6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1.Tăng cường công tác quản lý chứng từ kế toán trong điều kiện
TRONG ĐIỀU KIỆN GIAO KHOÁN TẠI CÔNG TY QUẢN LÝ CẦU
ĐƯỜNG ĐÀ NẴNG
3.2.1. Tăng cường công tác quản lý chứng từ kế toán trong điều kiện giao khoán kiện giao khoán
Như đã trình bày ở trên, tất cả các chi phí phát sinh trong công tác giao khoán đều do đơn vị nhận khoán tập hợp. Nhiệm vụ của kế toán tại Công ty là phải kiểm soát chặt chẽ các chứng từ đầu vào để tránh trường hợp đơn vị nhận khoán mua hóa đơn để hợp thức hóa chi phí.
a.Đối với trường hợp khoán theo khoản mục chi phí
- Đối với trường hợp khoán nguyên vật liệu trực tiếp
Do chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành nên nếu quản lý và kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu sẽ giúp làm giảm giá thành công trình, tránh thất thoát, nâng cao sức cạnh tranh của đơn vị.
Hiện nay trong trường hợp giao khoán cho đơn vị nhận khoán mua nguyên vật liệu để phục vụ cho quá trình thi công công trình thì căn cứ để Công ty chấp nhận thanh toán cho Công ty là hóa đơn cung cấp nguyên vật liệu với số lượng, đơn giá, tổng tiền thanh toán không vượt mức giá trị hợp đồng giao khoán và phù hợp với bảng chi tiết khối lượng phần chi tiết vật liệu được phòng Kế hoạch kỹ thuật lập. Điều này dẫn đến tình trạng có thể xảy ra việc đơn vị nhận khoán sử dụng nguyên vật liệu kém chất lượng nhưng lại mua hóa đơn nguyên vật liệu đúng chủng loại, quy cách, chất lượng theo đúng dự toán được duyệt để hợp thức hóa chi phí, làm giảm chất lượng công trình. Do đó cần phải quy định chặt chẽ các thủ tục thanh quyết toán.
Từ đó tác giả đề xuất hệ thống chứng từ trong thanh quyết toán công trình giao khoán cần bổ sung thêm phiếu xuất kho của đơn vị bán hoặc biên bản giao nhận vật tư. Việc bổ sung phiếu xuất kho của đơn vị bán nhằm tăng cường kiểm soát hơn nữa đối với trường hợp mua nguyên vật liệu.
Trường hợp hợp đồng giao khoán gọn là tổng hợp của các trường hợp giao khoán theo khoản mục nên nó cũng một số ưu, nhược điểm và việc tăng cường kiểm soát chứng từ đầu vào như trong trường hợp giao khoán theo từng khoán mục.
- Đối với trường hợp giao khoán nhân công trực tiếp
Tăng cường kiểm soát chi phí nhân công, hạn chế gian lập trong lập chứng từ chi phí phát sinh tại đội. Ngoài chứng từ là bảng chấm công, bảng thanh toán lương cần phải bổ sung thêm hợp đồng lao động, chứng minh nhân dân (bản sao) của công nhân hợp đồng thời vụ.
- Phải theo dõi và tách riêng cụ thể thời gian làm việc chính thức
(8h/ngày) và thời gian tăng ca của công nhân để tính cho chính xác theo đơn giá lương áp dụng cho giờ tăng ca, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tuân thủ quy định.
b. Đối với trường hợp khoán gọn
Trường hợp hợp đồng giao khoán gọn là tổng hợp của các trường hợp giao khoán theo khoản mục nên việc tăng cường kiểm soát chứng từ đầu vào như trong trường hợp giao khoán theo từng khoán mục. Ngoài ra Công ty phải kiểm soát khoản mục chi phí ca máy và chi phí chung.
3.2.2. Công tác hạch toán kế toán
Tác giả đề nghị đơn vị điều chỉnh cách hạch toán ghi nhận chi phí khấu hao cụ thể như sau:
- Đầu năm trích trước chi phí khấu hao TSCĐ (tài khoản 6433). Từ đó tính được chi phí khấu hao máy thi công một tháng, một ngày.
- Dựa trên nhật ký sử dụng ca máy kế toán tính chính xác chi phí khấu hao của máy thi công đó phân bổ vào chi phí công trình.
- Đối với thời gian máy thi công không hoạt động thì chi phí khấu hao của thời gian đó phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh (TK631).
Đối với việc sử dụng tài khoản kế toán
Sử dụng tài khoản 312 – tạm ứng chi tiết cho từng đơn vị nhận khoán, từng công trình, thay cho việc sử dụng tài khoản 3311 – phải trả nhà cung cấp, chi tiết 33111 – phải trả đơn vị nhận khoán.
Đơn vị nhận khoán cũng là một tổ, đội trực thuộc Công ty chứ không phải là nhà cung cấp bên ngoài, nhà thầu nên việc sử dụng tài khoản 331 là không hợp lý.
Tài khoản 631 cũng phải được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí để tiện cho việc kiểm soát nội dung từng khoản mục chi phí của từng công trình, hạng mục công trình, là căn cứ để lập Sổ chi phí sản xuất kinh doanh trên máy vi tính.
Tài khoản 631 – chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ được mở chi tiết như sau:
Tài khoản 6311 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản 6312 – chi phí nhân công trực tiếp Tài khoản 6313 – chi phí máy thi công
Tài khoản 6314 – chi phí sản xuất chung Tài khoản 6315 – chi phí quản lý
Số liệu chi tiết tại mục 2 của Sổ chi phí sản xuất kinh doanh sẽ lấy số liệu từ tài khoản 6311.
Số liệu chi tiết tại mục 3 của Sổ chi phí sản xuất kinh doanh sẽ lấy số liệu từ tài khoản 6312.
Số liệu chi tiết tại mục 4 của Sổ chi phí sản xuất kinh doanh sẽ lấy số liệu từ tài khoản 6313. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số liệu chi tiết tại mục 5 của Sổ chi phí sản xuất kinh doanh sẽ lấy số liệu từ tài khoản 6314.
Công ty Quản lý cầu đường ĐN Mẫu số S63-H
(Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
Tên công trình:
ĐVT:đồng
Chứng từ Ghi nợ tài khoản
Chi tiết theo khoản mục chi phí
Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Tổng số Vật tư Nhân công Máy thi công Chi phí Chung Ghi có tài khoản A B C Diễn giải 1 2 3 4 5 6 Số dưđầu kỳ Cộng phát sinh tháng Số dư cuối tháng Lũy kế từđầu năm
Như đã nói ở trên, Công ty sử dụng phần mềm kế toán được thiết kế riêng để phục vụ công tác kế toán. Tuy nhiên phần mềm này được thiết kế để phù hợp với đơn vị sự nghiệp có thu của Công ty nhưng vẫn còn gặp một số trục trặc như việc không lấy số liệu để lên Sổ chi phí sản xuất kinh doanh là một ví dụ. Do đó, hiện vẫn đang còn trong thời gian bảo hành phần mềm, đề nghị Công ty tiếp tục làm việc với Công ty thiết kế phần mềm để hoàn chỉnh hệ thống biểu mẫu báo cáo để tạo thuận lợi trong công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí thi công công trình, hạng mục công trình.
Xây dựng chương trình kế toán máy hoàn chỉnh theo đúng tinh thần Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và các văn
bản hướng dẫn khác theo quy định hiện hành. Đảm bảo khi lên báo cáo tài chính đầy đủ các biểu mẫu theo quy định, biểu mẫu được thiết kế dễ hiểu, dễ tra cứu thông tin, không cung cấp trùng lắp thông tin và có thể bóc tách số liệu trong một số các biểu mẫu để hoàn thành các biểu mẫu theo yêu cầu của các cơ quan có liên quan.
Tiền lương khoán của công nhân là một trong những khoản mục quan trọng nằm trong giá trị hợp đồng giao khoán nội bộ. Khi tạm ứng kinh phí cho đơn vị nhận khoán, Công ty sử dụng tài khoản 33111 – phải trả đội thi công, khi hoàn tạm ứng và thanh quyết toán công trình, kế toán giao khoán và thanh toán giao khoán phản ánh trực tiếp chi phí nhân công vào tài khoản 631 – chi phí sản xuất kinh doanh mà không qua tài khoản 334 – phải trả công chức, viên chức. Khi hạch toán như vậy sẽ không phản ánh được chính tổng quỹ lương đơn vị sử dụng trong năm và cũng không đúng theo hướng dẫn của Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và hướng dẫn của Thông tư 185/2010/QĐ-BTC. Từ đó sẽ không biết chính xác số kinh phí tiết kiệm tăng thu nhập cho người lao động thực hiện theo Nghị định 43/2006/NĐ-CP, hoạt động có hiệu quả hay không của đơn vị khi chuyển từ loại hình đơn vị sự nghiệp ngân sách cấp toàn bộ kinh phí sang loại hình đơn vị sự nghiệp tự chủ một phần kinh phí.
Lấy một ví dụ khoản mục chi phí nhân công của Công trình sửa chữa đường DT604 phục vụ tết nguyên đán Nhâm Thìn. Khi đơn vị nhận khoán tạm ứng kinh phí thi công công trình:
Nợ TK 312 100.000.000
Có TK 111 100.000.000
Khi đội quản lý quốc lộ tiến hành thanh toán khoản tạm ứng lương cho khoản mục chi phí nhân công, kế toán ghi sổ theo định khoản sau:
Nợ TK 6312 100.000.000
Có TK 3341 80.000.000 (đối với công nhân có hợp đồng lao động và được nộp BHXH, BHYT).
Có TK 3348 20.000.000 (đối với công nhân có hợp đồng lao động nhưng không được nộp BHXH, BHYT).
Đồng thời hạch toán:
Nợ TK 3341 80.000.000
Nợ TK 3348 20.000.000
Có TK 312 100.000.000
Việc tổ chức sử dụng tài khoản kế toán khoa học, hợp lý là rất quan trọng. Nó không những góp phần phản ánh một cách chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà còn làm cho công tác kế toán của đơn vị được rõ ràng, hợp lý.
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống sổ sách báo cáo
Hiện nay, do đơn vị nhận khoán không có tổ chức bộ máy kế toán riêng, kế toán đội thực hiện công tác báo sổ lên Công ty do đó hệ thống theo dõi chi phí của các đơn vị nhận khoán không thống nhất với nhau. Để quản lý tốt công tác giao khoán, Công ty nên thống nhất hệ thống sổ sách báo cáo. Việc đề xuất một hệ thống báo cáo, theo dõi thống nhất tại các đơn vị nhận khoán giúp quản lý tốt công tác giao khoán. Từ thực tế trên tác giả đề xuất hệ thống các biểu mẫu cần thiết để đơn vị nhận khoán có thể theo dõi tốt công tác thi công công trình, đơn vị giao khoán cũng thuận lợi trong công tác kiểm tra đối chiếu.
a.Đối với trường hợp giao khoán theo khoản mục
- Đối với trường hợp giao khoán nguyên vật liệu
Để thuận tiện trong công tác theo dõi mục chi phí nguyên vật liệu, tác giả đề xuất hệ thống biểu mẫu theo dõi nguyên vật liệu thống nhất tại đơn vị thi công để từ đó có thể kiểm soát được khối lượng nguyên vật liệu xuất dung, so sánh giữa dự toán và thực tế để từ đó có sự điều chỉnh kịp thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nguyên vật liệu đơn vị nhận khoán mua về không làm thủ tục nhập kho tại Công ty mà đưa thẳng về nơi thi công nên đề ra yêu cầu phải theo dõi chặt
chẽ nguồn nguyên vật liệu, việc tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng. Do đó, tác giả đề xuất biểu mẫu để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu như sau:
Đơn vị: Công ty Quản lý cầu đường ĐN
Đội: THEO DÕI TÌNH HÌNH NHẬP XUẤT VẬT LIỆU Tên công trình: STT Ngày tháng Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng theo dự toán Nhập Xuất Tồn I Nhựa đường Kg 1 …… II Cát M3 1 ……. III Đá dăm 1 …… IV ……
Ngoài ra, việc kiểm soát chi phí vật liệu cũng là yêu cầu đặt ra đối với đơn vị nhận khoán và cả đối với đơn vị giao khoán. Do đó, tác giả đề xuất biểu mẫu theo dõi tình hình nguyên vật liệu tại đơn vị nhận khoán như sau:
Đơn vị: Công ty Quản lý cầu đường
Đội:
BIỂU THEO DÕI CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên công trình: Tên vật liệu Số hóa đơn Ngày
hóa đơn Số lượng
Đơn giá (chưa có VAT) Thành tiền Thuế VAT Tổng cộng
- Đối với hợp đồng giao khoán chi phí nhân công
Việc theo dõi chi phí nhân công của đối tượng lao động thời vụ cần phải chặt chẽ. Ngoài bảng chấm công cần thiết lập biểu mẫu theo dõi chi phí nhân công để tránh tình trạng vượt dự toán chi phí nhân công.
Tác giả đề xuất biểu mẫu theo dõi chi phí nhân công dựa trên bảng chấm công như sau:
Đơn vị: Công ty Quản lý cầu đường
Đội:
BIỂU THEO DÕI CHI TIẾT CHI PHÍ NHÂN CÔNG LAO ĐỘNG THỜI VỤ
Tên công trình:
STT Họ và tên Số công Đơn giá Thành tiền
1 2
Biểu theo dõi chi tiết chi phí nhân công lao động thời vụ kết hợp với bảng lương của công nhân trong đội sẽ giúp đơn vị nhận khoán kiểm soát được chi phí nhân công.
b. Đối với trường hợp giao khoán trọn gói
Việc theo dõi và kiểm soát các khoản mục chi phí để không gặp tình trạng vượt dự toán là điều quan trọng đối với các đơn vị nhận khoán, tạo thuận lợi trong công tác kiểm tra của đơn vị giao khoán.
Từ Bảng theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí của đơn vị nhận khoán, nhân viên thống kê tập hợp theo dõi vào Bảng theo dõi chi phí thi công khoản mục vật liệu.
Đơn vị: Công ty Quản lý cầu đường
Đội:
BẢNG THEO DÕI CHI PHÍ THI CÔNG Công trình:
Giá trị theo dự
toán Thực tế phát sinh Chênh lệch STT Khoản mục Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền I Chi phí vật liệu 1 Nhựa đường 2 Cát
II Chi phí nhân công
III Chi phí ca máy (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
IV Chi phí chung
Tổng cộng
Tóm lại, việc chuẩn hóa các biểu mẫu theo dõi chi phí tại các đơn vị nhận khoán giúp công tác theo dõi chi phí phát sinh trong quá trình thi công được thuận lợi hơn, kiểm soát chặt chẽ chi phí, tạo thuận lợi trong công tác kiểm tra của Công ty.
3.2.4. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty
Hiện nay việc phân công công việc của các cán bộ kế toán của Công ty sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình tạm ứng, hoàn ứng của từng công trình cụ thể. Tác giả đề xuất tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cụ thể như sau:
Việc phân công theo từng nhóm nguồn kinh phí để tạo thuận lợi trong công tác theo dõi công trình. Kế toán viên phải chịu trách nhiệm theo dõi từ khi tạm ứng thi công công trình đến khi quyết toán công trình của đơn vị nhận khoán, theo dõi việc thanh quyết toán công trình đó với chủ đầu tư.
Ngoài việc thuận tiện trong công tác theo dõi công trình đối với chủ đầu tư, đối với đơn vị nhận khoán còn giúp trình độ năng lực của các nhân viên kế toán được nâng cao. Toàn bộ nhân viên kế toán đều có thể hiểu và đảm nhiệm công việc của người khác nếu người đó vắng mặt.
Trong giai đoạn phát triển hiện nay, vấn đề nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ đang được Đảng và Nhà nước hết sức quan tâm, chú trọng. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý tài chính, nhân tố con người có một vai trò đặc biệt quan trọng, nó quyết định đến chất lượng, hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực có hạn của Nhà nước. Để tạo cơ sở vững chắc cho công tác kế toán trong điều kiện giao khoán nói riêng và công tác kế toán của Công ty nói chung, Công ty cần phải xây dựng một đội ngũ cán bộ kế toán, có trình độ chuyên môn giỏi, phẩm chất đạo đức tốt và tinh thần trách nhiệm cao đặc biệt là nhân viên thống kê tại đơn vị nhận khoán, cụ thể:
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp và theo dõi quyết toán công trình
Kế toán tiền mặt và ngân hàng, theo dõi công trình có nguồn vốn XDCB, công
trình khác
Kế toán thuế và theo dõi công trình có nguồn vốn sự nghiệp, kế toán tiền lương Kế toán dự toán ngân sách và kế toán TSCĐ, CCDC, theo dõi công nợ với nhà cung cấp
- Công ty cần phải tiến hành rà soát, đánh giá lại lực lượng cán bộ kế toán và nhân viên thống kê tại đơn vị của mình, phân loại trình độ để đưa ra các biện pháp đào tạo phù hợp nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp