3.3.1 Ngành nghề kinh doanh
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại và phần mềm (Chi tiết: Bán buôn máy vi tính)
- Bán buôn kim loại (Chi tiết: Bán buôn sắt, thép, inox)
- Bảo dưỡng sữa chữa ô tô và xe có động cơ khác (Chi tiết: Sữa chữa xe cơ giới)
- Bán buôn đồ uống (Chi tiết: Bia, rượu, nước giải khát các loại) - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác cho gia đình (Chi tiết: Bán buôn tủ, bàn ghế, giường và đồ dùng nội thất tương tự)
- Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng - Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
- Cho thuê xe có động cơ (Chi tiết: Cho thuê ô tô, cho thuê xe có động cơ khác)
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác (Chi tiết: Cho thuê máy móc, thiêt bị văn phòng kể cả máy vi tính, cho thuê máy móc, thiết bị xây dựng)
- Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác (Chi tiết: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy văn phòng, bán buôn máy móc thiết bị trong xây dựng)
- Hoạt động tư vấn quản lý
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
3.3.2 Chức năng
Công ty TNHH Nam Long luôn thực hiện đúng chức năng của một công ty thương mại:
- Thực hiện các quá trình của nghiệp vụ kinh doanh thương mại bao gồm: nghiên cứu và khai thác các thị trường tiềm năng khác, quảng cáo và giới thiệu sản phẩm nhằm nâng cao mức doanh thu, cung cấp các loại hàng hoá và dịch vụ có chất lượng cao đến tay người tiêu dùng .
- Quản lý kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, quản lí việc sử dụng lao động vốn, cơ sở vật chất, kỹ thuật và công tác kế toán.
3.3.3 Nhiệm vụ
- Thực hiện đúng mục đích kinh doanh theo đúng quyết định thành lập công ty. Kinh doanh mặt hàng đã đăng kí, phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng nhằm kinh doanh để đạt hiệu quả.
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước
- Nâng cao vị thế và uy tín của công ty trên thị trường
- Tổ chức quản lí tốt và không ngừng nâng cao trình độ nhân lực trong công ty.
- Không ngừng nghiên cứu và phát triển quy trình bán hàng và ứng dụng công nghệ vào nhằm đơn giản hoá trong cách thức bán hàng.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Nam Long được tổ chức theo mô hình tập trung. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh được tập trung ở phòng kế
toán của công ty. Tại đây thực hiện việc tổ chức hướng dẫn và kiểm tra thực hiện toàn bộ phương pháp thu nhập thông tin, thực hiện đầy đủ việc ghi chép, chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính, cung cấp một cách đầy đủ chính xác kịp thời những thông tin toàn cảnh về tình hình tài chính cũng như công tác kế toán quản trị của công ty. Từ đó tham mưu cho Ban giám đốc đề ra các phương hướng phù hợp với đường lối phát triển của công ty.
Nguồn: Phòng kế toán – tài chính
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận - Kế toán trưởng - Kế toán trưởng
Là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty, có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán của toàn doanh nghiệp, kiểm tra, giám sát tài chính, phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm tài chính, bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán trưởng phải chịu trách về các báo cáo tài chính của doanh nghiệp, thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán trong doanh nghiệp đồng thời kế toán trưởng là người tuyên truyền và phổ biến các quy định, thể lệ tài chính mới của các cơ quan có thẩm quyền ban hành cho các kế toán viên trong đơn vị.
- Kế toán bán hàng
Ghi chép tất cả những nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng: ghi sổ doanh thu, thuế GTGT phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hóa, thành phẩm xuất bán,… Định kỳ làm báo cáo bán hàng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Kế toán thanh toán
+ Theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy dủ, chính xác tình hình mua hàng về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả hàng mua
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN KHO KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG
+ Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng đơn đặt hàng, tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
-Kế toán kho
+ Theo dõi quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, hàng hóa + Theo dõi giá vốn và doanh số hàng bán
+ Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu
+ Theo dõi, kiểm tra sự tăng giảm vật tư, hàng hóa mua bán. - Kế toán công nợ
Có nhiệm vụ theo dõi và thu hồi công nợ mua bán, theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu, phải trả, tạm ứng cho khách hàng. Báo cáo tình hình kịp thời công nợ cho kế toán trưởng.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
3.4.3.1 Chế độ kế toán
Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính bao gồm 5 phần:
-Quy định chung
-Hệ thống tài khoản kế toán -Hệ thống báo cáo tài chính -Chế độ chứng từ kế toán -Chế độ sổ kế toán
3.4.3.2 Hình thức kế toán
Hiện nay công ty THHH Nam Long đang tổ chức thực hiện công tác kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính kết hợp với hình thức Nhật ký chung để phù hợp với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Sổ Nhật ký – Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Nguồn: Phòng kế toán – tài chính
Hình 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
3.4.3.3 Phương pháp kế toán
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VND).
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Chứng từ kế toán
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
- Cơ sở lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được trình bày theo nguyên tắc giá gốc.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định của công ty được tính theo nguyên giá và khấu hao luỹ kế. Khấu hao tài sản cố định được tính theo phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế: Phương pháp khấu trừ.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH GIAI ĐOẠN 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 GIAI ĐOẠN 2011 – 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014
3.5.1 Sơ lược kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013
Tuy gia nhập thị trường chưa lâu (2008) nhưng công ty TNHH Nam Long đã chứng tỏa được khả năng và ưu thế của mình trên thị trường. Sau 6 năm thành lập, cho đến nay công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định. Đó là nâng cao tối đa chất lượng dịch vụ cung cấp, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và luôn chú trọng đầu tư cho tài sản quý giá nhất của công ty – lực lượng lao động, nhờ đó công ty luôn đạt được mức doanh thu cao và theo đó là mức lợi nhuận luôn ổn định, tăng đều theo từng kỳ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Theo báo cáo nội dung tình hình thực hiện kinh tế - xã hội giai đoạn từ 2011 đến 2013 của chính phủ, khi mà nhà nước ta đang trong giai đoạn thực hiện kế hoạc 5 năm về phát triển kinh tế - xã hội thì nền kinh tế trong nước chịu sự biến động phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Trong giai đoạn này, giá hàng hoá, dầu mỏ và các nguyên vật liệu chủ yếu tăng cao và có diễn biến phức tạp, thêm vào đó mặt bằng lãi suất và tỷ lệ hàng tồn kho tăng cao, thị trường tiêu thụ hàng hoá lại bị thu hẹp dẫn đến nhiều doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất, dừng hoặc giải thể. Với mục tiêu và chiến lược phát triển công ty ngay từ đầu, công ty TNHH Nam Long đã không ngừng nâng cao sức cạnh tranh của mình thông qua việc mở rộng mạng lưới bán hàng không những trong nội ô thành phố Bạc Liêu mà còn ở các huyện khác như Vĩnh Lợi, Giá Rai, Phước Long… và các tỉnh vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long cùng với đó công ty luôn đáp ứng nhanh nhất nhu cầu của khách hàng bằng cách giao hàng tận nơi trong thời gian nhanh nhất có thể, nhờ đó củng cố thêm uy tín và chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp.
Bảng 3.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011 – 2013 tại công ty TNHH Nam Long Đơn vị tính: Đồng Chênh lệch 2012 so với 2011 Chênh lệch 2013 so với 2012
CHỈ TIÊU NĂM 2011 NĂM 2012 NĂM 2013
Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 23.632.181.944 35.451.009.414 43.108.281.146 11.818.827.470 50,01 7.657.271.732 21,60 Các khoản giảm trừ DT ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ DT thuần bán hàng, cung cấp dịch vụ 23.632.181.944 35.451.009.414 43.108.281.146 11.818.827.470 50,01 7.657.271.732 21,60 Giá vốn hàng bán 21.796.241.238 33.109.395.119 40.721.957.592 11.313.153.881 51,90 7.612.562.473 22,99 LN gộp bán hàng, cung cấp dịch vụ 1.835.940.706 2.341.614.295 2.386.323.554 505.673.589 27,54 44.709.259 1,91 DT hoạt động tài chính 130.315.617 2.145.008 8.297.858 (128.170.609) (98,35) 6.152.850 286,85 594.554.691 766.315.455 967.854.978 171.760.764 28,89 201.539.523 26,30 Chi phí tài chính
Trong đó: chi phí lãi vay 594.554.691 766.315.455 828.714.978 171.760.764 28,89 62.399.523 8,14
Chi phí quản lý kinh doanh 1.206.936.204 1.341.378.291 1.180.278.228 134.442.087 11,14 (161.100.063) (12,01)
LN thuần từ hoạt động kinh doanh 164.765.428 236.065.557 246.488.206 71.300.129 43,27 10.422.649 4,42
Thu nhập khác 40.628.970 74.419.185 290.009.299 33.790.215 83,17 215.590.114 289,70
Chi phí khác ─ ─ 275.582.894 ─ ─ 275.582.894 ─
Lợi nhuận khác 40.628.970 74.419.185 14.426.405 33.790.215 83,17 (59.992.780) (80,61)
Tổng lợi nhuận trước thuế 205.394.398 310.484.742 260.914.611 105.090.344 51,17 (49.570.131) (15,97)
Chi phí thuế TNDN hiện hành 15.186.493 41.245.009 36.879.738 26.058.516 171,59 (4.365.271) (10,58)
Lợi nhuận sau thuế 190.207.905 269.239.733 224.034.873 79.031.828 41,55 (45.204.860) (16,79)
Qua bảng 3.1, ta dễ nhận thấy rằng cả ba yếu tố là doanh thu, chi phí và lợi nhuận đều biến đổi không ổn định qua các năm giai đoạn từ 2011 đến 2013, cụ thể là:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty tăng đều qua 3 năm, mức tăng thấp nhất là 21,60% tương ứng với số tiền 7.657.271.732 đồng ở năm 2013 so với năm 2012. Nhưng vào năm 2012 thì mức tăng này là 50,01% tương ứng với số tiền là 11.818.827.470 đồng so với năm 2011, điều này chứng minh rằng công ty luôn xác định đúng chiến lược kinh doanh phù hợp và luôn tìm ra phương thức tốt nhất để nâng cao mức doanh thu của công ty. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc công ty luôn đạt mức doanh thu hằng năm đặt ra là do công ty luôn không ngừng tăng cường đội ngủ bán hàng và giới thiệu sản phẩm đến những khách hàng tiềm năng và tìm ra cách thích hợp để giữ chân khác hàng cũ, việc không ngừng mở rộng thị trường cung cấp dịch vụ của công ty cũng là một trong những nhân tố quan trọng góp phần vào việc nâng cao mức doanh thu của công ty.
Xu hướng biến động giá vốn cũng tương đối phù hợp với xu hướng biến động của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, giá vốn hàng bán của công ty đều tăng qua 3 năm, mức tăng cao nhất là 51,90% tương ứng với số tiền là 11.313.153.881 đồng ở năm 2012 so với năm 2011, mức tăng này trong năm 2013 là 22,99% tương ứng với số tiền là 7.612.562.473 đồng so với giai đoạn năm 2012. Do công ty TNHH Nam Long là công ty thương mại và dịch vụ nên phần lớn chi phí giá vốn đều do giá thị trường quy định, điều đó tạo ra rủi ro cho công ty là lệ thuộc quá nhiều vào nhà cung cấp, mặt khác trong giai đoạn này giá thị trường lại biến động phức tạp (biến động tăng), do đó chi phí giá vốn của công ty liên tục tăng trong giai đoạn 2011 – 2013, nhưng cũng dễ nhận thấy rằng mức tăng chi phí giá vốn của công ty tương đối phù hợp so với mức tăng của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Điều này đồng nghĩa với việc công ty đã cắt giảm hợp lý chi phí giá vốn từ đó nâng cao mức lợi nhuận mà công ty nhận được.
Các khoản chi phí khác như chi phí tài chính, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí khác và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành đều biến động theo các khoản doanh thu và lợi nhuận mà công ty đạt được. Nhưng điều đáng lưu ý là trong khi các chi phí khác như chi phí giá vốn, chi phí tài chính, chi phí khác… đều tăng qua các năm từ 2011 đến 2013 thì riêng chi phí quản lý kinh doanh của công ty lại giảm trong năm 2013. Cụ thể là nếu trong giai đoạn 2012 so với 2011, chi phí quản lý kinh doanh lại tăng với mức là 11,14% tương ứng với số tiền là 134.442.087 đồng thì trong giai đoạn 2013 so với
2012 chi phí quản lý kinh doanh lại giảm với mức giảm là 12,01% tương ứng với số tiền là 161.100.063 đồng. Trong khi các khoản doanh thu như doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, các khoản thu nhập khác của công ty tăng mạnh mà công ty lại cắt giảm được khoản chi phí quản lý kinh doanh điều đó cho thấy công ty có cách điều hành và quản lý phù hợp, do đó hạ được giá thành và cắt giảm chi phí quản lý.
Năm 2012, nền kinh tế còn đang trong giai đoạn khủng hoảng nhưng không vì thế lợi nhuận sau thuế của công ty lại giảm mà ngược lại công ty lại