4.2.3.1 Chứng từ kế toán
- Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho - Phiếu chi
- Bảng lương và các khoản trích theo lương - Bảng thanh toán tạm ứng
- Bảng trích khấu hao tài sản cố định - Bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ - Biên lai nộp thuế
- Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp
- Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hằng năm.
4.2.3.2 Sổ kế toán
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết tài khoản 642
- Sổ kế toán tổng hợp: sổ Nhật ký chung, sổ Cái tài khoản 642
4.2.3.3 Tài khoản kế toán
Công ty TNHH Nam Long sử dụng tài khoản 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh” để phản ánh các khoản chi phí quản lý và chi phí bán hàng phát sinh tại công ty. Ngoài ra công ty còn mở chi tiết các tài khoản cấp 2, cụ thể như sau:
- Tài khoản 6421 “Chi phí bán hàng”
- Tài khoản 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
4.2.3.4 Nghiệp vụ thực tế phát sinh
Chi phí quản lý kinh doanh của Công ty thường phát sinh bao gồm: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí quảng cáo, tiếp thị, giao hàng, giao dịch, bảo hành sản phẩm, hàng hoá, chi phí vận chuyển, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác, chi phí tiền lương, chi phí đồ dùng văn phòng, các chi phí khấu hao TSCĐ,.
Nghiệp vụ 1: Ngày 13/02/2014 thanh toán chi phí tiền xăng xe tải kho bia cho Công ty Xăng Dầu Tây Nam Bộ - Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu theo phiếu chi PC010698 số tiền 1.383.232 VND.
Đính kèm phiếu chi PC010698 trong phụ lục 10.
Nghiệp vụ 2: Ngày 01/03/2014 thanh toán tiền thuê xe tải chở hàng cho Doanh nghiệp tư nhân Hải Trang số tiền 1.870.000 VND theo phiếu chi PC011152.
Đính kèm phiếu chi PC011152 trong phụ lục 11.
Nghiệp vụ 3: Ngày 15/02/2014 thanh toán chi phí tiền xăng xe tải kho bia cho Công ty Xăng Dầu Tây Nam Bộ - Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu theo phiếu chi PC010710 số tiền 1.382.150 VND.
Đính kèm phiếu chi PC010710 trong phụ lục 12.
Nghiệp vụ 4: Ngày 07/05/2014 thanh toán tiền cước dịch vụ phát sinh tháng 04 cho công ty cổ phần Viễn Thông Bạc Liêu, 20 Trần Phú, Phường 3, TP. Bạc Liêu số tiền 520.604 VND theo phiếu chi PC010993.
Đính kèm phiếu chi PC010993 trong phụ lục 13.
Nghiệp vụ 5: Ngày 29/06/2014 thanh toán tiền mua văn phòng phẩm cho văn phòng phẩm Tuyết Hồng, 11 Đường Bà Triệu, Phường 3, TP. Bạc Liêu số tiền 224.000 theo phiếu chi PC011102.
Đính kèm phiếu chi PC011102 trong phụ lục 14.
4.2.3.5 Thực hiện kế toán chi tiết
Tại nghiệp vụ 1, khi công ty tiến hành thanh toán chi phí tiền xăng xe tải cho Công ty Xăng Dầu Tây Nam Bộ - Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu, kế toán tiến hành vào phân hệ “Quỹ” của phần mềm kế toán và nhấp chọn “Phiếu chi”. Phần mềm sẽ hiện lên bảng phiếu chi với đầy đủ các thông tin cụ thể.
Kế toán tiến hành nhấp chọn “Đối tượng” là Công ty Xăng Dầu Tây Nam Bộ- Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu vì đã khai báo các thông tin của Công ty Xăng Dầu Tây Nam Bộ - Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu từ đầu nên khi nhấp chọn đối tượng là Công ty Xăng Dầu Tây Nam Bộ - Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu thì các thông tin khác như “Địa chỉ”, “Đối tượng” cũng đồng thời hiện lên tương ứng. Kế toán tiến hành chọn “Ngày chứng từ” là ngày 13/02/2014 và “Ngày hạch toán” là ngày 13/02/2014, trong mục “Lý do chi” kế toán tiến hành nhập vào với lý do là thanh toán tiền xăng xe tải cho Công ty Xăng Dầu Tây Nam Bộ - Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu, trong mục “Loại tiền” kế toán chọn VND. Tiếp theo trong phần “Hạch toán” kế toán sẽ nhập phần diễn giải vào cột “Diễn giải” với nội dung là thanh toán tiền xăng xe tải, tại cột “TK Nợ” kế toán nhấp chọn TK 6421, cột “TK Có” nhấp chọn TK 111, tại cột “Số tiền” kế toán tiến hành nhập số tiền là 1.257.483,6 đ, trong phần “Thuế” kế
toán chọn “TK thuế GTGT” là TK 1331 và “Thuế suất” là 10% khi đã chọn xong mức thuế suất kế toán tiến hành nhập số tiền thuế vào cột “Tiền thuế” số tiền 125.748,36 đ. Sau khi đã kiểm tra các thông tin trên phiếu chi tại cửa sổ phiếu chi của phần mềm, kế toán nhấp chọn nút “Cất” phía trên màng hình để lưu các thông tin đã nhập.
Trong nghiệp vụ 2, kế toán thực hiện các bước tương tự nghiệp vụ 1, chỉ khác là kế toán phải nhấp chọn đối tượng là Doanh nghiệp tư nhân Hải Trang, số tiền tương ứng dùng để thanh toán, số thuế và lý do chi cũng khác so với nghiệp vụ 1.
Tại nghiệp vụ 3, kế toán cũng tiến hành các bước tương tự nghiệp vụ 1, chỉ khác là kế toán phải nhập số tiền và số thuế với mức khác so với số tiền ở nghiệp vụ 1.
Tại nghiệp vụ 4 và nghiệp vụ 5, kế toán cũng tiến hành các bước tương tự nghiệp vụ 1, nhưng trong 2 nghiệp vụ này ngoài việc phải lựa chọn các đối tượng, số tiền, số thuế khác nhau thì khi nhấp chọn vào cột “TK Nợ” kế toán phải nhấp chọn TK 6422 vì chi phí tại 2 nghiệp vụ này được ghi nhận là chi phí quản lý doanh nghiệp.
Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trong phiếu chi tại cửa sổ phiếu chi, phần mềm kế toán sẽ tự động tiến hành lên sổ Nhật ký chung và tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết tài khoản 6421 “Chi phí bán hàng” và 6422 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
Cuối ngày 30/06/2014, kế toán viên kết chuyển toàn bộ chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.
4.2.3.6 Thực hiện kế toán tổng hợp
Sau khi lên sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán sẽ tự động nhập vào sổ Cái tài khoản 642 “Chi phí quản lý kinh doanh”. Cuối kỳ khoản chi phí này sẽ được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.
Việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ Cái tài khoản 642 với số liệu trên sổ chi tiết tài khoản 6421 và 6422 được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ.
Trích sổ Cái tài khoản 642 “Chi phí quản lý kinh doanh” tại Công ty TNHH Nam Long trong phụ lục 15.