6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.3. Kế toán khi thanh quyết toán công trình
Sau khi công trình thi công xong, bộ phận Kế hoạch kỹ thuật sẽ ký nghiệm thu khối lượng với tư vấn, giám sát công trình và chịu trách nhiệm sẽ ký nghiệm thu khối lượng với đơn vị nhận khoán. Phòng Kế hoạch kỹ thuật sẽ cùng với đơn vị nhận khoán lập hồ sơ quyết toán công trình và bảo vệ quyết toán với chủ đầu tư.
Theo Quy chế giao khoán của Công ty, khi chủ đầu tư thanh quyết toán tiền và tiền đã được chuyển vào tài khoản công ty, trong thời gian không quá 60 ngày công ty sẽ thanh toán dứt điểm cho đơn vị nhận khoán sau khi đơn vị nhận khoán cung cấp đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ.
Nếu công trình có chi phí bảo hành thì công ty sẽ giữ lại chi phí bảo hành theo quy định, sau khi hết thời gian bảo hành, chủ đầu tư chuyển tiền thanh toán thì trong vòng 15 ngày công ty sẽ thanh toán dứt điểm cho đơn vị nhận khoán.
Giá trị thanh lý hợp đồng và thanh quyết toán công trình căn cứ vào giá trị thẩm định quyết toán được phê duyệt. Đơn vị nhận khoán phải cung cấp hóa đơn chứng từ đầy đủ bằng đúng giá trị hợp đồng giao khoán. Số kinh phí tiết kiệm được, đơn vị nhận khoán thường dùng để chi trả lương tăng thêm cho công nhân hoặc mua sắm công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm… phục vụ cho đơn vị nhận khoán.
Sơ đồ 2.6: Quy trình thanh quyết toán công trình
(1) Chủ đầu tư nghiệm thu và quyết toán công trình cho Công ty. (2) Đội làm đề nghị quyết toán công trình gửi Giám đốc Công ty. (3) Giám đốc chuyển cho phòng Kế toán kiểm tra.
(4) Phòng Kế toán phối hợp với phòng Kế hoạch Kỹ thuật kiểm tra hồ sơ quyết toán của đơn vị nhận khoán.
(5) Phòng Kế toán đề nghị xác nhận số kinh phí quyết toán của đơn vị nhận khoán và Giám đốc phê duyệt chuyển phòng Kế toán xử lý.
(6) Chuyển kế toán theo dõi công trình xác định số kinh phí hoàn ứng. (7) Thanh toán số kinh phí còn thiếu cho đơn vị thi công.
Chủđầu tư
Đội nhận khoán Giám Đốc (BQLDA) Phòng Kế toán
Kế toán theo dõi công trình Phòng Kế hoạch Kỹ thuật (1) (2) (3) (6) (7) (5) (4)
a.Đối với hợp đồng giao khoán theo khoản mục chi phí
- Đối với hợp đồng giao khoán nguyên vật liệu
Căn cứ vào phần giá trị khoản mục chi phí vật liệu trực tiếp được phê duyệt quyết toán làm căn cứ để xác định chính xác giá trị quyết toán của hợp đồng giao khoán nguyên vật liệu trực tiếp giữa đơn vị giao và nhận khoán.
Việc kiểm tra chứng từ tương tự như trong trường hợp hoàn tạm ứng. Trong trường hợp giá trị quyết toán thấp hơn giá trị giao khoán: Công ty chỉ thanh toán cho đơn vị nhận khoán nếu tổng giá trị quyết toán < 10% giá trị hợp đồng giao khoán và nguyên nhân là do đơn giá nguyên vật liệu thấp hơn so với quyết toán. Còn về số lượng, chủng loại vật liệu thì vẫn phải đảm bảo đúng như hồ sơ quyết toán.
Trong trường hợp quản lý không tốt, chi phí nguyên vật liệu vượt quá giá trị hợp đồng giao khoán thì đơn vị phải chịu trách nhiệm và Công ty chỉ thanh toán đúng theo giá trị hợp đồng giao khoán đã ký kết.
Trên thực tế, đơn giá vật liệu thanh toán theo đơn giá vật liệu do cơ quan có thẩm quyền (UBND thành phố) quy định. Thông thường đơn giá này thấp hơn hoặc bằng đơn giá vật liệu trên thị trường. Do đó việc giao khoán vật liệu tỷ lệ giao khoán sẽ rất cao và phần tiết kiệm do chọn được nhà cung cấp giá rẻ cũng rất thấp nên thường Công ty rất ít giao khoán theo trường hợp này. Cũng với ví dụ hợp đồng giao khoán công trình Sửa chữa các tuyến nội thị phục vụ tết nguyên đán Nhâm Thìn 2012. Khi quyết toán công trình, đơn vị nhận khoán cung cấp các chứng từ sau:
- Hóa đơn mua nguyên vật liệu các loại theo danh mục, khối lượng trên bảng phân tích vật liệu (trang 56) với tổng giá trị là: 153.987.000 đồng.
- Hóa đơn mua văn phòng phẩm với số tiền 187.000 đồng. Kế toán xử lí trường hợp giao khoán trên như sau:
Nợ tài khoản 631: 138.174.000 Nợ tài khoản 3113: 6.874.400
Có tài khoản 33111: 32.400.000 Có tài khoản 1111: 112.648.400
Như vậy, với hợp đồng giao khoán này, đơn vị nhận khoán chỉ tiết kiệm được 187.000 đồng. Đơn vị sử dụng số kinh phí tiết kiệm này để mua văn phòng phẩm phục vụ cho đội.
Như đã trình bày ở trên, việc tiết kiệm trong trường hợp giao khoán nguyên vật liệu chủ yếu là do tìm được nhà cung cấp với giá thấp hơn giá theo phê duyệt dự toán. Nhưng trên thực tế giá trị tiết kiệm được rất thấp nên hiện nay Công ty rất ít giao khoán theo trường hợp này.
Một số ưu, nhược điểm trong công tác giao khoán nguyên vật liệu trực tiếp:
Ưu điểm: tạo tính chủ động cho đơn vị nhận khoán tìm kiếm những nhà cung cấp thỏa mãn các yêu cầu như chất lượng đảm bảo, chi phí thấp góp phần làm giảm giá thành.
Nhược điểm:
- Do nguyên vật liệu đơn vị nhận khoán trực tiếp mua nên trong công tác kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu chưa được quy định chặt chẽ, dễ dẫn đến tình trạng chất lượng vật liệu kém gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình thi công, làm giảm uy tín của Công ty.
- Việc thanh quyết toán giao khoán chỉ dựa trên hóa đơn hợp lý, phù hợp với bảng chi tiết khối lượng do phòng Kế hoạch Kỹ thuật lập do đó đơn vị nhận khoán có thể sẽ mua hóa đơn để hợp lý chi phí.
- Về mặt luân chuyển chứng từ còn chậm do thông thường các đơn vị nhận khoán sẽ hoàn ứng khi thi công xong công trình.
- Đối với trường hợp giao khoán chi phí nhân công
Căn cứ để quyết toán hợp đồng giao khoán nhân công là giá trị quyết toán được phê duyệt tại mục chi phí nhân công.
Chứng từ thanh toán chi phí nhân công tương tự như trong trường hợp hoàn tạm ứng.
Hồ sơ quyết toán gồm bảng thanh toán lương công nhân của đội (bao gồm cả thưởng), bảng thanh toán lương cho nhân công hợp đồng thời vụ. Đối với công nhân hợp đồng thời vụ phải đơn vị nhận khoán phải báo cáo danh sách về phòng Tổ chức hành chính trước khi thực hiện.
Việc thanh toán chi phí nhân công về nguyên tắc cũng tương tự như trường hợp thanh toán chi phí vật liệu. Đơn vị nhận khoán có thể tiết kiệm về đơn giá nhân công nhưng về khối lượng nhân công phải được đảm bảo.
Cũng với ví dụ về hợp đồng giao khoán công trình khắc phục thiệt hại công trình giao thông quốc lộ 14B sau đợt mưa lũ tháng 10,11 năm 2011. Khi quyết toán công trình, đơn vị nhận khoán cung cấp Bảng thanh toán lương với tổng số tiền là 52.352.000đ.
Kế toán xử lý trường hợp giao khoán trên như sau: Nợ tài khoản 631: 52.352.000
Có tài khoản 33111: 13.155.000 Có tài khoản 1111: 39.197.000
Một số ưu nhược điểm trong công tác giao khoán chi phí nhân công:
Ưu điểm:
- Công tác tập hợp chi phí nhân công tại Công ty tương đối nhanh chóng, chính xác.
- Mỗi đội đều quy định cách thức chi trả lương, thưởng khác nhau. Tùy vào tình hình thực tế của các đội mà thu nhập của công nhân các đội khác nhau. Đội nào tiết kiệm được chi phí sẽ góp phần làm tăng thu nhập của người lao động, giúp người lao động gắn bó với đơn vị hơn.
Nhược điểm:
- Do đơn vị nhận khoán có quyền được ký hợp đồng thời vụ với công nhân nên đây sẽ là kẽ hở để các đội lập khống chi phí nhân công.
- Trong thời gian cao điểm của mùa xây dựng, khó có thể thuê nhân công thời vụ bên ngoài.
- Khó quản lý lực lượng lao động thời vụ do trình độ không đồng đều nên ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng công trình.
- Quyền lợi của người lao động chưa được thể hiện rõ do đội thanh toán lương theo hình thức hệ số lương nhưng lại không thanh toán làm thêm giờ. Tất cả các khoản thu nhập khác người lương đều quy về thưởng. Điều này đã vi phạm Luật lao động.
b.Đối với hợp đồng khoán gọn
Căn cứ để quyết toán hợp đồng khoán gọn là giá trị công trình được phê duyệt quyết toán.
Chứng từ thanh toán tương tự như trong trường hợp hoàn tạm ứng. Đơn vị nhận khoán lập giấy đề nghị thanh toán kèm bảng kê chứng từ gửi phòng Tài chính kế toán kiểm tra. Trình tự kiểm tra tương tự như trong trường hợp thanh quyết toán công tác giao khoán từng khoản mục chi phí.