7. BỐ CỤC CỦA NGHIÊN CỨU
3.3.4. Giải pháp giảm chi phí bảo dưỡng
Giải pháp trong quản lý phụ tùng thay thế
Hiện tại, các công tác liên quan đến bảo dưỡng được thực hiện trên phần mềm CMMS (Computer maintenance managament system). Tuy nhiên, như phân tích các tồn tại ở trên, việc xuất nhập phụ tùng thay thế vẫn thực hiện thủ công được ghi nhận thông qua các loại chứng từ sổ sách trước khi nhập liệu vào hệ thống quản lý do đó khó tránh được sai sót do yếu tố con người. Giữa bộ phận kho và kế toán thực hiện thực hiện song song việc nhập xuất kho dẫn đến tốn nhiều nhân lực trong kiểm tra và nhập liệu. Trong thời gian tới, công ty cần tích hợp giữa phần quản lý vật tư trên phần mềm CMMS và phần mềm kế toán nhằm giảm hao phí lao động và việc quản lý vật tư được thuận lợi hơn.
Vấn đề tăng chi phí tồn chứa gồm chi phí lưu kho và chi phí sụt giá vật tư (lỗi thời, không phù hợp hoặc sụt giá do hư hỏng) do quá trình quản lý trong những ngày đầu Nhà máy đi vào hoạt động còn lỏng lẻo, công tác quản lý chưa phù hợp, chưa khoa học. Việc xác định lượng tồn kho tối ưu theo hướng tối thiểu hoá chi phí tồn chứa, chi
87
phí dự trữ an toàn và chi phí mua hàng là cần thiết. Vì vậy, công ty cần rà soát lại toàn bộ các hạng mục vật tư, phụ tùng trong toàn Nhà máy bằng những việc sau:
- Thiết lập định mức tối thiểu/tối đa trên cơ sở mức tiêu thụ hàng năm, đồng thời phân tích tính chất của từng hạng mục vật tư: tính quan trọng, vật tư tiêu hao thông dụng, vật tư sử dụng thường xuyên...nhằm hoàn thiện dần bộ định mức 04.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Các loại vật tư, phụ tùng hư hỏng, hết hạn sử dụng... theo dõi riêng nhằm có kế hoạch thanh lý, giảm chi phí lưu kho và bảo quản. - Phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, bộ phận liên quan đến công tác mua sắm vật tư nhằm đảm bảo nhu cầu bảo dưỡng của nhà máy mà không lãng phí chi phí lưu kho. Phần lớn vật tư, phụ tùng thay thế trong Nhà máy mang tính riêng biệt, đặc thù của các nhà sản xuất bản quyền. Vì vậy, việc mua sắm còn tính đến yếu tố thời gian đặt hàng, sản xuất, vận chuyển.
- Nhà máy có trên 30.000 hạng mục thiết bị và hơn 40.000 hạng mục vật tư, phụ tùng thay thế, dự phòng. Vấn đề quản lý gặp không ít khó khăn và phức tạp. Việc tham khảo công tác quản lý phụ tùng, vật tư ở các nhà máy khác trên thế giới là điều cần thiết.
- Xây dựng mối quan hệ chiến lược về hỗ trợ công nghệ, vận hành và bảo dưỡng Nhà máy lọc dầu với các nhà máy chế biến dầu khí trong và ngoài Tập đoàn nhằm sử dụng chung vật tư, phụ tùng thay thế khi cần thiết nhằm giảm chi phí dự phòng phụ tùng thay thế.
Ứng dụng hệ thống phần mềm hiện đại trong lập kế hoạch bảo dưỡng
Để nâng cao hơn nữa môi trường làm việc an toàn, đảm bảo tính hiệu quả và ổn định cao cho quá trình sản xuất, tiến tới Nhà máy có thể áp dụng bổ sung các phương pháp kiểm tra bảo trì khác theo sơ đồ chiến lược bảo trì RCM/PMO như CBM (Condition Based Maintainance), RCA (Root Cause Analysis), FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), tiến tới áp dụng phương pháp RCM/PBO (Reliability Centered Maintenance/Planned Maintenance Optimization) tổng thể trên toàn bộ nhà máy.
88
Hình 3.1. Sơ đồ chiến lược bảo trì RCM/PMO
Chiến lược bảo trì tập trung vào độ tin cậy RCM/PMO là một quá trình mang tính hệ thống được áp dụng để đạt được các yêu cầu về bảo trì và khả năng sẵn sàng của máy móc, thiết bị nhằm đánh giá một cách định lượng nhu cầu thực hiện hoặc xem xét lại các công việc và kế hoạch bảo trì phòng ngừa. Chiến lược bảo trì này bao gồm 04 hệ thống là RBI, CBM, FMEA, RCA là dữ liệu đầu vào của chiến lược bảo trì này và RCM/PMO phản hồi các kết quả của 04 hệ thống trên vào chương trình bảo trì trên CMMS (hệ thống phần mềm ứng dụng nhằm giúp doanh nghiệp quản lý thiết bị, tài sản; lập kế hoạch, điều độ và giám sát bảo trì; thu thập, xử lý và báo cáo các dữ liệu, lịch sử liên quan đến chi phí, vật tư/phụ tùng, nhân sự, dụng cụ, thiết bị. CMMS có thể tích hợp với các hệ thống điều độ sản xuất, kế toán chi phí, quản lý kho, quản lý nhân sự, quản lý cung ứng, v.v... của một hệ thống ERP nhằm nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp qua hệ thống mạng máy tính). Chiến lược bảo trì RCM/PMO được thực hiện nhằm đưa ra kế hoạch bảo trì cho tất cả các thiết bị, đường ống trong Nhà máy, trên cơ sở phân tích các dữ liệu hoạt động của thiết bị, nguyên nhân, dạng và cơ chế hỏng hóc thường gặp và các mối nguy, rủi ro tiềm ẩn của thiết bị. Từ đó, Nhà máy có cơ sở để tiến hành bảo trì, bảo dưỡng theo kế hoạch cho các thiết bị, tránh tình trạng phải dừng hoạt động do thiết bị bị hỏng hóc đồng thời giảm thiểu chi phí bảo trì, bảo dưỡng do chỉ tập trung bảo trì, bảo dưỡng vào các thiết bị có nguy cơ rủi ro cao.
89
Tự thực hiện một số dịch vụ bảo dưỡng thay vì thuê ngoài
Luôn đẩy mạnh việc phối hợp triển khai thực hiện các thỏa thuận và hợp đồng nguyên tắc về các dịch vụ bảo dưỡng với các đơn vị trong ngành.
Luôn phát huy khả năng làm chủ và sử dụng trình độ tay nghề của cán bộ kỹ sư, công nhân kỹ thuật vận hành. Ghi nhận và khuyến khích các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật của người lao động. Thực hiện tốt tác phong, kỷ luật và an toàn lao động trong nhà máy. Phát huy sáng kiến kỹ thuật, áp dụng khoa học công nghệ trong công tác vận hành sản xuất, không ngừng nâng cao hiệu suất công việc của người lao động, phấn đấu hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tăng cường công tác chẩn đoán, theo dõi độ tin cậy của thiết bị, chủ động ngăn ngừa tối đa sự cố, cải tiến công tác lập kế hoạch bảo dưỡng. Tổ chức giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, rà soát và tối ưu hóa tồn kho, giảm chi phí lưu kho. Tự thực hiện công tác lắp đặt giàn giáo; sử dụng các phương tiện chuyên dụng như xe nâng, thang leo thay vì thuê lắp dựng giàn giáo, tự tháo lắp bảo ôn đơn giản.
3.3.5. Một số giải pháp khác
Giải pháp giảm chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: chi phí vận chuyển và bảo hiểm sản phẩm khí hóa lỏng LPG; chi phí giám định chất lượng và khối lượng các sản phẩm xăng A92, xăng A95, xăng sinh học E5Ron 92, dầu diesel, nhiên liệu phản lực Jet A1, propylen, dầu mazut, khí hóa lỏng LPG; và chi phí quảng cáo. Các chi phí này là bắt buộc và cần thiết, vì thế tác giả không đưa ra ý kiến đối với chi phí bán hàng. Hiện tại, chi phí quảng cáo chủ yếu thực hiện đối với xăng sinh học E5. Công ty cần chú trọng phát huy nội lực của Tổ truyền thông- Văn phòng công ty và các cán bộ công nhân viên trong các hoạt động tổ chức sự kiện, tuyên truyền quảng cáo… nhằm tiết kiệm chi phí. Công ty có thể thay đổi chiến dịch quảng cáo theo các cách thức sau: quảng cáo trên trang web của công ty, huy động cán bộ công nhân viên tham gia diễu hành tuyên truyền sử dụng xăng E5 vào ngày nghỉ, phát cẩm nang sử dụng xăng E5 …
Về chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty có thể thực hiện các giải pháp sau để giảm chi phí:
90
Ban lãnh đạo cần đưa ra chương trình tiết kiệm cụ thể hơn: chỉ thị về việc sử dụng máy tính và mạng internet, ban hành chương trình tiết kiệm và chống lãng phí, giao cho đầu mối các phòng xây dựng và thực hiện, báo cáo kết quả theo kỳ, có tổng kết khen thưởng.
Đối với các khoản chi tiền mặt cho tiếp khách, hội họp giao dịch, chi đối ngoại, công ty cần tự xây dựng định mức chi tiêu và quy chế quản lý sử dụng. Các khoản chi phải có chứng từ hợp lệ, phải gắn với kết quả kinh doanh và không được vượt quá mức khống chế tối đa theo tỷ lệ tính trên tổng chi phí. Từ thực tế quản lý và sử dụng chi phí, theo định kỳ hoặc hàng năm công ty cần tiến hành phân tích, đánh giá lại tình hình quản lý, sử dụng chi phí. Từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm hoặc biện pháp phù hợp để có thể tiết kiệm chi phí, hạ giá thành trong thời kỳ tới.
Quản lý chặt chẽ công tác phí của cán bộ công nhân viên khi đi công tác trong nước và nước ngoài; tăng cường kết hợp nhiều nội dung trong cùng một chuyến công tác của cá nhân hoặc từng nhóm cán bộ.
Thực hiện hình thức hội họp trực tuyến giữa công ty với Tập đoàn. Xem xét sự cần thiết, nội dung các cuộc họp nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí tổ chức.
Quán triệt tinh thần tiết kiệm đối với tất cả các cán bộ công nhân viên trong toàn công ty bằng những hành động thiết thực: sử dụng triệt để đèn tiết kiệm điện tại các vị trí chiếu sáng, tắt bớt những đèn không cần thiết, tắt điện trước khi ra về; sử dụng giấy hai mặt cho các văn bản nháp, văn bản không quan trọng; cài đặt điều hòa mức 26 độ khi sử dụng và tắt điều hòa khi không cần thiết; sử dụng văn phòng phẩm hợp lý…
Sử dụng các biện pháp giảm rủi ro biến động giá dầu thô
Giá trị của một lô dầu rất cao. Sự biến động của giá dầu thô thế giới sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chi phí đầu vào của Công ty. Vì vậy, giá dầu biến động sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh. Việc quản lý hiệu quả giá dầu thô có ý nghĩa quan trọng đối với các công ty lọc hóa dầu.
Với tình hình kinh tế chính trị bất ổn như hiện nay, việc hạn chế, giảm thiểu các rủi ro ảnh hưởng của giá dầu đối với hoạt động sản xuất kinh doanh là một vấn đề quan trọng đối với chính sách kinh doanh của công ty. Tác giả đề xuất một số công cụ sau:
91
Sử dụng các công cụ tài chính: Các hợp đồng giao ngay, hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai, quyền chọn, hoán đổi. Nghiên cứu cách vận dụng các hợp đồng này vào tình hình thực tế tại công ty cũng như khả năng áp dụng và hiệu quả mang lại đối với từng loại hợp đồng.
Dự báo và phân tích thị trường: Phương pháp dự báo giá dầu thô thường dựa trên dự báo về giá dầu các loại dầu chuẩn như Brent/WTI/Dubai, dự báo giá dầu khu vực, dự báo về các chủng loại dầu thô đặc trưng, trong đó giá dầu Brent được sử dụng toàn cầu như là giá dầu chuẩn, là cơ sở tham chiếu cho các loại dầu ngọt, dầu nhẹ và các loại dầu khác. Dự báo nhu cầu dầu thô dựa trên các yếu tố chính bao gồm: yếu tố kinh tế vĩ mô, nhân khẩu học, chính sách năng lượng quốc gia, ảnh hưởng của sự thay đổi về công nghệ, nhiên liệu tiêu thụ trên các phương tiện vận chuyển, vấn đề tiết kiệm nhiên liệu, thương mại quốc tế và các yếu tố liên quan khác. Giá dầu thô toàn cầu được kết nối thông qua sự cạnh tranh giữa các khu vực đối với dầu ngọt nhẹ. Thị trường Châu Âu và Châu Á được liên kết đến các vùng của Tây Phi thông qua việc xuất khẩu toàn cầu. Dựa trên các kết quả dự báo thị trường của các tổ chức, công ty có thể có kế hoạch sản xuất kinh doanh để có thể hạn chế được các ảnh hưởng do biến động giá trong ngắn hạn và dài hạn.
Phương án khi giá dầu giảm: Từ tháng 7 năm 2014 đến nay, giá dầu liên tục giảm ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty cần tính đến phương án sản xuất liên tục, và thuê kho để chứa thành phẩm trong giai đoạn hiện nay.
Phương án dự trữ dầu thô và thành phẩm: Giá dầu thô có dấu hiệu tăng nhẹ trong những tháng đầu năm 2015. Công ty có thể đưa ra phương án dự trữ dầu thô và thành phẩm trong giai đoạn giá xuống. Sau đó, dựa vào đánh giá dự báo thị trường và hiệu quả dự trữ, xuất dùng dầu thô và thành phẩm dự trữ. Đây là một phương án hay mà công ty có thể áp dụng trong giai đoạn giá dầu biến động.
Trên đây là một số biện pháp cơ bản để tiết kiệm chi phí. Để thực hiện được toàn bộ các vấn đề trên cần có thời gian và thực hiện từng bước đặc biệt là các vấn đề liên quan đến vận hành hợp lý và hiệu quả thiết bị, tiết kiệm nguyên vật liệu và tiết kiệm nhân lực. Điều quan trọng nhất là cần nâng cao ý thức tiết kiệm của toàn thể cán bộ
92
công nhân viên trong công ty thông qua: chương trình tiết kiệm, khẩu hiệu cổ động, huấn luyện nhằm nâng cao hiểu biết và ý thức tiết kiệm, các đợt thi đua, các đề tài giải pháp, khen thưởng thành tích đạt được.
Tóm tắt chương 3:
Trong chương 3, tác giả đưa ra chiến lược phát triển của Công ty. Từ những mục tiêu cụ thể đến mục tiêu tổng quát, kết hợp với những tồn tại trong công tác quản trị chi phí trong chương 2, tác giả đưa ra những giải pháp nhằm giảm chi phí cho Công ty.
KẾT LUẬN
Luận văn đã tổng hợp được quy trình quản lý chi phí phù hợp từ khâu thu thập thông tin dữ liệu, xây dựng định mức, lập kế hoạch tới khâu phân tích và ra quyết định sản xuất kinh doanh.
Về kinh nghiệm quản lý chi phí, giá thành của các NMLD trên thế giới:
Trên cơ sở các thông tin thu thập được trên mạng Internet và các tài liệu nội bộ, luận văn đã tổng hợp được một số kinh nghiệm của Indonesia về phân loại chi phí, xác định giá thành sản phẩm, tiết kiệm chi phí năng lượng và giảm tổn thất để giảm giá thành sản phẩm; kinh nghiệm của Đức về quản lý chi phí năng lượng, bảo dưỡng, nhân công và nâng cao hiệu quả vận hành NMLD. Đây là những kinh nghiệm quý báu có thể được triển khai áp dụng tại NMLD Dung Quất.
Về phân tích đánh giá công tác quản lý chi phí, giá thành của Nhà máy:
Nhà máy đã quản lý chi phí chặt chẽ, có hệ thống, theo đúng quy trình quản lý chi phí như đã nêu trong hệ thống phương pháp luận.
Về công tác định mức: Nhà máy đã thực hiện đúng, đầy đủ Nghị định 201/CP ngày 26/05/1981 của Chính phủ về “Quản lý định mức kinh tế kỹ thuật” và Quyết định số 1310/UBKH ngày 16/10/1981 của Ủy ban kế hoạch Nhà nước về “Nhiệm vụ, Quyền hạn và Tổ chức của Hội đồng xét duyệt định mức kinh tế kỹ thuật”. Nhà máy đã xây dựng được 09 bộ định mức. Các bộ định mức đã trở thành công cụ quan trọng để lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động của Nhà máy. Trong quá trình triển khai áp dụng các bộ định mức, Nhà máy đã tiến hành chỉnh sửa, bổ sung định mức.
Về công tác kế hoạch: Nhà máy đã xây dựng đầy đủ, chi tiết các kế hoạch sản xuất cần thiết dựa trên các định mức đã ban hành và kết quả tính toán của phần mềm LP (Linear Program). Kế hoạch sản xuất là công cụ quan trọng để kiểm soát chi phi của Nhà máy.
Về xây dựng giá thành sản phẩm của Nhà máy: Việc xây dựng giá thành của Nhà máy dựa trên phương pháp phân loại và phân bổ chi phí truyền thống.
Về phân tích, ra quyết định SXKD: Nhà máy đã ra quyết định SXKD (sản xuất