Ngày nay số lượng các loại thông tin gia tăng quá nhanh, không một cơ quan thông tin thư viện nào có thể sở hữu hoặc kiểm soát được hết. Hơn nữa, trong nhiều lĩnh vực chuyên môn hẹp, các tổ chức cần có những bộ sưu tập tài liệu riêng. Vì vậy việc bổ sung tài liệu cho một đơn vị thông tin không thể làm một cách tùy tiện, mà
phải thực hiện một chính sách nhất định, đó là tập hợp các nguyên tắc và tiêu chuẩn cho việc lựa chọn hay loại bỏ tài liệu.
“Chính sách phát triển nguồn tin là một tài liệu thành văn, một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo thư viện hay cơ quan thông tin, quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan” [21]. Có nhiều thuật ngữ khác nhau được dùng để chỉ cùng một khái niệm chính sách này như chính sách phát triển bộ sưu tập (collection development policy), chính sách bổ
sung (acquiston policy), và gần đây một thuận ngữ khác được nhiều người sử dụng là chính sách phát triển nguồn tin (information development policy). Thuật ngữ này bao quát được hết các phạm trù được thể hiện qua các thuật ngữ trên phù hợp với xu thế hiện nay là đa dạng hóa các nguồn thông tin và kênh thu thập.
Chính sách phát triển NLTT của Trung tâm phải là một văn bản quy định những phương hướng phát triển nguồn thông tin, cùng các quy định, quy tắc giúp cán bộ bổ sung có thể thực hiện công việc lựa chọn tài liệu một cách khách quan, nó
đảm bảo tính liên tục nhất quán cho việc bổ sung tài liệu theo những chuyên ngành hẹp mà trường đào tạo. Chính sách là công cụđể hợp tác trong phối hợp bổ sung và chia sẻ nguồn thông tin với các thư viện trường đại học khác trong cùng hệ thống,
để hướng dẫn và đào tạo nội bộ về công tác bổ sung cũng như phát triển NLTT của Trung tâm và giải trình về việc phân bổ kinh phí cho mua tài liệu. Chính sách còn là cơ sở để Nhà trường đánh giá công việc của Trung tâm và để xem xét trong quá trình phân bổ ngân sách hợp lý, đảm bảo tính ổn định, lâu dài và phát triển bền vững.
Nhận thức được tầm quan trọng của chính sách phát triển NLTT nhưng không phải cơ quan thông tin thư viện nào cũng xây dựng được cho mình một chính sách cụ thể, vì quá trình xây dựng chính sách đòi hỏi năng lực tư duy hệ thống cũng như
trí tuệ của nhiều bộ phận trong và ngoài thư viện.. Việc bổ sung của Trung tâm hiện nay vẫn dựa trên những quy định đơn giản, bất thành văn, do vậy cán bộ làm công tác bổ sung gặp nhiều khó khăn trong khâu lựa chọn tài liệu, cũng như sự phối hợp
giữa các Khoa, Phòng ban trong Trường.
Để cập nhật những nguồn thông tin mới, nâng cao chất lượng NLTT, phục vụ
tốt cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Nhà trường thì việc xây dựng chính sách phát triển NLTT là việc làm cần thiết nhằm nêu lên phương hướng chính trong việc phát triển NLTT cho Trung tâm. Trên cơ sở
những định hướng của Nhà trường, một chính sách phát triển NLTT của Trung tâm phải bao quát được những vấn đề sau:
- Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của Trung tâm, nêu lên bản chất và phạm vi của nguồn tư liệu mà Trung tâm có ý định xây dựng.
- Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên cũng như mức độ ưu tiên cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể. Đối với trường ĐHKTHN hiện nay, định hướng
ưu tiên cho các ngành đào tạo mũi nhọn là: Kiến trúc, Xây dựng, Quy hoạch, Kỹ thuật hạ tầng và môi trường đô thị, Đô thị.
- Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn các loại hình tài liệu cụ thể, cũng như tiêu chí thanh lọc và loại bỏ tài liệu không còn phù hợp.
- Đảm bảo tính nhất quán cao và liên tục trong từng giai đoạn phát triển NLTT, kể cả trong trường hợp có biến động hay thay đổi về nhân sự làm công tác phát triển NLTT, làm giảm ảnh hưởng chủ quan của các cá nhân khi lựa chọn tài liệu.
- Đảm bảo sự cân đối hài hòa giữa các loại hình tài liệu như: sách, chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bố, tài liệu điện tử, tài liệu số.... - Giúp cho việc quản lý ngân sách của Nhà trường một cách có hiệu quả. Căn cứ pháp lý và khoa học để xây dựng chính sách phát triển NLTT của Trung tâm được dự trên:
- Đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ (Nghị quyết 26 TW của Bộ Chính trị về khoa học và
công nghệ trong sự nghiệp đối mới; Nghị định 35 Hội đồng Bộ trưởng về
công tác quản lý khoa học và công nghệ;...) - Pháp lệnh thư viện.
- Các văn bản pháp quy về hoạt động thông tin như Chỉ thị 95 – CT (năm 1991) của chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng và Nghị định 159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 của Chính phủ về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ.
- Quyết định số 43QĐ-BXD ngày 08 tháng 01 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ
Xây dựng về việc thành lập TTTTTV, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm. - Chiến lược phát triển của Trường Đại học Kiến trúc Nội đến năm 2020. - Căn cứ vào đặc điểm và nhu cầu của NDT của Trường để có định hướng ưu
tiên trong chính sách mà chúng ta sẽ xây dựng (vấn đề này đã được nghiên cứu ở chương I)
- Căn cứ vào hiện trạng, thành phần cơ cấu vốn tài liệu mà Trung tâm hiện có (chương II), trên cơ sởđó xác định được mặt mạnh, mặt yếu của vốn tài liệu và những định hướng ưu tiên của các ngành mũi nhọn mà xác định mức độ
bổ sung trong chính sách khi xây dựng.
- Căn cứ vào sự phối hợp, liên kết giữa Trung tâm với các đơn vị, tổ chức tại Việt Nam như Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Liên hiệp thư viện Đại học khu vực phía Bắc.
Trên cơ sở những lĩnh vực đào tạo của Trường và những mức độ bổ sung đối với mỗi ngành khoa học cụ thể, có xác định phương hướng bổ sung thiết thực và lâu dài, có trọng điểm và thường xuyên được hiệu chỉnh cho phù hợp với quy mô đào tạo của Trường. Đó sẽ là cơ sởđể cán bộ bổ sung xây dựng được mô hình bổ sung hoàn chỉnh, cân đối kinh phí dành cho mỗi ngành, mỗi loại hình tài liệu, diện ngôn ngữ, và số bản, giúp Trung tâm xây dựng được vốn tài liệu phong phú đáp ứng được nhu cầu của NDT trong toàn trường.