Với phương châm dùng người “đúng người, đúng việc, đúng lúc” nên tuyển chọn nhân viên giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong tiến trình quản trịnguồn nhân lực. Bởi những người không đủ năng lực cần thiết để thực hiệncông việc sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc đến hiệu quả của quản trị, thậm chí là nguồn gốc của sự mất đoàn kết gây chia rẽ trong nội bộ.
Tuyển dụng lao động đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong công tácquản trị nguồn nhân lực cũng như trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.Bởi tuyển dụng lao động là quá trình lựa chọn những người lao động phùhợp, phát hiện tiềm năng lao động theo đúng yêu cầu của cơ quan, tổ chức.
Quá trình tuyển dụng lao động sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức tồn tại và phát triển đồng thời giúp cơ quan, tổ chức tận dụng được tối đa và hiệu quả nguồn nhân lực tại đơn vị mình, tránh được nhữngrủi ro, khi tuyển người không đúng việc sẽ gặp những khó khăn trong hoạtđộng, hoặc dẫn đến suy yếu nguồn nhân lực hoạt động kém hiệu quả.
1.2.1.6 Quy trình và phƣơng pháp tuyển dụng
Chuẩn bị tuyển dụng
- Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng tuyển dụng.
- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của Nhà nước và cơ quan, tổ chức liên quan đến tuyển dụng. Hiện nay ở Việt Nam, một số tài liệu quan trọng của Nhà nước liên quan đến tuyển dụng gồm có:
Bộ Luật Lao động.
Pháp lệnh về hợp đồng lao động.
Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh hợp đồng lao động.
- Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn: Theo Lewis tiêu chuẩn tuyển chọn cần được hiểu ở ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với cơ quan, tổ chức; tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc.
Thông báo tuyển dụng
Các cơ quan, tổ chức có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây:
- Quảng cáo trên báo, đài, ti vi.
- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động. - Thông báo trước cổng cơ quan, cơ quan, tổ chức.
- Quảng cáo về cơ quan, tổ chức, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về uy tín, tính hấp dẫn trong công việc.
- Các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính trong công việc để người xin việc có thể hình dung được công việc mà họ dự định xin tuyển.
- Quyền lợi nếu ứng viên được tuyển (lương bổng, cơ hội được đào tạo, thăng tiến, môi trường làm việc...)
- Các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ...
Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ
Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này.
Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm: - Học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác.
- Khả năng trí thức. - Sức khỏe.
- Mức độ lành nghề, sự khéo léo về tay chân. - Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng...
Nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, do đó, có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho cơ quan, tổ chức.
Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5 – 10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Kiểm tra, trắc nghiệm
Áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn lọc ra những ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra, sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. Áp dụng các hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay...
Phỏng vấn lần hai
Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng và những phẩm chất cá nhân thích hợp cho cơ quan, tổ chức... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xác minh, điều tra
Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng viên có triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo hoặc với Lãnh đạo cũ của ứng viên, công tác xác minh điều tra sẽ cho biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên. Đối với một số công việc công tác xác minh có thể có yêu cầu cần tìm hiểu về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứng viên.
Khám sức khỏe
Dù có đáp ứng đầy đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách tốt, nhưng nếu sức khỏe không đảm bảo theo yêu cầu công việc thì cũng không nên tuyển dụng. Nhận một người không đủ sức khỏe vào làm việc không những không có lỗi về mặt chất lượng thực hiện công việc và hiệu quả kinh tế mà còn có thể gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho cơ quan, tổ chức.
Ra quyết định tuyển dụng
Mọi bước trong quá trình tuyển chọn nhân viên đều quan trọng nhưng bước quan trọng nhất vẫn là ra quyết định tuyển dụng hoặc loại bỏ ứng viên. Cách thức ra
quyết định tuyển dụng cũng ảnh hưởng đến mức độ chính xác của tuyển dụng. Trong thực tế, các bước và nội dung trình tự của tuyển dụng có thể thay đổi linh hoạt. Điều này phụ thuộc vào yêu cầu của công việc, đặc điểm của cơ quan, tổ chức, trình độ của hội đồng tuyển chọn.
1.2.2 Chức năng đào tạo - phát triển
Nhóm chức năng này nhằm nâng cao trình độ lành nghề, các kỹ năng vàcác nhận thức mới cho nhân viên. Đào tạo, phát triển hướng đến nâng cao cácgiá trị của tài sản nhân lực cho cơ quan, tổ chức nhằm tăng khả năng cơ quan, tổ chức, điều hànhcũng như tăng khả năng thích ứng với môi trường đầy thay đổi.
Nhân lực có chuyên môn kỹ thuật cao là yếu tố cực kỳ quan trọng giúp cho cơ quan, tổ chức giành được thắng lợi trong mục tiêu quản lý đã đề ra. Thực tế đã chứng minh rằng đầu tư vào yếu tố con ngườimang lại hiệu quả cao nhất. Sau đó mới tới sự đầu tư trang thiết bị mới, công nghệ hiện đại.
Đào tạo là củng cố gây dựng những hoạt động học tập, những kiếnthức, những kỹ năng cho người lao động để họ hiểu biết những công việc màhọ đang làm.
Phát triển nguồn nhân lực: Là quá trình củng cố những kiến thức, những kinh nghiệm nhằm hoàn thiện hơn những công việc của người laođộng để họ có khả năng thích ứng hơn, làm việc có hiệu quả hơn trong côngviệc.
Mục tiêu của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức, nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực của cơ quan, tổ chức, thông qua việc giúp đỡ cho người lao động hiểu rõ hơn công việc, nắm vững kỹ năng, kiến thức cơ bản với tinh thần tự giác cao trong công việc, thực hiện tốt những chức năng mà người lao động được giao, thích ứng với sự thay đổi công nghệ khoa học kỹ thuật cao.
Lý do chính mà nhiều cơ quan, tổ chức cần phải phát huy trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là để đáp ứng nhu cầu tồn tại hay phát triển của cơ quan, tổ chức đó. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực giúp cho cơ quan, tổ chức phát triển, làm tăng hiệu quả, tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng quản lý, điều hành.
1.2.3 Chức năng duy trì và sử dụng nguồn nhân lực
Chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực. Nhóm chức năng này gồm chức năng kích thích, động viên nhân viên và chức năng duy trì, phát triển mối quan hệ lao động tốt đẹp trong cơ quan, tổ chức.
1.2.3.1 Chức năng kích thích, động viên nhân viên
Chức năng kích thích, động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong cơ quan, tổ chức làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao. Giao cho nhân viên những công việc mang tính thách thức cao, cho nhân viên biết sự đánh giá của cán bộ quản lý về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành của nhân viên đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức, trả lương cao và công bằng, kịp thời khen thưởng các cá nhân có sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, có đóng góp làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của cơ quan, tổ chức... là những biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì được đội ngũ lao động lành nghề cho cơ quan, tổ chức. Do đó, xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích động viên.
1.2.3.2 Chức năng duy trì, phát triển mối quan hệ lao động
Chức năng duy trì, phát triển mối quan hệ lao động hay còn gọi là chức năng quan hệ lao động, liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc như: ký kết hợp đồng lao động, giải quyết khiếu tố, tranh chấp lao động, giao tế nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao động.
Ngoài ra chức năng này còn nhằm cung cấp thông tin có liên quan đến người laođộng. Các thông tinvề lao động bao gồm các vấn đề như: chính sách tiền lương, tiền công, thông tinvề tuyển dụng, đề bạt, đào tạo, đánh giá kết quả công việc, các thông tin liênquan đến quan hệ lao động hay các thông tin về an toàn và bảo hộ lao động.
Thực hiện tốt chức năng này nhằm thỏa mãn sự hài lòng cho nhân viên. Họ cảmthấy được tôn trọng và không có gì là bí mật đối với họ.Các chương trình như chăm sóc y tế, bảo hiểm, phân chia phúc lợi. Cácchương trình như vậy là động lực cho nhân viên gắn bó lâu dài với cơ quan, tổ chức.
Quản trị nguồn nhân lực ngày nay gắn liền với mọi cơ quan, tổ chức kể cả những cơ quan, tổ chức không có bộ phận Quản trị nguồn nhân lực. Quản trị nguồn nhânlực là khó khăn phức tạp hơn quản trị các yếu tố khác của quá trình quản lý điều hành vìmỗi con người là một thế giới rất riêng biệt họ khác nhau về năng lực làm việc,về hoàn cảnh gia đình, tình cảm, tham vọng… và luôn vận động thay đổi. Điềunày đòi hỏi quản trị con người phải là một khoa học và nghệ thuật. Nghĩa làphải sử dụng khoa học quản trị về con người một cách uyển chuyển phù hợp cho những tình huống cụ thể trong môi trường cụ thể.
1.3 Các nhân tố ảnh hƣởng đến quá trình phát triển nguồn nhân lực
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến phát triển nguồn nhân lực và hiện nay các yếu tố này đều có tốc độ thay đổi nhanh chóng. Cơ bản có thể chia thành hai nhóm yếu tố cóthể ảnh hưởng:
- Nhóm yếu tố thuộc môi trường bên ngoài như luật pháp - chính trị, văn hóa – xã hội, kinh tế, kỹ thuật công nghệ, khoa học kỹ thuật .v.v…
- Nhóm yếu tố thuộc môi trường bên trong như: mục tiêu, chiến lược phát triển, văn hóa công sở, phong cách của lãnh đạo cơ quan, tổ chức .v.v...
1.3.1 Nhóm yếu tố ảnh hƣởng của môi trƣờng bên ngoài
- Luật pháp - chính trị: Hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức cũng như công tácquản trị nguồn nhân lực chịu trách nhiệm trực tiếp bởi yếu tố luật pháp, chính trị. Hệ thống pháp luật bắt buộc các cơ quan, tổ chức ngày càng quan tâm đến quyền lợi của nhân viên và môi trường lao động.
- Văn hóa - xã hội: Mỗi quốc gia trên thế giới đều có một nền văn hóa riêng biệt, và đặc trưng văn hóa của mỗi nước có ảnh hưởng đến tư duy và hành động củacon người trong đời sống văn hoá - xã hội của nước đó. Do vậy, các vấn đề thuộc về vănhóa - xã hội: lối sống, nhân quyền, dân tộc, khuynh hướng tiết kiệm và tiêu dùng củacác dân cư, thái độ đối với chất lượng cuộc sống, vai trò của phụ nữ trong xã (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hội …có ảnh hưởng nhất định hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói chung và hoạt động quản trị nguồn nhân lực nói riêng.Nghiên cứu, cập nhật thường xuyên tình hình thị trường lao động phải là mốiquan tâm hàng đầu của các nhà quản trị nguồn nhân lực, tình hình thị trường lao độngrất có ảnh hưởng đến các chính sách nguồn nhân lực, đặt biệt là chính sách tiền lươngvà đào tạo. Có nghiên cứu thị trường lao động thì chính sách quản trị nguồn nhân lựcmới đạt hiệu quả cao.
- Kinh tế: Mức tăng trưởng, lạm phát… luôn ảnh hưởng đến hoạt động và đương nhiên ảnh hưởng đến công tác quản trị nguồn nhân lực tại cơ quan, tổ chức.Tình hình kinh tế đất nước thay đổi, yêu cầu các cơ quan, tổ chức phải thay đổi trongcác chiến lược và chính sách quản trị nguồn nhân lực. Mặt khác, tình hình kinh tế trực tiếp ảnh hưởng đến các đối tác của cơ quan, tổ chức. Xu hướng toàn cầu hóa kinh tế trên thế giới đã tạo ra nhiều cơ hội tiếp cậncông nghệ tiên tiến và mở ra một thị trường rộng lớn, nhưng cũng tạo ra các tháchthức lớn, áp lực cạnh tranh nặng nề từ nước ngoài mà đối tác của cơ quan, tổ chức sẽ khó vượtqua nếu không có sự chuẩn bị trước. Tất cả đều gây sức ép buộc cơ quan, tổ chức phải áp dụngcác phương thức quản lý hiện đại, chuyên nghiệp.
- Kỹ thuật công nghệ: Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật công nghệ làm cho các cơ quan, tổ chức phải đầu tư vốn cao và tốn kém chi phí đào tạo nhân lực, đồng thờicác cơ quan, tổ chức có thể phải đối diện với việc giải quyết lao động dư thừa.
1.3.2 Nhóm yếu tố ảnh hƣởng của môi trƣờng bên trong
- Mục tiêu và chiến lược của cơ quan, tổ chức: Toàn bộ mục tiêu và chiến lược của cơ quan, tổ chức phải theo đà phát triển của xã hội. Vì vậy, cần phải đầu tư nâng cao trình độ đổi mới cải thiện công tácquản lý, đẩy mạnh công tác nghiên cứu, tăng cường công tác đào tạo, pháttriển nguồn nhân lực để đáp ứng được yêu cầu quản lý của cơ quan, tổ chức.
- Văn hóa công sở: Là hệ thống các chuẩn mực về tinh thần và vậtchất quy định mối quan hệ, thái độ và hành vi ứng xử của tất cả các thành viên trongtổ chức, phản ánh quá khứ và định hình tương lai cho tổ chức. Văn hóa công sở chịuảnh hưởng của nhiều yếu tố như văn hóa xã hội, chiến lược và chính sách của cơ quan,phong cách của Lãnh đạo,… Đặc biệt, hoạt động quản trị nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng quy
định và phát triển văn hóa tổ chức, đồng thời văn hóa tổ chức cũng ảnh hưởng đến