Mặc dù việc tin học hóa tại Trung tâm đã được thực hiện tròn mười năm, song hiện nay NLTT của Trung tâm chủ yếu vẫn là nguồn tài liệu truyền thống. Để quản lý tốt NLTT dạng này, khi tài liệu được bổ sung, Trung tâm tiến hành xử lý tập trung tại Phòng thiết lập và xây dựng CSDL.
Các công cụ cho công tác xử lý tài liệu bao gồm:
- Phân loại tài liệu theo Khung phân loại thư viện thư mục BBK. - Mô tả tài liệu theo Quy tắc mô tả quốc tế ISBD.
- Định từ khóa theo Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam. - Xây dựng CSDL thư mục với Phần mềm quản trị thư viện Libol 5.0.
Việc Trung tâm áp dụng các chuẩn biên mục đã tạo điều kiện cho việc xử lý tài liệu được chính xác và trao đổi CSDL giữa các cơ quan thông tin sau này được
thuận lợi. Tuy nhiên việc áp dụng quy tắc mô tả ISBD hiện nay đã bộ lộ những hạn chế nhất định như không có hướng dẫn cho mô tả những tài liệu hiện đại, khung phân loại Thư viện thư mục BBK không được cập nhật nên có những môn loại mới không biết xếp vào đâu. Có những môn loại cán bộ Trung tâm tự thêm vào, điều đó không đảm bảo tính thống nhất và khoa học của công tác phân loại.
Quy trình xử lý tài liệu được thực hiện qua các bước sau: tra trùng, vào sổ tổng quát, phân kho, vào sổ đăng ký cá biệt, biên mục, nhập máy, in nhãn, in mã vạch, xử lý nội dung, xử lý hình thức, dán nhãn, dán mã vạch... Công tác xử lý nội dung và hình thức tài liệu được thực hiện trên Phiếu mô tả tiền máy, sau đó nhập máy, xây dựng CSDL thư mục, in phích, từđó tiến hành xây dựng mục lục truyền thống. Hiện nay mục lục truyền thống tại Trung tâm không được cập nhật thường xuyên nên không phản ánh chính xác nguồn tài liệu của Trung tâm đang có.
Quy trình xử lý tài liệu tại Trung tâm được khái quát trên hình 7.
Hình 7: Quy trình xử lý tài liệu sách tại Trung tâm Thông tin Thư viện
Hiện tại Trung tâm đang quản lý tài liệu theo các phòng như sau:
Phòng đọc dành cho giảng viên và cán bộ nghiên cứu:
Tại đây, bạn đọc có thể tự tìm tài liệu và nghiên cứu. Toàn bộ tài liệu trong phòng này được chia thành hai kho:
+ Kho tài liệu tham khảo: bao gồm các tài liệu chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, quy hoạch, đô thị,... thuộc nhiều ngôn ngữ như: Anh, Nga, Pháp, Đức, Nhật bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, tiếng Việt,.... Tại kho này, tài liệu được xếp theo hệ
thống phân loại của khung phân loại BBK mà Trung tâm đang sử dụng (Bảng 10). Hình thức tổ chức này giúp bạn đọc có thể tìm thấy dễ dàng những tài liệu mình cần theo một chuyên ngành cụ thể.
Bảng 10: Tài liệu xếp theo môn loại tri thức
Môn loại tri thức Ký hiloệu phân ại
(1) (2)
Chủ nghĩa Mác Lênin. A.
Các khoa học tự nhiên nói chung. B.
Các khoa học toán lý. C.
Các khoa học hoá học. D.
Các khoa học về trái đất. Đ.
Các khoa học sinh học. E.
Kỹ thuật và các khoa học kỹ thuật nói chung. Ê.
Năng lượng. Điện tử học vô tuyến. F.
Ngành mỏ. G.
Công nghệ kim loại. Chế tạo máy. Chế tạo dụng cụ. H. Công nghệ hoá học. Các ngành SX hoá học và thực
phẩm. I. Công nghệ gỗ. Các ngành SX CN nhẹ. KT nhiếp ảnh. Ngành ấn loát. J. Xây dựng, kiến trúc và lịch sử xây dựng. K. Lịch sử kiến trúc. K0. Những cơ sở lý thuyết của xây dựng. K1.
(1) (2)
Khảo sát và thiết kế trong xây dựng. K2.
Vật liệu và sản phẩm xây dựng. K3.
Các bộ phận của nhà K4.
Kết cấu xây dựng. K5.
Công nghệ thi công xây dựng. K6.
Tổng loại công trình xây dựng. K7.
Xây dựng thành phố. K8.
Xây dựng phúc lợi địa điểm dân cư. K9.
Pháp luật trong xây dựng. KL.
Tin học dùng trong xây dựng và kiến trúc. KT.
Pháp luật trong xây dựng KP.
Vận tải. L.
Nông lâm nghiệp. Các khoa học nông lâm nghiệp. M.
Y tế. Các khoa học y học. N.
Các khoa học xã hội nói chung. P.
Lịch sử. Các khoa học lịch sử P.
Kinh tế. Các khoa học kinh tế. Q.
Các đảng chính trị. Các tổ chức chính trị xã hội. R. Nhà nước và pháp quyền. Các khoa học pháp luật S.
Quân sự. Các khoa học quân sự. T.
Văn học. Khoa học. Giáo dục. U.
Các khoa học ngôn ngữ. Giáo dục. V.
Nghệ thuật. Lý luận nghệ thuật. Ư.
Tôn giáo. Chủ nghĩa vô thần. X.
Các khoa học triết học. Tâm lý học. Y.
+ Kho luận án, luận văn: Kho này tập trung tất cả các luận án, luận văn có trong Trung tâm. Luận án, luận văn cũng được xếp theo hệ thống phân loại. Đây là một sự sắp xếp khoa học giúp bạn đọc có thể tìm được những tài liệu mình cần một cách nhanh chóng và chính xác.
Phòng đọc tạp chí
Kho này tổ chức theo kiểu kho đóng, tập trung tất cả tạp chí trong và ngoài nước. Với số lượng đầu tạp chí ít nên công tác sắp xếp cũng tương đối đơn giản. Tạp chí được xếp lần lượt theo số và theo từng nước.
Phòng đọc báo và giáo trình dành cho sinh viên
Tại đây, giáo trình và sách tham khảo cũng được tổ chức theo môn loại (như
cách tổ chức kho sách của Phòng đọc giáo viên và cán bộ nghiên cứu), báo được tổ
chức theo từng đầu và xếp theo thứ tự anphabet. Kho này được tổ chức theo kiểu kho đóng.
Phòng mượn giáo trình
Đây cũng là một kho đóng , với số lượng sách mỗi đầu nhiều, diện tích kho phòng lại nhỏ nên việc tổ chức tài liệu gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy, công tác tổ
chức kho phòng này không theo một quy tắc nào cụ thể. Sách giáo trình được tổ
chức theo lịch mượn của các Khoa. Việc tổ chức này sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý và phục vụ tại phòng..
Tóm lại, việc tổ chức và quản lý nguồn tài liệu truyền thống tại Trung tâm cơ
bản vẫn theo phương thức truyền thống đó là bạn đọc yêu cầu, cán bộ thư viện lấy sách cho mượn. Hiện nay, theo xu hướng mới, các thư viện tổ chức phòng đọc tự
chọn và kho mở, NDT có thể tiếp cận trực tiếp với tài liệu và lựa chọn những tài liệu mà mình cần. Tuy nhiên, vì diện tích hiện nay của Trung tâm quá nhỏ, không
đủđiều kiện để triển khai một kho mở cho tất cả các phòng.