Tại nghiệp vụ 1, khi công ty tiến hành bán hàng cho đại lý Trần Phước, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0001021 vào phân hệ “Bán hàng”, chọn “Bán hàng thu tiền ngay”, phần mềm sẽ hiện lên cửa sổ “Bán hàng thu tiền ngay’ với đầy đủ các thông tin cụ thể.
Tại cột “Phương thức thanh toán”, kế toán nhấp chọn phương thức thanh toán là “Tiền mặt”, tiếp theo trong phần “Hóa đơn” kế toán nhấp chọn tại cột “Đối tượng” là đại lý Trần Phước vì đã khai báo các thông tin của đại lý này ngay từ đầu hay trong danh sách khách hàng của công ty đã có tên đại lý Trần phước nên khi kế toán nhấp chọn đối tượng này thì các thông tin cụ thể như “Địa chỉ”, “Mã số thuế”, “Người liên hệ” của khách hàng cũng đồng thời hiện ra tương ứng với khách hàng đó. Tại cột “Diễn giải” kế toán nhập vào với lý do là bán hàng thu tiền ngay. Sau đó kế toán tiếp tục khai báo các thông tin kế tiếp trong cột “Ngày chứng từ” là ngày 21/06/2014 và tại cột “Ngày hạch toán” là ngày 21/06/2014. Sau đó tại cột “Loại hóa đơn” kế toán chọn hóa đơn GTGT, tại cột “Ngày hóa đơn” kế toán nhấp chọn ngày 21/06/2014, tiếp theo tại cột “Mẫu sổ hóa đơn” kế toán nhấp chọn 01GTK3/001, tại cột “Ký hiệu hóa đơn” kế toán chọn NL\13P.
Trong trang “Hàng tiền”, kế toán nhấp chọn “Mã hàng” của từng loại hàng đã bán tương ứng, sau đó tại cột “Kho” kế toán chọn TK 156, tại cột “TK Nợ” kế toán nhấp chọn TK 1111, tại cột “TK Có” kế toán nhấp chọn TK 5111, tiếp theo kế toán nhập đơn vị tính tại cột “ĐVT” của cả ba mặt hàng tương ứng là kết, tiếp theo tại cột “Số lượng”, kế toán nhập vào số lượng tương ứng của từng loại mặt hàng theo thứ tự là 60 của Bia ken chai, 20 của Bia Tiger bạc, 30 của Bia Larue chai, tiếp đến kế toán nhập vào cột “Đơn giá” của từng loại mặt hàng theo thứ tự là 279.090,91 đ của Bia ken chai, 240.909,09 đ của Bia Tiger bạc, 181.181,82 đ của Bia Larue chai. Sau đó phần mềm sẽ tự động tính tổng số tiền của lô hàng vừa nhập. Tại trang “Thuế, giá vốn”, kế toán nhấp chọn mức thuế suất là 10% tại cột “% thuế GTGT”, số tiền thuế GTGT phần mềm sẽ tự động tính ra, tiếp theo tại cột “TK thuế GTGT” kế toán chọn TK 33311, tại cột “TK giá vốn” kế toán nhấp chọn TK 632.
Phần “Phiếu thu”, kế toán nhấp chọn “Đối tượng” vì trong phần hóa đơn kế toán đã nhấp chọn cột đối tượng nên phần mềm sẽ tự động hiển thị đối tượng trong phần phiếu thu, do đó kế toán chỉ khai báo các cột dữ liệu còn lại. Tại cột “Lý do nộp” kế toán nhập vào với lý do là thu tiền bán hàng của khách hàng, tại các cột “Ngày hóa đơn” và “Ngày hạch toán” kế toán nhấp chọn ngày 21/06/2014, tại cột “Số chứng từ” kế toán nhập vào PT0001173. Tiếp
theo trong phần “Phiếu xuất”, kế toán cũng thực hiện các bước tương tự như trong phần “Phiếu thu” nhưng chỉ khác là tại cột “Lý do xuất” kế toán nhập vào với lý do là xuất hàng bán cho khách hàng, tại cột “Số chứng từ” kế toán nhập vào XK0001514. Sau khi kiểm tra các thông tin tại cửa sổ “Bán hàng thu tiền ngay”, kế toán nhấn nút “Cất” để lưu thông tin đã nhập.
Sau khi điền đầy đủ các thông tin trong cửa sổ “Bán hàng thu tiền ngay”, phần mềm kế toán sẽ tự động tiến hành lên sổ Nhật ký chung và tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng”.
Ở nghiệp vụ 2, kế toán cũng thực hiện các bước tương tự nghiệp vụ 1, chỉ khác là kế toán phải nhấp chọn đối tượng khách hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá cũng như loại hóa đơn, số hóa đơn sẽ khác so với nghiệp vụ 1.
Cuối ngày 30/06/2014, kế toán viên sẽ kết chuyển toàn bộ doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ.