6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.4.1. Chứng từ sử dụng
Trong trường hợp này, việc ghi sổ kế toán sẽ được dựa trên các chứng từ kế toán sau:
-Phiếu chi. -Phiếu xuất kho.
-Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. -Các hoá đơn mua hàng, hoá đơn vận chuyển. -Các chứng từ, tài liệu có liên quan khác.
Giấy đề nghị tạm ứng do đội trưởng đội thi công các công trình, hạng mục công trình giao khoán lập, gửi phòng Tài chính kế toán xem xét và ban giám đốc đơn vị phê duyệt. Số tiền tạm ứng được ghi rõ là dùng cho mục đích gì, thi công công trình, hạng mục công trình nào, thời hạn thanh toán tạm ứng…
Sau khi nhận được tiền tạm ứng, người nhận tạm ứng (thường là tổ trưởng, đội trưởng tổ, đội thi công các công trình giao khoán) bắt buộc phải sử dụng tiền tạm ứng đúng mục đích như đã ghi trong “Giấy đề nghị tạm
ứng”. Việc thanh toán tiền tạm ứng được tiến hành dựa theo “Giấy thanh toán tạm ứng”. Giấy thanh toán tạm ứng cũng do đội trưởng đội nhận khoán lập và gửi lên phòng Tài chính kế toán kiểm tra và trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt, trong đó nêu rõ số tiền tạm ứng đã chi, số tạm ứng còn lại hoặc số tạm ứng còn thiếu. Giấy thanh toán tạm ứng được gửi kèm các hóa đơn, chứng từ liên quan đến quá trình mua vật tư, thiết bị… phục vụ cho việc thi công các công trình, hạng mục công trình giao, nhận khoán.
Đối với trường hợp giao khoán mà đơn vị nhận khoán không có tổ chức bộ máy kế toán riêng thì chứng từ do đơn vị nhận khoán cung cấp cho đơn vị giao khoán phải bằng giá trị hợp đồng giao khoán. Điều này đòi hỏi đơn vị giao khoán phải kiểm tra, kiểm soát chứng từ chặt chẽ. Ngoài việc kiểm tra chứng từ phát sinh thực tế phải phù hợp với dự toán thì bộ phận kế toán cũng phải kiểm soát chứng từ chặt chẽ để hạn chế tối đa trường hợp đơn vị nhận khoán mua hóa đơn chứng từ để hợp lý hóa chi phí. Chứng từ tập hợp giao cho đơn vị giao khoán hạch toán chỉ thể hiện 2 nội dung thanh toán: chi phí phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình giao khoán và chi phí tiết kiệm (nếu có).
Việc thực hiện giao khoán cho tổ, đội nhằm mục đích cuối cùng là giảm chi phí, nâng cao chất lượng công trình và đặc biệt là tăng thu nhập cho người lao động. Nếu đơn vị nhận khoán tiết kiệm được chi phí thì khoản chi phí tiết kiệm đó sẽ được hưởng và chi tăng thu nhập cho người lao động. Ngược lại, nếu đơn vị nhận khoán không quản lý tốt chi phí sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của người lao động (thu nhập giảm). Phần thu nhập tiết kiệm được thông thường sẽ thể hiện ở “Bảng thu nhập tăng thêm”.
1.4.2. Tài khoản sử dụng Tài khoản 312 - Tạm ứng.