Tin học hóa các hoạt động thư viện đã được TTTTTV - Trường ĐHKTHN triển khai từ khi bắt đầu được thành lập. Trong hơn 10 năm hoạt động, Trung tâm
đã sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol của Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân để xây dựng được các CSDL thư mục phản ánh toàn bộ kho sách của mình, giúp bạn đọc tra tìm và mượn tài liệu được thuận lợi. Đồng thời, Trung tâm
đã tiến hành dán mã vạch cho hầu hết các tài liệu giáo trình, tài liệu quý, hiếm và luận án, luận văn để phục vụ bạn đọc mượn bằng máy tính.
Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thông tin thư viện của Trung tâm mới chỉ là xây dựng các CSDL thư mục, các CSDL toàn văn của Trung tâm
được xây dựng một cách tự phát, thiếu hệ thống. Để khắc phục điều này, Trung tâm nên nâng cấp hoặc trang bị một phần mềm quản lý tài liệu số, tiến hành số hóa tài liệu và xây dựng các CSDL toàn văn để phục vụ việc đọc và học từ xa của bạn đọc.
* Phát triển bộ sưu tập số
Số hóa tài liệu là việc biến đổi các loại hình thông tin tài liệu sang dạng thông tin số (các bit thông tin dữ liệu). Các loại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim …) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên dụng và phần mềm ứng dụng sẽđược số hóa thành các bit mang thông tin dữ liệu có thể sử dụng trên máy tính, là yếu tố
tạo nên những cơ sở dữ liệu số, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện nhất [28]
Thông tin số làm gia tăng khả năng khai thác tài liệu, giảm việc truy cập tới tài liệu gốc, bảo vệ tài liệu gốc không bị hư hỏng bởi tần xuất của người sử dụng. Hiện nay TTTTTV có rất nhiều tài liệu quý, hiếm và có tần suất sử dụng cao nhưng số
bản lại ít không thểđáp ứng được nhu cầu của người sử dụng, mặt khác các kho tài liệu của Trung tâm hiện tại đã trở nên quá tải và kinh phí dành cho bổ sung tài liệu lại đang bị cắt giảm. Vì vậy, việc số hóa tài liệu giúp bạn đọc có thể truy cập tới nguồn thông tin này qua hệ thống mạng, sẽ làm tăng hệ số sử dụng tài liệu và tạo
điều kiện thuận lợi cho người sử dụng có thể truy cập tới NLTT không phụ thuộc vào thời gian và không gian của TTTTTV. Đồng thời, tài liệu số hóa sẽ là cơ sởđể
trao đổi, chia sẻ NLTT giữa các cơ quan thông tin thư viện, tạo điều kiện cho NDT
phân chia giai đoạn để thực hiện từng phần công việc, trong đó có sự lựa chọn các
đối tượng số hóa ưu tiên cho những giai đoạn đầu của tiến trình số hóa. Sự lựa chọn các đối tượng số hóa cần phải dựa trên các tiêu chí:
- Theo tiêu chí nhóm người dùng mà thư viện xác định mức độ ưu tiên phục vụ (Cán bộ lãnh đạo; Giáo viên giảng dạy, Cán bộ nghiên cứu, nghiên cứu sinh, Sinh viên nghiên cứu khoa học,Sinh viên, Các đối tượng khác).
- Theo tiêu chí nội dung tài liệu: Trên cơ sở xác định nhu cầu của các nhóm NDT mà thư viện lựa chọn các chủđề tài liệu theo nội dung tài liệu phục vụ; tài liệu phục vụ phát triển giáo trình, bài giảng; tài liệu có tần suất sử dụng cao.
- Theo tiêu chí điều kiện bảo quản hiện tại: Tùy tình hình cụ thể của tình trạng khai thác, sử dụng với nội dung tài liệu mà quyết định lựa chọn tài liệu đưa vào.
- Theo tiêu chí các loại tài liệu đặc biệt: Tài liệu độc bản, tài liệu quý hiếm, thời gian xuất bản (Luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, các ấn phẩm ngoại văn có giá trị và độc bản)...
Các tài liệu dạng ấn phẩm được ưu tiên sẽ bao gồm: + Luận văn, luận án thạc sỹ, tiến sỹ
+ Sách ngoại văn
+ Báo, tạp chí chuyên ngành, đặc biệt là các tạp chí nước ngoài + Đồ án tốt nghiệp của sinh viên (hồi cốđối với dạng giấy)
Như vậy, trong việc lựa chọn các tài liệu ưu tiên cần có sự tham gia của nhiều phía, trong đó có lãnh đạo của nhà trường, ý kiến của các chuyên gia thuộc các chuyên ngành giảng dạy, ý kiến của Trung tâm và đặc biệt là số liệu thống kê nhu cầu của người dùng tin đối với mỗi nhóm tài liệu.
Một vấn đề rất quan trọng cần được lưu ý là các định dạng chuẩn của tài liệu
để lựa chọn ứng dụng. Hiện nay, các định dạng phổ biến bao gồm dạng file ảnh gốc TIFF, dạng văn bản chỉnh sửa DOC, dạng văn bản đọc PDF, PRC, LIT, dạng siêu
văn bản như HTML, XML .... Riêng đối với các file gốc đặc trưng như dạng AutoCAD, 3Ds Max ... cũng cần được lưu trữ nguyên trạng song song với các dạng chuyển đổi.
* Đối với nguồn tài liệu đã ở dạng số hóa: hiện tại TTTTTV có các dạng đĩa CD Rom, các CSDL liên kết và CSDL đồ án sinh viên. Ngoài ra còn một tiềm lực thông tin rất lớn là các đồ án sinh viên dạng số chưa được nộp lưu chiểu. Do đặc thù
đã được số hóa một phần của các dạng tài liệu, công việc cần thực hiện là thống nhất các định dạng để trở thành nguyên liệu giống như dạng ấn phẩm đã được số
hóa (trừ dạng CSDL từ các nguồn khác chưa được tích hợp vào hệ thống). Các công việc cụ thể như sau:
- Đối với dạng đĩa CD Rom: Việc tổ chức các dạng đĩa CD Rom chứa các CSDL cần có biện pháp tích hợp vào hệ thống quản lý. Với các đĩa không thể sao chép dữ liệu, vẫn có thể quản lý tích hợp như dạng tài liệu truyền thống. Để bảo tồn các dữ liệu trên đĩa này, có thể sử dụng nhân lực để sao lưu tách rời các thông tin và biên tập lại trong trường hợp đạt được các tiêu chí ưu tiên như đối với dạng ấn phẩm truyền thống đã trình bày ở trên. Trong kế hoạch bổ sung cho tương lai, cần lưu ý đến việc bổ sung các đĩa CD CSDL có thể tích hợp nội dung và chia sẻ trên mạng và có thể chuyển hướng sang các CSDL chia sẻ trực tuyến để hạn chế việc hư
hỏng vật lý đối với vật mang tin.
Các đĩa CD Rom đi kèm theo sách cũng được tổ chức tương tự tốt hơn là Trung tâm sẽ có kế hoạch chuyển hướng bổ sung sách điện tử song song với bổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
sung các ấn phẩm truyền thống.
- Đối với các cơ sở dữ liệu mua, tài trợ, liên kết: Việc tổ chức, quản lý và tích hợp vào hệ thống thông tin của các CSDL này cần được thực hiện bởi các phần mềm có khả năng quản lý các nguồn dữ liệu được cho phép (hiện nay các phần mềm nguồn mở như Greenstone, Dspace … chưa thực hiện được tính năng này). Do
đó, nếu muốn quản lý tích hợp truy cập phải cần đến các phần mềm thương mại để
- Đối với các đồ án tốt nghiệp và CSDL đồ án nội sinh: Với các đồ án tốt nghiệp của sinh viên (mở rộng đối với các đồ án môn học tiêu biểu và các đồ án đạt giải thưởng) cần có cơ chế bổ sung, nộp lưu chiểu hợp lý cùng với sự hỗ trợ của các khoa và các nhà chuyên môn. Nhà trường cần chỉ đạo để, TTTTTV cùng với các khoa có kế hoạch thu thập các đồ án dạng số của sinh viên và thống nhất định dạng
để phát triển NLTT số. Khi đã có được nguồn thông tin này, sẽ tiến hành các công
đoạn tiếp theo tương tự nhưđối với các tài liệu đã được số hóa.
* Xây dựng CSDL bài trích báo, tạp chí
Xây dựng CSDL bài trích báo, tạp chí bằng các nguồn sau:
- Thông qua việc liên kết mạng để khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Liên hiệp Thư viện khu vực phía Bắc, Cục Thông tin KHCN Quốc gia...,
- Trên cơ sở các báo, tạp chí chuyên ngành mà TTTTTV bổ sung, - Tạp chí khoa học và công nghệ của Trường.
Trường ĐHKTHN có đội ngũ cán bộ khoa học trình độ cao, hàng năm số
lượng các bài báo của cán bộ được công bố và đăng tải trên các báo, tạp chí khoa học là khá lớn. Trung tâm cần có kế hoạch thu thập, xây dựng thành các CSDL bài trích báo, tạp chí theo những chuyên ngành đào tạo của Trường.