2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu sử dụng trong đề tài luận văn là số liệu thứ cấp, được cung cấp từ phòng kế toán bao gồm các tài liệu chủ yếu như: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng Cân đối kế toán, các sổ, thẻ kế toán chi tiết và tổng hợp.
Đề tài còn sử dụng một số thông tin thu thập từ Internet, sách, báo, tạp chí chuyên ngành có liên quan đến lĩnh vực hoạt động và quản lý của công ty.
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu
Việc phân tích số liệu có thể sử dụng nhiều phương pháp phân tích khác nhau và tuỳ theo từng mục tiêu cụ thể:
Mục tiêu 1: Để đánh giá và phân tích thực trạng công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty, trong luận văn này đã sử dụng các phương pháp kế toán sau:
+ Phương pháp đối ứng tài khoản và ghi sổ kép
Là phương pháp so sánh thông tin, kiểm tra quá trình vận động của từng đối tượng kế toán khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mối quan hệ tương quan với các đối tượng kế toán khác.
(2.7)
+ Phương pháp chứng từ kế toán
Là phương pháp thu thập các thông tin kế toán thông qua quá trình luân chuyển của các chứng từ kế toán nhằm mục đích kiểm tra và giám sát quá trình kế toán từ lúc phát sinh nghiệp vụ đến khi kết thúc.
Mục tiêu 2: Sử dụng phương pháp so sánh để làm rõ tình hình biến động các khoản doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.
* Phương pháp so sánh số tuyệt đối
Là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích với kỳ gốc của cùng một chỉ tiêu kinh tế. Kết quả so sánh biểu hiện khối lượng, quy mô biến động của các hiện tượng kinh tế.
∆y = y1 - y0 (2.10) Trong đó:
- ∆y: Phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu kinh tế - y1: Giá trị kỳ phân tích
- y0: Giá trị kỳ gốc
* Phương pháp so sánh số tương đối
Là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích với trị số của kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế. Kết quả so sánh phản ánh tốc độ tăng trưởng của chỉ tiêu qua các kỳ nghiên cứu.
Trong đó:
∆y: Tốc độ tăng trưởng của chỉ tiêu kinh tế
Mục tiêu 3: Sử dụng phương pháp suy luận để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh đồng thời giúp công ty nâng cao mức lợi nhuận.
y1 - y0 ∆y =
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NAM LONG
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 3.1.1 Lịch sử hình thành 3.1.1 Lịch sử hình thành
- Tên tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NAM LONG - Tên giao dịch nước ngoài: SOUTHERN DRAGON CO. LTD
- Tên viết tắt: SODRACO
- Địa chỉ: Số 37A Bà Triệu, Phường 3, Thành phố Bạc Liêu, Tỉnh Bạc Liêu, Việt Nam
- Điện thoại: 0781.3954567 - Fax: 0781.3954567
- Email: sodraco@gmail.com - Mã số thuế: 1900367323
- Giấy phép kinh doanh số: 1900367323 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Bạc Liêu cấp ngày 04/12/2008
- Vốn điều lệ: 2.000.000.000 đồng.
3.1.2 Quá trình phát triển
Năm 2008, khi mà cuộc khủng quản kinh tế còn đang trong giai đoạn đỉnh điểm, sức mua của thị trường còn thấp và nhu cầu tiêu dùng của mọi người không tăng nhưng ban lãnh đạo của công ty với tầm nhìn chiến lược đã nhận thấy một số cơ hội và các dấu hiệu khởi sắc trong nền kinh tế nên đã đi đến quyết định thành lập công ty TNHH Nam Long.
Công ty TNHH Nam Long ra đời với mục đích cung cấp các thiết bị văn phòng, các thiết bị chuyên dùng cho trang trí nội thất, các thiết bị và dịch vụ bảo dưỡng xe ô tô và xe có động cơ khác, buôn bán bia và các loại nước giải khát,…
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Nam Long gắn liền với chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước. Từ một công ty gặp nhiều khó khăn do mới hình thành, cơ sở vật chất còn thiếu thốn, doanh nghiệp đã chủ động tìm ra phương thức tổ chức đổi mới và phương pháp quản lý tối ưu, áp dụng công nghệ và thiết bị phù hợp vào quy trình quản lý của doanh nghiệp từ
đó cắt giảm tối đa chi phí, gia tăng mức lợi nhuận hằng năm đạt được và đảm bảo phù hợp với mục tiêu cũng như định hướng phát triển của công ty.
Tuy mới thành lập vài năm trở lại đây, nhưng với định hướng phát triển đúng đắn của ban giám đốc và một đội ngủ nhân viên lành nghề sẳn sàng thực hiện và hoàn thành mọi mục tiêu của cấp trên giap phó, công ty đã đạt được những bước tiến dài trong quá trình phát triển và hội nhập, từ đó tạo ra ưu thế nhất định dùng làm cơ sở và nền tảng cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng ngành.
Nhờ sự nổ lực không hề mệt mỏi, đến nay, công ty đã có một vị thế vững chắc trên thị trường, ký kết được nhiều hợp đồng quan trọng với nhiều khách hàng, trở thành nhà cung ứng hàng đầu với các dịch vụ uy tín và chất lượng trong thị trường thành phố Bạc Liêu.
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty
Nguồn: Phòng kế toán – tài chính
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty
3.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
- Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát ban giám đốc và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do luật pháp và điều lệ công ty, các quy chế nội bộ của công ty quy định.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH
- Ban giám đốc
Giám đốc điều hành quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của nhà nước và Điều lệ của công ty.
- Phòng Tổ chức – Hành chính
Có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trong Công ty, quản lý nhân sự, thực hiện công tác hành chính quản trị.
- Phòng kinh doanh: Có chức năng, nhiệm vụ trong việc xác định mục tiêu, phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được hiệu quả cao nhất.
- Phòng Kế toán – Tài chính
Có chức năng, nhiệm vụ trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán tài chính và chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH, CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ 3.3.1 Ngành nghề kinh doanh 3.3.1 Ngành nghề kinh doanh
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại và phần mềm (Chi tiết: Bán buôn máy vi tính)
- Bán buôn kim loại (Chi tiết: Bán buôn sắt, thép, inox)
- Bảo dưỡng sữa chữa ô tô và xe có động cơ khác (Chi tiết: Sữa chữa xe cơ giới)
- Bán buôn đồ uống (Chi tiết: Bia, rượu, nước giải khát các loại) - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác cho gia đình (Chi tiết: Bán buôn tủ, bàn ghế, giường và đồ dùng nội thất tương tự)
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng - Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
- Cho thuê xe có động cơ (Chi tiết: Cho thuê ô tô, cho thuê xe có động cơ khác)
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác (Chi tiết: Cho thuê máy móc, thiêt bị văn phòng kể cả máy vi tính, cho thuê máy móc, thiết bị xây dựng)
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác (Chi tiết: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng, bán buôn máy móc thiết bị trong xây dựng)
- Hoạt động tư vấn quản lý
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
3.3.2 Chức năng
Công ty TNHH Nam Long luôn thực hiện đúng chức năng của một công ty thương mại:
- Thực hiện các quá trình của nghiệp vụ kinh doanh thương mại bao gồm: nghiên cứu và khai thác các thị trường tiềm năng khác, quảng cáo và giới thiệu sản phẩm nhằm nâng cao mức doanh thu, cung cấp các loại hàng hoá và dịch vụ có chất lượng cao đến tay người tiêu dùng .
- Quản lý kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, quản lí việc sử dụng lao động vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật và công tác kế toán.
3.3.3 Nhiệm vụ
- Thực hiện đúng mục đích kinh doanh theo đúng quyết định thành lập công ty. Kinh doanh mặt hàng đã đăng kí, phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng nhằm kinh doanh để đạt hiệu quả.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước
- Nâng cao vị thế và uy tín của công ty trên thị trường
- Tổ chức quản lí tốt và không ngừng nâng cao trình độ nhân lực trong công ty.
- Không ngừng nghiên cứu và phát triển quy trình bán hàng và ứng dụng công nghệ vào nhằm đơn giản hoá trong cách thức bán hàng.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Nam Long được tổ chức theo mô hình tập trung. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh được tập trung ở phòng kế
toán của công ty. Tại đây thực hiện việc tổ chức hướng dẫn và kiểm tra thực hiện toàn bộ phương pháp thu nhập thông tin, thực hiện đầy đủ việc ghi chép, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính, cung cấp một cách đầy đủ chính xác kịp thời những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính cũng như công tác kế toán quản trị của công ty. Từ đó tham mưu cho Ban giám đốc đề ra các phương hướng phù hợp với đường lối phát triển của công ty.
Nguồn: Phòng kế toán – tài chính
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận - Kế toán trưởng - Kế toán trưởng
Là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty, có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán của toàn doanh nghiệp, kiểm tra, giám sát tài chính, phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm tài chính, bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán trưởng phải chịu trách về các báo cáo tài chính của doanh nghiệp, thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán trong doanh nghiệp đồng thời kế toán trưởng là người tuyên truyền và phổ biến các quy định, thể lệ tài chính mới của các cơ quan có thẩm quyền ban hành cho các kế toán viên trong đơn vị.
- Kế toán bán hàng
Ghi chép tất cả những nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng: ghi sổ doanh thu, thuế GTGT phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hóa, thành phẩm xuất bán,… Định kỳ làm báo cáo bán hàng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Kế toán thanh toán
+ Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy dủ, chính xác tình hình mua hàng về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả hàng mua
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG
+ Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng đơn đặt hàng, tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
-Kế toán kho
+ Theo dõi quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, hàng hóa + Theo dõi giá vốn và doanh số hàng bán
+ Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu
+ Theo dõi, kiểm tra sự tăng giảm vật tư, hàng hóa mua bán. - Kế toán công nợ
Có nhiệm vụ theo dõi và thu hồi công nợ mua bán, theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả, tạm ứng cho khách hàng. Báo cáo tình hình kịp thời công nợ cho kế toán trưởng.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
3.4.3.1 Chế độ kế toán
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính bao gồm 5 phần:
-Quy định chung
-Hệ thống tài khoản kế toán -Hệ thống báo cáo tài chính -Chế độ chứng từ kế toán -Chế độ sổ kế toán
3.4.3.2 Hình thức kế toán
Hiện nay công ty THHH Nam Long đang tổ chức thực hiện công tác kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính kết hợp với hình thức Nhật ký chung để phù hợp với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Sổ Nhật ký – Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Nguồn: Phòng kế toán – tài chính
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
3.4.3.3 Phương pháp kế toán
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND).
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Chứng từ kế toán
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
- Cơ sở lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được trình bày theo nguyên tắc giá gốc.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định của công ty được tính theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế. Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế: Phương pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá