Nhu cầu đào tạo của một người là những gì người đó cần học để có thể đạt được một mục tiêu nhất định trong cuộc sống hay công việc của họ. Thông thường, nhu cầu học thường xuất phát từ những mong muốn hay nguyện vọng của chính người học. Đôi khi, người học không tự mình thấy ngay được những nhu cầu đó mà cần phải có sự hỗ trợ, tư vấn của người làm công tác đào tạo để có thể thấy rõ. Vậy: Nhu cầu đào tạo chính là những kiến thức, kỹ năng, phương pháp và quan điểm mà học viên cần học để đáp ứng những nguyện vọng trong công việc và cuộc sống của họ.
Rossett (2009) định nghĩa đánh giá nhu cầu đào tạo là nghiên cứu thiết kế và phát triển các chương trình, tài liệu giảng dạy và cung cấp thông tin thích hợp để đạt hiệu quả công việc.
Theo Buckley và Caple (2000) sự kỳ vọng vào các mục tiêu của đào tạo đạt được ở cuối chương trình của học viên, người học có điều kiện để chứng minh những gì đã học trong các chương trình đào tạo và những tiêu chuẩn người học phải đạt được phù hợp với mức độ khả năng và sự hiểu biết của người học là một trong những yếu tố để đánh giá nhu cầu đào tạo.
Leatherman (2007) cũng nhấn mạnh cả việc đánh giá và phân tích, cho rằng quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo bắt đầu bằng phân tích tức điều tra và kiểm tra các vấn đề sau đó đánh giá các vấn đề để đưa ra hình thức đào tạo phù hợp. Tracey (2004) thì cho rằng đánh giá nhu cầu đào tạo là điểm khởi đầu của quá trình đào tạo, được thiết kế để xác định mức độ hiệu quả thông qua điều tra và phân tích dữ liệu. Điều tra trong 1 nghiên cứu đánh giá nhu cầu đào tạo theo Goldstein (1993), được tiến hành để xác định nội dung, thời gian, địa điểm, cách thức và người đào tạo phù hợp nhất.
Theo Trần Kim Dung (2011), nhu cầu đào tạo được đặt ra khi nhân viên không có đủ các kĩ năng cần thiết để thực hiện công việc. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo cần thực hiện các nghiên cứu về: doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu ở mức độ như thế nào, đội ngũ lao động cần có những kỹ năng nào để thực hiện tốt các công việc, điểm mạnh, yếu của đội ngũ lao động trong doanh nghiệp.
Đánh giá nhu cầu đào tạo của tổ chức nên thực hiện theo 3 cấp độ: Cấp độ tổ chức.
Cấp độ nhóm/phòng/ban. Cấp độ cá nhân.
Đánh giá nhu cầu đào tạo là một quá trình mà người làm công tác đào tạo cố gắng hiểu rõ về người tham gia và năng lực của họ trước khi đào tạo. Đánh giá nhu cầu đào tạo quan tâm đến nhu cầu cần phải học, không phải quan tâm đến việc thích hay không thích của người học. Đánh giá nhu cầu đào tạo giúp xác định sự chênh
lệch giữa kỹ năng, kiến thức và thái độ mà người học đang có với kỹ năng, kiến thức và thái độ mà người học cần phải có.
Xác định và phân tích nhu cầu đào tạo cần được coi là một nhiệm vụ bắt buộc của công tác đào tạo. Đào tạo không phải lúc nào cũng là giải pháp đối với mọi vấn đề. Nếu vấn đề là do đối tượng người học không biết làm vì thiếu kiến thức, kỹ năng, phương pháp, có thể dùng giải pháp đào tạo, bồi dưỡng. Nhưng nếu vấn đề lại là do họ không thích làm, không muốn làm thì đào tạo không phải là giải pháp thích hợp.
Xác định và phân tích nhu cầu đào tạo là bước phải tiến hành trước tiên để có một chương trình đào tạo hiệu quả. Quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo giúp tìm hiểu cấp độ năng lực hiện tại của mỗi cá nhân và khả năng phản ứng của học viên đối với các nội dung đào tạo. Kết quả đánh giá nhu cầu đào tạo giúp thiết kế khoá đào tạo sao cho có thể đáp ứng được những nhu cầu chung và cả những nhu cầu riêng biệt của nhóm học viên mục tiêu. Làm tốt việc đánh giá nhu cầu đào tạo mang lại rất nhiều lợi ích: quyết định xem đào tạo có phải là giải pháp tốt hay không.
Nguyễn Minh Hà và Lê Văn Tùng (2014) cho rằng 5 lợi ích chính mang lại khi thực hiện đánh giá nhu cầu đào tạo là:
Kiểm soát được thời lượng giảng dạy quá nhiều hoặc quá ít.
Định hướng thiết kế khóa học, tạo điều kiện đánh giá đào tạo tốt hơn. Làm rõ mục tiêu để tham chiếu đến các giảng viên và học viên.
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn dựa trên kiến thức, kỹ năng và thái độ của các học viên tham dự khóa đào tạo.
Xác nhận hợp lý hơn mối liên hệ giữa nhu cầu đào tạo và đào tạo.
Do đó việc đánh giá được chính xác nhu cầu đào tạo sẽ là cơ sở cho việc thiết kế, phát triển và đánh giá chương trình đào tạo. Đánh giá đúng nhu cầu đào tạo đem lại hiệu quả đáng kể cho sự thành công của chương trình đào tạo.