6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Quản lý cầu đường
a.Tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại phòng kế toán của Công ty, nhân viên thống kê tại đội làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra chứng từ và chuyển chứng từ về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của Công ty Quản lý Cầu đường.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp và theo dõi quyết toán công
trình
Kế toán tiền mặt và ngân hàng, Kế toán
công nợ, Kế toán thanh toán
công trình
Kế toán thuế và Theo dõi công
trình, Kế toán tiền lương Kế toán dự toán Ngân sách và Kế toán TSCĐ, CCDC
Trưởng phòng – Kế toán trưởng: Điều hành mọi hoạt động của phòng; tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác tài chính của công ty. Xây dựng quy chế liên quan công tác tài chính của đơn vị và tham gia xây dựng các quy chế của đơn vị. Lập kế hoạch thu chi tài chính của năm. Các công việc khác theo ủy quyền của Giám đốc Công ty.
Kế toán tổng hợp và theo dõi quyết toán công trình: Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp. Tính giá thành, định khoản các nghiệp vụ về giá thành. Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thống kê… Kiểm tra chi phí công theo định mức và tỷ lệ giao khoán. Theo dõi các hạng mục thi công công trình của các đội và Công ty. Lên sổ chi phí từng công trình khi kết thúc năm tài chính. Và các nhiệm vụ khác.
Kế toán tiền mặt và ngân hàng, kế toán công nợ, kế toán thanh toán công trình: Theo dõi các khoản phát sinh thu chi, quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của đơn vị. Theo dõi, đối chiếu và đôn đốc thu hồi công nợ của các đơn vị và cá nhân thuộc nội bộ Công ty, công nợ đối với các nhà cung cấp. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi. Thanh toán các khoản chi phí phát sinh chi tiết từng công trình của các cá nhân, đơn vị trực thuộc nhận thi công. Đối chiếu các khoản phải thu, phải trả của từng công trình. Kiểm tra, lưu trữ các chứng từ thanh toán. Và các nhiệm vụ khác.
Kế toán thuế và theo dõi công trình, kế toán tiền lương: Theo dõi và lập báo cáo, quyết toán thuế GTGT, TNDN, TNCN. Hướng dẫn CNVC – NLĐ trong đơn vị các thủ tục thanh toán, hoàn thuế TNCN. Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng các công trình của đơn vị. Theo dõi kinh phí tạm ứng, thanh toán và đối chiếu công nợ các công trình với các đơn vị bên ngoài. Xác nhận tiền về cho các đơn vị và cá nhân nhận thi công các công trình. Xuất hoá đơn đầu ra
các công trình. Lập bảng lương và các thu nhập khác cho bộ phận văn phòng công ty từ nguồn kinh doanh. Theo dõi lương và các khoản thu nhập của các tổ đội trực thuộc. Và các nhiệm vụ khác.
Kế toán hạn mức ngân sách và kế toán TSCĐ, CCDC: Lập dự toán các khoản kinh phí của bộ phận viên chức hưởng do Ngân sách cấp. Theo dõi các khoản thu chi từ nguồn Ngân sách. Lập bảng lương và các thu nhập khác của bộ phận hưởng lương Ngân sách. Theo dõi, phản ánh tình hình tăng giảm và hiện trạng của TS, CCDC của đơn vị. Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định. Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, giám sát việc sửa chữa TSCĐ về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa. Và các nhiệm vụ khác.
Nhân viên thống kê đội: Theo dõi chi phí thi công công trình tại đội của mình. Chịu trách nhiệm thu thập, tập hợp chứng từ liên quan đến công trình giao khoán và chuyển chứng từ lên phòng Tài chính Kế toán công ty để tiến hành các thủ tục tạm ứng, thanh toán tạm ứng công trình với Công ty. Chịu trách nhiệm nhận tiền tạm ứng từ Công ty, thực hiện thanh toán các khoản chi phí thi công cho nhà cung cấp.
Thủ quỹ và thủ kho: Kiểm đếm thu các khoản tiền vào quỹ đầy đủ, kịp thời; Bảo quản an toàn bí mật tiền mặt của cơ quan trong quỹ, các khoản tiền tồn khi đi nộp và khi rút từ kho bạc, ngân hàng; Thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán, cuối tháng kiểm tra số dư tiền mặt và ký sổ quỹ đối chiếu cuối tháng với kế toán; Lập báo cáo thu, chi quỹ tiền mặt theo yêu cầu. Theo dõi và cấp phát nhiên liệu theo quy định. Theo dõi tình hình nhập, xuất tồn các vật tư, thiết bị lưu tại kho. Và các nhiệm vụ khác.
Công ty Quản lý cầu đường thực hiện giao khoán các công trình, hạng mục công trình cho các tổ đội thi công song các tổ đội này không thực hiện
hạch toán riêng mà việc theo dõi, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc về nhiệm vụ của phòng kế toán Công ty. Việc áp dụng mô hình kế toán tập trung là rất hợp lý. Theo mô hình này, tại đội thi công nhân viên thống kê có nhiệm vụ tập hợp đầy đủ các chứng từ, tài liệu liên quan đến công trình, hạng mục công trình giao khoán sau đó gửi về phòng kế toán để kế toán tiến hành ghi sổ.
b. Hình thức sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để ghi sổ.
Để hỗ trợ cho công việc kế toán, phòng Tài chính kế toán sử dụng phần mềm kế toán do công ty Bravo viết để nhập liệu. Đây là một phần mềm máy tính được viết theo đặt hàng của Công ty, và nó đã giúp đỡ cho công việc của Phòng rất nhiều.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên Sơ đồ sau:
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
TRÊN MÁY VI TÍNH
Sơđồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán
2.2. CÔNG TÁC GIAO KHOÁN TẠI CÔNG TY QUẢN LÝ CẦU
ĐƯỜNG
2.2.1. Các hình thức giao khoán
Công ty Quản lý cầu đường áp dụng cơ chế giao khoán các công trình, hạng mục công trình cho các tổ đội thi công từ năm 2007. Kể từ đó đến nay, Công ty đã thực hiện tốt công tác giao khoán và thanh toán giao khoán nhiều công trình, hạng mục công trình.
Công ty Quản lý Cầu đường hiện đang áp dụng 3 hình thức giao khoán:
- Hình thức 1: Hợp đồng giao khoán chi phí nhân công gồm phần chi phí nhân công trực tiếp theo hồ sơ dự toán được duyệt (không tính các chi phí khác như chi phí vật liệu, ca máy, trực tiếp phí, chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước, chi phí lán trại, đảm bảo giao thông...).
- Hình thức 2: Hợp đồng giao khoán trọn gói gồm chi phí nhân công, vật liệu, máy thi công và các khoản khác như chi phí trực tiếp, chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước, chi phí lán trại, đảm bảo giao thông và các chi phí khác nếu có.
Chứng từ kế toán
Máy vi tính (phần mềm)
Sổ kế toán (Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp) Báo cáo tài chính
- Hình thức 3: Hợp đồng giao khoán vật tư và nhiên liệu chủ yếu. Vật tư, nhiên liệu chính đã được giao cho đội tự lo liệu trên cơ sở định mức và đơn giá theo quy định của cấp có thẩm quyền và phù hợp với dự toán được phê duyệt.
Tùy vào từng công trình, hạng mục công trình mà phòng Kế hoạch kỹ thuật đề xuất phương án giao khoán cụ thể cho từng đội để Giám đốc Công ty quyết định. Hiện nay hình thức giao khoán phổ biến nhất của công ty là hình thức khoán gọn (mẫu theo phụ lục I) còn hình thức giao khoán chi phí máy thi công vẫn chưa áp dụng tại Công ty.