Việc bổ sung tài liệu tại Trung tâm được thực hiện qua hai phương thức, đó là bổ sung phải trả tiền (hay còn gọi là nguồn mua trực tiếp từ các nơi xuất bản tài liệu) và nguồn bổ sung không mất tiền (nguồn lưu chiểu, tài trợ, tặng, biếu,...)
- Nguồn mua
Nguồn mua tài liệu là nguồn bổ sung chính của Trung tâm. Cuối mỗi năm, Trung tâm lập Dự toán kế hoạch bổ sung tài liệu cho Trung tâm làm cơ sở để xin kinh phí cho năm tiếp theo và căn cứ vào số lượng kinh phí được duyệt, nhu cầu tài liệu giữa các ngành đào tạo trong Trường để bổ sung tài liệu cho phù hợp. Tài liệu tiếng Việt được mua qua hệ thống các nhà xuất bản trong nước như: Nhà xuất bản Xây dựng, Nhà xuất bản Khoa học Kỹ thuật, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Nhà xuất bản Giáo dục... Ngoài ra, Trung tâm còn mua tài liệu qua Tổng công ty phát hành sách Trung ương và Công ty phát hành báo chí Trung ương.
+ Mua từ các nhà xuất bản trên thế giới
Đối với các loại sách, báo, tạp chí ngoại văn thì Trung tâm mua của các nhà xuất bản lớn trên thế giới như: Nhà xuất bản McGraw-Hill, Nhà xuất bản Simon, Nhà xuất bản Prentice-Hall, Nhà xuất bản Addison-Westley, Blackwell... Việc đặt mua tài liệu ngoại văn với số lượng ít nên Trung tâm không thể đàm phán trực tiếp với các nhà xuất bản mà phải thông qua Công ty xuất nhập khẩu sách báo Xunhasaba (thuộc Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch). Tài liệu ngoại văn được bổ
sung chủ yếu thuộc các nước Anh, Mỹ, Pháp, Nhật, Hàn Quốc, Trung Quốc, các nước SNG... trong đó các tài liệu bằng tiếng Anh là chủ yếu.
Do nhiều khi Trung tâm không được chủ động về kinh phí hay số lượng tài liệu bổ sung nên việc bổ sung tài liệu ít nhiều còn bịđộng. Việc phân bổ nguồn kinh phí bổ sung tài liệu dạng điện tử phụ thuộc vào nguồn ngân sách của Nhà trường bởi loại tài liệu dạng này thường rất đắt và phải mua liên tục trong nhiều năm. Để
tăng cường NLTT dạng điện tử, dạng số cho Trung tâm, Nhà trường cần phải đầu tư
kinh phí nhiều hơn nữa cho công tác bổ sung tài liệu.
- Nguồn lưu chiểu
Theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động Thư viện trường Đại học ngày 10 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, tại mục b, điều 3, chương I về trách nhiệm và quyền hạn của thư viện có ghi rõ: “...thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được
nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao
đổi giữa các thư viện;”.
Từ khi Trường ĐHKTHN thành lập khoa Sau đại học để đào tạo thạc sĩ và nghiên cứu sinh, hàng năm, các học viên cao học và nghiên cứu sinh khi bảo vệ tốt nghiệp đều phải nộp luận án, luận văn cho Trung tâm. Đây là dạng tài liệu nghiên cứu mang tính chất hệ thống và chuyên sâu được NDT sử dụng rất nhiều. Hiện nay, Trung tâm mới chỉ nhận được luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ chứ chưa nhận được
đồ án tốt nghiệp của sinh viên đại học. Để tận dụng triệt để nguồn tin nội sinh này phục vụ tốt nhất cho công tác đạo tạo của Nhà trường, Trường nên có kế hoạch và quy định cụ thể về chếđộ lưu chiểu cho loại nguồn tin này.
Bảng 6: Thống kê tài liệu nộp lưu chiểu từ năm 2000 – 2010
Năm Luận văn ThS. Luận án TS. 2000 56 2 2001 85 3 2002 97 11 2003 50 4 2004 57 6 2005 74 6 2006 89 5 2007 112 5 2008 131 0 2009 87 2 2010 100 0
- Nguồn tặng, biếu, tài trợ
Đây là nguồn tài liệu nhận được từ các cơ quan tổ chức trong và ngoài nước như Quỹ Châu Á (Asia Foundation), Quỹ Ford... Chất lượng tài liệu nhận được thông qua nguồn này không phải lúc nào cũng phù hợp như mong muốn. Nói chung nguồn tài liệu do Quỹ Châu Á tài trợ có nội dung rất đa dạng và thường không phù hợp với chuyên ngành đào tạo của Trường. Nguồn tài liệu do Quỹ Ford tài trợ có nội dung phù hợp hơn, nhiều khi có tài liệu rất quý và đắt tiền (bảng 7).
Bảng 7: Số lượng tài liệu do quỹ Ford tài trợ
Năm Số lượng đầu tạp chí Số lượng cuốn tạp chí Giá trị (USD)
2005 40 100 6.100 2006 29 129 6.600 2007 29 177 5.400 2008 30 120 5.200 2009 31 137 6.000 2010 29 245 5.400 2.2.3. Kinh phí bổ sung
“Kinh phí bổ sung cho thư viện trường đại học là một mục được xác định trong kinh phí của Nhà trường đại học...” [26 tr. 180]. Trong những năm gần đây, kinh phí để bổ sung tài liệu cho TTTTTV thường giao động khoảng 300 – 500 triệu
đồng. Với số lượng kinh phí được cấp hàng năm, Trung tâm đã giải quyết được phần đáng kể trong công tác phục vụ NDT. Kinh phí bổ sung ngày càng cao thì vốn tài liệu của Trung tâm ngày càng được hoàn thiện và nâng cao hơn về số lượng cũng như chất lượng. Bảng 8 và hình 6 tổng hợp kinh phí và phân bổ chúng cho bổ sung trong 5 năm gần đây.
Bảng 8: Tổng hợp kinh phí bổ sung
Năm Báo, ttrong nạp chí ước Báo, tnước ngoài ạp chí Sách TiViệt ếng Sách nngoài ước Kinh phí cnăm ả
2006 119.406.525 66.762.000 228.153.000 69.275.000 483.596.525
2007 120.207.400 53.405.000 96.548.000 37.530.000 307.690.400
2008 126.178.580 73.214.000 118.885.000 19.005.000 337.282.580
2009 139.867.860 97.646.380 116.050.000 0 353.564.240
2010 152.203.680 133.047.609 88.587.000 0 373.838.289
Hình 6: Kinh phí cho bổ sung tài liệu
2.2.4. Quy trình bổ sung tài liệu
Ở các thư viện, bổ sung tài liệu được tiến hành theo một quy trình với nhiều công đoạn phức tạp. Hàng năm, khi tiến hành bổ sung tài liệu, Trung tâm, trước tiên phải căn cứ vào các chuyên ngành đào tạo của Trường, nhu cầu tin của NDT và trên cơ sở các Danh mục tài liệu xuất bản và sắp xuất bản của các nhà xuất bản trong nước và nước ngoài gửi đến, cán bộ làm công tác bổ sung nghiên cứu, lựa chọn danh mục của từng chuyên ngành cụ thể và gửi đến lấy ý kiến từ các Khoa, các Tổ
bộ môn trong Trường. Tại đây, các giảng viên là các chuyên gia thuộc từng chuyên ngành và là người biết rõ nhất, những tài liệu nào cần thiết cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu của ngành. Do vậy, căn cứ vào danh mục tài liệu của Trung tâm gửi đến, các chuyên gia sẽ lựa chọn những tài liệu cần thiết cụ thể rồi gửi lại Trung tâm để cán bộ làm công tác bổ sung tiến hành thống kê và lập danh mục trình Ban Giám hiệu duyệt mua.
Trong những năm qua, việc lựa chọn để bổ sung tài liệu của Trung tâm vẫn thực hiện theo đúng quy trình và đã bổ sung được vốn tài liệu có chất lượng, đáp
ứng nhu cầu tin của NDT. Tuy nhiên, quy trình này chủ yếu áp dụng cho các tài liệu thuộc chuyên ngành đào tạo của Trường là phù hợp, chính vì điều đó mà các tài liệu về thuộc diện văn, thể, mỹ... ít được quan tâm bổ sung.
Công tác bổ sung tài liệu của Trung tâm đến nay vẫn thực hiện theo phương thức thủ công, chưa có sự hỗ trợ của CNTT. Phân hệ Bổ sung của phần mềm thư
viện Libol mới chỉ giúp cán bộ làm công tác bổ sung kiểm tra trùng tài liệu trước khi lập danh mục duyệt mua. Đây cũng là một điểm yếu trong việc tự động hóa công tác thư viện, làm giảm phần nào hiệu quả của công tác bổ sung như hiện nay.
2.2.5. Công tác thanh lý tài liệu
Bổ sung tài liệu mới có giá trị và thanh lọc những tài liệu đã lạc hậu là hai quá trình song song và tất yếu trong đời sống của một thư viện. Việc thanh lý nếu được tiến hành thận trọng, đúng quy tắc, bám sát diện bổ sung và chú ý đầy đủ đến đối tượng sử dụng, tiềm năng của từng tài liệu sẽ làm kho tàng gọn nhẹ, chi phí bảo quản giảm bớt, kho sách có hệ số lưu thông cao và đáp ứng tốt hơn nhu cầu NDT.
Trên thực tế hiện nay, các thư viện ngại phải thanh lý tài liệu và quá trình thanh lý cũng gặp phải nhiều khó khăn. Vấn đề thanh lọc tài liệu có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cả hệ thống thư viện, bởi lẽ số lượng vốn tài liệu sau mỗi lần thanh lý giảm đi khá nhiều, trong khi đểđánh giá cấp bậc của thư viện người ta vẫn thường đánh giá qua số lượng vốn tài liệu mà thư viện đang có. Việc thanh lý còn gặp phải rất nhiều khó khăn như cán bộ lựa chọn tài liệu thanh lý, cần phải có sự
phối hợp của các bộ phận phòng ban khác trong Trường.
Mặc dù công tác thanh lọc tài liệu gặp phải nhiều khó khăn như nói ở trên, nhưng để đảm bảo chất lượng NLTT và việc phục vụ NDT được thuận lợi, Trung tâm cũng đã tiến hành thanh lý được một số tài liệu đã quá cũ, rách, nát, và không còn giá trị sử dụng. Bảng 9 cho thấy kết quả thanh lọc Trung tâm tiến hành trong 3 năm gần đây.
Bảng 9: Số lượng tài liệu thanh lý
Năm Số lượng đầu sách Số lượng cuốn
2001 117 9.963
2006 97 2.001
2010 136 15.134
2.3. Công tác quản lý và khai thác nguồn lực thông tin
2.3.1. Công cụđể quản lý và khai thác nguồn lực thông tin
Tin học hóa hoạt động thông tin thư viện là một tiến trình tất yếu trong việc xây dựng và phát triển một thư viện hiện đại. Nghị định của chính phủ số
72/2002/NĐ-CP, ngày 06-8-2002 quy định chi tiết về việc thi hành Pháp lệnh thư
viện đã nêu rõ một trong những nhiệm vụ cụ thể của thư viện là “nghiên cứu ứng dụng thành tựu KH&CN tiên tiến, đặc biệt là CNTT để hiện đại hóa hoạt động thư
viện”. Nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hóa công tác thư viện, năm 2001, với dự án do Ngân hàng thế giới (WB) tài trợ cho việc tin học hóa hoạt đông thông tin thư viện và xây dựng thư viện điện tử, TTTTTV đã được trang bị một hệ
thống các trang thiết bị và phần mềm tương đối hiện đại.
Phần mềm quản lý và khai thác NLTT được sử dụng tại Trung tâm là phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol version 5.0 của nhà cung cấp Công ty công nghệ tin học Tinh Vân. Đây là một trong những phần mềm quản trị thư viện khá phổ biến tại Việt Nam cùng với các phần mềm như Ilib của công ty CMC.
Về cơ bản, Libol 5.0 có những chức năng khá mạnh với tính năng khá đầy đủ để xây dựng, quản lý và khai thác thông tin thư mục của một thư viện cụ thể như:
+ Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR-2, ISBD
+ Hỗ trợ các khung phân loại DDC, BBK, NLM, LOC, UDC, Subject headings
+ Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2709
+ Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH
+ Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng mã hóa dữ liệu BER/MIME
+ Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID
+ Tích hợp với các thiết bị mượn trả tựđộng theo chuẩn SIP 2 + Hỗ trợđa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc + Hỗ trợ bảng mã tiếng Việt như TCVN 5712, VNI, TCVN 6909 + Xuất bản các CSDL hoặc thư mục trên CD
+ Bảo mật và phân quyền chặt chẽ
+ Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tượng
+ Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn nhiều triệu biểu ghi + Hỗ trợ hệ quản trị CSDL Oracle hoặc Microsoft SQL Server + Khai thác và trao đổi thông tin qua Web
+ Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở
+ Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông. * Các phân hệ chính:
+ Phân hệ tra cứu thông tin thư mục trực tuyến OPAC, + Phân hệ bổ sung
+ Phân hệấn phẩm định kỳ
+ Phân hệ bạn đọc + Phân hệ lưu thông
+ Phân hệ mượn liên thư viện + Phân hệ quản lý
* Hạn chế của phần mềm Libol 5.0:
Bên cạnh các tính năng ưu việt, Libol 5.0 còn có những hạn chế: mới chỉ dừng lại ở mức xây dựng và quản trị thông tin dạng thư mục, không thể quản lý được các tài liệu điện tử và các tài liệu số toàn văn dạng e-book, không hỗ trợ tìm kiếm toàn văn...
Đặc biệt khi Nhà trường tiến hành đào tạo theo học chế tín chỉ thì nhu cầu thông tin của NDT đã có nhiều thay đổi. Nhu cầu truy cập, khai thác thông tin từ xa lại trở nên cần thiết, vì vậy phần mềm Libol 5.0 chưa thể đáp ứng nhu cầu xây dựng một thư viện điện tử, thư viện số để phục vụ nhu cầu tin từ xa của NDT. Rõ ràng, Trung tâm nên có phương án nâng cấp phần mềm này.
2.3.2. Công tác quản lý và khai thác nguồn lực thông tin truyền thống
Mặc dù việc tin học hóa tại Trung tâm đã được thực hiện tròn mười năm, song hiện nay NLTT của Trung tâm chủ yếu vẫn là nguồn tài liệu truyền thống. Để quản lý tốt NLTT dạng này, khi tài liệu được bổ sung, Trung tâm tiến hành xử lý tập trung tại Phòng thiết lập và xây dựng CSDL.
Các công cụ cho công tác xử lý tài liệu bao gồm:
- Phân loại tài liệu theo Khung phân loại thư viện thư mục BBK. - Mô tả tài liệu theo Quy tắc mô tả quốc tế ISBD.
- Định từ khóa theo Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia Việt Nam. - Xây dựng CSDL thư mục với Phần mềm quản trị thư viện Libol 5.0.
Việc Trung tâm áp dụng các chuẩn biên mục đã tạo điều kiện cho việc xử lý tài liệu được chính xác và trao đổi CSDL giữa các cơ quan thông tin sau này được
thuận lợi. Tuy nhiên việc áp dụng quy tắc mô tả ISBD hiện nay đã bộ lộ những hạn chế nhất định như không có hướng dẫn cho mô tả những tài liệu hiện đại, khung phân loại Thư viện thư mục BBK không được cập nhật nên có những môn loại mới không biết xếp vào đâu. Có những môn loại cán bộ Trung tâm tự thêm vào, điều đó không đảm bảo tính thống nhất và khoa học của công tác phân loại.
Quy trình xử lý tài liệu được thực hiện qua các bước sau: tra trùng, vào sổ tổng quát, phân kho, vào sổ đăng ký cá biệt, biên mục, nhập máy, in nhãn, in mã vạch, xử lý nội dung, xử lý hình thức, dán nhãn, dán mã vạch... Công tác xử lý nội dung và hình thức tài liệu được thực hiện trên Phiếu mô tả tiền máy, sau đó nhập máy, xây dựng CSDL thư mục, in phích, từđó tiến hành xây dựng mục lục truyền thống. Hiện nay mục lục truyền thống tại Trung tâm không được cập nhật thường xuyên nên không phản ánh chính xác nguồn tài liệu của Trung tâm đang có.
Quy trình xử lý tài liệu tại Trung tâm được khái quát trên hình 7.
Hình 7: Quy trình xử lý tài liệu sách tại Trung tâm Thông tin Thư viện
Hiện tại Trung tâm đang quản lý tài liệu theo các phòng như sau:
Phòng đọc dành cho giảng viên và cán bộ nghiên cứu:
Tại đây, bạn đọc có thể tự tìm tài liệu và nghiên cứu. Toàn bộ tài liệu trong phòng này được chia thành hai kho:
+ Kho tài liệu tham khảo: bao gồm các tài liệu chuyên ngành kiến trúc, xây