6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2. Kế toán khi hoàn tạm ứng kinh phí
Căn cứ khối lượng thực tế đã thi công và kinh phí được chủ đầu tư thanh toán từng đợt, Công ty sẽ tiến hành thanh toán tối đa 80% giá trị hợp đồng giao khoán cho đơn vị nhận khoán. Việc thanh toán tạm ứng được thực hiện trên cơ sở “Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng” do đội thi công lập và gửi lên. Các đội trực tiếp thi công có trách nhiệm tập hợp đầy đủ các chứng từ như hóa đơn, bảng chấm công, bảng thanh toán lương…, tài liệu phát sinh có liên quan đến việc thi công công trình, hạng mục công trình giao khoán gửi về phòng Tài chính - kế toán để làm căn cứ tập hợp chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình. Công ty không quy định cụ thể thời hạn hoàn tạm ứng nhưng nếu quá thời gian quy định được hoàn thuế GTGT đầu vào (6 tháng) thì phần giá trị thuế GTGT đó sẽ không được hoàn cho đơn vị nhận khoán. Đối với các công trình thi công trên 6 tháng, đơn vị nhận khoán phải tiến hành các thủ tục hoàn ứng, nếu không sẽ bị mất phần giá trị thuế GTGT đầu vào.
Giá trị hoàn tạm ứng của hợp đồng giao khoán công trình, hạng mục công trình nhỏ hơn hoặc bằng giá trị hợp đồng giao khoán công trình, hạng mục công trình của đơn vị nhận khoán.
Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị nhận khoán lập Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm bảng kê chứng từ. Bảng kê được lập chi tiết từng khoản
mục trên cơ sở số liệu từ Sổ theo dõi tại đơn vị nhận khoán để tiện việc kiểm tra của phòng Tài chính Kế toán.
Ví dụ: Sổ theo dõi tại đơn vị nhận khoán
Công ty Quản lý Cầu đường ĐN
Đội Quản lý quốc lộ
Công trình: Sửa chữa đường DT604 phục vụ tết nguyên đán Nhâm Thìn
Số tiền Ngày Họ và tên Nội dung
Thu Chi Ghi chú
02/5/2012 Phạm Việt Ba Tạm ứng kinh phí từ
Công ty. 100.000.000 13/5/2013 CTy CP XD CT Tam
Linh Phát
Thanh toán mua cát
(51,5m3) 19.259.790
25/5/2013
Công ty TNHH & DV Vận Tải Minh Hương
Thanh toán thuê xe
tài 8.400.000
26/5/2012 Công ty TNHH & DV Hà Nga
Thanh toán mua nhựa đường (5.800kg) 79.750.000 05/6/2012 Phạm Việt Ba Tạm ứng kinh phí từ Công ty. 100.000.000 …
(Nguồn Công ty Quản lý cầu đường)
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ
Công trình: Sửa chữa đường DT604 phục vụ tết nguyên đán Nhâm Thìn
Chứng từ T T Ngày tháng Số hiệu Nội dung ĐV T Số lượng Số tiền VAT khấu trừ Tổng cộng I Vật tư 108.315.440 9.313.544 117.628.984 1 26/5/12 126 Nhựa nhũ tương Kg 5800 72.500.000 7.250.000 79.750.000 2 25/4/12 1968 Nhựa nhũ tương Kg 1000 12.980.000 12.980.000 3 13/5/12 176 Cát M3 51,5 17.508.900 1.750.890 19.259.790 …
Ô tô tải Ca 7 8.400.000 8.400.000 II I Nhân công 113.667.400 113.667.400 I V Chi phí chung 8.570.000 797.000 9.367.000 1 18/5 1758 Tiếp khách 3.970.000 397.000 4.367.000 … Tổng cộng 242.152.840 11.270.544 253.423.384
(Nguồn Công ty Quản lý cầu đường)
Số tiền tạm ứng còn lại nếu chưa kết thúc công trình vẫn được để lại cho đội. Kế toán giao khoán và thanh toán giao khoán căn cứ vào số dư trên tài khoản 331, chi tiết 33111 để tiến hành thanh toán tạm ứng với các đội thi công.
Sơđồ 2.5: Quy trình khi hoàn tạm ứng kinh phí
(1) Đội đề nghị hoàn tạm ứng kinh phí thi công công trình.
(2) Sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán tạm ứng kèm bảng kê chứng từ, phòng Kế toán phối hợp với phòng Kế hoạch Kỹ thuật kiểm tra đối chiếu so với dự toán được phê duyệt.
(3) Kế toán theo dõi công trình xác định số kinh phí hoàn tạm ứng cho đội thi công.
(4) Trả chứng từ cho đội nhận khoán nếu chứng từ hoàn ứng không hợp lý, hợp lệ.
(6)
(2)
Đội nhận khoán Phòng Kế toán
Kế toán theo dõi công trình Giám đốc Phòng Kế hoạch Kỹ thuật (1) (3) (7) (5) (4)
(5) Nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ phòng Kế toán đề xuất mức hoàn tạm ứng trình Giám đốc Công ty xem xét quyết định.
(6) Giám đốc duyệt hoàn tạm ứng sau đó chuyển Phòng Kế toán xử lý các công việc tiếp theo.
(7) Kế toán lập các thủ tục hoàn tạm ứng kinh phí cho Đội.
a. Đối với trường hợp giao khoán theo khoản mục chi phí
-Đối với hợp đồng giao khoán vật liệu
Chứng từ để hoàn tạm ứng là hóa đơn mua nguyên vật liệu. Căn cứ vào bảng phân tích vật liệu thi công công trình, kế toán công trình tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn và bảng phân tích vật liệu (bảng phân tích vật liệu tính theo đơn giá chưa có thuế VAT). Nếu các loại nguyên vật liệu trên hóa đơn và bảng phân tích nguyên vật liệu khớp đúng nhau và giá trị không vượt quá giá trị của hợp đồng giao khoán thì xác nhận hoàn ứng hợp đồng giao khoán công trình đó. Ngược lại nếu trên hóa đơn và bảng phân tích vật liệu không khớp nhau về chủng loại vật liệu, khối lượng vật liệu, thời gian không phù hợp với thời điểm thi công công trình thì từ chối hoàn ứng và trả chứng từ cho đơn vị nhận khoán.
BẢNG PHÂN TÍCH VẬT LIỆU
Công trình: Sửa chữa các tuyến nội thị phục vụ tết nguyên đán Nhâm Thìn 2012
Địa điểm: Thành phốĐà Nẵng STT Hạng mục ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền I Vật liệu 158.942.633 1 Cấp phối đá dăm 0,075-50mm lớp trên m3 142 205.426 29.170.492 2 Đá dăm 0,5 x1 m3 50,00 190.151 9.507.550 3 Đá dăm 1 x2 m3 30,98 299.242 9.270.517 4 Đá 2 x 4 m3 86,38 269.063 23.241.662 5 Nhũ tương nhựa kg 5296,5 16.568 87.752.412
Theo ví dụ trên, hóa đơn thanh toán vật liệu phải có khối lượng, chủng loại vật liệu phải khớp đúng với bảng phân tích vật liệu và tổng giá trị các hóa đơn vật liệu phải không được vượt quá giá trị hợp đồng giao khoán. Trong trường hợp này, tỷ lệ giao khoán là 97% có nghĩa là giá trị hợp đồng giao khoán khoản mục chi phí vật liệu là 154.174.000 đồng. Tại thời điểm hoàn ứng, đơn vị nhận khoán cung cấp hóa đơn mua nhũ tương nhựa với khối lượng 1.000kg, đơn giá 16.000 đồng.
Kế toán xử lí trường hợp giao khoán trên như sau:
Nợ tài khoản 631: 16.000.000
Nợ tài khoản 3113: 1.600.000
Có tài khoản 33111: 17.600.000
Như vậy, theo giá trị hoàn tạm ứng của đơn vị nhận khoán thì đơn vị nhận khoán đã tiết kiệm được 548đồng/kg nhũ tương.
- Đối với hợp đồng giao khoán chi phí nhân công
Đội thi công hoàn toàn có quyền thuê công nhân bên ngoài để hoàn thành công trình, hạng mục công trình giao khoán đúng thời hạn. Đối với những công nhân thuê ngoài này được ký hợp đồng lao động có thời hạn dưới 3 tháng và không đóng BHXH, BHYT. Việc thanh toán tiền lương cho công nhân trực tiếp thi công do đội trưởng đội thi công quyết định dựa trên chi phí nhân công của công trình, hạng mục công trình được giao khoán. Đơn vị nhận khoán lập Bảng thanh toán lương gửi lên phòng Tài chính - kế toán để làm căn cứ ghi sổ kế toán về tiền lương phải trả người lao động. Phòng Tài chính kế toán đối chiếu với bảng phân tích nhân công do phòng Kế hoạch kỹ thuật lập để kiểm tra, xác nhận số liệu hoàn tạm ứng.
Lấy ví dụ hợp đồng giao khoán nhân công công trình Khắc phục thiệt hại công trình giao thông quốc lộ 14B sau đợt mưa lũ tháng 10, 11 năm 2011. Tỷ lệ giao khoán là 85%, giá trị hợp đồng giao khoán là 89.197.000 đồng.
BẢNG PHÂN TÍCH NHÂN CÔNG
Công trình: Khắc phục thiệt hại công trình giao thông quốc lộ 14B sau đợt mưa lũ tháng 10, 11 năm 2011
STT Hạng mục ĐVT Khối
lượng Đơn giá Thành tiền
Nhân công 104.937.552
1 Cắt mặt đường bê tông nhựa dày 12 cm m2 26 10.046 261.196,0 2 Tưới nhựa dính bám, TCN 0.5 kg/m2 m2 549,04 4.256 2.336.714,2 3 Tưới nhựa thấm bám, TCN 1,1kg/m2 m2 29,50 5.938 175.171,0 4 Làm mặt đường BTN nguội dày 3 cm m2 62,77 71.754 4.503.998,6 5 Làm mặt đường BTN nguội dày 5 cm m2 442,82 112.208 49.687.946,6 6 Làm mặt đường BTN nguội dày 7 cm m2 71,60 158.291 11.333.635,6 7 Vá ổ gà bằng BTN nguội dày 10 cm m3 22,35 226.121 5.053.804,4 8 Đào bỏ mặt đường BTN dày 12 cm m3 21,00 52.157 1.095.297,0 9 Tháo dỡ gạch Block, daramic, Darazol,
gạch gốm chữ I bị sụt lún, hư hỏng m3 190,40 17.781 3.385.502,4 10 Đắp cát bù lún vỉa hè 29,21 95.817 2.798.814,6 11 Lát lại gạch Darazol, daramic, block,
gạch chữ I vỉa hè ( gạch tận dụng ) m2 189,67 59.765 11.335.627,6 12 Lát lại gạch darazol vỉa hè (gạch mới ) m2 14,49 145.514 2.108.497,9 13 Lát lại gạch Block vỉa hè ( gạch mới ) m2 28,65 59.765 1.712.267,3 14 Đệm vữa xi măng M75 dày 2 cm tấn 32,00 24.743 791.776,0 15 Vuốt lại lớp vữa bó vỉa M100 dày 5 cm cái 0,80 54.434 43.547,2 16 Phá dỡ BT vỉa hè BTXM, lớp vữa cũ cái 2,375 1.481.727 3.519.101,6 17 Xúc dọn đất đá phế thải cái 9,10 136.495 1.242.104,5 18 Cắt rễ cây trụ 6,00 25.551 153.306,0 19 BT vĩa hè đá 1x2 M200 m2 4,16 817.126 3.399.244,2
(Nguồn Công ty Quản lý cầu đường)
Tại thời điểm hoàn ứng, đơn vị nhận khoán cung cấp bảng thanh toán lương với tổng số tiền 36.845.000 đồng.
Kế toán xử lí trường hợp giao khoán trên như sau:
Nợ tài khoản 631: 36.845.000
b. Đối với hợp đồng giao khoán gọn
Đơn vị nhận khoán tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến việc thi công công trình lập bảng kê thanh toán gửi phòng Tài chính kế toán xem xét. Phòng Tài chính Kế toán căn cứ vào bảng phân tích khối lượng do bộ phận Kế hoạch kỹ thuật lập để kiểm tra các khoản từng mục chi phí mà đơn vị nhận khoán thanh toán. Trình tự kiểm tra từng khoản mục chi phí tương tự như trình tự kiểm tra trong trường hợp quyết toán giao khoán từng khoản mục chi phí.
Công ty chấp nhận hoàn tạm ứng cho đơn vị nhận khoán dựa trên nguyên tắc chi phí phát sinh của từng khoản mục không được vượt quá 5% giá trị dự toán được duyệt cho khoản mục đó và giá trị hoàn tạm ứng của hợp đồng giao khoán công trình, hạng mục công trình nhỏ hơn hoặc bằng giá trị hợp đồng giao khoán công trình, hạng mục công trình của đơn vị nhận khoán.
Thông thường khi chưa có quyết định phê duyệt quyết toán công trình, đơn vị nhận khoán chỉ tạm thời thanh toán hoàn ứng khoản mục nhân công.
Đây là khoản chi phí nhân công đội trả cho công nhân hàng tháng. Ngoài ra các chi phí khác thường sẽ được thanh toán hoàn ứng vào thời điểm quyết toán công trình.
Đối với các hoá đơn mua nguyên vật liệu có giá trị trên 20 triệu, hình thức thanh toán phải là chuyển khoản thì hóa đơn đó mới được khấu trừ thuế VAT. Lúc này sẽ xảy ra 2 trường hợp:
+ Nếu đơn vị nhận khoán đã có chứng từ (hóa đơn VAT) và còn hạn mức tạm ứng của công trình đó thì đội tiến hành thủ tục tạm ứng để Công ty chuyển khoản thanh toán khoản chi phí đó cho nhà cung cấp (do đội không có tư cách pháp nhân).
+ Nếu hạn mức tạm ứng của công trình đó đã hết thì đội phải nộp tiền mặt để làm thủ tục hoàn ứng. Số tiền mặt nộp hoàn ứng bằng chính số chi phí cần phải thanh toán cho nhà cung cấp. Thực ra đây là khoản chi phí Công ty
đứng ra chuyển hộ cho đơn vị nhận khoán. Về bản chất số tiền tạm ứng của đơn vị nhận khoán vẫn không có gì thay đổi.
Số tiền tạm ứng còn lại nếu chưa kết thúc công trình vẫn được để lại cho đội.
Kế toán giao khoán và thanh toán giao khoán căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ tập hợp được liên quan đến công trình để ghi sổ chi tiết tài khoản 33111 – phải trả đội thi công.
Lấy ví dụ là hợp đồng khoán gọn công trình Sửa chữa đường DT 604 phục vụ tết nguyên đán Nhâm Thìn. Tại thời điểm hoàn ứng ngày 16/7/2012, đơn vị nhận khoán hoàn tạm ứng khoản mục chi phí nhân công với số tiền 53.600.000 đồng.
Kế toán xử lí trường hợp giao khoán trên như sau:
Nợ tài khoản 631: 53.600.000
Có tài khoản 33111: 53.600.000