- Phương pháp (PP) nghiên cứu lý thuyết: Chúng tôi sử dụng PP này để phân tích, tổng hợp và phân loại các đơn vị kiến thức có liên quan đến kỹ năng học tập, quá trình đ ào t ạ o theo
LÝ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VẬN TẢ
PHÊ DUYỆT PHẦN ĐỀ NGHỊ Ngày
Ngày ...tháng....năm Ngày ...tháng....năm Ngày ...tháng....năm Ngày ...tháng....năm Ngày ...tháng....năm
Giám đốc công ty P. Kế toán P. KH- Vật tư P. Vận tải P. KT- Kỹ thuật (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty cổ phần VAVINA)
Tổchức hệ thống chứng từ nhằm cung cấp thông tin quản trị.
Các công ty vận tải tổ chức hệ thống chứng từđể ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phục vụ cho việc ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, do đặc thù ngành nghề kinh doanh của các loại dịch vụ vận tải đường bộ rất phức tạp. Đối tượng lao động mà các đơn vị
phải quản lý là lái xe với nhân thân và đạo đức nghề nghiệp phức tạp. Chính vì vậy để quản lý tài sản, hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh các đơn vịđã xây dựng các biểu mẫu chứng từ để ghi nhận được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù. Cụ thể như để nghi nhận các nghiệp vụ sửa chữa xe của đơn vị không chỉ có hóa đơn giá trị gia tăng của đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa cung cấp mà còn phải kèm thêm các chứng từ xác nhận như “ Biên bản xác nhận tình trạng xe hỏng” và “ Biên bản nghiệm thu sau khi sửa chữa” của cán bộ phụ trách trong đơn vị thì nghiệp vụ mới được thanh toán tại công ty. Đối với lương của lái xe taxi phải sử dụng biểu mẫu đặc thù thể hiện doanh thu khai thác được trong tháng của cá nhân, khung giá lương lũy tiến của công ty xây dựng và phần bù xăng của xe. Mỗi đơn vị xây dựng những biểu mẫu chứng từđặc thù đáp ứng nhu cầu thông tin cần thiết của các cấp lãnh đạo đơn vị.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.
Trên cơ sở hệ thống thống tài khoản kế toán cấp 1 theo quy định của chếđộ kế toán các
đơn vịđã tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết để phản ánh các đối tượng kế toán chi tiết cần quản lý trong doanh nghiệp. Đối với chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động của xe ngoài khấu hao xe và chi phí xăng xe thì chi phí sửa chữa thường xuyên và chi phí về các phụ tùng thay thế có nội dung hết sức đa dạng. Các đơn vịđã sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 để quản lý tình trạng xe một cách sát sao. Hệ thống tài khoản chi tiết của mỗi đơn vị khác nhau có nội dung và mức độ chi tiết khác nhau thể hiện nhu cầu thông tin chi tiết cần quản lý tại đơn vị.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Bên cạnh hệ thống sổ kế toán tổng hợp xây dựng theo biểu mẫu của các hình thức ghi sổ kế toán theo chếđộ kế toán quy định thì hệ thống sổ chi tiết trong các đơn vị cũng đã được lập để theo dõi chi tiết đến các đối tượng kế toán. Hệ thống sổ chi tiết trong các đơn vị vận tải rất khác nhau thể hiện nội dung kinh tế và thông tin chi tiết về mỗi đơn vị khác nhau.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán cung cấp thông tin cho công tác quản trị.
Báo cáo kế toán tại các đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải ngoài các loại báo cáo tài chính được lập theo niên độ kế toán còn có hệ thống báo cáo thường xuyên được lập hằng ngày từ phía các phòng ban chức năng để nắm bắt được thực trạng doanh thu và chi phí phát sinh liên quan đến từng mảng dịch vụ. Tại một sốđơn vị có tổ chức riêng một phòng vận tải riêng để điều phối xe và cung đường của từng xe, theo dõi tình trạng xe và các phát sinh nhu cầu sửa chữa đối với xe. Phòng kinh doanh theo dõi hiệu quả hoạt động của từng xe trong từng ngày. Cuối ngày hai phòng ban trên chuyển số liệu trên cơ sở báo cáo cuối ngày sang phòng kế toán và Ban giám đốc để phục vụ cho việc theo dõi và ra quyết định liên quan.
2.2.2.Những tồn tại cần khắc phục
Đối với các yếu tố khác như xăm, lốp, các phụ tùng thay thế chưa được xây dựng định mức tiêu hao. Trên thực tế các yếu tố chi phí này phát sinh đến đâu đơn vị mua tại các địa điểm phát sinh nhu cầu cần thay thế mà không có sự chuẩn bị chủđộng từ ban đầu.
Đối với nội dung đối tượng kế toán là doanh thu và chi phí liên quan đến xe để có thể đánh giá được hiệu quả của từng hoạt động dịch vụ và thực trạng của xe thì tại đơn vị chưa nắm
được. Việc không mở sổ theo dõi một cách chi tiết đối với từng đầu xe đôi khi cũng gây nên những bức xúc đối với lái xe khi xử lý các phát sinh về xe hỏng cụ thểđối với từng xe. Đối với một sốđơn vị, số lượng đầu xe rất nhiều nhưng không theo dõi được tình trạng xe một cách chi tiết nên theo quy chế chung của công ty các lỗi gây ra đối với xe thì phải chịu mức phạt của công ty như nhau mà không căn cứ vào ảnh hưởng của điều kiện khách quan từ phía xe...
Các báo cáo kế toán ghi nhận thông tin kinh tế của các xe được sử dụng trong đơn vị
không thể hiện được thông tin vào sổ sách tại các thời điểm cuối kỳđể thể hiện thực trạng tình hình về từng đầu xe cụ thể. Như vậy sẽ không có kế hoạch sử dụng xe phù hợp với điều kiện tình trạng xe phù hợp.
Các đơn vị hiện nay đang phân loại và quản lý các chi phí phát sinh trong đơn vị theo chức năng hoạt động của các chi phí và theo nội dung kinh tế phát sinh mà chưa vận dụng các phương pháp phân loại chi phí của kế toán quản trị.
Hệ thống tài khoản kế toán hiện nay tại các công ty chưa phát huy được hiệu quả quản lý chi tiết đối với doanh thu và các khoản mực chi phí của từng đầu xe.
Các đơn vị chưa vận dụng các phương pháp và kỹ thuật phân tích của kế toán quản trị
trong quá trình cung cấp thông tin phục vụ cho việc ra quyết định.
2.2.3. Giải pháp
Để phát huy được hiệu quả và hiệu năng của một công cụ cung cấp thông tin cho công tác quản lý đặc biệt là phục vụ cho việc ra quyết định mỗi đơn vị cần tổ chức tốt tại các công đoạn trong công tác tổ chức kế toán quản trị phù hợp với quy mô và đặc thù từng loại hình dịch vụ riêng của mình. Tác giảđưa ra một số phương hướng nhằm hoàn thiện những tồn tại từ khảo sát tại các đơn vị như sau:
Một là: Đối với công tác phân loại chi phí trong các doanh nghiệp.
Để phục vụ thông tin cho việc ra quyết định trong doanh nghiệp vận tải đơn vị cần áp dụng các cách phân loại chi phí một cách linh hoạt hơn như: Phân loại chi phí theo cách ứng xử
của chi phí và phạm vi kiểm soát được công việc của từng cấp quản lý. Đối với các cách phân loại đặc thù của kế toán quản trị cho phép đơn vị phân rõ trách nhiệm của các cá nhân và các bộ
phận liên quan nhằm kiểm soát chi phí phát sinh.
Hai là: Đối với công tác tổ chức hệ thống kế hoạch và định mức.
Hệ thống kế hoạch tổng thể về doanh thu, chi phí và lợi nhuận dự kiến công ty trong năm cần được cụ thể hóa bằng hệ thống định mức chi phí từng loại như: định mức chi phí nhiên liệu; định mức chi phí đối với từng loại phụ tùng thay thế; định mức về chi phí bảo dưỡng sửa chữa thường xuyên...Hệ thống định mức chi phí là cơ sởđể công ty dự kiến việc mua sắm và chuẩn bị nguồn tài chính để chủđộng trong kiểm soát hoạt động vận tải. Hệ thống kế hoạch và
định mức tại mỗi công ty cần được xây dựng phù hợp với đặc thù quy mô và nhu cầu thông tin cần kiểm soát không chỉ tạo cho việc quản lý tại công ty chủđộng ngay từ ban đầu mà là cơ sở
Ba là: Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán.
Ngoài các chứng từ kế toán theo chếđộ quy định để có thể ghi nhận các nghiệp vụđặc thù phát sinh của dịch vụ vận tải đơn vị phải xây dựng bổ sung các chứng từ kế toán đặc thù phù hợp với nội dung nghiệp vụ kinh tế cần kiểm soát. Đối với các chứng từđặc thù này mỗi đơn vị đều lập với các chỉ tiêu và nội dung khác nhau phù hợp với mục tiêu thông tin đặt ra. Tuy nhiên
đối với các đơn vị vận tải, các chứng từ ghi nhận doanh thu dịch vụ từng xe có mối quan hệ mật thiết với bảng tính lương và chếđộ khen thưởng đối với từng lái xe. Nếu làm được điều này sẽ
kích thích hiệu quả công việc của nhân viên và đem lại kết quả chung cho toàn công ty. Từ mối quan hệ giữa các yếu tố trên công ty cần xây dựng biểu mẫu chứng từđơn giản, khoa học để có thể dễ triển khai và phát huy hiệu năng của công cụ quản lý kinh tế.
Bốn là:Đốivới công tác tổ chức tài khoản kế toán.
Để có thể hệ thống hóa thông tin kế toán từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trong các công ty vận tải mở các tài khoản kế toán tổng hợp phù hợp với các chỉ tiêutrên báo cáo tài chính. Tuy nhiên, đối tượng kế toán của dịch vụ vận tải đa dạng và chi tiết nên kế toán cần phải mở hệ thống các tài khoản chi tiết để có thể theo dõi một cách sát xao các đối tượng. Cụ thể như: Mở doanh thu chi tiết đối với từng loại xe, từng xe để có thể theo dõi hiệu quả hoạt
động của các đối tượng cụ thể. Đồng thời, các chi phí cũng cần phải được theo dõi và hạch toán chi tiết thường xuyên và định kỳ cho từng xe để quản lý được hiệu quả sử dụng và tình trạng xe từđó có kế hoạch sử dụng và bảo dưỡng hợp lý.
Năm là: Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
Các đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải cần xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ cho mảng dịch vụ vận tải một cách hệ thống để có thể quản lý thường xuyên và kịp thời thực trạng và hiệu quả của các xe cũng như các hoạt động để từđó có thểđưa ra các quyết định kịp thời và phù hợp. Hệ thống báo cáo nội bộ tại các đơn vị là báo cáo hàng ngày và chi tiết cho từng nội dung sự việc phát sinh để các cấp lãnh đạo nắm bắt tình hình. Theo định hướng này hệ thống báo cáo bộ phận phải được thiết kếđể có thể phân tích nhanh thông tin nhằm đưa ra quyết định phù hợp.Cụ thể: Các công ty vận tải có thể theo dõi hiệu quả theo từng đầu xe hoặc loại xe đang cung cấp cùng một loại dịch vụ từđó đánh giá được hiệu quả của từng đầu xe và mảng dịch vụ cung cấp.
Công ty....
Phòng vận tải BẢNG KÊ CHI TIẾT CHI PHÍ CHẠY XE
Lái xe: Trần Văn X
Chi phí từ ngày...đến ngày ... Chi phí
Tiền phạt TT Ngày tháng đườCung ng
Trạm tiSềốn Phí đườn g Bổ sung dầu Sửa xe Làm lốp + Thay săm Trả tiền Bảo vệ xe Bồi dưỡng bảo vệ Tổng cộng TTT Tạm ứng Dư cuối - Cộng tổng
Đồng thời, các báo cáo định kỳđược tổng hợp trên cơ sở các báo cáo chi tiết hàng ngày sẽ giúp nhà quản trị hệ thống hóa thông tin trong kỳ và khái quát tình hình đểđưa ra các quyết
định và kế hoạch phù hợp với điều kiện thực tế tại đơn vị.
Sáu là: Đối với công tác tổ chức phân tích thông tin phục vụ cho việc ra quyết định của các cấp quản lý.
Khoa học kế toán nói chung và khoa học kế toán quản trị nói riêng cung cấp các công cụ xử lý thông tin như: phương pháp phân biệt chi phí theo các cách khác nhau linh hoạt nhằm khai thác các góc nhìn về cùng một sự việc; phương pháp phân tích mối quan hệ
giữa chi phí- khối lượng- lợi nhuận...cần được đưa vào các doanh nghiệp để vận dụng một cách hiệu quả cho các tình huống ra quyết định. Cụ thể như: khi ký kết một hợp đồng đơn lẻ
hoặc các dự án, các đơn vị thay vì tập hợp chi phí phát sinh như kế toán tài chính thường làm trên cơ sở thông tin chi phí từ quá khứ, cần mạnh dạn ứng dụng kỹ thuật phân tích của kế toán quản trị như: Phân tích mối quan hệ giữa chí phí- khối lượng- lợi nhuận; phân tích thông tin thích hợp cho việc ra quyết định...để từđó thấy được hiệu quả của hoạt động một cách linh hoạt chủđộng cho việc ký kết hợp đồng. Các kỹ thuật phân tích có thể được vận dung các hàm của excel để xây dựng thành các báo cáo thường xuyên tại đơn vị nhằm phát huy hiệu quả của công cụ tối đa.
3. KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán quản trị ở các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải tại Thanh Hóa, tác giảđã tiếp cận được những đặc điểm của ngành vận tải, nhu cầu về các nội dung thông tin cần kiểm soát và cung cấp. Những thực trạng còn tồn tại ở các
đơn vị tạo nên những khuyết thiếu thông tin trong công tác quản lý rất cần được bù đắp bằng thông qua công tác kế toán quản trị. Từđó tác giảđã đề xuất những phương hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị nhằm cung cấp thông tin cho các cấp quản lý liên quan trong các đơn vịđể nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Thông tư số 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006(Hướng dẫn áp dụng Kế toán quản trị trong các doanh nghiệp)
[2] Báo cáo tóm tắt chiến lược phát triển kinh tế xã hội tỉnh Thanh Hóa đến năm 2011 và định hướng đến 2020- Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thanh Hóa.
[3] PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, Giáo trình kế toán quản trị, NXB giáo dục,Hà Nội 2005 [4] PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang, Giáo trình kế toán quản trị, NXB giáo dục, Hà Nội 2008 [5] Th.S Nguyễn Quốc Thắng, Kế toán quản trị chi phí và giá thành tại doanh nghiệp giống
cây trồng, Tạp chí Kế toán số 80, 2009.