2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu sử dụng trong bài là số liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ thông tin nội bộ của công ty và nguồn từ bên ngoài nhƣ sách, báo và internet.
20
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
Mục tiêu 1 và 2: sử dụng phƣơng pháp tổng hợp, thống kê mô tả để thấy tình hình phát triển thƣơng hiệu công ty và những khó khăn mà công ty gặp phải.
Mục tiêu 3: sử dụng biện pháp suy luận định tính, ma trận SWOT và những khó khăn ở mục tiêu 2 nhằm đề xuất những giải pháp phát triển thƣơng hiệu công ty.
21
CHƢƠNG 3
TỔNG QUAN TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÂN PHỐI PHÚ THÁI
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
3.1.1 Công ty cổ phần tập đoàn Phú Thái
Công ty trách nhiệm hữu hạng Phú Thái, đƣợc thành lập từ năm 1993, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh phân phối các sản phẩm hàng tiêu dùng của các thƣơng hiệu nổi tiếng nhƣ Procter & Gamble, Triump, Dutch Lady, Rohto, Oral B, Shell, Dunlop... Với phƣơng châm không ngừng mở rộng và chuyên môn hoá hoạt động kinh doanh, Phú Thái lần lƣợt thành lập các công ty thành viên nhƣ Công ty Dƣợc phẩm Đông Đô (ra đời năm 1996), Công ty Thú Y Xanh Việt Nam (ra đời năm 2001), Công ty Thƣơng Mại & Dịch vụ Ngân Hà (ra đời năm 2002), Công ty Bất động sản Phú Thái và Công ty Đầu tƣ Xây dựng Phú Thái (ra đời năm 2004). Hiện nay, Tập đoàn Phú Thái có gần 30 đơn vị trực thuộc gồm các công ty thành viên, trung tâm phân phối và trung tâm kho vận trên toàn quốc. Với định hƣớng chiến lƣợc đúng đắn, Phú Thái đã và đang đạt tốc độ tăng trƣởng liên tục đạt trên 40% năm.
Phú Thái đã áp dụng hệ thống quản lý chuyên nghiệp và quốc tế, các phần mềm quản trị hiện đại cùng đội ngũ nhân lực cao cấp trong và ngoài nƣớc. Tiếp tục khẳng định vị trí hàng đầu trong hoạt động phân phối hàng hoá, xây dựng hệ thống kho vận và bán lẻ là nhiệm vụ trọng tâm của Công ty cổ phần tập đoàn Phú Thái trong giai đoạn tới.
Sau 18 năm hoạt động kinh doanh, Công ty cổ phần tập đoàn Phú Thái và cá nhân Tổng Giám đốc Phạm Đình Đoàn đã vinh dự đƣợc nhận rất nhiều giải thƣởng cao quý và bằng khen các cấp nhƣ Huân chƣơng Lao động hạng III; Bằng khen của Thủ tƣớng Chính phủ; Bằng khen của Bộ Tài Chính, Bộ Công Thƣơng, Uỷ Ban Nhân dân Thành phố Hà Nội, TW Đoàn, Hội Doanh nghiệp trẻ, Hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ… Đồng thời, Phú Thái cũng là công ty đầu tiên của Việt Nam trong lĩnh vực phân phối hàng hoá đƣợc nhận chứng chỉ ISO 9001:2000 do tổ chức TUV của Đức cấp.
- Tên công ty: Công ty cổ phần Tập đoàn Phú Thái.
- Tên giao dịch: PHUTHAI GROUP JOINT STOCK COMPANY. - Tên viết tắt: PHU THAI GROUP.
22
- Trụ sở Tập đoàn Phú Thái: Tầng 18, 44B Lý Thƣờng Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
- Tel: (84-4) 565 9099. - Fax: (84-4) 565 9088.
- E-mail: www.phuthaigroup.com. Lĩnh vực hoạt động:
- Phân phối: Phân phối hàng hoá chất lƣợng cao của các nhà sản xuất trong nƣớc và ngoài nƣớc thông qua mạng lƣới khách hàng rộng khắp trên khắp lãnh thổ Việt Nam.
- Bán lẻ: Phát triển hệ thống chuỗi các siêu thị, cửa hàng thuận tiện và cửa hàng chuyên ngành trên phạm vi toàn quốc.
- Logistics: Xây dựng mạng lƣới logistics trong phạm vi toàn quốc, hỗ trợ tích cực cho mạng lƣới phân phối, bán lẻ và các dịch vụ logistics khác.
- Công nghiệp: Kinh doanh phân phối các thiết bị công nghiệp.
- Bất động sản: Đầu tƣ xây dựng hạ tầng bất động sản và bất động sản thƣơng mại (hệ thống siêu thị, kho vận và trung tâm phân phối…).
3.1.2 Công ty cổ phần phân phối Phú Thái Cần Thơ
Công ty đƣợc thành lập 01/07/ 2008, Công ty cổ phần phân phối Phú Thái Cần Thơ là công ty thành viên của tập đoàn Phú Thái. Phú Thái Cần Thơ chuyên phân phối những mặt hàng hàng tiêu dùng cho Tập đoàn đa quốc gia P&G (Bột giặt Tide, Ariel, Nƣớc xã Downy, Dầu gội Rejioce, Pentene, Head & Shoulders, Tả Pamper, Kem dƣỡng Olay, Dao cạo Gillettel, Xà phòng Safeguard, Camay…).
Phú Thái Cần Thơ đã hoạt động hơn 5 năm và đang là phân phối các sản phẩm của P&G tại đồng bằng sông Cửu Long với mạng lƣới hoạt động tại các tỉnh Đồng Tháp, Trà Vinh, Vĩnh Long, Cần Thơ, Hậu Giang, Sóc Trăng, Bạc Liêu, Cà Mau, Kiên Giang và An Giang với trên 400 nhân viên. Hiện tại Cty đang phân phối các sản phẩm hàng tiêu dùng nổi tiếng của P&G nhƣ dầu gội Rejoice, Pantene, Head & Shoulders, bột giặt Tide, nƣớc xả vải Downy, tả giấy Pamper, sản phẩm Gillette… Với 18 chi nhánh hoạt động, Phú Thái Cần Thơ có mạng lƣới phân phối rộng lớn nhƣng vẫn chƣa bao phủ hết thị trƣờng và vẫn còn nhiều thị trƣờng công ty chƣa vƣơn tới.
- Tên công ty: Công ty cổ phần phân phối Phú Thái Cần Thơ. - Tên giao dịch: Nhà Phân Phối Phú Thái Cần Thơ.
23
- Địa chỉ: 132D Trần Quang Diệu, Phƣờng An Thới, Quận Bình Thủy, Tp. Cần Thơ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tel: 0710.3500800.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức của công ty giúp dễ điều hành, quản lý hiệu quả và đƣợc thiết kế theo mô hình quản trị chức năng. Đứng đầu là Ban Giám Đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty với sự giúp đỡ của Giám đốc Điều hành và các Trƣởng Phòng.
Mô hình cơ cấu tổ chức có nhiều nhánh và bộ phận vì địa bàn phân phối rộng lớn. Tuy cơ cấu tổ chức phức tạp nhƣng công việc quản lý đƣợc phân chia rõ ràng, cụ thể nhƣng vẫn không thiếu sự hỗ trợ, giúp đỡ giữa các bộ phận.
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ các hoạt động kinh doanh của Công ty nhƣ đôn đốc, kiểm tra,… các bộ phận cũng nhƣ việc chịu trách nhiệm theo đúng pháp luật Nhà nƣớc quy định.
Giám đốc Điều hành hỗ trợ, tham mƣu, đề xuất các giải pháp, biện pháp cho Giám đốc, đồng thời chịu trách nhiệm kết quả hoạt động kinh doanh trƣớc Giám đốc. Ngoài ra, Giám đốc Điều hành còn tham gia đề xuất tuyển dụng giám sát bán hàng và nhân viên bán hàng cũng nhƣ việc tổ chức huấn luyện cho giám sát bán hàng đạt tiêu chuẩn chƣơng trình công nhận nhân viên bán hàng và giám sát bán hàng chuẩn, tổ chức hƣớng dẫn kiểm tra giám sát bán hàng lập kế hoạch huấn luyện nhân viên bán hàng về kỹ năng bán hàng cơ bản trên thị trƣờng để đạt tiêu chuẩn chƣơng trình công nhận nhân viên bán hàng chuẩn theo đúng quy định mà công ty ban hành. Tổ chức chỉ đạo, kiểm tra giám sát bán hàng và nhân viên bán hàng đảm bảo các yếu tố nền tảng cơ bản. Hoạch định kế hoạch kinh doanh, chỉ đạo quản lý kế hoạnh kinh doanh, tổ chức, tham dự và triển khai các buổi hợp rà soát hàng tuần, hàng tháng với nhân viên bán hàng của các chi nhánh, Sun. Bên cạnh, Giám đốc Điều hành còn phải thƣờng xuyên tham dự buổi hợp triển khai kế hoạch kinh doanh, kế hoạch hoạt động của công ty với đại diện P&G và Ban giám đốc.
24
Nguồn: Phòng tổ chức, 2014
Hình 3 Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Phân phối Phú Thái Cần Thơ Giám đốc
Kế toán hệ thống chi nhánh 1 Kế toán hệ thống
chi nhánh 2
Trƣởng kế toán hệ thống Các Sun Các Chi nhánh KT Khuyến mãi KT Công Nợ KT Thuế KT Thanh Toán P. Nhân sự P. Cung ứng và dịch vụ
khách hàng P. Kinh doanh P. Kế toán P. kỹ thuật Giám đốc
25
Giám đốc kinh doanh khu vực thay mặt giám đốc kinh doanh quản lý tình hình hoạt động của các chi nhánh và Sun. Đồng thời còn tham mƣu, đề xuất các biện pháp, giải pháp cho giám đốc công ty trong lĩnh vực kinh doanh tại địa bàn đƣợc phân công quản lý. Giám đốc kinh doanh khu vực phải chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và Giám đốc Điều hành công ty về kết quả hoạt động kinh doanh tại địa bàn đƣợc phân công quản lý. Ngoài ra, giám đốc kinh doanh khu vực còn tham gia đề xuất tuyển dụng giám sát bán hàng và nhân viên bán hàng, tổ chức huấn luyện cho giám sát bán hàng đạt tiêu chuẩn chƣơng trình công nhận nhân viên bán hàng và giám sát bán hàng chuẩn, tổ chức hƣớng dẫn kiểm tra giám sát bán hàng lập kế hoạch huấn luyện nhân viên bán hàng về kỹ năng bán hàng cơ bản trên thị trƣờng để đạt tiêu chuẩn chƣơng trình công nhận nhân viên bán hàng chuẩn theo đúng quy định mà công ty ban hành tại khu vực quản lý.
Giám sát bán hàng tại các chi nhánh tổ chức, quản lý thực hiện bán hàng tại các chi nhánh. Nhiệm vụ của giám sát bán hàng là giám sát, huấn luyện các nhân viên bán hàng trên địa bàn chi nhánh quản lý. Thực hiện lập kế hoạch phân chia chỉ tiêu cho lực lƣợng bán hàng và giao hàng đồng thời đánh giá kết quả làm việc, tính lƣơng thƣởng cho nhân viên. Ngoài ra, thiết lập mối quan hệ và xử lý các vấn đề phát sinh trong các giao dịch với khách hàng và trực tiếp báo cáo cho giám đốc kinh doanh tại khu vực quản lý.
Trƣởng phòng kế toán quản lý, giám sát công tác kế toán, thống kê phù hợp với hoạt động phân phối của công ty. Phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ hoạt động phân phối của công ty. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt báo cáo, tổ chức thi hành các chế độ, thể lệ tài chính kế toán. Lập báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm và tham mƣu cho Giám đốc về công tác hoạch toán, thống kê, quản lý tài sản,… và thực hiện chế độ kiểm toán tại công ty. Trong phòng kế toán có nhiều bộ phận kế toán nhƣ kế toán thuế, kế toán công nợ, kế toán khuyến mãi, kế toán thanh toán và kế toán Sun. - Kế toán thuế có nhiệm vụ mua, quản lý và báo cáo số lƣợng sử dụng hóa đơn VAT theo số quyển và số hóa đơn hàng tháng, xuất hóa đơn VAT, tập hợp những hóa đơn VAT mua hàng, xuất hàng. Cập nhật và lên sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến báo cáo tài chính, cập nhật chi phí quỹ tiền mặt và ngân hàng căn cứ trên hóa đơn. Lập báo cáo, tờ khai thuế giá trị gia tăng, báo cáo sử dụng hóa đơn, giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nƣớc bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản và báo cáo trực tiếp cho kế toán trƣởng.
- Kế toán công nợ thực hiện kiểm tra bảng kê nộp tiền, báo cáo giao hàng của nhân viên giao hàng để kiểm soát công nợ trong ngày. Kiểm tra phiếu trả
26
hàng hợp lệ để giảm trừ công nợ nhân viên. Kiểm soát công nợ của hội sở và các chi nhánh, đồng thời đối chiếu và kiểm soát công nợ tránh rủi ro công nợ xấu.
- Kế toán khuyến mãi nhận thông tin chƣơng trình khuyến mãi từ Giám đốc Điều hành phụ trách kinh doanh, kiểm tra hệ thống khuyến mãi, phát hiện và báo cáo kịp thời các sai sót cho phòng kỹ thuật và kế toán trƣởng. Thƣờng xuyên kiểm tra các báo cáo khuyến mãi hằng ngày của tất cả chi nhánh, báo cáo các lỗi sai sót và sai lệch nếu có, đồng thời phối hợp với các chi nhánh giải quyết các vấn đề. Cuối cùng kiểm tra tổng kết chƣơng trình để thanh toán với nhà sản xuất P&G.
- Kế toán thanh toán tập hợp các chứng từ mua hàng từ nhà cung cấp để chuyển tiền thanh toán theo đúng hạn cho nhà cung cấp nhƣ thỏa thuận. Thu nhận, kiểm tra, kiểm soát toàn bộ các khoản thu chi từ hội sở đến chi nhánh.
Trƣởng phòng nhân sự có trách nhiệm quản lý và lập kế hoạch phát triển, tuyển dụng nhân sự và cung cấp các chƣơng trình huấn luyện cho toàn thể công nhân viên công ty. Đồng thời, giải quyết các vấn đề về chế độ bảo hiểm xã hội – y tế, các chế độ phúc lợi, chính sách lƣơng thƣởng, các lợi ích khác của nhân viên và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Điều hành và giám đốc kinh doanh.
Trƣởng phòng cung ứng và phục vụ khách hàng thực hiện việc theo dõi tình hình hàng hóa và đặt hàng từ nhà cung ứng đến hội sở và các chi nhánh. Thời gian công nợ tối đa 3 ngày kể từ ngày nhận hàng. Bộ phận này gồm Trƣởng kế toán hệ thông và kế toán hệ thống tại các chi nhánh:
- Trƣởng kế toán hệ thống nhận và cung cấp các thông tin liên quan đến việc đặt hàng từ nhà cung cấp, nhận các đơn đặt hàng từ các chi nhánh gửi về, tạo đơn hàng, báo cáo cho trƣởng phòng cung ứng để đặt hàng từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, còn theo dõi và nhận danh sách hàng mới về từ nhà cung cấp, xử lý và gửi ngay cho các chi nhánh trong ngày, đồng thời huấn luyện và hƣớng dẫn cho các kế toán hệ thống tại các chi nhánh xử lý các vấn đề liên quan đến xuất nhập hàng hóa.
- Kế toán hệ thống tại các chi nhánh thực hiện các nhiệm vụ tạo đơn hàng cho nhân viên, xử lý hàng trả lại, tập hợp các hóa đơn xuất nhập hàng hóa cho Trƣởng kế toán hệ thống và chuyển về cho phòng kế toán.
Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm lập trình, sữa chửa hệ thống phần mềm, thiết lập các chƣơng trình khuyến mãi vào hệ thống, nạp số liệu thông
27
tin cần thiết vào máy Palm, lấy thông tin số liệu bán hàng của nhân viên bán hàng vào cuối ngày từ máy Palm ghi vào hệ thống máy vi tính.
* Ƣu điểm: Phân chia các đơn vị quản lý riêng biệt do đó ngƣời lãnh đạo chỉ thực hiện một công việc chuyên môn hóa. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Nhƣợc điểm: Các cấp dƣới chịu sự quản lý của nhiều lãnh đạo khác nhau dễ tạo các mâu thuẫn giữa các quyết định lãnh đạo.
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Công ty cổ phần phân phối Phú Thái Cần Thơ là nhà phân phối chính thức chuyên phân phối các mặt hàng tiêu dùng cho Tập đoàn P&G tại Đồng bằng sông Cửu Long. Cụ thể, công ty phân phối mặt hàng tiêu dùng nhanh, chủ yếu là các mặt hàng hóa mỹ phẩm. Với các ngành hàng:
Ngành hàng dầu gội: Rejoice, Header &Shoulder và Pantene.
- Rejoice: gồm dầu gội, dầu xả và dƣỡng tóc đƣợc sử dụng rộng rãi với công dụng nuôi dƣỡng tóc mềm mƣợt.
- Pantene: ra đời vào thập niên 40, là nhãn hiệu chăm sóc tóc hàng đầu thế giới. Pantene gồm 3 loại dầu gội, dầu xã và dƣỡng tóc giúp cho tóc khỏe mạnh, duyên dáng, giảm tóc gãy rụng sau một lần gội.
- Head & Shoulder: là dầu gội chuyên biệt trị gàu hiệu quả gồm dầu gội và dầu xã. Head & Shoulder không những trị sạch gàu mà còn loại bỏ 5 dấu hiệu da đầu không khỏe nhƣ vảy gàu, ngứa, nhờn, khô gáp và dị ứng.
Ngành hàng nƣớc xả: Downy sở hữu công nghệ chuyển hƣơng tiên tiến trong nƣớc xả vải giúp cho mỗi lần chạm nhẹ lên trang phục mang đến trải nghiệm mùi hƣơng khác.
28
Ngành hàng mỹ phẩm: Olay là nhãn hiệu kem dƣỡng da hàng đầu đƣợc nhiều phụ nữ tin dùng trong suốt 60 năm vừa qua. Olay luôn mang đến công nghệ hiện đại nhất trong sản phẩm chăm sóc da để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của phụ nữ. Sản phẩm mang lại làn da sáng đẹp khỏe mạnh cho hơn 80 triệu phụ nữ trên toàn 5 châu lục.
Ngành hàng bột giặt: Tide và Ariel.
- Tide là một trong những bột giặt chất lƣợng hàng đầu Việt Nam giúp tẩy trắng quần áo, không làm hƣ hại vải hay phai màu, đặc biệt dịu nhẹ với da tay, thích hợp với việc giặt tay hay giặt máy.
- Ariel là nhãn hiệu bột giặt châu Âu, đã đến Việt Nam tháng 5/2013 với