6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.1. Kế toán khi tạm ứng thi công công trình
Sau khi có quyết định giao khoán của Giám đốc Công ty, đội thi công chủ động tổ chức về vật tư, thiết bị, nhân công để thi công công trình, đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng công trình. Việc tạm ứng tiền mua vật tư nguyên vật liệu, tạm ứng tiền lương do đội trưởng đội thi công công trình, hạng mục
công trình giao khoán đề nghị lên Giám đốc Công ty thông qua việc lập các Giấy đề nghị tạm ứng. Giám đốc Công ty xem xét đề nghị, nếu thấy phù hợp và đề xuất vẫn nằm trong các chi phí cần thiết như đã nêu trong dự toán thì sẽ thực hiện cấp tạm ứng vật tư, thiết bị, tiền vốn cho đội để hoàn thành công trình, hạng mục công trình đúng thời hạn quy định. Đội thi công có trách nhiệm sử dụng vật tư, thiết bị, tiền vốn đúng như đã nêu trong “Giấy đề nghị tạm ứng”. Theo Quy chế giao khoán của Công ty, sau khi chủ đầu tư tạm ứng cho Công ty thì đội được tạm ứng không quá 60% số tiền do Chủ đầu tư tạm ứng cho Công ty.
Đối với trường hợp tạm ứng nguyên vật liệu của Công ty, căn cứ vào dự toán công trình đã được phê duyệt, các đội sẽ đề nghị tạm ứng vật tư để phục vụ quá trình thi công. Giấy đề nghị tạm ứng nguyên vật liệu sẽ được bộ phận kế hoạch kỹ thuật kiểm tra dựa trên dự toán được duyệt sau đó trình cho Lãnh đạo Công ty phê duyệt. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên:
+ Liên 1: tổ, đội thi công lưu.
+ Liên 2: đưa cho thủ kho sau đó thủ kho chuyển cho phòng kế toán. Thủ kho đánh số thứ tự phiếu xuất kho và thẻ kho, sau đó chuyển phiếu xuất kho về phòng kế toán để kế toán phân loại từng phiếu xuất cho từng công trình, từng tổ đội thi công.
Ta có thể mô tả khái quát quy trình xuất kho như sau: Các tổđội lập Giấy đề nghị tạm ứng vật tư khi có
nhu cầu chuyển cho bộ phận Kế hoạch kỹ thuật
Bộ phận kế hoạch kỹ thuật thấy hợp lý, phù hợp với dự toán công trình, chuyển đề nghị Lãnh đạo
Công ty phê duyệt
Lập phiếu xuất kho (02 bản): 01 giao cho các tổ, đội, 01 bản thủ kho giữđể ghi thẻ kho và
chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán
Tiến hành quá trình xuất kho
Đối với các công trình giao khoán gọn, các đội trực tiếp thi công là người chủ động trong công tác mua sắm vật tư, thiết bị, trả lương cho công nhân. Công ty sẽ cho đội tạm ứng kinh phí thi công công trình sau khi chủ đầu tư tạm ứng kinh phí công trình cho công ty theo hợp đồng đã ký kết. Việc tạm ứng vốn bằng tiền chủ yếu là tạm ứng về mua nguyên vật liệu và tạm ứng tiền lương phải trả cho người lao động. Theo Quy chế giao khoán của Công ty, đội được tạm ứng không quá 80% số tiền do Chủ đầu tư tạm ứng cho Công ty.
Đối với các công trình giao khoán theo khoản mục, đơn vị nhận khoán được tạm ứng không quá 60% giá trị dự toán của khoản mục đó.
Sơ đồ 2.4: Quy trình tạm ứng kinh phí
(1)Chủ đầu tư ký kết hợp đồng và tạm ứng kinh phí thi công công trình cho Công ty.
(2)Ký kết hợp đồng giao khoán với đội thi công. (3)Đội đề nghị tạm ứng kinh phí thi công công trình.
(4)Sau khi nhận được giấy đề nghị tạm ứng, Giám đốc chuyển phòng Kế toán xử lý.
(5)Phòng Kế toán phối hợp với phòng Kế hoạch Kỹ thuật kiểm tra đối chiếu so với dự toán được phê duyệt.
(5) (2)
Chủđầu tư
Đội nhận khoán Giám đốc
Phòng Kế toán
Kế toán theo dõi công trình Phòng Kế hoạch Kỹ thuật (1) (3) (4) (7) (6) (9) (8)
(6)Kế toán theo dõi công trình xác nhận số tiền tạm ứng của chủ đầu tư cho Công ty để làm căn cứ xác định số tạm ứng chi đội thi công.
(7)Phòng Kế toán có phiếu trình đề xuất mức tạm ứng trình Giám đốc Công ty xem xét quyết định.
(8)Giám đốc duyệt mức tạm sau đó chuyển Phòng Kế toán xử lý các công việc tiếp theo.
(9)Kế toán lập các thủ tục tạm ứng kinh phí cho Đội.
Mỗi tổ, đội thi công được kế toán Công ty theo dõi trên một chi tiết của tài khoản 33111 – Phải trả nhà cung cấp, chi tiết cho từng đội thi công, từng công trình tạm ứng. Việc theo dõi riêng khoản tạm ứng của từng đội tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán giao khoán và thanh toán giao khoán trong công việc thanh toán, quyết toán các khoản tạm ứng cho các đội theo từng công trình, hạng mục công trình giao khoán nội bộ.
Sổ chi tiết tài khoản 33111 Năm 2012
Đội quản lý quốc lộ
Công trình: Sửa chữa đường DT604 phục vụ tết nguyên đán Nhâm Thìn.
Chứng từ Số phát sinh Số dư Ngày GS Số Ngày Diễn giải Nợ Có Nợ Có Số dưđầu kỳ 02/5 128 02/5 Ba tạm ứng kinh phí 100.000.000 100.000.000 05/6 321 05/6 Ba tạm ứng kinh phí 100.000.000 200.000.000 16/7 TT TƯ 16/7 Thanh toán hợp đồng giao khoán – khoản mục chi phí nhân công 53.600.000 146.400.000 …. Cộng phát sinh kỳ Số dư cuối kỳ Cộng lũy kế từ đầu năm 200.000.000 146.400.000 146.400.000 53.600.000 86.332.600 146.400.000 146.400.000
Số kinh phí tạm ứng thi công công trình được nhân viên thống kê của đơn vị nhận khoán theo dõi chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình. Tại đơn vị nhận khoán, nhân viên thống kê sẽ ghi chép số kinh phí tạm ứng vào sổ thu chi của công trình. Hình thức sổ thu chi này tương tự như sổ quỹ.
Từ sổ theo dõi thu chi, nhân viên thống kê sẽ lọc chi phí theo từng khoản mục: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí ca máy… để phục vụ việc kiểm soát chi phí thực tế của đội so với dự toán. Tuy nhiên, việc không thiết kế biểu mẫu theo dõi chi phí thống nhất giữa các đơn vị nhận khoán sẽ làm cho việc kiểm soát chi phí tại đơn vị nhận khoán gặp nhiều khó khăn.