thƣởng cho phòng ban có tấm hình đẹp nhất) =
3.700.000 vnđ (ba triệu bảy trăm ngàn đồng)/năm. So với lợi nhuận hơn 120 tỷ đồng/ năm thì chi phí bỏ ra cho kế hoạch này là không đáng kể.