7. BỐ CỤC CỦA NGHIÊN CỨU
3.2.2. Một số giải pháp khác
3.2.2.1. Công tác thu thập thông tin quản lý chi phí
Thông tin môi trường kinh doanh rất đa dạng và phong phú, nhưng giá trị sử dụng của chúng đối với việc ra quyết định thì khác nhau giữa các doanh nghiệp, giữa các bộ phận chức năng, giữa các cấp quản trị trong từng doanh nghiệp. Vì vậy, để bảo đảm hiệu quả quản lý thông tin, những người chịu trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin cần yêu cầu nhà quản trị các cấp, các bộ phận chuyên môn xác định rõ những loại thông tin cần thu thập để phục vụ cho việc ra các quyết định có liên quan.
Thông tin quản trị chi phí đặc biệt quan trọng trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, đồng thời phục vụ việc kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp.
Đối với BSR, để tăng thêm hiệu quả thu thập thông tin, trên cơ sở các hệ thống quản lý thông tin sẵn có, BSR cần thực hiện các công việc sau:
1. Hoàn thiện hệ thống quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin sản xuất, quản lý điều hành, kỹ thuật trong toàn bộ Công ty được minh bạch đối với toàn bộ các bộ phận liên quan, giảm thời gian tìm kiếm dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và duy nhất
78
của thông tin, loại bỏ các trùng lặp về công việc. Quy trình các hoạt động từ đầu vào (như mua, lưu kho nguyên liệu), đến hoạt động sản xuất (xuất kho nguyên liệu, chuyển hoá nguyên liệu giữa các công đoạn sản xuất, lưu kho thành phẩm), và hoạt động đầu ra (marketing, vận chuyển hàng hoá đến nơi tiêu thụ, giao hàng cho khách hàng). Các quy trình trên được gọi là không phù hợp nếu chúng phát sinh nhiều thao tác không cần thiết, nhiều quá mức nhân sự tham gia, tạo ra nhiều xung đột giữa các công đoạn phối hợp… gây phát sinh thêm chi phí.
Hiện tại, hệ thống quy trình còn chồng chéo nội dung giữa các quy trình cấp công ty và cấp phòng. Ban ISO cần chú trọng, tích cực hơn nữa trong việc rà soát, hệ thống lại và cập nhật toàn bộ các cấp quy trình. Từ đó, nhà quản trị có thể thu thập được thông tin cần thiết nhanh chóng và tiện lợi. Ngoài ra, việc cập nhật liên tục các quy định pháp luật liên quan đến tất cả các hoạt động của Công ty để kịp thời cụ thể hoá thành những quy chế, quy trình hoạt động của Công ty.
2. Công ty có thể nghiên cứu triển khai phần mềm quản trị sản xuất để các công đoạn hoạt động được kiểm soát chặt chẽ. Chẳng hạn, hệ thống giám sát hỗ trợ sản xuất cao cấp như hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý toàn diện hệ thống thông tin về chuỗi cung ứng từ thu mua nguyên vật liệu, hóa phẩm xúc tác, quản lý kho, phân phối sản phẩm, các nghiệp vụ kế toán tài chính, kế toán quản trị, quản lý chi phí, giá thành. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả các phòng ban, các chức năng của công ty lại trong một hệ thống máy tính duy nhất để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. ERP có thể kiểm soát thông tin khách hàng; tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ; kiểm tra chất lượng sản phẩm; kiểm soát thông tin tài chính; kiểm soát lượng tồn kho, chuẩn hóa hoạt động về nhân sự. Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ nguyên vật liệu, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm... Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Quá trình này tốn nhiều thời gian, đòi hỏi sự phối hợp tích cực giữa các phòng ban trong công ty và quyết tâm cao của ban lãnh đạo công ty.
79
3. Thiết kế tài khoản kế toán chi tiết theo mức độ hoạt động và nơi phát sinh chi phí:
Trên cơ sở hệ thống tài khoản của kế toán tài chính, cần xây dựng một hệ thống tài khoản chi tiết để tập hợp, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ một cách khoa học. Cập nhật thêm các tiểu khoản cho từng tài khoản chi phí cho phù hợp với tình hình hiện tại của Công ty. Tiếp tục thêm tiểu khoản đối với nơi phát sinh chi phí: phân xưởng pha trộn xăng sinh học E5RON92, nhà máy lọc dầu, nhà máy polypropylen.
4. Thiết kế danh mục mã phí để có thể lọc được số liệu nhanh chóng từ sổ sách kế toán phục vụ công tác báo cáo chi phí nhanh. Trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tác giả tạm đưa ra một danh mục mã phí cần theo dõi chi tiết trong quá trình hạch toán như ở Phụ lục đính kèm.
5. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: sử dụng những chứng từ đã được quy định trong kế toán tài chính, đồng thời kết hợp thiết kế một số chứng từ kế toán cần thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp với yêu cầu và mục đích của quản trị nội bộ. Từ thực tế nhu cầu này, việc thiết lập một bộ phận quản trị phí là cần thiết, có thể là một bộ phận trong phần hành kế toán tổng hợp. Bộ phận này phối hợp với các phòng ban khác (các trung tâm trách nhiệm ở các phòng) trong việc lấy thông tin liên quan đến quản trị chi phí. Để bộ phận này hoạt động hiệu quả, có thể chú ý đến các vấn đề sau:
- Thiết kế các báo cáo quản trị chi phí chi tiết, cụ thể, tình hình biến động chi phí của công ty trong một thời kỳ nhất định. Những thông tin này góp phần giúp nhà quản trị đánh giá, phân tích và dự đoán tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hướng phát triển của công ty, từ đó đề ra các quyết định đúng đắn trong quản lý sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần thiết kế xây dựng các báo cáo quản trị chi phí có tính đặc thù, chi tiết về nội dung và đa dạng về hình thức nhằm phù hợp với yêu cầu của nhà quản lý. Khi thiết kế các báo cáo quản trị cần quan tâm đến các yêu cầu như: về mẫu báo cáo, nội dung báo cáo, chỉ tiêu trong báo cáo, cách thức bố trí sao cho tương xứng phù hợp đồng thời cung cấp được nhiều thông tin cần thiết. Có thể là các mẫu biểu như: Bảng kê chứng từ chi phí theo mã phí, theo bộ phận, Tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ, Tổng hợp chi phí so sánh giữa các kỳ, …Sắp xếp
80
các báo cáo này theo mức độ: thường xuyên, định kỳ và báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất...Hình thức kết cấu của báo cáo cần đa dạng, linh hoạt tuỳ thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo cần được thiết kế dưới dạng so sánh được, phù hợp với những tình huống khác nhau.
- Đảm bảo thông tin kịp thời: Điều này đòi hỏi khi thu thập thông tin kế toán quản trị cần phải quy định thời gian cụ thể, rõ ràng nhằm hạn chế trường hợp khi nhà quản trị cần thông tin để ra quyết định thì chưa có thông tin hoặc đã có nhưng chưa đầy đủ với yêu cầu của nhà quản trị , đồng thời nâng cao khả năng tổ chức hoạt động cũng như tinh thần trách nhiệm của nhân viên bộ phận quản trị phí này trong việc tổ chức thống tin quản trị chi phí.
- Tăng cường áp dụng công nghệ máy tính trong thu thập và xử lý thông tin. Trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng phát triển thì việc áp dụng công nghệ thông tin là điều cần thiết và quan trọng làm giảm nhẹ công việc, thời gian cung cấp thông tin nhanh chóng, tiện lợi.
- Cần quy định nhiệm vụ chức năng rõ ràng cho từng bộ phận, cho nhiều đối tượng khác nhau có trách nhiệm thu thập và tổ chức phân tích những khía cạnh hoặc những vấn đề, lĩnh vực nhất định của thông tin gửi cho bộ phận quản trị phí. Đồng thời, cần xem xét các luồng thông tin đảm bảo tiết kiệm tránh chồng chéo khi tổ chức hệ thống thông tin quản trị.
3.2.2.2. Phân tích ra quyết định SXKD
Công ty đã ra quyết định sản xuất kinh doanh (sản xuất sản phẩm nào với khối lượng bao nhiêu) dựa theo kết quả tính toán của phần mềm LP như đã nêu ra ở phần thực trạng. Đây là một loại hình ra quyết định mang tính đặc thù của các nhà máy lọc dầu trên thế giới. Tuy nhiên, lợi nhuận lọc dầu do phần mềm LP tính toán chưa phản ánh được lợi nhuận thực tế của Nhà máy do chưa xét tới các chi phí khác như CP NCTT, CP SXC, CP bán hàng, CP QLDN, CP tài chính. Ngoài ra, phần mềm LP cũng không tính đến phần tồn kho sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ.
Ở phần thu thập thông tin quản lý chi phí, tác giả đã đề xuất thiết lập một bộ phận quản trị phí ở phần hành kế toán tổng hợp ở Phòng tài chính kế toán. Bộ phận này sẽ triển khai phân tích mối quan hệ chi phí - sản lượng - lợi nhuận để cung cấp các thông tin quản trị chi phí cần thiết cho Lãnh đạo công ty. Sau khi phân loại chi phí thành biến
81
phí và định phí, người phân tích sử dụng khái niệm số dư đảm phí để phân tích chi phí- khối lượng- lợi nhuận. Số dư đảm phí là phần chênh lệch giữa doanh thu và biến phí. Bằng cách phân tích này, doanh nghiệp muốn tối đa hoá lợi nhuận thì phải tối đa hoá số dư đảm phí, hay biết được độ lớn của đòn bẩy kinh doanh, kết cấu chi phí giữa biến phí và định phí như thế nào là hợp lý nhất… Như vậy, thông tin này sẽ giúp nhà quản trị ra quyết định chính xác hơn hiện tại.
Công ty cần theo dõi, phân tích biến động chi phí theo các yếu tố để nhận ra mức độ ảnh hưởng, từ đó tìm ra nguyên nhân và đưa ra quyết định thích hợp (như phân tích biến động chi phí dầu thô và tỷ suất chi phí).