Giá vốn hàng bán chính là giá thành sản phẩm thực tế của hàng bán ra trong kỳ. Tại công ty TNHH Nam Long hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, hàng tồn kho được theo dõi chi tiết theo giá thành thực tế. Khi xuất kho kế toán căn cứ vào đơn giá đích danh - được dùng làm đơn giá tạm tính của lô hàng đó để xác định giá vốn và phản ánh vào sổ Nhật ký chung, từ đó số liệu được phần mềm chuyển vào sổ Cái tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” trong kỳ. Để tính được trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, kế toán áp dụng phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ bằng cách căn cứ vào số lượng và giá trị thực tế của hàng hóa tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ.
Tại nghiệp vụ 1, khi công ty tiến hành bán hàng cho đại lý Phương Hằng, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0001051 vào phân hệ “Bán hàng”, chọn “Bán hàng thu tiền ngay”, phần mềm sẽ hiện lên cửa sổ “Bán hàng thu tiền ngay” với đầy đủ các thông tin cụ thể.
Tại cột “Phương thức thanh toán”, kế toán nhấp chọn phương thức thanh toán là “Tiền mặt”, tiếp theo trong phần “Hóa đơn” kế toán nhấp chọn tại cột “Đối tượng” là đại lý Phương Hằng vì đã khai báo các thông tin của đại lý này ngay từ đầu nên khi kế toán nhấp chọn đối tượng này thì các thông tin cụ thể như “Địa chỉ”, “Mã số thuế”, “Người liên hệ” của đại lý Phương Hằng cũng đồng thời hiện ra tương ứng với khách hàng đó. Tại cột “Diễn giải” kế toán nhập vào với lý do là bán hàng thu tiền ngay. Sau đó kế toán tiếp tục khai báo các thông tin tiếp theo trong cột “Ngày chứng từ” là ngày 28/06/2014 và tại cột “Ngày hạch toán” là ngày 28/06/2014. Tiếp theo tại cột “Loại hóa đơn” kế toán chọn hóa đơn GTGT, tại cột “Ngày hóa đơn” kế toán nhấp chọn ngày
28/06/2014, tiếp theo tại cột “Mẫu sổ hóa đơn” kế toán nhấp chọn 01GTK3/001, tại cột “Ký hiệu hóa đơn” kế toán chọn NL\13P.
Trong trang “Hàng tiền”, kế toán nhấp chọn “Mã hàng” của từng loại hàng đã bán tương ứng, sau đó tại cột “Kho” kế toán chọn TK 156, tại cột “TK Nợ” kế toán nhấp chọn TK 1111, tại cột “TK Có” kế toán nhấp chọn TK 5111, tiếp theo kế toán nhập đơn vị tính tại cột “ĐVT” của bia Larue chai là kết, bia Larue lon là thùng, tiếp theo tại cột “Số lượng”, kế toán nhập vào số lượng tương ứng của từng loại mặt hàng theo thứ tự là 150 của bia Larue chai, 50 của Bia Larue lon, tiếp đến kế toán nhập vào cột “Đơn giá” của từng loại mặt hàng theo thứ tự là 118.181,82 đ của bia Larue chai, 161.818,18 đ của bia Larue lon. Sau đó phần mềm sẽ tự động tính tổng số tiền của lô hàng vừa nhập. Tại trang “Thuế, giá vốn”, kế toán nhấp chọn mức thuế suất là 10% tại cột “% thuế GTGT”, số tiền thuế GTGT phần mềm sẽ tự động tính ra, tiếp theo tại cột “TK thuế GTGT” kế toán chọn TK 33311, tại cột “TK giá vốn” kế toán nhấp chọn TK 632.
Phần “Phiếu thu”, kế toán nhấp chọn “Đối tượng” vì trong phần hóa đơn kế toán đã nhấp chọn cột đối tượng nên phần mềm sẽ tự động hiển thị đối tượng trong phần phiếu thu, do đó kế toán chỉ khai báo các cột dữ liệu còn lại. Tại cột “Lý do nộp” kế toán nhập vào với lý do là thu tiền bán hàng của khách hàng, tại các cột “Ngày hóa đơn” và “Ngày hạch toán” kế toán nhấp chọn ngày 28/06/2014, tại cột “Số chứng từ” kế toán nhập vào PT0001149. Tiếp theo trong phần “Phiếu xuất”, kế toán cũng thực hiện các bước tương tự như trong phần “Phiếu thu” nhưng chỉ khác là tại cột “Lý do xuất” kế toán nhập vào với lý do là xuất hàng bán cho khách hàng, tại cột “Số chứng từ” kế toán nhập vào XK0001714. Sau khi kiểm tra các thông tin tại cửa sổ “Bán hàng thu tiền ngay”, kế toán nhấn nút “Cất” để lưu thông tin đã nhập.
Sau khi điền đầy đủ các thông tin trong bảng “Bán hàng thu tiền ngay”, phần mềm kế toán sẽ tự động tiến hành lên sổ Nhật ký chung và tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.
Tại nghiệp vụ 2, kế toán thực hiện các bước tương tự tại nghiệp vụ 1, chỉ khác là kế toán phải nhấp chọn đối tượng khách hàng, số lượng, đơn giá cũng như loại hóa đơn và số chứng từ khác so với nghiệp vụ 1.
Cuối ngày 30/06/2014, kế toán viên kết chuyển toàn bộ các khoản giá vốn hàng bán sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.
4.2.1.6 Thực hiện kế toán tổng hợp
Sau khi lên sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán sẽ căn cứ vào việc nhập liệu trên phần mềm và tự động nhập vào sổ Cái tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”. Cuối kỳ khoản chi phí này sẽ được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.
Việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ Cái tài khoản 632 với số liệu trên sổ chi tiết tài khoản 632 được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ.
Trích sổ Cái tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” tại Công ty TNHH Nam