Công tác tổ chức, xây dựng NLTT trong từng đơn vị không giống nhau, mà nó phụ thuộc phần lớn vào từng hoàn cảnh, điều kiện, chức năng và nhiệm vụ cụ thể
của từng thư viện hay trung tâm thông tin. Với TTTTTV, việc xây dựng và tổ chức NLTT chủ yếu dựa vào nhiệm vụ chính là cung cấp tài liệu KH&CN, giáo trình phục vụ cho việc giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập của cán bộ, sinh viên trong toàn Trường. Vì vậy, chất lượng phục vụ NDT của Trung tâm phụ thuộc rất nhiều vào khâu bổ sung tài liệu và tổ chức NLTT. Công tác bổ sung tài liệu là một trong những khâu quyết định chất lượng của NLTT. Nếu bổ sung tốt, chất lượng NLTT có khả năng đáp ứng nhu cầu của NDT cao thì sẽ thu hút được đông đảo bạn
đọc đến thư viện và ngược lại, nếu NLTT mà chất lượng không cao, NDT sẽ ít sử
dụng, hiệu quả sử dụng và khai thác tài liệu sẽ bị giảm theo. Vì vậy trong quá trình hoạt động, muốn công tác phát triển NLTT hiệu quả thì phải có chính sách bổ sung hợp lý, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của thư viện.
đơn vị thông tin cần phải có, chọn lọc là công việc đòi hỏi phải có tri thức rộng và phải do người có năng lực, am hiểu NDT thực hiện. Còn bổ sung tài liệu là công việc mang tính nghiệp vụ, đòi hỏi phải có phương pháp và tổ chức tốt” [4]. Công việc bổ sung bao gồm các khâu chính sau:
− Xây dựng chính sách và kế hoạch bổ sung; − Tiếp cận các nguồn tài liệu;
− Chọn hình thức và phương thức bổ sung.
Do vậy, để công tác bổ sung tài liệu có hiệu quả thì trước hết các cơ quan thông tin thư viện cần phải có một chính sách phát triển NLTT. Ở đây, chính sách phát triển NLTT được hiểu là " một tài liệu thành văn, một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo thư viện hay cơ quan thông tin, quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan" [21]. Chính sách phát triển NLTT là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng NLTT, nó đưa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổ sung, đồng thời nó cũng là công cụ giao lưu, phối hợp trong một hệ thống cơ quan thông tin thư viện, làm cho việc phối hợp giữa các cơ quan thông tin thư viện trở nên dễ dàng hơn.
Chính sách phát triển NLTT là một “tuyên ngôn” của cơ quan thông tin thư
viện trước cộng đồng NDT và cơ quan quản lý cấp trên, nó buộc ban lãnh đạo cũng như nhân viên cơ quan thông tin thư viện phải luôn nghĩ tới các mục tiêu của cơ
quan và tìm ra các giải pháp thực hiện mục tiêu đó. TTTTTV rất coi trọng công tác xây dựng và phát triển NLTT và coi đây là nhiệm vụ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc đáp ứng nhu cầu tài liệu, thông tin, tới chất lượng phục vụ NDT và công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Nhà trường. Song cho tới nay, việc soạn thảo một chính sách phát triển NLTT theo đúng nghĩa chưa được Trung tâm thực hiện. Do vậy, công tác lựa chọn, bổ sung tài liệu vẫn dựa vào sự lựa chọn của các khoa, bộ môn trong Trường.