NLTT hiện đại để chỉ phần tiềm lực thông tin trong môi trường điện tử. Khái niệm tài liệu điện tửđã trở nên quen thuộc đối với NDT và đang được sử dụng rộng rãi. Chúng rất đa dạng về thể loại, về cách thức lưu trữ cũng như khai thác thông tin. Dạng tài liệu mới này cũng là một trong số những yếu tố cơ bản để xây dựng nên thư viện điện tử. Hiện nay, tại Trung tâm đang quản lý và khai thác một số lượng tài liệu điện tử có các nội dung chuyên ngành về lịch sử Kiến trúc, các tiêu chuẩn thiết kế trong kiến trúc, những vấn đề liên quan đến xây dựng quản lý quy hoạch,…Các tài liệu được lưu trữ ở dạng đĩa CD-ROM, trong các địa chỉ website trên mạng Internet. Nội dung thông tin trong đó được thể hiện ở các dạng văn bản, hình vẽ, tranh ảnh, đồ thị,v.v…Dưới đây là một số nét khái quát chính về nguồn tài liệu điện tử của Trung tâm.
2.1.2.1. Cơ sở dữ liệu dạng CD và CD kèm theo sách, tạp chí
Trong chế độ bổ sung của Trung tâm, chưa có chế độ dành riêng cho việc bổ
sung các đĩa CD CSDL hay CD tài liệu số. Các CD hiện có tại TTTTTV chủ yếu là các CD CSDL được tài trợ hay các CD kèm theo sách và tạp chí với số lượng khoảng trên 20 CD. Các đĩa CD này hiện đang được lưu trữ, bảo quản tại Phòng đọc dành cho giáo viên và cán bộ nghiên cứu và phòng đọc tạp chí, phục vụ các nhóm NDT có khả năng khai thác dữ liệu tại đây.
Hiện trạng của các CD hầu hết là dạng đơn bản, không có khả năng tích hợp vào hệ thống quản lý thư viện Libol dưới dạng các CSDL mà được quản lý tương tự
như một ấn phẩm truyền thống. Trong hệ thống tra cứu OPAC, các đĩa CD này
được chỉ dẫn kèm theo tài liệu để NDT biết về sự tồn tại của chúng, sau đó liên lạc với cán bộ phục vụđể khai thác, sử dụng.
2.1.2.2. Cơ sở dữ liệu trực tuyến được mua, liên kết tài trợ
Nguồn CSDL được mua, tài trợ, liên kết của Trung tâm hiện nay có thể kểđến các nguồn như sau:
- Nguồn CSDL Ebsco do dự án PERY Việt Nam phối hợp với Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ quốc gia thực hiện. CSDL của Ebsco bao gồm 17 CSDL thuộc các lĩnh vực Khoa học công nghệ, Kinh tế, Máy tính, Y, Dược, Khoa học xã hội... với hơn 17.000 đầu tên tạp chí, bản tin, báo,... trong đó có 3.000 tạp chí khoa học toàn văn có phản biện chuyên nghiệp (peer-reviewed).
- Bách khoa toàn thư Encarta của Microsoft với đầy đủ các thông tin như một cuốn bách khoa toàn thư thế giới gồm hình ảnh, âm thanh và các thông tin khác.
- Nguồn CSDL Blackwell Synergy với khả năng tìm và truy cập toàn văn hơn 850 tạp chí điện tử của Nhà xuất bản Blackwell thuộc các lĩnh vực Khoa học công nghệ, Khoa học xã hội, Sinh học, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, thủy sản, Y học...
- Các nguồn tạp chí trực tuyến chuyên ngành kiến trúc, xây dựng do quỹ Ford tài trợ bao gồm:
+ Tạp chí Contruction Europe (Tạp chí xây dựng Châu Âu), Internal Construction (Tạp chí xây dựng quốc tế), Tạp chí D&RI... với địa chỉ truy cập là http://www.klh.com/register/ce/digital. Đây là nơi lưu trữ rất nhiều tạp chí online đã
được số hóa và các triển lãm mạng, có thể tải về máy tính dưới dạng file pdf.
+ Tạp chí Design Issues (Thiết kế công trình) với địa chỉ truy cập là http://www.ingentaconect.com/register/institutional.
+ Tạp chí Interior Design Magazine ( Tạp chí thiết kế nội thất) với địa chỉ truy cập là http://www.interiordesign.net.
+ Housing Studies (Tạp chí nghiên cứu nhà ở), International Journal of Water Resources Development (Tạp chí quốc tế về phát triển nguồn tài nguyên nước), Journal of Engineering Design (Tạp chí thiết kế kỹ thuật xây dựng), Journal of Urban Design ( Tạp chí quy hoạch đô thị), Landscape Research ( Tạp chí nghiên cứu cảnh quan đô thị)... với địa chỉ truy cập là http://www.tandf.co.uk/journals/online.asp.
2.1.2.3. Cơ sở dữ liệu do Trung tâm Thông tin Thư viện xây dựng
Từ năm 2001, khi Trung tâm ứng dụng tin học vào hoạt động thông tin thư
viện, công việc được bắt đầu bằng việc xây dựng các CSDL để tạo điều kiện thuận lợi cho NDT trong Trường khai thác tài liệu được nhanh chóng và thuận tiện hơn. Các CSDL Trung tâm đã xây dựng được là:
* CSDL Sách: Bao quát toàn bộ sách giáo trình và sách tham khảo đã bổ sung bằng các ngôn ngữ khác nhau có trong kho của Trung tâm với khoảng 3.697 biểu ghi. CSDL này được NDT thường xuyên sử dụng tra cứu trên phần mềm Libol và
đã được đưa lên hệ thống mạng Intranet của Nhà trường.
* CSDL Luận án, luận văn: Bao quát toàn bộ luận án, luận văn từ trước tới nay đã được lưu trữ tại Trung tâm. Hiện CSDL này có 1.167 biểu ghi.
* CSDL báo, tạp chí: Hiện nay Trung tâm mới chỉ xây dựng được số biểu ghi cho tạp chí nhập trong những năm gần đây. Đối với số tạp chí đã cũ Trung tâm chưa xử lý hồi cốđược nên số lượng biểu ghi trong CSDL này rất khiêm tốn ( với 58 biểu ghi thể hiện cho 102 tập, 2.477 số ).
* CSDL Đồ án môn học: Trong năm 2002 Trung tâm đã có sự hợp tác với các Khoa để xây dựng NLTT số dạng này dưới hình thức: các Khoa chuyển giao cho Trung tâm một sốđĩa CD với các dạng đồ án tiêu biểu. Đồng thời Trung tâm đã triển khai nhân lực, sử dụng máy ảnh số, máy scan và các phương tiện sao chụp khác để số hóa một số đồ án tiêu biểu, hoặc đoạt các giải cao được trưng bày trong các triển lãm, được phân chia theo chương trình đào tạo và các đồ án tiêu biểu, sau
đó được tổ chức một CSDL đồ án môn học sinh viên.
Đây là CSDL được bạn đọc tại Trung tâm, Ban Giám hiệu và các chuyên gia nước ngoài đánh giá rất cao về tính hữu dụng của nó. Với gần 100 đồ án trong CSDL, NDT đặc biệt là sinh viên khi truy cập vào CSDL này đã có thể hình dung
được trong quá trình học tập tại Trường phải làm những loại bài tập và đồ án gì và làm như thế nào.
Tuy nhiên, sau đó, do thiếu một quy trình thực hiện tổng thể, cũng như nhiều yếu tố hạn chế về nhân sự, tài chính, CSDL này hầu như không được cập nhật từđó
đến nay.
Thời điểm CSDL ra đời còn có sự hạn chế về công nghệ nên CSDL này được viết bằng ngôn ngữ html, dưới dạng các trang web tĩnh, bao gồm các hình ảnh, văn bản đã được chuyển sang dạng file pdf (adobe acrobat) để tham khảo. Những đồ án môn học và đồ án tốt nghiệp khi nộp về Trung tâm ở dạng các đồ án dạng giấy và dạng số (các bản vẽ Autocad) đều có các thuyết minh, bản vẽ chi tiết, được xử lý qua các công đoạn kỹ thuật scan, xử lý thành các file ảnh, xây dựng giao diện website và đưa ảnh vào. Các đồ án được xử lý bằng các thao tác nghiệp vụ thư viện như phân loại, định từ khóa, sau đó được cấu trúc thành CSDL với các biểu ghi và
được biên mục vào CSDL đồ án bằng phần mềm Libol. NDT có thể tra cứu trực tiếp từđịa chỉ của CSDL đồ án hoặc thông qua CSDL thư mục Libol đến đường liên kết (link). Khi tra cứu, NDT có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như: tên đồ án, tác giả, chuyên ngành, năm làm đồ án, từ khóa… Qua sản phẩm này sinh viên có thể
tham khảo các đồ án khoá trước để làm đồ án tốt hơn. Mặt khác, trong việc thực hiện các đề tài nghiên cứu, các luận văn, luận án và đồ án, phần lớn các thông tin đã
ở dạng văn bản điện tử, các bản vẽ trên máy tính. Do đó các nguồn tài liệu đồ án
được xây dựng CSDL tạo điều kiện thuận tiện cho NDT khai thác và sử dụng. Các mục hỗ trợ liên kết tới trang tra cứu tài liệu Libol, hỗ trợ tìm kiếm và phần mềm. Hiện CSDL này đang được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Trung tâm tại địa chỉ
truy cập http://192.168.0.1/csdl/.
Đến nay CSDL này bao gồm: các đồ án thuộc các chuyên ngành Kiến trúc (23
đồ án), Xây dựng (29 đồ án), Quy hoạch (18 đồ án), Kỹ thuật hạ tầng và môi trường
đô thị (21 đồ án). Thông tin trong CSDL này hiện còn thiếu một số chuyên ngành so với chương trình đào tạo của Trường.
* CSDL phục vụ đồ án thiết kế kiến trúc: Nhằm phục vụ nhu cầu về tài liệu tham khảo cho sinh viên trong việc triển khai các đồ án thiết kế môn học các
chuyên ngành kiến trúc, quy hoạch phục vụ nhu cầu nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường, Trung tâm triển khai chương trình tuyển chọn, biên tập và chế bản Hệ CSDL cụm các công trình thiết kế kiến trúc, quy hoạch [Hình 5]. Hiện nay Trung tâm đã giới thiệu được CD chuyên đề “Trường tiểu học - thuộc đồ án K4 – chuyên ngành kiến trúc”.
* Website TTTTTV: Trước xu thế phát triển website các trường đại học trong nước, TTTTTV đã được nhà trường giao nhiệm vụ quản trị trang thông tin địa chỉ http://hau.edu.vn/cil-hau.htm. Để duy trì được thông tin trên website Trung tâm phối hợp với các khoa, phòng ban của trường xây dựng và duy trì hoạt động của trang này. Tuy nhiên do chưa được quan tâm đúng mức nên website TTTTTV mới chỉ đơn thuần là trang thông tin giới thiệu về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ
của Trung tâm mà chưa có những thông tin phản ánh đầy đủ NLTT cùng với các hướng dẫn khai thác cần thiết.