6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.4. Kế toán tập hợp chi phí thi công công trình
- Khi đơn vị nhận khoán hoàn tạm ứng
Khi đơn vị nhận khoán tập hợp chứng từ thì kế toán kiểm tra chứng từ và ghi nhận chi phí vào tài khoản 631 như đã trình bày ở trên (mục 2.3.2).
- Khi đơn vị nhận khoán thanh quyết toán công trình, hạng mục công trình
Khi đơn vị nhận khoán tập hợp chứng từ thì kế toán kiểm tra chứng từ và ghi nhận chi phí vào tài khoản 631 như đã trình bày ở trên (mục 2.3.3).
Đối với khoản mục chi phí ca máy chứng từ để quyết toán là hóa đơn nhiên liệu, nhật ký sử dụng ca máy, chi phí sửa chữa máy thi công (nếu có) và chi phí khấu hao máy hoặc hóa đơn thuê máy thi công. Chi phí nhân công vận hành máy thi công, Công ty đưa vào khoản mục chi phí nhân công.
- Chi phí nhiên liệu được thanh toán theo định mức nhiên liệu của công ty. Căn cứ vào nhật ký sử dụng ca máy sẽ tính được nhiên liệu sử dụng cho ca máy đó.
- Chi phí khấu hao: đơn vị tính khấu hao theo phương pháp khấu hao nhanh.
Đầu năm Công ty tính trích khấu hao của từng TSCĐ phục vụ cho sản xuất kinh doanh và hạch toán vào tài khoản 643 – chi phí trích trước, chi tiết 6433 – khấu hao tài sản cố định, chi tiết theo từng loại TSCĐ.
Nợ TK 6433 – chi tiết từng máy thi công Có TK 214 – khấu hao máy thi công
Khi quyết toán công trình, sau khi trừ chi phí nhiên liệu, sửa chữa máy thi công (nếu có), căn cứ vào nhật ký công trình để phân bổ chi phí khấu hao máy thi công vào công trình đó.
Nợ tài khoản 631 – chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK 6433 – chi phí khấu hao trích trước
Việc hạch toán chi phí khấu hao vào tài khoản 6433 – chi phí khấu hao trích trước được theo dõi trong suốt quá trình sử dụng của TSCĐ. Việc hạch toán như vậy sẽ xảy ra 2 trường hợp:
+ Đơn vị đã thực hiện trích khấu hao nhưng lại không phân bổ vào chi phí: trường hợp này xảy ra khi trong năm đó chi phí khấu hao trích trước lớn hơn số chi phí khấu hao phân bổ vào công trình. Lúc này, tài khoản 6433 –
chi tiết TSCĐ sẽ có số dư bên nợ. Năm cuối cùng của thời gian khấu hao, tất cả chi phí còn lại sẽ được phân bổ sang tài khoản chi phí (tài khoản 631).
+ Số chi phí khấu hao phân bổ vào công trình lớn hơn chi phí khấu hao đã trích: trường hợp này xảy ra khi trong năm chi phí khấu hao trích trước nhỏ hơn số chi phí khấu hao phân bổ vào công trình. Lúc này tài khoản 6433 sẽ có số dư bên có.
Mục đích khi Công ty hạch toán như trên là Công ty muốn biết được TSCĐ đó hoạt động có hiệu quả không. TSCĐ hoạt động có hiệu quả khi đến cuối thời gian sống của TSCĐ tài khoản 6433 chi tiết TSCĐ đó có số dư bên có và ngược lại. Tuy nhiên việc hạch toán như trên sẽ khiến việc tập hợp và phân bổ chi phí không chính xác dẫn đến việc tính giá thành công trình không chính xác. Nếu năm cuối thời gian sống của TSCĐ tài khoản 6433 chi tiết TSCĐ đó có số dư bên nợ thì toàn bộ số dư đó sẽ hạch toán hết vào tài khoản chi phí (TK 631). Lúc đó giá thành công trình sẽ tăng đột biến do chi phí khấu hao không phân bổ đều qua các năm mà để dồn vào năm cuối cùng.
Phòng Tài chính kế toán sẽ tính giá thành công trình dựa trên chi phí đã được tập hợp từ đơn vị nhận khoán và chi phí của Công ty. Đối tượng tính giá thành của Công ty là toàn bộ công trình hoàn thành.
Do đặc điểm của Công ty là đơn vị sự nghiệp, chủ yếu thi công các công trình sửa chữa cầu đường trong phạm vi thành phố Đà Nẵng nên thời gian thi công công trình thường ngắn (nhỏ hơn 12 tháng) nên kỳ tính giá thành từ khi khởi công đến khi hoàn thành công trình.
Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp tính giá thành trực tiếp. Chi phí sản xuất của các công trình, hạng mục công trình giao khoán nội bộ của Công ty Quản lý Cầu đường bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí ca máy thi công và chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất chung bao gồm lương nhân viên quản lý đội, khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn được tính theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả của nhân viên đội sản xuất, khấu hao TSCĐ dùng cho đội; chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp và những chi phí khác liên quan tới hoạt động của đội.
Đối với hợp đồng khoán gọn: chứng từ ghi nhận chi phí chung do đơn vị nhận khoán cung cấp cho phòng Tài chính kế toán. Kế toán theo dõi công tác giao khoán và thanh toán công trình tập hợp vào chi phí công trình, hạng mục công trình (tài khoản 631) để phục vụ tính giá thành.
Tất cả chi phí phát sinh khi nhân viên thống kê đội tập hợp chi phí lên phòng Tài chính kế toán đều được kế toán theo dõi công tác giao khoán và thanh toán giao khoán tập hợp hết vào tài khoản 631 – chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên phần mềm kế toán chỉ hạch toán chung chi phí sản xuất kinh doanh vào tài khoản 631 mà không theo dõi chi tiết từng khoản mục chi phí. Đến khi quyết toán công trình, kế toán tổng hợp và theo dõi quyết toán công trình lại mở theo dõi bằng chương trình excel, ngoài phần mềm kế toán Sổ chi phí sản xuất kinh doanh để theo dõi từng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí ca máy… để phục vụ tính giá thành, quyết toán công trình. Việc không mở tài khoản chi tiết để theo dõi từng khoản mục chi phí mà theo dõi ngoài phần mềm kế toán sẽ gặp nhiều khó khăn trong công tác kiểm tra, theo dõi từng khoản mục chi phí của công trình, hạng mục công trình.
Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật tư, bảng lương và các chi phát sinh khác, kế toán theo dõi công tác giao khoán và thanh toán giao khoán ghi sổ kế toán tài khoản 631, chi tiết Đội quản lý quốc lộ, công trình Sửa chữa đường DT604 phục vụ tết nguyên đán Nhâm Thìn như sau:
CÔNG TY QUẢN LÝ CẦU ĐƯỜNG ĐN Mẫu số S 33 - H
(Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
Địa chỉ: Lô G22-23 Phạm Hữu Kính- TP Đà Nẵng MST: 0400513870
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Năm 2012
Tên tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh. Số hiệu: 631
Công trình: Sửachữa đường DT604 phục vụ tết nguyên đán Nhâm Thìn.
ĐVT: đồng Chứng từ Số phát sinh Số dư Ngày tháng Số hiệu Diễn giải Nợ Có Nợ Có Số dưđầu kỳ 26/5/12 126 Nhựa nhũ tương 79.750.000 25/4/12 1968 Nhựa nhũ tương 12.980.000 13/5/12 176 Cát 19.259.790 25/5/12 50 Máy lu 4.360.000 Ô tô tải 8.400.000 Nhân công 113.667.400 18/5 1758 Tiếp khách 4.367.000 … 31/12/2012 BTH Kết chuyển chi phí năm 2012 253.423.384 Cộng số phát sinh 253.423.384 253.423.384 Số dư cuối kỳ - Ngày mở sổ:
- Sổ này có………trang, đánh số từ trang…….đến trang…….
Đà Nẵng, ngày 31 tháng 12 năm 2012
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Nguồn: Công ty Quản lý cầu đường)
Đối với các công trình dở dang, chưa hoàn thành thì tiến hành xác định khối lượng xây lắp dở dang bằng cách kiểm kê khối lượng dở dang. Chi phí dở dang vào tài khoản 631, số dư bên Nợ: chi hoạt động sản xuất kinh doanh còn dang dở.
Đối với chi phí quản lý: tất cả chi phí quản lý phát sinh trong năm được hạch toán vào tài khoản 643 – chi phí trích trước và được kết chuyển vào tài khoản 631 để xác định kết quả kinh doanh vào thời điểm cuối năm. Kế toán quyết toán công trình có trách nhiệm tính toán lãi, lỗ cho từng công trình, hạng mục công trình vào thời điểm cuối năm (Bảng tổng hợp quyết toán công trình - Phụ lục 2). Chi tiết TK 6431: lương và các khoản trích nộp của bộ phận quản lý, TK 6432: các chi phí hành chính, chi phí khấu hao … bộ phận quản lý.
Cách phân bổ chi phí quản lý cụ thể như sau:
Chi phí quản lý phát sinh trong kỳ Tỷ lệ phân bổ chi phí quản lý =
Doanh thu trong kỳ
Từ sổ chi tiết tài khoản 631, kế toán sẽ lập báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mã chương: 421 Mấu số B03- H
Đơn vị báo cáo: Công ty Quản lý cầu đường (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ/BTC
Mã đơn vị SDNS: ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO THU, CHI HOẠT ĐỘNG SỰ NGHIỆP VÀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT, KINH DOANH
Năm 2012
Đơn vị tính:đồng
Số
TT CHỈ TIÊU Mãsố Tổngcộng
1 Số chênh lệch thu lớn hơn chi chưa phân phối kỳ trước chuyển
sang (*) 01 0 2 Thu trong kỳ 02 32.036.336.063 Luỹ kế từđầu năm 03 32.036.336.063 3 Chi trong kỳ 04 30.233.268.086 Trong đó: - Giá vốn hàng bán 05 28.965.027.973 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý 06 1.268.240.113
- Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 07
Luỹ kế từđầu năm 08 30.233.268.086
4 Chênh lệch thu lớn hơn chi kỳ này (09= 01 + 02 - 04) (*) 09 1.803.067.977
Luỹ kế từđầu năm 10 1.803.067.977
5 Nộp NSNN kỳ này 11 450.766.994
Luỹ kế từđầu năm 12 450.766.994
6 Nộp cấp trên kỳ này 13
Luỹ kế từđầu năm 14
7 Bổ sung nguồn kinh phí kỳ này 15
Luỹ kế từđầu năm 16
8 Trích lập các quỹ kỳ này 17 1.352.300.983
Luỹ kế từđầu năm 18 1.352.300.983
9 Số chênh lệch thu lớn hơn chi chưa phân phối đến cuối kỳ này (*)
(19=09-11-13-15-17)
19
0
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Nguồn: Công ty Quản lý cầu đường)
Trường hợp hợp đồng giao khoán gọn là tổng hợp của các trường hợp giao khoán theo khoản mục nên nó cũng một số ưu, nhược điểm như trong trường hợp giao khoán theo từng khoản mục.
Như đã trình bày ở trên, tại Công ty chủ yếu là hình thức khoán gọn. Do đó nếu đơn vị nhận khoán tiết kiệm được chi phí thì đơn vị nhận khoán sẽ tích lũy để tăng lương, thưởng khuyến khích người lao động. Ngược lại nếu kiểm soát không tốt sẽ dẫn đến tình trạng chi phí vượt định mức nhận khoán, sẽ ảnh hưởng đến thu nhập của người lao động.
Thường đơn vị nhận khoán sẽ tiết kiệm phần chi phí nhân công so với dự toán được phê duyệt. Lương cho công nhân hợp đồng có thời hạn của mỗi đội sẽ được trả theo hệ số lương theo quy định của Nhà nước. Phần chênh lệch của chi phí nhân công và lương trả thực tế cho nhân viên hợp đồng dài hạn và nhân công thời vụ (nếu có) sẽ được chi dưới hình thức thu nhập tăng thêm. Theo quy chế chi tiêu tài chính nội bộ của Công ty, các đội nhận khoán
phải trích 4% doanh thu chi thu nhập tăng thêm cho người lao động. Quy định này giúp đảm bảo khoản thu nhập cho người lao động.
Trong dự toán công trình bao giờ cũng có mục thu nhập chịu thuế tính trước. Thu nhập chịu thuế tính trước là khoản thu nhập tính trước cho đơn vị được nhà nước quy định cho từng công trình. Thu nhập chịu thuế tính trước được tính bằng tỷ lệ % của chi phí chung và chi phí trực tiếp. Tuy nhiên trong thực tế, nếu đơn vị không quản lý tốt chi phí thì sẽ dẫn đến tình trạng lỗ.
Tỷ lệ % trích lại trên giá trị quyết toán công trình được Công ty giữ lại để đảm bảo hoạt động cho bộ máy quản lý của Công ty, thực hiện trích lập các quỹ theo quy định.
Việc thực hiện cơ chế khoán góp phần tinh giảm bộ máy quản lý cồng kềnh, việc phân định chức năng nhiệm vụ của mỗi người được cụ thể, rõ ràng hơn từ đó nâng cao chất lượng công việc, nâng cao thu nhập của người lao động.